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項目計劃是項目成功的關(guān)鍵要素之一，它也是項目的首要任務(wù)。很多項目?jì)A向于馬上展開(kāi)工作，項目計劃卻被忽視，沒(méi)有被認識到它在節省時(shí)間、節約資金和以及解決其他問(wèn)題上所能起到的作用。 這篇文章就是通過(guò)簡(jiǎn)明的步驟說(shuō)明如何做項目計劃，看完本文，希望您在以后的項目中可以有一套不錯的方法來(lái)借鑒。

• 第一步 項目的目標

項目干系人是直接或者間接影響項目的人。只有項目干系人的需求被滿(mǎn)足，項目才能算成功。

第一，是要找出項目干系人。這很重要而且不那么容易，特別是難找到間接項目干系人。

一般項目干系人是：

• 項目發(fā)起者，一般是老板
• 客戶(hù)
• 項目產(chǎn)出的使用者
• 項目經(jīng)理和項目組成員

一旦你明白誰(shuí)是項目干系人，下一步是要了解他們的需求。 最好的方式，當然是去訪(fǎng)談。在面對面交流中，了解真正能給他們帶來(lái)收益的需求。但是多數項目干系人提到的需求，和項目不一定相關(guān)，或者不能帶來(lái)收益。我們要記錄下來(lái)所有的需求，并按照優(yōu)先級排序。

第二，一旦你完成了訪(fǎng)談，構建了需求列表，并且實(shí)現優(yōu)先級排序。你需要根據該列表，建立一套可以被度量的項目目標。當然，推薦你通過(guò)SMART方法來(lái)分析，該方法可以清楚分析哪些目標是可以實(shí)現的。一旦你完成了清晰的項目目標，你要記錄在項目計劃中。如果在項目目標下，還能細分出項目干系人的需求和目標期望值，那就更好了。

這一過(guò)程是項目計劃過(guò)程中最難的部分。

• 第二步 項目交付物

基于你在第一步中已經(jīng)定義了的項目目標，創(chuàng )建實(shí)現這些目標所要完成的交付物清單。要說(shuō)清楚每一個(gè)交付物何時(shí)提交，如何提交。將交付物清單添加到項目計劃中，每一個(gè)都要有粗略預估的交付時(shí)間。不用擔心，更準確的預估將在下一步完成。

• 第三步 項目時(shí)間表

根據第二步完成的交付物清單，創(chuàng )建一個(gè)任務(wù)清單。每一項任務(wù)包括以下內容:

• 工時(shí)，可以以小時(shí)或者天為單位。
• 資源，即完成任務(wù)所需要的人力物力。

一旦你為每個(gè)任務(wù)預估了工時(shí)，你可以根據該公式計算完成每個(gè)交付物所需要的工時(shí)和工期。這樣你可以對上一步驟交付時(shí)間的預估進(jìn)行更新。這一部分工作，可以使用現成的軟件來(lái)輔助完成，例如用Microsoft Project來(lái)完成項目時(shí)間表。你可以使用現成的Project模板，錄入任務(wù)列表，工時(shí)和資源即可。

這個(gè)過(guò)程中常遇到的問(wèn)題是：項目的預估日期難以滿(mǎn)足項目發(fā)起人最后期限期望值，怎么辦？當然是馬上找他們協(xié)商咯。

你們有如下選擇：

• 協(xié)商項目的最后期限（項目推遲）
• 添加額外資源（成本增加）
• 減少項目范圍（產(chǎn)出減少）

在協(xié)商的過(guò)程中，你需要基于項目時(shí)間表，在多種選擇中作出決斷。

• 第四步 支持計劃

本節討論的內容你在做項目計劃過(guò)程中需要考慮其他問(wèn)題。這些問(wèn)題都可以直接列入項目計劃中。

• 人力資源計劃

第一步，明確領(lǐng)導該項目的部門(mén)或者個(gè)人，明確他們的角色和責任。

第二步，描述項目參與者的數量和職能。每一個(gè)參與者清晰的開(kāi)始時(shí)間，參與周期和人員的來(lái)源。

第三步，將上面的內容做一張資源表格來(lái)動(dòng)態(tài)管理。

• 溝通計劃

創(chuàng )建一個(gè)溝通計劃文檔，說(shuō)明不同的項目干系人需要了解項目哪些信息，以及如何將獲得。 最常用的機制是建立周例會(huì )(月例會(huì ))的機制。大家在例會(huì )上匯報項目狀態(tài)，明確階段性成果和下一步工作。

• 風(fēng)險管理計劃

風(fēng)險管理是項目管理的一個(gè)重要組成部分。 常常被忽視，但是找出項目可能的風(fēng)險，并準備好對策非常重要。

以下是一些常見(jiàn)項目風(fēng)險的例子：

• 時(shí)間和費用預估過(guò)于樂(lè )觀(guān)
• 客戶(hù)審查和反饋周期太慢
• 出現意想不到的預算削減
• 角色和職責不清楚
• 項目干系人的投入不夠或他們的需求不被正確理解
• 項目開(kāi)始后項目干系人需求發(fā)生變化
• 項目開(kāi)始后項目干系人添加新的需求
• 缺乏溝通造成的誤解，質(zhì)量問(wèn)題和返工
• 資源的承諾沒(méi)有兌現

使用簡(jiǎn)單的風(fēng)險日志可以跟蹤項目風(fēng)險。發(fā)現新的風(fēng)險即添加到風(fēng)險日志中，并且標明如何防范以及出現后如何處理.在項目全過(guò)程中，你都要時(shí)時(shí)審視項目風(fēng)險，定期更新。記住，你忽視他，不代表他不存在。

恭喜你，如果完成的所有上述步驟，你應該有一個(gè)好的項目計劃。 請注意時(shí)常更新你的項目計劃，根據計劃評估項目進(jìn)展狀態(tài)。

注：紅色字是每一步驟可以使用的工具或方法。