策劃是一項系統工程
該負責人指出，展覽會(huì )策劃的內容很廣，包括前期市場(chǎng)調研、市場(chǎng)分析、目標客戶(hù)選擇、展會(huì )立項報批、宣傳廣告、展會(huì )推廣以及相關(guān)活動(dòng)策劃等，是一項綜合的系統工程。展會(huì )策劃是衡量展會(huì )成功與否的重要標準，策劃的好壞直接關(guān)系到展會(huì )的規模和影響。
他認為，一個(gè)成功展會(huì )應看三量：數量、質(zhì)量、成交量。數量是指參展商以及參觀(guān)商的數量。目前，在展覽會(huì )的運作中存在一個(gè)很大的不足，那就是對參觀(guān)商組織工作的偏輕。展覽的目的是搭建一個(gè)交易平臺，讓買(mǎi)家賣(mài)家得以面對面的交流、洽談，故吸引參展商參展和吸引買(mǎi)家前來(lái)洽談都很重要，兩者缺一不可，否則展覽無(wú)法成功。質(zhì)量是指參展商及參觀(guān)商的質(zhì)量。參展商應能包括行業(yè)內大多數重點(diǎn)企業(yè)。而參觀(guān)觀(guān)眾的專(zhuān)業(yè)性要強。有些很專(zhuān)業(yè)性的展會(huì )對入場(chǎng)觀(guān)眾沒(méi)有限制，小孩也能隨便入場(chǎng)，這勢必影響展覽的專(zhuān)業(yè)性。成交量是指參展商和觀(guān)眾的實(shí)際成交金額。一個(gè)成功的展會(huì )應能給參展商帶來(lái)最大的收益，成交量大的展會(huì )明顯也就說(shuō)明參展商通過(guò)幾天的展覽得到了實(shí)際上的收益。因此參觀(guān)、參展商的組織工作是影響展會(huì )展覽效果成交額 的重要因素，做好這個(gè)組織工作一靠積累，二靠宣傳策劃。簡(jiǎn)言之，好的策劃應該是準確的市場(chǎng)定位和有效廣告宣傳的結合。
他強調，展覽業(yè)是一項操作性極強的系統工程。從籌辦到招展、展出，涉及的部門(mén)很多，在時(shí)間、空間、人員、物流等方面都需要全盤(pán)運籌帷幄，除了配備高素質(zhì)的操作人員外，還要科學(xué)統籌安排整個(gè)操作流程以提高人力、物力的效用，避免浪費，以求達到提升會(huì )展水平的目的。那種只要選好題目，有一群業(yè)務(wù)員，組織了參展商，展會(huì )就成功了一大半，根本用不著(zhù)什么策劃的說(shuō)法是完全錯誤的。
他說(shuō)，做好展會(huì )的策劃并不是一件容易的事。但展覽的策劃最少應有以下幾方面內容：題材的確定，場(chǎng)地的選擇，展會(huì )營(yíng)銷(xiāo)策略的制定。
立項要抓住市場(chǎng)脈搏
該負責人指出，市場(chǎng)經(jīng)濟的特點(diǎn)就是一切經(jīng)濟活動(dòng)都需圍繞著(zhù)市場(chǎng)需求來(lái)進(jìn)行，有市場(chǎng)才有出路。目前，中國的會(huì )展經(jīng)濟還不成熟，存在著(zhù)重復、盲目辦展的現象，這與展會(huì )沒(méi)有好的立項有很大關(guān)系。所以，展會(huì )立項的正確與否直接決定了展會(huì )最終的成敗。
他介紹，奧華展覽今年10月將辦的“2002中國國際醫療保健產(chǎn)業(yè)博覽會(huì )”，就是在充分進(jìn)行了市場(chǎng)調研的基礎上決定的。首先，醫療保健業(yè)是全球的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)。進(jìn)入21世紀以來(lái)，隨著(zhù)世界經(jīng)濟的發(fā)展，全球醫療保健產(chǎn)業(yè)繁榮興旺。保健品也是我國發(fā)展最快的行業(yè)之一，保健市場(chǎng)需求潛力非常大。據有關(guān)數據表明，未來(lái)五年，中國的醫藥保健市場(chǎng)將進(jìn)入高速發(fā)展的階段。而廣東地區作為中國最富有的地區，這個(gè)巨大的保健品消費市場(chǎng)是每一個(gè)商家不容錯過(guò)的。參加在目標市場(chǎng)所在地舉辦的展會(huì )是產(chǎn)品及企業(yè)最好的推廣方式。其次，從全國范圍來(lái)看，象“2002中國國際醫療保健產(chǎn)業(yè)博覽會(huì )”這樣3萬(wàn)平方的以醫療保健為主題的展會(huì )還并不多見(jiàn)。市場(chǎng)競爭壓力相對較小。第三，在廣東現代國際展覽中心舉辦“保健產(chǎn)業(yè)展”優(yōu)勢很大。
