| 家庭檔案的整理 |
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| 家庭檔案的整理，是將處于零散的和需要條理化的家庭檔案材料，進(jìn)行基本的分類(lèi)、排列和編號、編目、裝盒，組成有序的體系。 家庭檔案整理要謹循家庭檔案的自然形成規律和保持檔案材料之間的有機聯(lián)系。 家庭檔案的分類(lèi) 家庭檔案分類(lèi)就是把家庭形成的全部擋案，按其來(lái)源、時(shí)間、內容和形式的異同，分成一定層次的類(lèi)別，使家庭檔案構成一套有機的體系。 家庭檔案分類(lèi)的一般方法 家庭檔案內容極為豐宣，涉及面很廣，而且由于家庭結構不同，家庭成員經(jīng)歷不同，家庭檔案的類(lèi)別也不盡相同。對一個(gè)家庭內的檔案進(jìn)行分類(lèi)，一般可采取按家庭職能、按家庭成員、按家庭檔案材料載體、按家庭檔案材料中所反映的內容、按家庭檔案材料名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)。 l、按家庭職能分，可把家庭檔案分為生產(chǎn)類(lèi)、教育類(lèi)、當家理財類(lèi)、文化娛樂(lè )類(lèi)、保健類(lèi)、綜合類(lèi)。 2、按家庭成員分，即按家庭中每個(gè)成員，可把家庭檔案分成綜合類(lèi)和祖父、祖母、父親、母親、兄弟姐妹、子女個(gè)人成員檔案。每個(gè)家庭成員由生到死形成的全部檔案材料作為家庭檔案類(lèi)目之一，家庭整體形成的檔案材料，或者歸入不了家庭成員類(lèi)中的材料可放入綜合類(lèi)。 3、按家庭檔案材料反映的內容分，可將家庭檔案分為寶寶康樂(lè )類(lèi)、學(xué)生時(shí)代類(lèi)、戀愛(ài)婚姻類(lèi)、工作成果類(lèi)、當家理財類(lèi)、醫療保健類(lèi)、家庭歷史類(lèi)、綜合類(lèi)等。 4、按家庭檔案材料的名稱(chēng)分，可將家庭檔案分為證書(shū)類(lèi)、貴重證券類(lèi)、病歷類(lèi)、票據賬目類(lèi)、書(shū)信類(lèi)、照片類(lèi)、音像類(lèi)、綜合類(lèi)。 5、按檔案制成材料及其形式不同可分為紙質(zhì)材料、膠片(正片、底片)、磁性材料(錄音帶、錄像帶、計算機軟盤(pán))、綜合類(lèi)等。 家庭檔案分類(lèi)方法的綜合運用 家庭檔案分類(lèi)方法，在家庭檔案分類(lèi)中可以綜合運用。主要是三種： 一、成員——內容分類(lèi)法 首先把家庭檔案材料按家庭成員分開(kāi)，然后在每位家庭成員下面再分內容。由于家庭檔案里有些檔案材料反映的是屬于整個(gè)家庭或家庭中兩個(gè)以上成員的情況，不能歸屬于某個(gè)家庭成員中，所以得設立綜合類(lèi)。 二、內容——成員分類(lèi)法 首先把家庭擋案材料按內容分開(kāi)，然后在內容下面再分家庭成員。 三、形式——內容分類(lèi)法 首先把家庭檔案按形式分開(kāi)，然后在形式下面再分內容。 家庭檔案的排列 家庭檔案分類(lèi)方案確定后，要按照家庭檔案的分類(lèi)對家庭檔案材料進(jìn)行系統地排列。 家庭檔案一般設兩級類(lèi)目，如成員——內容分類(lèi)法，成員是一級類(lèi)目，內容是二級類(lèi)目；內容——成員分類(lèi)法，內容是一級類(lèi)目、成員是二級類(lèi)目；形式——內容分類(lèi)法，形式是一級類(lèi)目，內容是二級類(lèi)目。家庭檔案材料一般在二級類(lèi)目下按時(shí)間、按檔案材料的重要程度進(jìn)行系統排列，檔案材料數量少的也可在一級類(lèi)目下排列。 