Excel課表生成中應用的兩種方法
2005-8-14 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò )(作者：未知) 點(diǎn)擊數：153 教程討論區(0條)
課表是學(xué)校最基本的教學(xué)管理依據，課表形成的傳統方法是先安排好原始數據，再設計好表格的固定格式，一項項往表里填內容。上百張課表的形成都要人工錄入或人工粘貼復制，既繁瑣又容易出差錯，而且不利于檢索查詢(xún)。筆者介紹一種方法，在原始數據錄入后利用“數據透視表”，可以實(shí)現課表生成的自動(dòng)化。
一、功能
1. 一張“數據透視表”僅靠鼠標移動(dòng)字段位置，即可變換出各種類(lèi)型的課表，例如：班級課表。每班一張一周課程表?？蛇x框內選擇不同的學(xué)院和班號，即可得到不同班的課表。按教師索引。即每位教師一周所有的信息。按時(shí)間索引，即每天每節課有哪些教師來(lái)、上什么課。按課程索引。課程帶頭人可能只關(guān)心和自己有關(guān)的內容。按學(xué)院索引?？赡苤恍枰獌扇棓祿?，了解概況。按本專(zhuān)科索引。按樓層索引。專(zhuān)家組聽(tīng)課時(shí)順序走過(guò)每個(gè)教室，需要隨時(shí)隨地查看信息。按教室或機房索引。安排房間時(shí)要隨時(shí)查看。
2. 字段數量的選擇是任意的，即表格內容可多可少，隨時(shí)調整。
3. 任何類(lèi)型的表都能夠實(shí)現連續打印或分頁(yè)打印。如班級課表可以連續顯示，也可快速、自動(dòng)生成每班一張；某部門(mén)所有教師的課表可以匯總在一張表上，也可每個(gè)老師一頁(yè)紙，分別打印。
4. 遇到調課，只要更改原始表，再重新透視一次，可在瞬間完成，就意味著(zhù)所有表的數據都已更新。而傳統的方法必須分別去改班級表、教室表、機房表、教師表……稍有疏忽就可能遺漏。
5. 所有的表都不用設計格式，能夠自動(dòng)形成表格，自動(dòng)調整表格大小，自動(dòng)合并相同數據單元格。
二、建立數據庫
規范數據庫的建立是滿(mǎn)足查詢(xún)、檢索、統計功能的基本要求。
1. 基本字段：班級、星期、節次、課程、地點(diǎn)、教師。
2. 可選字段：學(xué)院、班級人數、學(xué)生類(lèi)別、金工實(shí)習周次、教師單位、地點(diǎn)屬性、備注字段名橫向排列形成了“表頭”，每個(gè)字段名下是縱向排列的數據。
3. 庫中的數據必須規范。如“地點(diǎn)”中不能出現除樓號、房間號以外的任何文字(包括空格)；“課程”中必須是規范的課程名，不允許有“單、雙”等字樣。建議上機課增加一個(gè)字段“上機”，而不是在課程名中增添“上機”說(shuō)明，后者不利于課程檢索。
4. 庫中的每條數據清單的每個(gè)格只要存在數據就必須填滿(mǎn)。不允許因為與上一行數據相同就省略了，更不能合并單元格。
5. 增加的整條記錄在庫中的位置可以任意。如規律課表的課程只有8節，某班增加“9～10節”或雙休日上課，新增記錄則可插在該班其他課的末尾，也可附在庫的最底端。無(wú)論在什么位置，都不影響透視后的效果。
三、做數據透視表
在選擇透視范圍時(shí)要包含全部原始數據庫，如果錄制“宏”，最好比原始表多增加若干行，以備增加記錄用。但字段的數量可根據需要選擇。把選中的字段分別放置在表的“行字段”中，在每個(gè)字段名上雙擊，彈出“字段設置”框，選擇“無(wú)”，即形成了顯示美觀(guān)的透視表。
1. 用鼠標拖動(dòng)各字段，重新安排左右順序、上下位置(指行字段與頁(yè)字段之間的轉換)，或在可選框內選中所需，即可形成各種各樣的新表。
2. 常用的班級課表可排好紙張版面、頁(yè)眉頁(yè)腳，專(zhuān)門(mén)供原始打印。“班級”字段最好放在“頁(yè)字段”中，以便于每班打印1張。在“班級”字段的可選框內選擇各班，即可顯示出所有的班級課表。每班課表的大小是自動(dòng)調整的，如 “節次”中的數據項只有8節，遇到增添“9～10節”課程的情況，表格會(huì )在7～8節后自動(dòng)增加1行，把9～10節的內容填進(jìn)去，下一個(gè)班則可自動(dòng)恢復正常。既可以設置為無(wú)課顯示空格，也可以設成無(wú)課不顯示，即有哪節顯示哪節。
3. 需要強調的是，以后每調一次課必須在原始庫中改，而不允許在透視表中直接改。新庫形成后，再重新生成新的透視表。此時(shí)原來(lái)的舊透視表則可以刪去，以新表為準。如果重新打印，需要在新表上重新排版。以上方法經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的實(shí)踐，在課表的查詢(xún)檢索方面發(fā)揮了巨大作用，尤其在頻繁調課時(shí)省卻了更改所有表數據的過(guò)程，準確高效，是辦公自動(dòng)化不可多得的好工具。
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