中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T1—2000
1 范圍
本標準確定了檔案工作的基本術(shù)語(yǔ)及其定義。
本標準適用于檔案工作、文書(shū)工作及有關(guān)領(lǐng)域。
2 一般概念
2.1 檔案 archives
國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
2.2 檔案價(jià)值 archival value
檔案(2.1)對國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人的有用性。
2.3 檔案工作 archives work
管理檔案(2.1)和檔案(2.1)事業(yè)的活動(dòng)。
2.4 檔案管理 archives management
檔案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鑒定(4.1).統計(9.1)和提供利用(7.1)等活動(dòng)。
2.5 檔案學(xué) archival science
研究檔案(2.1)的形成規律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作(2.3)方法與發(fā)展規律的科學(xué)。
2.6 公共檔案 public archives
國家機構或其他公共組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的為社會(huì )所有的檔案(2.1)。
2.7 私人檔案 private archives
私人或私人組織在社會(huì )活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案(2.1)。
2.8 文書(shū)檔案 administrative archives
反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案(2.1)。
2.9 科學(xué)技術(shù)檔案 scientific and technical archives
反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設等活動(dòng)的檔案(2.1)。
2.10 專(zhuān)業(yè)檔案 specialized archives
反映專(zhuān)門(mén)領(lǐng)域活動(dòng)的檔案(2.1)。
2.11 音像檔案 audio-visual archives
記錄聲音或影像的檔案(2.1)，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
2.12 文件 record；document
國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人在履行其法定職責或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。
2.13 電子文件 electronic records
以數碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體(8.8)，依賴(lài)計算機系統閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳輸的文件(2.12)。
2.14 原件 original document
最初產(chǎn)生的區別于復制件(2.15)的原始文件(2.12)。
2.15 復制件 copy；duplicated document
與原件(2.14)內容相同的復制品。
2.16 文稿 draft；manuscript
文件(2.12)起草過(guò)程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
2.17 文本 text；version
同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本(2.18)、副本(2.19)、試行本、修訂本，各種文字文本(2.17)等。
2.18 正本 official text
有規范格式和生效標志的正式文本(2.17)。
2.19 副本 copy；duplicate
再現正本(2.18)內容和形式特征的復本，備存查和通知有關(guān)方面之用。
2.20 手稿 manuscripts
由作者用手寫(xiě)或打字等方式制作的原稿。
2.21 文種 record type
按性質(zhì)和用途確定的文件(2.12)種類(lèi)的名稱(chēng)。
2.22 檔案行政管理部門(mén) archival administrative department
具有政府行政管理職能的檔案(2.1)事業(yè)管理機構。
2.23 檔案室 record office
國家機構、企事業(yè)單位或其他社會(huì )組織內部設置的集中管理本單位檔案(2.1)的專(zhuān)門(mén)機構。
2.24 檔案館 archives
集中管理特定范圍檔案(2.1)的專(zhuān)門(mén)機構。
按照行政區劃或歷史時(shí)期設置的管理規定范圍內多種門(mén)類(lèi)檔案(21)的具有文化事業(yè)機構性質(zhì)的檔案館(2.24)。
管理特定范圍專(zhuān)業(yè)檔案(2.10)的檔案館(2.24)。
專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)設置的管理本部門(mén)及其直屬機構檔案(2.1)的檔案館(2.24)。
企業(yè)設置的管理本企業(yè)檔案(2.1)的檔案館(2.24)。
事業(yè)單位設置的管理本單位檔案(2.1)的檔案館(2.24)。
2.25 檔案資料目錄中心 archival descriptive information
centre
集中管理若干檔案館(2.24)、檔案室(2.23)特定范圍檔案(2.1)資料目錄并提供檢索服務(wù)的專(zhuān)門(mén)機構。
2.26 文件中心 records centre
介于文件(212)形成機構和檔案館(2.24)之間的中間性或過(guò)渡性文件管理機構。
3 檔案收藏
3.1 收集 acquisition；collection
