傳統的辦公自動(dòng)化以日常的信息和事務(wù)處理為重點(diǎn)，而知識管理則以智力資本的生產(chǎn)及利用為核心，兩者看似完全不同的概念，實(shí)際上卻有著(zhù)緊密的聯(lián)系。當知識管理越來(lái)越多的融入到辦公自動(dòng)化系統中， OA 的價(jià)值隨之發(fā)生根本性的改變，由此傳統 OA 必將走上一條變革之路。
知識管理與 OA 的關(guān)系
事實(shí)上，我們很難從單純的技術(shù)體系角度來(lái)區分兩者，它們的關(guān)系更多的是基于管理理念和實(shí)際應用層面上的，兩者之間既有區別，也有交叉和關(guān)聯(lián)，還有一個(gè)誰(shuí)超越誰(shuí)的層面。
從既有的概念上來(lái)說(shuō)， OA 是辦公自動(dòng)化的英文簡(jiǎn)稱(chēng)，從字面上理解，它至少包含兩層意思：第一層是 “ 辦公 ” ，我們首先想到的是 “ 公文流轉 ” 、 “ 檔案管理 ” ，這也是起源于政府收發(fā)文的 OA 的典型特征，也可以說(shuō)是 OA 的主要管理對象；第二層是 “ 自動(dòng)化 ” ，即將一些原有的紙張信息和手工工作進(jìn)行電子化，目標是提升企業(yè)辦公的效率。
而知識管理相對于 OA 而言算是新概念，盡管在中國也經(jīng)歷了一個(gè)不短的發(fā)展時(shí)期。它的產(chǎn)生一方面是由于外部環(huán)境的變化，即工業(yè)經(jīng)濟時(shí)代向知識經(jīng)濟時(shí)代的轉變；另一方面是企業(yè)認識到知識作為智力資本，將帶來(lái)可觀(guān)的效益，并成為企業(yè)持續性發(fā)展的重要動(dòng)力。 從斯維拜（ Karl E Sverby ）對知識管理的定義 “ 利用組織的無(wú)形資產(chǎn)創(chuàng )造價(jià)值的藝術(shù)。 ” 上來(lái)看，知識管理也至少包含了兩層意思：第一層是 “ 無(wú)形資產(chǎn) ” ，這就是說(shuō)知識往往以無(wú)形的形態(tài)存在，本質(zhì)是內化的智力和能力，因而知識管理的對象區別于有形的傳統資源管理；第二層是 “ 創(chuàng )造價(jià)值 ” ，知識管理正是要將知識作為特殊的產(chǎn)品，進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用和增值，目標是通過(guò)知識管理提升企業(yè)發(fā)展的內動(dòng)力。
如上所述， OA 和知識管理的區別首先在于兩者的管理核心和范圍不同，前者是對企業(yè)辦公過(guò)程中產(chǎn)生的一些有形的信息和日常的辦公流程進(jìn)行管理，以提升辦公的效率和企業(yè)管理的規范性，因此它更多的關(guān)注既有的文檔、資產(chǎn)等這樣一些有形物質(zhì)資源，強調的是 “ 有序化和規范化 ” ；后者是對企業(yè)的知識，也就是智力資本（包括以各種有形形態(tài)存在的顯性知識和存在于人頭腦中的隱性知識）進(jìn)行管理，以通過(guò)對其的最大化開(kāi)發(fā)和利用提升企業(yè)的能力，它關(guān)注的是知識的載體（人）和知識的利用（過(guò)程），強調的是 “ 靈活性、關(guān)聯(lián)性和可轉化性 ” 。其次，兩者的區別還在于 OA 更多的是一種技術(shù)手段，一種信息平臺，而知識管理除了技術(shù)之外，還包含了企業(yè)更高層面的管理體系和方法論。從這個(gè)意義上來(lái)看，知識管理又是超越于 OA 的。 OA 管理的對象是單純的信息，而知識管理的對象則上升到知識，即智力資本，它能更有力的支持企業(yè)的運營(yíng)和發(fā)展。
另外，我們還可以看出，知識管理和 OA 又是緊密聯(lián)系、相輔相成的。首先，知識來(lái)源于信息，但又高于信息，它能夠更為有效的凝聚個(gè)體和組織的智慧，是信息的一個(gè)質(zhì)的飛躍；而信息是知識產(chǎn)生的土壤，知識從信息中被識別、提取和加工。因此知識管理首先應該基于信息的管理；其次， OA 是支持員工工作的辦公平臺，而無(wú)論從知識的來(lái)源來(lái)看（企業(yè)中既有的資料、人頭腦中的知識、工作過(guò)程中產(chǎn)生的知識），還是從知識的利用來(lái)看（取之于工作中，應用于工作中），知識管理的實(shí)現都需要具體的辦公平臺作為支撐。因此我們說(shuō)知識管理作為更高層面的管理方法論，將提升 OA 的應用價(jià)值；而 OA 也將為知識管理的實(shí)現提供實(shí)際層面的平臺支撐。
