一、公司購進(jìn)財產(chǎn)物資的采購與付款，應按以下程序進(jìn)行處理
1.制定采購計劃。由財產(chǎn)物資會(huì )計和各財物需求部門(mén)協(xié)助采購部門(mén)根據經(jīng)營(yíng)目標和歷史需求情況編制年度、季度、月份采購計劃，經(jīng)公司負責人簽批后，將制定的采購計劃送交財產(chǎn)物資會(huì )計一份備案。
2.簽訂購貨合同。由采購部門(mén)根據采購計劃，與供貨方簽訂購貨合同。
3.填制請購單。需求部門(mén)認為庫存物資不足本部門(mén)一定期限內的實(shí)際需求時(shí)，應當填制請購單，并經(jīng)本部門(mén)負責人簽字。
4.請購審批。由需求部門(mén)將請購單遞交公司受權采購審批人，根據授權批準制度規定批準后，將請購單（財會(huì )聯(lián)）遞交采購部門(mén)進(jìn)行采購。因特殊原因而急需采購財產(chǎn)物資的，經(jīng)口頭請示公司受權采購審批人后，可先購買(mǎi)，后補辦采購審批手續。
5.支付貨款。采購部門(mén)根據購貨合同或請購單，經(jīng)批準后參照有關(guān)規定向出納員辦理貨款支付手續。非現款采購的，在貨到驗收入庫后，按付款方式和期限要求再履行該程序。
6.采購物資。采購員付款并從供貨方提供或由供貨方送貨（或由供貨方代辦托運）至本公司倉庫。
7.驗收入庫。采購員將購進(jìn)的財物運回后，交保管員按以下程序進(jìn)行驗收入庫。
⑴由采購員與保管員根據發(fā)票或購貨合同，對購進(jìn)物資的品名、數量、質(zhì)量等進(jìn)行實(shí)點(diǎn)驗收。
⑵由采購員協(xié)助保管員根據實(shí)點(diǎn)驗收情況填制驗收入庫單；驗收入庫單（各聯(lián)）由保管員簽名后，遞交保管部門(mén)負責人核定簽名；需要質(zhì)檢部門(mén)質(zhì)檢的，還應由質(zhì)檢人員簽名，保管員應及時(shí)登記部門(mén)明細賬。發(fā)生預付款、賒購、受托代銷(xiāo)情況的，驗收時(shí)還應按照以下規定辦理。
①發(fā)生的應列入采購成本的運雜費等，應當按照費用報銷(xiāo)程序審核、審批后，分攤記入驗收入庫單（各聯(lián)）的各財產(chǎn)物資成本金額。
②屬預付款后進(jìn)貨的，應在驗收入庫單（各聯(lián)）的備注欄注明?！耙褏R款、匯款號碼為---”或“已預付款”。
③屬賒購的，應附欠款證明或在驗收入庫單（各聯(lián)）的備注欄注明“賒購”字樣。
④貨到而發(fā)票未到的，應根據購貨合同等資料暫估驗收入賬，并于下月初由會(huì )計機構用紅字作同樣的分錄，予以沖回；待取得發(fā)票時(shí)再正常驗收入帳。
⑤出現驗收差異（指實(shí)際驗收與發(fā)票的差異）的，應將差異及其原因在驗收入庫單（各聯(lián)）備注欄的相應位置注明。
⑥屬代銷(xiāo)商品的，應根據委托代銷(xiāo)商品清單（受托單位聯(lián)）和代銷(xiāo)合同，制作驗收入庫單，并在驗收入庫單（各聯(lián)）的備注欄注明?！按N(xiāo)”字樣。
⑶由采購員將驗收入庫單（各聯(lián)）及所附付（欠）款證明、發(fā)票、購貨合同或請購單（會(huì )計聯(lián)）等相關(guān)原始憑證，在規定期限內遞交財產(chǎn)物資會(huì )計審核。
8.審核。財產(chǎn)物資會(huì )計對采購員遞交的驗收入庫單（會(huì )計聯(lián)）及所附付（欠）款證明、發(fā)票、購貨合同或請購單（會(huì )計聯(lián)）等相關(guān)原始憑證審核。審核內容包括批準范圍、權限、程序是否正確，憑證是否真實(shí)、合法及其記載是否準確、完整等。