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)接收(
辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件(2.12)經(jīng)系統整理(5.1)交檔案室(2.23)或檔案館(2.24)保存的過(guò)程。
檔案室(2.23)或檔案館(2.24)等按照國家規定把檔案(2.1)交給接收方檔案館(2.24)保存的過(guò)程。
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)按照國家規定收存檔案(2.1)的過(guò)程。
檔案館(224)按照國家規定征收散存檔案(36)、散失檔案(37)和其他有關(guān)文獻的活動(dòng)。
3.2 寄存 deposit
檔案(2.1)所有者在保持其法定所有權的情況下，將檔案(2.1)存放在檔案館(2.24)的行為。
3.3 捐贈 donation
檔案(2.1)所有者將檔案(2.1)無(wú)償贈送給檔案館(2.24)的行為。
3.4交換 exchange
國家(地區)之間、檔案(21)部門(mén)之間、檔案(2.1)部門(mén)與其他部門(mén)之間按照法規或協(xié)定互換檔案 (2.1)和其他文獻的活動(dòng)。
3.5 館藏 holdings
檔案館(2.24)收藏的檔案(2.1)及其他藏品的總和。
3.6 散存檔案 estray
未保存在法定保管處所的檔案(2.1)。
3.7 散失檔案 removed archives
從原形成國家(地區)散失到國外的檔案(2.1)。
4 檔案鑒定
4.1 鑒定 appraisal
判定檔案(2.1)真偽和價(jià)值的過(guò)程。
4.2 保管期限 retention period
對檔案(2.1)劃定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
規定檔案(2.1)保管期限(4 2)的文件(2.12)。
4.4 銷(xiāo)毀 destruction
經(jīng)過(guò)鑒定對失去價(jià)值的檔案(2.1)作毀滅性處置的過(guò)程。
4.5 銷(xiāo)毀清冊 destruction list
登錄被銷(xiāo)毀(4.4)檔案(2.1)題名、數量等內容并由責任人簽署的文件(2.12)。
5 檔案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原則對檔案(2.1)實(shí)體進(jìn)行系統分類(lèi)、組合、排列、編號和基本編目(6.2)，使之有序化的過(guò)程。
5.2 來(lái)源原則principle of provenance
把同一機構、組織或個(gè)人形成的檔案(2.1)作為一個(gè)整體加以管理的原則。
5.3 檔案實(shí)體分類(lèi)physical archives classification
根據檔案(2.1)的來(lái)源、形成時(shí)間、內容、形式等特征對檔案(2.1)實(shí)體進(jìn)行的分類(lèi)。
5.4 立檔單位 fonds constituting unit
構成檔案(2.1)全宗(5.5)的國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人。
5.5 全宗 fonds
一個(gè)國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人形成的具有有機聯(lián)系的檔案(21)整體。
5.6 聯(lián)合全宗 combined fonds
由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位(5.4)形成的互有聯(lián)系不易區分全宗(5.5)而作為一個(gè)全宗(5.5)對待的檔案(2.1)整體。
5.7 匯集全宗 collected fonds
由若干個(gè)文件(2.12)數量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗(5.5)組成的作為一個(gè)全宗(5.5)對待的檔案(2.1)整體。
5.8 全宗群fonds complex
由若干個(gè)具有時(shí)間、地區、性質(zhì)等共同特征的全宗(5.5)組成的群體。
5.9 案卷 file
由互有聯(lián)系的若干文件(2.12)組合成的檔案(2.1)保管(8.1)單位。
5.10 立卷 filing
將若干文件(2.12)按形成規律和有機聯(lián)系組成案卷(5.9)的過(guò)程。
5.11 卷內備考表 file note
卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件(2.12)之后。
5.12 檔號 archival code
以字符形式賦予檔案(2.1)實(shí)體的用以固定和反映檔案(2.1)排列順序的一組代碼。
6 檔案檢索
6.1 檢索 retrieval
存儲和查找檔案(2.1)信息的過(guò)程。
6.2 編目 cataloguing；description
按照一定的規則進(jìn)行檔案(2.1)著(zhù)錄(6.5)并將條目(6.4)組織成目錄(6.11)的過(guò)程。
6.3 檔案信息分類(lèi) archival information classification
以國家機構、社會(huì )組織的職能分工為基礎，結合檔案(2.1)內容所記述和反映事物的屬性關(guān)系對檔案(2.1)信息進(jìn)行的分類(lèi)。
6.4 條目 entry
反映文件(2.12)或案卷(5.9)內容與形式特征的著(zhù)錄(6.5)項目的組合。
6.5 著(zhù)錄 description
對檔案(2.1)內容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。
6.6 標引 indexing
對檔案(2.1)內容進(jìn)行主題分析，賦予檢索(6.1)標識的過(guò)程。
對檔案(2.1)內容進(jìn)行主題分析，賦予分類(lèi)號標識的過(guò)程。
對檔案(2.1)內容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞(6.8)標識的過(guò)程。
