機關(guān)單位公文排版要求嚴格，需要遵循一定的規范和標準。通過(guò)合理的排版布局，可以增強公文的規范性和可讀性，提高工作效率和質(zhì)量。機關(guān)事業(yè)單位、國企央企等單位的公文格式是否標準，行文是否正確往往直接關(guān)系著(zhù)單位的形象，也體現一個(gè)單位行政辦公的水平。本文參照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012），使用WPS文檔編輯功能，分步講解如何制作一篇符合規范的公文。
一、頁(yè)面布局
要求版心156mm×225mm，分22行，每行28字。頁(yè)面設為A4型，上、下、左、右邊距分別設為37mm、 35mm、28mm、26mm,字間距設為：標準，根據1磅=0.3527mm換算，行高約10.2272mm（28.95磅），字寬約5.5714mm（15.8磅），行距設為：固定值28.95磅，即可實(shí)現每頁(yè)22行，每行28字的要求。
1、在頁(yè)面布局中設置上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm，奇偶頁(yè)不同，頁(yè)腳25mm。
2、文檔網(wǎng)格設置勾選“指定行和字符網(wǎng)自格”，每行28字，每頁(yè)22行，字體設置中選擇三號字。這樣頁(yè)面設置就基本完成了。
提示：在視圖選項卡中勾選“網(wǎng)格線(xiàn)”，就能清楚看到整個(gè)文檔的行列布局了。
版頭最關(guān)鍵為設置機關(guān)標志的大小與設置分隔線(xiàn)位置。
版頭內容自上而下包括：份號（1行）、密級（1行）、緊急程度（1行）、發(fā)文機關(guān)標志（至少2行）、2行空行、發(fā)文字號（1行）、分隔線(xiàn)（4mm），所以版頭至少需要9行（92mm）。
發(fā)文機關(guān)標識設置：為方便排版，建議使用文本框輸入發(fā)文機關(guān)標識。
1、發(fā)文機關(guān)標識基本高度（文本框高度）計算：
92.04mm-35mm（與版心上邊緣距離）-30.68mm（下3行文字高度）-4mm（分隔線(xiàn)）=22.36mm（63.4磅）
若要增加發(fā)文機關(guān)標識高度，則每次增加一行的高度（10.2mm），以達到醒目、美觀(guān)、莊重的要求。
2、文本框寬度：按照版心寬度156mm設置。
如此設置，這可以保證首頁(yè)正文正好排滿(mǎn)整行。
3、文本框位置設置：
水平相對頁(yè)邊距居中，垂直距頁(yè)邊距下側3.5cm絕對設置，勾選鎖定標記避免移動(dòng)。
4、文本框形狀格式
設置為無(wú)邊框、無(wú)填充，文本距上下左右邊距均為0保證直接到文本框邊緣。
5、字體設置
按如下順序設置參數
（1）選擇合適的字體大??；
（2）設置段落格式為居中，固定行距等于文本框高度或略大于字體大小。
（3）針對文字過(guò)多、過(guò)少等情況對字體縮放、間距等進(jìn)行高級設置，使文字正好充滿(mǎn)整個(gè)文本框。
例：文本框的高度23mm，換算為65磅。
字體大小及設置為61磅（略小于文本框幾磅避免被遮擋）。
段落設置為居中對齊，固定行距65磅
縮放設置為58%，間距加寬2磅。
效果如下：
發(fā)文字號之下4mm(11.34磅)處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線(xiàn)
設置方法：選中發(fā)文字號的段落，點(diǎn)擊開(kāi)始選項卡中的“邊框和底紋”選項。在邊框選項卡右下角選擇應用于“段落”，邊框設置為紅色，寬度建議3磅，選項中距正文距離設置為5磅。最后點(diǎn)擊繪制段落的下邊框。
三號字大小為16磅，字體下邊緣距段落下邊緣約6.4磅。設置段落邊框下距正文約5磅即可,此時(shí)分隔線(xiàn)距發(fā)文字號下邊緣11.4磅（約4.02mm）。
1.標題：方正小標宋簡(jiǎn)體二號;標題分一行或多行居中排布，多行時(shí)一般采用倒梯形式排布(兩行時(shí)行間距為單倍行距，超過(guò)兩行時(shí)行間距設為固定值36磅)。
2.正文內容：仿宋-GB2312 三號
這里解釋下為什么推薦使用仿宋-GB2312。2012年版《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012），關(guān)于字體和字號，只規定了公文正文用“仿宋體”， 使用仿宋_GB2312、方正仿宋_GBK 都是符合規范的，為了保持兼容性，推薦使用仿宋-GB2312 。
(三)文中結構層次文中結構層次序數依次可用“一”、“(一)”、“1.”、“( 1 )” 標注(禁止用自動(dòng)排序);一般第一層用黑體字，第二層用楷體GB2312字體、第三層和第四層用仿宋-GB2312字體。
(四)附件說(shuō)明在正文下空一行左空二字編排“附件'二字，后標全角冒號 和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件,使用阿拉伯數字附件順序號(如“附 件：1. xxxxxxxx,,);附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。附件名稱(chēng)較長(cháng)需要回行時(shí)，應當與上一行附件名稱(chēng)的首字對齊。附件應當另面編排，與正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題 居中編排在版心第三行(即在“附件'二字下空一行)，附件格式要求同正文。
版記建議使用表格的形式，根據實(shí)際情況選擇表格的行數。
1、表格的行高與正文行高相同設置為10.4mm，表格固定寬度為版心寬度156mm。
2、最后一行印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期分兩列設置，印發(fā)機關(guān)左對齊，印發(fā)日期右對齊，中間線(xiàn)根據印發(fā)機關(guān)名稱(chēng)長(cháng)度調整。
3、字體為4號仿宋字體，段落行距設置為單倍行距。
4、根據需求繪制分隔線(xiàn)（表格邊框），表格上下邊框設置為0.34mm（約1磅）粗線(xiàn)，中間分隔線(xiàn)設置為0.25mm（約0.75磅）的細線(xiàn)。
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）規定， 頁(yè)碼一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線(xiàn)；一字線(xiàn)上距版心下邊緣7 mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應當連續編排。
1、在頁(yè)面設置布局中勾選“奇偶頁(yè)不同”
2、設置奇數頁(yè)頁(yè)碼，插入普通頁(yè)碼，頁(yè)碼設置選擇“一1一”，位置選擇“底端外側”，右對齊空一個(gè)字，4號宋體字
3、頁(yè)腳底端距離設置為2.5cm
4號字高14磅單倍行距約18磅（6.3mm），所以橫線(xiàn)距離字下緣應為3.2mm
頁(yè)腳底端距離=35mm（版心下邊距）-7mm-3.2mm）=24.8mm
此時(shí)頁(yè)碼中心橫線(xiàn)距版心下邊緣約為7mm。
公文版式設置好后可保存為模板使用，也可直接使用WPS 公文版，內置了 19 個(gè)公文模板和公文常用字體，均符合 GB / T 9704-2012 標準，同時(shí)覆蓋 15 種法定公文文種，并支持創(chuàng )建自定義模板；在版面、要素編排、字體設置、標點(diǎn)等方面均符合規范性要求。用戶(hù)可直接選用模板來(lái)完成公文寫(xiě)作，非常方便。
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