家庭檔案的編號、編目 家庭檔案材料經(jīng)過(guò)分類(lèi)、排列以后，每件檔案材料的位置都固定了，應該進(jìn)行家庭檔案的編號和編目了。家庭檔案材料的編號和編目是以“件”為單位進(jìn)行的。這里的“件”，一般以每份檔案材料為一件，檔案材料中的正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，名冊、圖冊等一本為一件；一次活動(dòng)、一個(gè)主題、一個(gè)事項的照片為一件等等。 家庭檔案的編號 家庭檔案的編號主要指每件家庭檔案材料的編號。家庭檔案數量特別多的還應該給家庭檔案盒編號。 在分類(lèi)方案的二級類(lèi)目?jì)龋彝n案數量少的在一級類(lèi)目?jì)龋?，按家庭檔案材料的排列順序從“l”開(kāi)始編流水號，這就是家庭檔案的編號。 家庭檔案的編目 家庭檔案的編目，主要包括編制家庭檔案材料目錄、編頁(yè)號、填寫(xiě)家庭檔案盒脊背標簽。 家庭檔案的裝盒 家庭檔案的裝盒是指：將家庭檔案材料按件號順序裝入檔案盒、填寫(xiě)檔案盒脊背項目等工作。家庭檔案裝盒應注意：檔案材料應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與檔案材料目錄中相應條目的排列順序相一致，一盒裝滿(mǎn)后，順次裝入下一盒，以便于檢索查詢(xún)及利用完畢后歸位。 紙質(zhì)檔案材料的裝盒 紙質(zhì)檔案按件號順序裝盒，將家庭檔案的類(lèi)目、起止件號(盒內排列最前和最后的家庭檔案件號，其間用“一”連接)、年度等項標注到檔案盒的脊背上。 照片檔案的裝盒 家庭一般使用影集來(lái)保存照片，而影集沒(méi)有設置照片的攝影者、主要內容、攝影時(shí)間等說(shuō)明項目。所以我們提倡使用專(zhuān)門(mén)的照片檔案夾。 一、編排方法 照片在整理中要科學(xué)地分類(lèi)編排。 1、按人編排 這是把每個(gè)家庭成員的照片作為一類(lèi)單獨整理。按人分類(lèi)后，每個(gè)人的照片再按時(shí)間順序排列。對一些“全家福”、集體照片等可以直接按時(shí)間編排。 2、按內容編排 即把同一內容的照片歸在一起編排。如一項工作、一次旅游、一次探親訪(fǎng)友照片，都可以單獨編排。 編排方法往往是互相結合運用。如先按人員編排再按內容編排，或先按人員編排再按時(shí)間編排。 二、文字說(shuō)明 給照片填寫(xiě)文字說(shuō)明，這是家庭檔案管理的重要內容。主要有以下內容： 事由：照片所反映的人和事的情由； 地點(diǎn)：拍攝照片的具體地點(diǎn)； 時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間或照片反映的人和事的時(shí)間； 人物：照片中的主要人物的姓名、身份等； 拍攝者：照片的拍攝個(gè)人或單位。 文字說(shuō)明應簡(jiǎn)潔、通順，字數不宜太多。 音像檔案、機讀檔案的裝盒 家庭中的錄音帶、錄像帶、計算機軟盤(pán)，前兩項在檔案管理術(shù)語(yǔ)中稱(chēng)之為音像檔案，計算機軟盤(pán)則可稱(chēng)之為機讀檔案。在整理錄音帶、錄像帶、計算機軟盤(pán)時(shí)，可在原來(lái)的盒子上面貼上一個(gè)標簽，按本家庭檔案分類(lèi)方案填寫(xiě)件號、題名、責任者等事項。 |
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