9.稽核。財產(chǎn)物資會(huì )計對驗收入庫單（保管聯(lián)）進(jìn)行復核。復核內容包括憑證是否真實(shí)、合法及其記載是否正確、完整，賬證、證證是否相符等。
10.賬務(wù)處理。根據驗收入庫單（會(huì )計聯(lián)）及所附付（欠）款證明、發(fā)票、購貨合同或采購計劃單（會(huì )計聯(lián)）等相關(guān)原始憑證按照規定的程序進(jìn)行相應的賬務(wù)處理。
商業(yè)承兌匯票到期不能承兌的，應將開(kāi)戶(hù)行的相應通知單遞交收支往來(lái)會(huì )計進(jìn)行相應賬務(wù)處理。
給付代銷(xiāo)商品款的，應取得委托單位開(kāi)出的發(fā)票；托收承付或委托收款的，應取得托收承付憑證或委托收款憑證（付款回單聯(lián)）。
二、已驗收入庫的財產(chǎn)物資退貨與收款，應按以下程序進(jìn)行處理
1.退貨提議。公司質(zhì)檢、保管、銷(xiāo)售或耗費等相關(guān)部門(mén)認為應予退貨的，應請示受權退貨審批人同意，并通知采購部門(mén)辦理退貨事宜。
2.退貨協(xié)商。采購部門(mén)應根據采購約定與供貨方協(xié)商，取得供貨方的退貨通知單。
3.退貨填單。由采購員協(xié)助保管員制作紅字驗收入庫單，并由采購員和保管員簽字。
4.退貨審批。由采購員將紅字驗收入庫單遞交采購部門(mén)負責人、公司受權采購審批人根據授權批準制度的規定審批；設置門(mén)衛點(diǎn)驗的，還應同時(shí)簽批出門(mén)證。退貨同時(shí)能夠取得退貨款的，采購員應當先向出納員取得預開(kāi)的收款收據，并在出納員預開(kāi)票據登記薄上簽收。
5.實(shí)施退貨。采購員將已審批的紅字驗收入庫單（各聯(lián)）留存在保管員處提貨，保管員應及時(shí)登記部門(mén)明細賬；設置門(mén)衛點(diǎn)驗的，將退貨出門(mén)證交門(mén)衛出門(mén)。由供貨方經(jīng)辦人提貨的，還應當由供貨方經(jīng)辦人出具收到退貨的臨時(shí)欠據。
6. 取得票款。退貨當時(shí)取得退貨款的，應取得供貨方的紅字發(fā)票和本公司向供貨方出具收款收據（收款單位聯(lián)）；退貨后往來(lái)掛賬結算的，應取得供貨方的紅字發(fā)票和欠款收據（收款單位聯(lián)）。由供貨方經(jīng)辦人提貨的，應當將供貨方經(jīng)辦人出具的臨時(shí)欠據退給供貨方經(jīng)辦人。
7.審核。由采購員持票款與保管員持已審批的紅字驗收入庫單，在規定期限內共同遞交財產(chǎn)物資會(huì )計審核；審核無(wú)誤在紅字驗收入庫單上加蓋審核印章。退貨當時(shí)取得退貨款的，財產(chǎn)物資會(huì )計應同時(shí)通知出納員比照有關(guān)流程辦理收取退貨款，并由采購員監督出納員在預開(kāi)票據登記薄上劃銷(xiāo)預開(kāi)的收款收據登記。審核批準的范圍、權限、程序是否正確，憑證是否真實(shí)、合法及其記載是否準確、完整等；對不符合規定的，應不予接受并向公司負責人報告，或退給保管員更正或補充。
8.稽核。財產(chǎn)物資會(huì )計對紅字驗收入庫單（保管聯(lián)）進(jìn)行復核。復核內容包括憑證是否真實(shí)、合法及其記載是否準確、完整，賬證、證證是否相符等。
9.賬務(wù)處理。根據紅字發(fā)票、紅字驗收入庫單、欠據（收款單位聯(lián)）或收款收據（收款單位聯(lián)）按照規定的程序進(jìn)行相應的賬務(wù)處理。
代銷(xiāo)商品退貨的，應當參照有關(guān)規定程序辦理，但應當取得委托單位開(kāi)出的紅字委托代銷(xiāo)商品清單（受托單位聯(lián)）代替紅字發(fā)票。
聯(lián)系客服
