總賬的賬套包括會(huì )計期間，會(huì )計科目和本位幣的定義。會(huì )計期間（Accounting Period/FiscalPeriod）又稱(chēng)會(huì )計分期,是指將企業(yè)川流不息的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)劃分為若干個(gè)相等的區間,在連續反映的基礎上,分期進(jìn)行會(huì )計核算和編制會(huì )計報表,定期反映企業(yè)某一期間的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和成果.會(huì )計期間一般有年度，半年度，季度，月度。會(huì )計科目是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內容和經(jīng)濟管理的要求，
對會(huì )計要素的具體內容進(jìn)行分類(lèi)核算的科目，稱(chēng)為會(huì )計科目。
會(huì )計六大要素，
資產(chǎn)，負債，所有者權益，收入，費用，利潤。前三者反映反映財務(wù)狀態(tài)，對應靜態(tài)的資產(chǎn)負債表。后三者反映經(jīng)營(yíng)成果，如利潤表和現金流表。
會(huì )計憑證：是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任、按一定格式編制的據以登記會(huì )計賬簿的書(shū)面證明。用來(lái)記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生，明確經(jīng)濟責任，作為記賬根據的書(shū)面證明。有原始憑證和記賬憑證。前者是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)最初發(fā)生之時(shí)即行填制的原始書(shū)面證明，如銷(xiāo)貨發(fā)票、款項收據等。后者是以原始憑證為依據，作為記入賬簿內各個(gè)分類(lèi)帳戶(hù)的書(shū)面證明，如
收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。
記帳憑證的基礎是借貸平衡。有借就有貸，而且必須平衡。銷(xiāo)售商品來(lái)說(shuō)，是銷(xiāo)售收入->現金，因此借方是現金，貸方是銷(xiāo)售收入。但是這個(gè)變化可能可能分為兩步，即客戶(hù)不是在銷(xiāo)售完成后馬上現金付款。因此產(chǎn)生了應收，即傳遞過(guò)程變化為了：銷(xiāo)售收入->應收賬款->現金。
第一階段： 借方：應收賬款
貸方：銷(xiāo)售收入
第二階段：借方：現金 貸方：應收賬款
第二階段沖銷(xiāo)第一階段的結果即和銷(xiāo)售完成后直接現金付款是一樣的。對于采購來(lái)說(shuō)過(guò)程剛好相反，是現金->采購成本，因此借方是采購，貸方是現金。如果考慮采購后不是直接付現金，則變化為兩個(gè)階段：
第一階段： 借方：物資采購 貸方：應付貨款
第二階段： 借方：應付貨款 貸方：現金
記賬憑證按其適用的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，分為專(zhuān)用記賬憑證和通用記賬憑證兩類(lèi)。專(zhuān)用記賬憑證，是用來(lái)專(zhuān)門(mén)記錄某一類(lèi)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記賬憑證。專(zhuān)用憑證按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否與現金和銀行存款的收付有無(wú)關(guān)系，又分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種。收款憑證和付款憑證是用來(lái)記錄貨幣收付業(yè)務(wù)的憑證既是登記現金日記賬、銀行存款日記賬、明細分類(lèi)賬及總分類(lèi)賬等賬簿的依據，也是出納人員收、付款項的依據。出納人員不能依據現金、銀行存款收付業(yè)務(wù)的原始憑證收付款項，必須根據會(huì )計主管人員或指定人員審核批準的收款憑證和付款憑證收付款項，以加強對貨幣資金的管理，有效地監督貨幣資金的使用。整個(gè)憑證流轉過(guò)程和步驟可以描述為如下：
1、根據原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證。
2、根據收付記賬憑證登記現金日記賬和銀行存款日記賬。
3、根據記賬憑證登記明細分類(lèi)賬。
4、根據記賬憑證匯總、編制科目匯總表
5、根據科目匯總表登記總賬。
6、期末，根據總賬和明細分類(lèi)賬編制資產(chǎn)負債表和利潤表。
現金日記賬（CashJournal）是用來(lái)逐日反映庫存現金的收入、付出及結余情況的特種日記賬。它是由單位出納人員根據審核無(wú)誤的現金收、付款憑證和從銀行提現的銀付憑證逐筆進(jìn)行登記的。為了確保賬簿的安全、完整，現金日記賬必須采用訂本式賬簿。
銀行存款日記賬專(zhuān)門(mén)用來(lái)記錄銀行存款收支業(yè)務(wù)的一種特種日記賬。銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿，其賬頁(yè)格式一般采用“收入”（借方）、“支出”（貸方）和“余額”三欄式。銀行存款收入數額應根據有關(guān)的現金付款憑證登記。每日業(yè)務(wù)終了時(shí)，應計算、登記當日的銀行存款收入合計數、銀行存款支出合計數，能及賬面結余額，以便檢查監督各項收入和支出款項，避免坐支現金的出現，并便于定期同銀行送來(lái)的對賬單核對。
