本標準規定了檔案工作基本術(shù)語(yǔ)及其定義。適用于檔案工作、文書(shū)工作及有關(guān)領(lǐng)域。
本標準在制定過(guò)程中參考了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《關(guān)于印發(fā)＜全國檔案館設置原則和布局方案＞的通知》（國檔發(fā)〔1992〕3號）、GB4894 《情報與文獻工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》、GB3860（文獻主題標引規則）、GB / T 3792 . 5 《檔案著(zhù)錄規則》、GB13143《情報與文獻工作詞匯傳統文獻》以及國內外一些檔案術(shù)語(yǔ)詞典等文獻。
把秘書(shū)站加入收藏夾 1 一般概念 1.1 檔案 archives
國家機構、社會(huì )組織和個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史文獻。
1.2 檔案價(jià)值 archival value
檔案對社會(huì )的有用性。
1.3 檔案工作 archival work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。
1.4 檔案學(xué) archivistics
研究檔案的形成規律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作發(fā)展規律與方法的科學(xué)。
1.5 檔案管理 archive management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動(dòng)。
1.6 檔案行政管理部門(mén) archival administration department
各級政府管理檔案事業(yè)的職能機構。
1.7 檔案室 records office
國家機構、社會(huì )組織內部設置的集中管理本單位檔案的組織形式的統稱(chēng)。
1.8 檔案館 archives
集中管理檔案的文化事業(yè)機構。
1.8.1 國家檔案館 national archives
各級檔案行政部門(mén)管理的或與有關(guān)主管部門(mén)共同管理的檔案館。
1.8.2 綜合檔案館 general archives
按照行政區劃或歷史時(shí)期設置的、收藏和管理規定范圍內多種門(mén)類(lèi)檔案的國家檔案館。
1.8.3 專(zhuān)門(mén)檔案館 Special archives
按照國家規定收藏和管理指定范圍的專(zhuān)門(mén)檔案的國家檔案館。
1.8.4 部門(mén)檔案館 department archives
專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)按照國家規定設置的收藏管理本部門(mén)檔案的檔案館。
1.8.5 企業(yè)檔案館 business archives
企業(yè)按照國家規定收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。
1.8.6 事業(yè)單位檔案館 institution archives
事業(yè)單位按照國家規定收藏和管理本事業(yè)單位檔案的檔案館。
2 檔案收藏 2.1 收集 acquisition and collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和有關(guān)文獻的活動(dòng)。
2.1.1 歸檔 filing
辦理完畢的文件經(jīng)系統整理交檔案室保存的過(guò)程。
2.1.2 移交 transfer
按照國家規定把檔案交給檔案館、檔案室保存的過(guò)程。
2.1.3 接收 accession
檔案館、檔案室收存檔案的過(guò)程。
2.1.4 征集 acquisition
檔案館按照國家規定征收散存在社會(huì )上的檔案和有關(guān)文獻的活動(dòng)。
2.2 交換 exchange
國家（地區）之間、檔案部門(mén)之間、檔案部門(mén)與其他部門(mén)之間按規定互換檔案和其他文獻的活動(dòng)。
2.3 館藏 holdings
檔案館收藏檔案和有關(guān)文獻的總和。
3 檔案鑒定
3.1 鑒定 appraisal
對檔案真偽和價(jià)值的判定。
3.2 保管期限 retention duration ( period )
對檔案劃定的存留年限。
3.3 保管期限表 records retention schedule
規定檔案保管期限的文件。
3.4 銷(xiāo)毀 destruction
經(jīng)過(guò)鑒定對失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過(guò)程。
3.5 銷(xiāo)毀清冊 destruction Schedule
登錄被銷(xiāo)毀檔案題名、數量等內容并由當事人簽署的文件。
4 檔案整理
4.1 立檔單位 fonds creating unit（或 unit of Creating fond )
構成檔案全宗的國家機構、社會(huì )組織和個(gè)人。
4.2 全宗 fonds
一個(gè)國家機構、社會(huì )組織、個(gè)人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類(lèi)、管理單位。
4.3 聯(lián)合全宗 Combined fonds
由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區分全宗而作為一個(gè)全宗對待的文件整體。
4.4 匯集全宗 Collected fonds
若干個(gè)立檔單位形成的、可以區分全宗但數量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個(gè)全宗對待的文件整體。
4.5 全宗群 a complex of archival fonds
由若干個(gè)具有時(shí)間、地區、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。
4.6 全宗內檔案分類(lèi) classification in archival fonds
在一個(gè)全宗內，按照來(lái)源、時(shí)間、內容、形式和其他特征把檔案實(shí)體分成若干類(lèi)。
4.7 案卷 file
在一個(gè)全宗內，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內的基本保管單位，簡(jiǎn)稱(chēng)卷。
4.8 卷內備考表 memorandum
卷內文件狀況的記錄，排列在卷內文件之后。
4.9 檔號 archival number
檔案實(shí)體編號的總稱(chēng)。包括全宗號、類(lèi)別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁(yè)號。