依據主題詞表等控制工具進(jìn)行的標引(6.6)。
不用主題詞表等控制工具而直接使用關(guān)鍵詞(6.7)等自然語(yǔ)言進(jìn)行的標引(6.6)。
6.7 關(guān)鍵詞 keyword
在標引(6.6)和檢索(6.1)過(guò)程中，取自文件(2.12)、案卷(5.9)題名或正文用以表達文獻主題并具有檢索(6.1)意義的非規范化的詞或詞組。
6.8 主題詞 descriptor
在標引(6.6)和檢索(6.1)中用以表達文獻主題的規范化的詞或詞組。
6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus
由表達檔案(2.1)內容主題的自然語(yǔ)言中優(yōu)選出的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的科學(xué)術(shù)語(yǔ)所組成的規范化詞典。在檔案(2.1)標引(6.6)與檢索(6.1)過(guò)程中，它是用以將檔案(2.1)、標引(6.6)人員及用戶(hù)的自然語(yǔ)言轉換為統一的主題詞(6.8)檢索(6.1)語(yǔ)言的一種術(shù)語(yǔ)控制工具。
6.10 檢索工具 finding aid
用于存儲、查找和報道檔案(2.1)信息的系統化文字描述工具，是目錄(6.11)、索引(6.12)、指南等的統稱(chēng)。
6.11 目錄 catalogue
由揭示檔案(2.1)特征的條目(6.4)匯集而成并按照一定次序編排的檔案(2.1)檢索工具(6.10)。
以全宗(5.5)為單位登錄案卷(5.9)的題名及其他特征并按案卷(5.9)號次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
登錄卷內文件(2.12)題名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格，排列在卷內文件(2.12)之前。
全引目錄 file-item list
以全宗(5.5)為單位將案卷目錄(
依據分類(lèi)表按照分類(lèi)標識以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
依據主題詞表按照主題標識以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
按照特定專(zhuān)題以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
6.12 索引 index
指明檔案(2.1)或目錄(6.11)的某種特征，以—定次序編排并注明相應出處的檔案(2.1)檢索工具(6.10)。
指明文件(2.12)編號及相應檔號(5.12)，以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)索引(6.12)。
指明人名及相應檔號(5.12).以一定次序編排而成的一種檔案(2.7)索引(6.12)。
指明地名及相應檔號(5.12)，以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)索引(6.12)。
6.13 檔案館指南 guide to an archives
介紹和報道檔案館(2.24)基本情況、館藏(3.5)檔案(2.1)和有關(guān)文獻，指導利用者查閱利用(7.1)的一種檔案(2.1)檢索工具(6.10)。
6.14 全宗指南 guide to an archival fonds
全宗介紹 introduction to an archival fonds
介紹和報道立檔單位(5.4)及其所形成檔案(2.1)情況的一種檔案(2.1)檢索工具(610)。
6.15 專(zhuān)題指南guide to subject records
專(zhuān)題介紹 introduction to subject records
介紹和報道某一專(zhuān)題檔案(2.1)情況的一種檔案(2.1)檢索工具(6.10)。
7 檔案利用
7.1 利用 access and use
利用者以閱覽、復制(8.23)、摘錄等方式使用檔案(2.1)的活動(dòng)。
7.2 開(kāi)放 opening
檔案館(2.24)將達到一定期限、無(wú)需控制使用的檔案(2.1)向社會(huì )公開(kāi)提供利用(7.1)的活動(dòng)。
7.3 公布 publishing
將檔案(2.1)或檔案(2.1)的特定內容通過(guò)某種形式首次公布于眾。
7.4 咨詢(xún)服務(wù) reference service
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)答復詢(xún)問(wèn)、指導和幫助利用(7.1)的活動(dòng)。
7.5 檔案證明 archival evidence
依據檔案(2.1)的記載出具的憑證性文件(2.12)。
7.6 檔案展覽 exhibition
按一定主題展示檔案(2.1)的活動(dòng)。
7.7 閱覽室 reading room
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)內供利用者閱覽檔案(2.1)的專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所。
7.8 密級 security classification
檔案(2.1)文件(2.12)保密程度的等級。
7.9 降密 downgrade
降低檔案(2.1)文件(2.12)的原有保密等級。
7.10 解密 declassification
解除已失去保密價(jià)值檔案(2.1)文件(2.12)的保密限制。
7.11 編纂 compilation
按照一定的題目、體例和方法編輯檔案(2.1)文獻的活動(dòng)。
7.12 大事記 chronicle of events
按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定范圍內發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)的一種檔案(2.1)參考資料。
7.13 組織沿革 administrative history
系統記述一個(gè)機構(地區、行業(yè))體制、職能等基本狀況變遷過(guò)程的一種檔案(2.1)參考資料。