注：銀行日記賬，銀行存款日記賬就是銀行日記賬，日記賬分現金日記賬和銀行日記賬。
ERP中的總賬模塊的憑證管理包括憑證錄入，Oracle里面的GL就是錄入日記賬，憑證審核和憑證過(guò)賬。這里錄入的日記帳應該是記帳憑證？憑證過(guò)賬就是系統將已錄入的記賬憑證根據其會(huì )計科目登記到相關(guān)的明細賬薄中的過(guò)程。經(jīng)過(guò)過(guò)賬的憑證以后將不再允許修改，只能采取補充憑證或紅字沖銷(xiāo)憑證的方式進(jìn)行更正。憑證過(guò)賬后可以將總賬賬簿里面的總賬和明細分類(lèi)帳就形成了。(應付，應收憑證過(guò)賬形成了明細分類(lèi)賬，直接進(jìn)行的現金日記賬是否也要過(guò)賬形成明細分類(lèi)賬？)再次解釋日記賬，分類(lèi)賬，過(guò)賬關(guān)系如下：
日記賬指按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序作出分錄并進(jìn)行登記的賬簿。在日記賬里，每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)一般都記一筆會(huì )計分錄，這些分錄的涉及的賬戶(hù)均在兩個(gè)或兩個(gè)以上，其中有些賬戶(hù)的使用比較頻繁，有的則記入次數不多。這樣，要了解各會(huì )計要素具體內容的本期發(fā)生額和余額，要了解某一會(huì )計主體的財務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，從日記賬里所得到的資料就顯得太分散了。于是就需要設置和使用分類(lèi)賬。分類(lèi)賬是對各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)按照它所涉及的戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)登記的賬簿，每個(gè)賬戶(hù)一般在分類(lèi)賬里都設有獨立的賬頁(yè)。分類(lèi)賬是根據日記賬逐筆登記的，也就是說(shuō)，在日記賬中所登記的會(huì )計分錄都必須按其應借、應貸的賬戶(hù)、金額和日期，分別轉記到分類(lèi)賬的有關(guān)賬戶(hù)中去，這一轉記工作便是過(guò)賬。
Oracle總帳模塊和其他模塊的關(guān)系是一中總帳和分類(lèi)帳的關(guān)系，總帳記錄并保存財務(wù)業(yè)務(wù)的會(huì )計余額信息，子模塊記錄并保存財務(wù)業(yè)務(wù)的明細信息，他們的關(guān)系圖如下：
以應付（Oracle Payables）模塊和總帳模塊關(guān)系為例：
公司可以利用應付模塊記錄保存和供應商往來(lái)的明細業(yè)務(wù)，當在應付模塊中接收并錄入一張供應商發(fā)票時(shí)，應付模塊除了記錄這張發(fā)票對應的供應商、發(fā)票日期、金額、編號和說(shuō)明信息外，通過(guò)標準的轉帳程序，應付模塊將在總帳中產(chǎn)生以下的會(huì )計分錄：
借：采購成本
貸：應付貨款
同樣地，錄入一筆付款時(shí)，應付模塊除了記錄此付款地日期、銀行帳戶(hù)、付款供應商、核銷(xiāo)地發(fā)票等信息外，還將在總帳中產(chǎn)生付款業(yè)務(wù)地會(huì )計信息：
借：應付款
貸：現金/銀行
注意ERP里面的憑證分類(lèi)如下：
可以看到采購發(fā)票應該是應付憑證，而付款單則是付款憑證。采購來(lái)說(shuō)整個(gè)過(guò)程可能是這樣的，財務(wù)材料會(huì )計收到供應商開(kāi)具的采購發(fā)票后錄入到采購模塊，采購模塊可以將采購發(fā)票通過(guò)憑證傳遞的方式傳遞到AP應付模塊，財務(wù)將傳遞過(guò)來(lái)的采購發(fā)票和真實(shí)發(fā)票進(jìn)行核對，核對無(wú)誤后形成應付憑證，憑證內容前面已講過(guò)。在這個(gè)時(shí)候應付憑證已經(jīng)完成。其次是供應商催款的時(shí)候，公司根據付款申請和付款計劃安排對供應商進(jìn)行付款，財務(wù)在A(yíng)P模塊錄入付款單，即付款憑證，通過(guò)付款憑證核銷(xiāo)原有的應付憑證。付款單錄入完成后到出納，出納根據付款單進(jìn)行付款，同時(shí)登記現金日記賬和銀行日記賬。
對于采購付款來(lái)說(shuō)，有個(gè)重要概念即三單匹配，即采購訂單，采購接收單和采購發(fā)票的匹配。匹配圖如下，在這里是否可以理解為物料接收憑證為原始憑證，采購發(fā)票為應付憑證，付款單為付款憑證。對于所有和財務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)操作，如庫存事務(wù)處理，應付，應收，資產(chǎn)業(yè)務(wù)操作，都應該有憑證，這些憑證都需要導入到總賬模塊中形成日記賬？
對于Oracle ERP來(lái)講?？値そ涌诒碛糜诖鎯钠渌幽K或非 Oracle系統中引入的憑證。例如，當從應收、應付等子模塊向總帳傳送憑證時(shí)，可以選擇是否產(chǎn)生日記帳（即是否過(guò)帳）。如果選擇∈恰，系統先將憑證傳送到總帳接口表，然后直接進(jìn)行過(guò)帳。否則，只將憑證傳送到總帳接口表。當在總帳中進(jìn)行過(guò)帳操作時(shí)，會(huì )將所有停留在接口表中，而且還未過(guò)帳的憑證進(jìn)行過(guò)帳
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