他指出，中國的會(huì )展業(yè)大致成一個(gè)三足鼎立的局面。北京，上海，珠三角地區。其中珠三角地區，從廣州、東莞、順德、中山、深圳到香港，一個(gè)珠三角會(huì )展帶已初步形式。而廣東現代國際展覽中心正是這個(gè)會(huì )展帶上一顆璀璨的明珠。首先，它處于穗港經(jīng)濟走廊的中段，位于珠三角的腹地，毗鄰香港、澳門(mén)，獨享優(yōu)越的地理條件和深厚的市場(chǎng)資源。其次，借助中央電視臺“同一首歌”的宣傳、國際名家具展的影響以及第一屆廣東省汽車(chē)交易會(huì )的成功，廣東現代國際展覽中心已有了很好的知名度。再次，廣東現代國際展覽中心所在地厚街，有著(zhù)相當好的會(huì )展配套設施。三星級以上酒店十多家配有1000多間客房，一個(gè)小時(shí)的車(chē)程可到達穗深等珠三角任一地區，酒店數可擴至千家，足以舉辦超大型展會(huì )。
營(yíng)銷(xiāo)策略重資源利用
展會(huì )的重要一環(huán)是推廣營(yíng)銷(xiāo)，這也是展會(huì )策劃的重要組成部分，因此制定正確的展會(huì )營(yíng)銷(xiāo)策略是展會(huì )成功的關(guān)鍵。
該負責人指出，“2002保健產(chǎn)業(yè)展”在營(yíng)銷(xiāo)方面有新的突破。首先，展會(huì )組辦者爭取到了政府組織和行業(yè)協(xié)會(huì )的支持。政府是一個(gè)很好的信息來(lái)源。如通過(guò)政府有關(guān)部門(mén)獲取專(zhuān)業(yè)買(mǎi)家信息，甚至通過(guò)政府部門(mén)將重要買(mǎi)家組織到展覽會(huì )上來(lái)。行業(yè)協(xié)會(huì )在行業(yè)內有很大的影響力和號召力，它們掌握著(zhù)行業(yè)內最權威的信息及資料。展會(huì )能得到行業(yè)協(xié)會(huì )的支持，就能獲得準確的客戶(hù)資料，并通過(guò)它們組織各種各樣的行業(yè)活動(dòng)及時(shí)將展會(huì )的信息發(fā)布到目標客戶(hù)群。其次，加大宣傳力度。成功的展會(huì )應有足夠力度的推廣，以大量的宣傳來(lái)為招展鋪路，相對靠業(yè)務(wù)員去拉的方式來(lái)說(shuō)，也更有實(shí)際成效。因此，在策劃展會(huì )時(shí)，正確切實(shí)可行的宣傳方案是相當重要的。如建立展會(huì )網(wǎng)站或網(wǎng)頁(yè)。“保健產(chǎn)業(yè)展”就同時(shí)在“中國健康網(wǎng)”、“中國健康產(chǎn)品網(wǎng)”、“惠聰醫藥網(wǎng)”、“中國醫藥市場(chǎng)網(wǎng)”等網(wǎng)站上發(fā)布廣告或展會(huì )消息，還在一系列相關(guān)展會(huì )上對“保健展”做了大量宣傳，并在媒體上有廣泛的宣傳，如在《粵港信息日報》、《廣州日報》、《醫療保健器具》等。此外，郵寄也是很有效的營(yíng)銷(xiāo)手段之一，可將制作精美的邀請函寄送客戶(hù)手中。第三，抓住市場(chǎng)熱點(diǎn)，組織了一系列活動(dòng)。社區醫療保健和保健企業(yè)的信用問(wèn)題是目前市場(chǎng)的熱點(diǎn)。因此，我們推出了“社區保健新文化主導媒體在聯(lián)盟計劃”和“保健企業(yè)誠信宣言”活動(dòng)，還將組織“中國國際醫療保健產(chǎn)業(yè)發(fā)展論壇”和一系列的座談會(huì )及專(zhuān)業(yè)研討會(huì )。
他還強調，展會(huì )的包裝策劃也很重要。“2002保健產(chǎn)業(yè)展”定位為國際展，屆時(shí)會(huì )有日本、香港、新加坡、泰國、美國等地區的代表團前來(lái)參展參觀(guān)。在展會(huì )期間會(huì )設有專(zhuān)門(mén)的外國客商服務(wù)區，有中外客商座談會(huì )和外國客商招待會(huì )等一系列活動(dòng)，立求體現展會(huì )的國際性。還有與國際有名的展品運輸公司、展品出租公司、展位搭建公司合作，為參展商提供一流的服務(wù)，為參觀(guān)者營(yíng)造良好的商務(wù)氛圍。
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