保密工資單郵件合并實(shí)例講解
郵件合并由于其特性決定了它有三個(gè)基本過(guò)程。第一，準備數據表格；第二，準備模板，也就是主文檔；第三，合并。
模板就是Word文檔了，在郵件合并向導中會(huì )要求選擇信函、信封等，其實(shí)差別也就是頁(yè)面設置的差別，所以為了自已定制方便，我建議一般就選擇"信函"即可。數據表格可以是Excel表格、Word表格、數據庫表等。如果是Excel表格，一般要求第一行是域名稱(chēng)，比如"姓名"、"地址"等；如果是Word表格，一般在這個(gè)Word文檔中只有一個(gè)表格，而且第一行也是域名稱(chēng)。
下面就以工資單和工資條為例說(shuō)明如何使用Word的郵件合并。示例是在Word2003中進(jìn)行的，在Word2000、Word2002(XP)和Word2007中也是類(lèi)似的操作。
1. 準備工資數據表格
數據表格已經(jīng)在Excel中準備好了：
| 姓名 | 年月 | 工資標準 | 應稅工資 | 代扣社保 | 代扣所得稅 | 稅后工資 | 補貼 | 扣減 | 合計 |
| 趙一 | 2006年11月 | 1000.00 | 1000.00 | 80.00 | 100.00 | 820.00 | 50.00 | 0.00 | 870.00 |
| 錢(qián)二 | 2006年12月 | 2000.00 | 1990.00 | 159.20 | 199.00 | 1631.80 | 60.00 | 10.00 | 1691.80 |
| 孫三 | 2006年13月 | 3000.00 | 2960.00 | 236.80 | 296.00 | 2427.20 | 70.00 | 40.00 | 2497.20 |
| 李四 | 2006年14月 | 4000.00 | 3930.00 | 314.40 | 393.00 | 3222.60 | 80.00 | 70.00 | 3302.60 |
| 周五 | 2006年15月 | 5000.00 | 4900.00 | 392.00 | 490.00 | 4018.00 | 90.00 | 100.00 | 4108.00 |
| 武六 | 2006年16月 | 6000.00 | 5870.00 | 469.60 | 587.00 | 4813.40 | 100.00 | 130.00 | 4913.40 |
| 鄭七 | 2006年17月 | 7000.00 | 6840.00 | 547.20 | 684.00 | 5608.80 | 110.00 | 160.00 | 5718.80 |
| 王八 | 2006年18月 | 8000.00 | 7810.00 | 624.80 | 781.00 | 6404.20 | 120.00 | 190.00 | 6524.20 |
2. 制作保密工資單
工資單作為員工收入的憑證，通常要求比較正式和詳細。一般是A4紙，上面有老總的寄語(yǔ)，工資的各個(gè)組成部分，包括各種補助補貼以及扣減等。比如，下面就是一個(gè)工資單的模板：
XXX員工XX年XX月工資單
寄語(yǔ)
?。裕?/p>
工資、補助及扣減
工資標準：000.00
應稅工資：000.00
代扣個(gè)人社保：000.00
代扣個(gè)人所得稅：000.00
稅后工資：000.00
福利補貼：000.00
缺勤扣減：000.00
合計：000.00
老總簽名：XXXX
實(shí)際操作過(guò)程中，可以先在Word里制作好上述模板，再選擇數據源，最后再用合并域替換掉模板中的示例數據；也可以先選擇數據源，一邊制作模板，一邊就在正確的位置插入合并域。目前我們是采用的第一種方法，因為模板已經(jīng)設計好了?，F在來(lái)看看郵件合并的操作過(guò)程：
打開(kāi)菜單"工具→信函與郵件→郵件合并"啟動(dòng)郵件合并向導（任務(wù)窗格），選擇文檔內容為"信函"；下一步，選擇開(kāi)始文檔為"使用當前文檔"；下一步選取收件人為"使用現有列表"，并在通過(guò)"瀏覽"找到準備好的Excel工資表文件，此時(shí)會(huì )彈出對話(huà)框要求選擇是Excel文件中的哪一個(gè)工作表，選擇正確的那個(gè)（示例中是Sheet1）。其實(shí)需要借助向導的，也就這三步足矣，筆者個(gè)人覺(jué)得，直接使用"郵件合并"工具欄還更簡(jiǎn)單一些。通過(guò)菜單"視圖→工具欄→郵件合并"就可以打開(kāi)"郵件合并"工具欄。先看看圖：
