在很多人眼里，Word被當作一個(gè)大個(gè)頭的“記事本兒”，可是，不知道你發(fā)現沒(méi)有，同樣是處理一篇簡(jiǎn)單的文稿排版，為什么高手的速度辣么快？同樣是使用Word排版，為什么高手的文檔總是那么“耐看”？
這是為什么呢？
其實(shí)，很多人都習慣使用自己認為“簡(jiǎn)單”的方法來(lái)達到排版目的，比如用空格對齊文本、手工輸入標題編號……
盡管這些操作看起來(lái)同樣也實(shí)現了最終的目的，但是，因為這種“習慣”而浪費的時(shí)間卻被大家忽視了！
在排版過(guò)程中，正是因為有許多“習慣”性的也能“達到”目的的細節操作存在，讓我們失去了探尋正確的高效排版方法的動(dòng)力。今天，小編就和大家一起來(lái)說(shuō)一說(shuō)需要我們掌握的排版細節。
經(jīng)常有人向我提問(wèn)：“老師，圖中的符號怎么刪除呀？”
等看到圖中的符號后，我笑了。如上圖紅框中標出來(lái)的這些符號，其實(shí)都編輯提示工具，我們稱(chēng)之為編輯標記。當然，上圖中的藍色波浪線(xiàn)并不是編輯提示標記，它和紅色波浪線(xiàn)屬于拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯誤提示。這里我們姑且將它們歸為一類(lèi)，因為他們都具有輔助編輯文檔的提示功能。
比如標題左側的黑點(diǎn)，它說(shuō)明該段落設置了分頁(yè)功能，只要段落屬性中設置了“分頁(yè)”功能中三項設置其中之一，該段落左側就會(huì )出現這個(gè)小黑點(diǎn)（如下圖）。
除了這個(gè)小黑點(diǎn)外，還有其它一些常見(jiàn)的編輯標記，通過(guò)【W(wǎng)ord選項】可以看到它們：制表符、窗格、段落標記、隱藏文字、可選連字符、對象位置、可選分隔符等，當然還有換行符等標記并沒(méi)有在這里顯示。
在編輯文檔時(shí)，通過(guò)這些符號，我們可以快速判斷當前位置的設置狀態(tài)，從而快速作出編輯操作的判斷。很多人之所以想“刪除”它們，實(shí)際上是擔心在打印文檔時(shí)會(huì )被打印出來(lái)。其實(shí)，它們只是一個(gè)輔助工具，并不會(huì )被打印出來(lái)，要想隱藏他們，可以在上圖中取消【顯示所有格式標記】，也可以在【開(kāi)始】選項卡的【字體】功能組的【顯示/隱藏編輯標記】命令或組合鍵【Ctrl+Shift+8】來(lái)控制。
請記?。?strong>高手是離不開(kāi)這些編輯標記的！
一篇看上去很干凈、整齊的文檔，排版是不是專(zhuān)業(yè)，先用前一點(diǎn)所說(shuō)的辦法，在【顯示所有編輯標記】的狀態(tài)下觀(guān)察一下就會(huì )一目了然。
這是隱藏編輯標記時(shí)的截圖，看上去還不錯：
這是顯示編輯標記后的截圖：標題的居中和正文行首的縮進(jìn)都是靠空格來(lái)實(shí)現的。
關(guān)于拼寫(xiě)與語(yǔ)法錯誤提示的問(wèn)題我們后面再專(zhuān)門(mén)討論。
繼續上面的話(huà)題，如果文檔比較短小，用空格來(lái)實(shí)現段落的首行縮進(jìn)也并非不可以，只能說(shuō)實(shí)現的方法LOW了點(diǎn)。不過(guò)，這也僅僅適用于篇幅比較短小的文檔罷了。試想如果對一篇幾十甚至上百頁(yè)的文檔全部用空格的話(huà)，僅要錄入這么多的空格，也是需要不少時(shí)間的，更何況太多的空格，還有可能會(huì )影響到后期的排版操作，得不償失。
正確的文本縮進(jìn)應該在段落屬性中進(jìn)行調整：
從上圖中可以看出，文本段落的縮進(jìn)，總共有四種類(lèi)型，常規縮進(jìn)為左、右兩種，一般默認為0字符即不縮進(jìn)；用的最多的是首行縮進(jìn)；在各級標題中一般會(huì )設置懸掛縮進(jìn)。
包括縮進(jìn)在內的各種段落格式在第1段設置好后，在錄入文字的過(guò)程中回車(chē)生成的新段落會(huì )自動(dòng)繼承前面段落的屬性。所以，縮進(jìn)格式只需要設置1次即可！在應用了樣式的文檔中，可以通過(guò)對指定樣式中的段落縮進(jìn)格式進(jìn)行修改，從而方便的對大型文檔中不同部分的文檔分別設置不同的縮進(jìn)值。