知識管理導向的新一代 OA
新一代 OA 以知識管理為導向，這就意味著(zhù)對傳統的 OA 進(jìn)行變革，納入先進(jìn)的管理理念和體系架構，以更好的符合知識管理的要求。概括而言，它在以下幾個(gè)方面區別于傳統 OA ：
信息管理到知識管理
傳統 OA 的目標是支持企業(yè)日常辦公事務(wù)的處理和管理的規范化，它的核心是 “ 信息管理 ” ，體現在：更多時(shí)候是關(guān)注可視化的文檔、數據等，是對 “ 顯化的、靜態(tài)的 ” 既有內容進(jìn)行管理，所作的工作是將原有分散和凌亂的信息進(jìn)行重新的組織、展現，而往往缺乏對這些信息之間的關(guān)聯(lián)，信息背后的價(jià)值進(jìn)行進(jìn)一步的挖掘；而新一代 OA 的目標是提取組織的智力資本并對其進(jìn)行利用，它的核心是 “ 知識管理 ” ，除了對信息的整理之外，還關(guān)注對信息價(jià)值的挖掘及利用，同時(shí)，相比較傳統 OA ，它更多的強調對 “ 顯性和隱性的、動(dòng)態(tài)的 ” 知識進(jìn)行管理，所以新一代 OA 除了建設靜態(tài)的知識庫外，還包括對動(dòng)態(tài)的知識過(guò)程的管理，如 知識內容組織、知識生產(chǎn)活動(dòng)、業(yè)務(wù)過(guò)程中的知識運用等 。
孤島式環(huán)境到協(xié)同式環(huán)境
知識管理的一個(gè)重要基礎便是創(chuàng )建高度協(xié)同的環(huán)境，包括知識獲取的環(huán)境、知識共享的環(huán)境、知識創(chuàng )新的環(huán)境等。傳統 OA 由于自身的局限性難以做到這點(diǎn)，例如傳統 OA 中的絕大部分信息是孤島式和靜態(tài)的，相互之間缺乏應有的關(guān)聯(lián)，并且信息的廣度和深度也十分有限，與企業(yè)的業(yè)務(wù)也沒(méi)有進(jìn)行很好的對接，辦公環(huán)境更多的呈現封閉和孤島式，不利于知識的建設；而新一代 OA 創(chuàng )建的是開(kāi)放的協(xié)同式環(huán)境，信息與信息、人與人、業(yè)務(wù)節點(diǎn)與業(yè)務(wù)節點(diǎn)等都進(jìn)行了緊密的聯(lián)結和充分的整合，使得協(xié)同工作可以跨越地理邊界和組織邊界隨時(shí)隨地的進(jìn)行，并呈現相當的靈活性和互動(dòng)性，在這樣一個(gè)協(xié)同式的環(huán)境下，知識管理工作可以更為有效的進(jìn)行。
信息技術(shù)平臺到知識文化平臺
知識管理不僅意味著(zhù)提供信息管理的平臺，更多的是在理念上和功能體系上倡導一種知識文化的建設。傳統 OA 更多的是承擔信息技術(shù)平臺的角色，盡管它也提供一些討論組、文檔庫等功能，但并沒(méi)有形成完整的知識管理體系；新一代 OA 則以知識管理為指導思想，將知識的獲取、整理、分發(fā)、共享、積累、創(chuàng )新等貫穿到各個(gè)環(huán)節中，并提供相應的工具進(jìn)行支持。同時(shí)由于其各部分應用都鮮明的體現出知識管理的思想，例如以人為本、重視對過(guò)程的管理和動(dòng)態(tài)的管理等，因而更有利于幫助企業(yè)建立知識管理的體系，包括知識的組織、知識的制度、知識的倉庫、知識的流程等。換言之，新一代 OA 致力于將原有的文檔管理、人事管理、流程管理等進(jìn)行重新整合，以適應整個(gè)知識體系環(huán)境建設的需求。
新一代 OA 給企業(yè)帶來(lái)更多價(jià)值
當 OA 的功能由 傳統的信息發(fā)布、公文流轉、日常辦公平臺變?yōu)橐灾R管理、組織文化、協(xié)同工作時(shí)，一方面， 企業(yè)可以利用辦公平臺所積累的信息及提供的管理環(huán)境便利的進(jìn)行更高層面的知識建設，并將知識及時(shí)的應用于日常的事務(wù)中，形成相互促進(jìn)的良性循環(huán)；另一方面，企業(yè)也必將從這樣的 OA 中獲益，在規范企業(yè)管理，提高辦公效率的基礎上，進(jìn)一步從無(wú)形的智力資本中獲取企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，從智力資產(chǎn)中獲得最大的利益。
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