7.14 基礎數字匯集 collection of essential data
以數量特征反映一個(gè)地區(機構、行業(yè))基本情況的一種檔案(2.1)參考資料。
7.15 專(zhuān)題概要 thematic summary
簡(jiǎn)要記述某一特定的社會(huì )事物或自然現象產(chǎn)生、發(fā)展、變化情況的一種檔案(2.1)參考資料。
7.16 檔案出版物 archival publications
以檔案(2.1)、檔案工作(2.3)、檔案學(xué)(2.5)為基本內容的出版物。
8 檔案的保管與保護
8.1 保管 custody
維護檔案(2.1)完整與安全的活動(dòng)。
8.2 保護 conservation
防止檔案(2.1)受損，延緩檔案(2.1)退變(8.10)和搶救、修復(8.11)受損檔案(2.1)的活動(dòng)。
8.3 全宗卷 fonds descriptive file
由說(shuō)明全宗(5.5)歷史和現狀的有關(guān)文件(2.12)材料組成的專(zhuān)門(mén)案卷(5.9)。
8.4 檔案館建筑 archives building
檔案館(2.24)專(zhuān)用的內設檔案庫房(8.5)、工作用房和利用(7.1)服務(wù)場(chǎng)所的建筑物。
8.5 檔案庫房archival repository
收藏檔案(2.1)的專(zhuān)門(mén)用房。
8.6 檔案裝具 archives container
用于存放檔案(2.1)的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。
8.7 密集架 compact shelving
為節省空間而設計的可在軌道上水平移動(dòng)的活動(dòng)存儲裝置。
8.8 載體 medium
介質(zhì) medium
可將信息記錄于其上或其中的物質(zhì)材料。
8.9 耐久性 durability
檔案(2.1)記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強度和化學(xué)穩定性的程度。
8.10 退變 deterioration
檔案(2.1)記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質(zhì)直至損毀的過(guò)程。
8.11 修復 restoration
使受損或退變(8.10)檔案(2.1)恢復或接近原有特征，或對其進(jìn)行加固(8.12)的過(guò)程。
8.12 加固 reinforcement
將某種材料附著(zhù)在檔案(2.1)載體(8.9)上，以提高其強度和耐久性或使字跡得以保護(82)的技術(shù)。
8.13 修裱 mounting
使用粘合劑把選定的紙張修補或托裱在已破損的檔案(2.1)上，以恢復或增強其強度和耐久性的技術(shù)。
8.14 適宜性原則 principle of compatibility
檔案(2.1)修復(8.11)工作應遵循的原則之一，即所用修復(8.11)材料必須有最適宜的強度和特性。
8.15 相似性原則 principle of similarity
檔案(2.1)修復(8.11)工作應遵循的原則之一，即所選用的修復(811)材料必須與被修復件具有相類(lèi)似的厚度、顏色和結構等。
8.16 可逆性原則 principle of reversibility
檔案(2.1)修復(8.11)工作應遵循的原則之一，即檔案(2.1)在修復(8.11)處理后，如有必要可通過(guò)再處理恢復到處理前的狀態(tài)。
8.17 加濕 humidification
a.增加檔案庫房(8.5)內相對濕度的方法。
b.將過(guò)于干燥和易碎文件(2.12)放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。
8.18 去濕 dehumidification
降低檔案庫房(8 5)內相對濕度的方法。
8.19 脫酸 deacidification
為去除或降低紙質(zhì)材料中的酸，用弱堿對其進(jìn)行處理的技術(shù)。
8.20 去污 cleaning
清除檔案(2.1)上的污垢和灰塵的方法。
8.21 熏蒸 fumigation
在密閉環(huán)境下，將檔案(2.1)置于易揮發(fā)物質(zhì)或有毒化學(xué)物質(zhì)產(chǎn)生的氣體中以殺滅害蟲(chóng)和菌類(lèi)的方法。
8.22 防災規程 disaster plan
為防止或減少災害對檔案(2.1)造成破壞而制定的應對方針和工作程序。
8.23 復制 reprography
利用復印，縮微攝影、磁盤(pán)拷貝、復寫(xiě)、印刷等手段生成內容與檔案(2.1)原件相同的復制品的技術(shù)和方法。
8.24 檔案縮微品 archival microform
含有檔案(2.1)縮微影像的各種載體(8.8)(通常是膠片)的通稱(chēng)。
9 檔案統計
9.1 統計 statistics
對反映和說(shuō)明檔案(2.1)及檔案工作(2.3)現象的數量特征進(jìn)行搜集、整理(5.1)和分析的活動(dòng)。
9.2 登記 registration
登錄檔案(2.1)和檔案管理(2.4)有關(guān)數據的過(guò)程。
9.3 統計指標 statistical target
反映檔案(2.1)或檔案工作(2.3)現象的指標名稱(chēng)及其數值。
9.4 統計報表 statistical form
由檔案行政管理部門(mén)(2.22)下達的具有統一制式、用于檔案(2.1)數據統計(91)的表冊。
9.5 統計分析 statistical analysis
對統計(9.1)資料進(jìn)行綜合歸類(lèi)、比較研究，以揭示檔案(2.1)、檔案工作(2.3)內在聯(lián)系與發(fā)展規律的活動(dòng)。
9.6 全宗卡片 fonds card
檔案館(2.24)向檔案行政管理部門(mén)(2.22)填報的以全宗(5.5)為單位反映館藏(3.5)全宗(5.5)情況的卡片。
9.7 全宗單 fonds management sheet
以全宗(5.5)為單位反映檔案館(2.24)對全宗(5.5)管理狀況的登記單。
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