圖中可以看到，向導的第一步和第二步可以用工具欄中的第一個(gè)按鈕“設置文檔類(lèi)型”代替；而第三步，也可以由工具欄上的第二個(gè)按鈕“打開(kāi)數據源”來(lái)完成。這里順便說(shuō)一下，如果當前文檔你不想讓它繼續做為郵件合并的模板（也就是想讓它脫離與數據表格的關(guān)聯(lián)）時(shí)，只需使用工具欄上的“設置文檔類(lèi)型”按鈕將其設置為“普通Word文檔”即可，這一點(diǎn)用向導是不能辦到的。
接下來(lái)的事情是將合并域插入到模板中。如果不插入合并域，模板就不會(huì )知道該如何放置數據表中的每個(gè)域。
先選中模板標題行的“XXX員工”，點(diǎn)擊工具欄上的第6個(gè)按鈕“插入域”，打開(kāi)“插入合并域”對話(huà)框并在其中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，并關(guān)閉對話(huà)框；然后選擇“XX年XX月”，同樣的辦法插入“年月”域；以此類(lèi)推，依次將各域插入到適當位置，如下圖所示：
插入合并域之后，當然應該先看看合并的效果如何。所以點(diǎn)工具欄上的“查看合并域”按鈕看看合并的結果是什么樣的：
可以看到，結果并不如意。因為日期以及工資數據都不是我們所期望的格式（這個(gè)問(wèn)題在Word2000中似乎不存在，未確認）。通常的解決辦法是，在Excel中使用文本方式來(lái)輸入日期和數據，但這樣可能破壞Excel中的計算規則，所以筆者不推薦使用。筆者有兩個(gè)解決辦法：一，對于比較精通Excel公式的朋友，可以新啟一個(gè)表格或者插入一些輔助列，用Excel的Text函數將數據轉換成文本，這個(gè)方法要求一定的技術(shù)基礎；二，將Excel表格全部復制，粘貼在一個(gè)新的Word文檔中，然后再將這個(gè)Word文檔選擇為數據源。
將示例數據的Excel表格復制到一個(gè)新的Word文檔中，粘貼之后保存為“帶格式的工資表.doc”。然后再在工資單模板中重新選擇數據源為“帶格式的工資表.doc”。因為數據拷貝到Word中之后并沒(méi)有改變表頭，所以剛才插入的合并域仍然有效。再次預覽，這次效果就令人滿(mǎn)意了：
最后一步，合并所有數據。注意到工具欄后面有兩個(gè)按鈕：“合并到新文檔”和“合并到打印機”。如果選擇“合并到打印機”則可以直接打印合并結果，但是通常為了確保不出問(wèn)題，都會(huì )先“合并到新文檔”檢查一下，再直接打印合并結果。
3. 制作工資條
老板說(shuō)工資單太浪費紙了，要換成工資條，一頁(yè)A4紙就可以制作好幾個(gè)工資條，大大節約了紙張。所以，現在要重新制作一個(gè)工資條的模板。
基本步驟都是一樣。在選擇文檔類(lèi)型的時(shí)候，還是選“信函”，數據源還是選擇“帶格式的工作表.doc”。有人表示懷疑，為什么文檔類(lèi)型不選擇“標簽”要選擇“信函”呢？選擇“標簽”并非不可，但是，向導會(huì )問(wèn)一大堆的問(wèn)題，比如標簽大小，一頁(yè)多少個(gè)什么的，然后還要在一堆標簽紙規格中選擇一種，最后生成的標簽模板還不一定如意，所以干脆直接選擇“信函”，避開(kāi)那一堆問(wèn)題，再自己設置格式。
因為是工資條，所以要先制作一個(gè)工資條的模板。下圖是一個(gè)簡(jiǎn)單的表格，已經(jīng)插入了合并域：
然后，將這個(gè)表格復制，并在當前Word頁(yè)面粘貼至多份，直接填滿(mǎn)整個(gè)頁(yè)面。預覽一下，全是“趙一”的工資條吧，那是因為還少了一個(gè)步驟。
現在從第二工資條表格開(kāi)始，每一個(gè)工資條表格前面都插入一個(gè)Word域“下一記錄”。注意最后一個(gè)表格后面不要加“下一記錄”Word域，因為翻頁(yè)的時(shí)候，Word自己會(huì )往下跳一記錄的。再次預覽，結果就正確了：
剩下的事情，就是合并到新文檔，然后打印。由于數據記錄通常不會(huì )正好是一個(gè)頁(yè)面工資條個(gè)數的總數，所以合并后的新文檔中，最后一頁(yè)上總有幾個(gè)空表。打印之前刪去即可，這樣可以省點(diǎn)墨。
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