除段落縮進(jìn)外，關(guān)于行間距與段間距的調整，Word同樣也提供了相應的功能，完全不必費時(shí)又費力的使用空行。
在和大家交流的過(guò)程中小編發(fā)現，有太多的人不喜歡使用自動(dòng)編號，對于此，小篇認為，不喜歡自動(dòng)編號主要原因還是不了解，感覺(jué)無(wú)法駕馭自動(dòng)編號。關(guān)于自動(dòng)編號的用法可以參考：學(xué)會(huì )這招，你就敢使用自動(dòng)編號！和自動(dòng)編號的兩種用法兩篇文章。
其實(shí)對于自動(dòng)編號，也可以一分為二的來(lái)看，對于短小的文檔，不使用自動(dòng)編號也無(wú)可厚非；但是，如果文檔中有較多的段落需要編號的時(shí)候，那建議還是盡可能的使用自動(dòng)編號，這樣對于文檔的后期修改如增刪項目、調整段落順序、調整編號格式等操作來(lái)說(shuō)，使用自動(dòng)編號就會(huì )變得非常的簡(jiǎn)單。
對于一篇文檔，打開(kāi)后查看一下文檔各部分的樣式，就可判斷出一個(gè)人的Word操作水平如何。入門(mén)級的用戶(hù)有一個(gè)共同的特點(diǎn)，文檔通篇一般只會(huì )出現一種樣式——“正文”樣式，其各級標題看上去設置了不同的格式，其實(shí)只不過(guò)是對指定文本在正文樣式的基礎上設置了不同的字體格式而已。
此類(lèi)文檔，非常不利于后期的文檔維護，不論是后期各部分的格式修改，還是結構調整，都會(huì )變得異常麻煩。關(guān)于樣式的修改和使用，可以參考：如何修改內置標題樣式？
很多人習慣在編輯文檔時(shí)，使用鼠標滾輪使勁的滾動(dòng)或者拖動(dòng)垂直滾動(dòng)條來(lái)翻頁(yè)尋找目標。在只有二三頁(yè)的短小文檔中這樣做無(wú)所謂，如果在畢業(yè)設計、投標書(shū)等長(cháng)文檔中這樣做……那只能呵呵了，時(shí)間一長(cháng)，我們就該可憐一下我們的“鼠標手”了。因此，使用導航窗格和定位功能來(lái)在文檔中跳轉就顯的非常有必要了。
在使用了內置標題樣式或者設置了大綱級別的文檔中，可以在【視圖】選項卡中勾選【導航窗格】，單擊其中的各級標題，可以快速跳轉到指定標題的起始位置，在各級標題上單擊鼠標右鍵，你還會(huì )發(fā)現更多的快捷操作，你肯定會(huì )喜歡上這個(gè)功能的哦！
另外，直接按【F5】鍵，會(huì )彈出【定位】對話(huà)框，通過(guò)此功能，可以按頁(yè)、節、行、書(shū)簽、表格、公式、圖形等不同類(lèi)型的對象、目標進(jìn)行快速而精確的定位：
在錄入文檔的時(shí)候，總會(huì )有一些有規律的內容存在，如果關(guān)于觀(guān)察和思考的話(huà)，自動(dòng)更正、自動(dòng)圖文集（文檔部件庫）是一個(gè)非常不錯的提高錄入效率的工具！
如上圖設置后，在Word文檔中輸入（單位）后，就會(huì )自動(dòng)變成“Word技巧達人歡迎你！”如果將公司全稱(chēng)、地址等信息通過(guò)此功能來(lái)輸入的話(huà)，將會(huì )顯著(zhù)的提升文檔錄入效率！文檔部件庫甚至還可以帶格式保存文本塊，讓文檔錄入更加方便！
如下圖，當文檔中有需要重新?lián)Q頁(yè)的時(shí)候，很多人習慣使用N多回車(chē)來(lái)切換到新頁(yè)面：
這其實(shí)是完全沒(méi)有必要的，一是如果前面的內容如果有增減，那就必須對后面的新頁(yè)面進(jìn)行重新調整才能保證后面的文檔位置從頁(yè)面的第1頁(yè)開(kāi)始；二是確實(shí)這樣太浪費時(shí)間，因為我們只需要在按下第一次回車(chē)的時(shí)候多按一下【Ctrl】鍵就可以快速分頁(yè)啦！
好啦，請大家對照一下，看看上面所說(shuō)的8條細節操作，自己平時(shí)會(huì )幾個(gè)呢？歡迎大家留言交流哦！
聯(lián)系客服
