| 協(xié)同發(fā)展的最高境界－知識管理 | |
| 時(shí)間:2006-07-17 14:59:07 作者:張俊壽 來(lái)源:藍凌管理咨詢(xún)支持系統有限公司 閱讀次數: 229 |
協(xié)同是什么？從字面意思來(lái)看，協(xié)同可以簡(jiǎn)單的理解成互相配合。隨著(zhù)中國企業(yè)管理和IT技術(shù)的結合，協(xié)同引申成為相互配合的軟件，也就是輔助多人多組織共同完成事務(wù)的管理軟件。協(xié)同軟件的管理思想核心是：互相配合和協(xié)作。
協(xié)同軟件的出現改善了人們的工作協(xié)作方式，給企業(yè)搭建了一個(gè)協(xié)同的IT平臺。協(xié)同軟件已經(jīng)走過(guò)了5年多，它曾經(jīng)賦予了傳統OA新的生命力。但在信息知識化的今天，企業(yè)辦公協(xié)同已經(jīng)基本成熟，協(xié)同將如何創(chuàng )新的發(fā)展，讓IT支撐企業(yè)管理已經(jīng)成了一個(gè)新的話(huà)題。
協(xié)同軟件主要包含群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時(shí)通信、RTX、VoIP等。網(wǎng)絡(luò )、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶(hù)全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也被賦予了新的含義，例如結合了Internet、工作流、即時(shí)通訊和SOA 等多種技術(shù)和手段 ?；蛘呖梢哉J為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應用，以及工作流管理、項目管理、信息門(mén)戶(hù)等協(xié)同平臺，電子郵件、即時(shí)通訊、遠程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現在意義上的協(xié)同軟件。從功能來(lái)看協(xié)同軟件的核心在于搭建了一個(gè)信息及時(shí)傳遞交互的平臺，并通過(guò)引入工作流（即電子流程）來(lái)規范企業(yè)的協(xié)同辦公。
首先我們來(lái)分析協(xié)同基礎功能：信息及時(shí)傳遞交互。企業(yè)協(xié)作辦公本質(zhì)就是信息及時(shí)的在各個(gè)部門(mén)傳遞，人們通過(guò)獲取的信息然后做出相應的工作。企業(yè)各個(gè)組織人員之間按照統一的節奏流暢的進(jìn)行協(xié)同工作，那么就象流水線(xiàn)生產(chǎn)那樣可以大大的提高企業(yè)辦公效率，減低成本。但為什么企業(yè)在沒(méi)有上協(xié)同軟件之前辦公效率就難于得到保障？企業(yè)協(xié)同辦公是隨著(zhù)科技的進(jìn)步的發(fā)展的，企業(yè)初期人們是用紙制文檔或者口頭表達來(lái)傳遞信息，大部分時(shí)間浪費在信息傳遞途徑中。隨著(zhù)電話(huà)傳真的運用，加快了信息傳遞的過(guò)程。到了IT技術(shù)成熟的時(shí)代，協(xié)同OA完成了信息的及時(shí)傳遞、反饋及歸檔，規范了信息傳遞，提高了辦公效率。其次我們從協(xié)同軟件的新亮點(diǎn)工作流管理來(lái)看：工作流管理是人與計算機共同工作的自動(dòng)化協(xié)調、控制和通訊，在計算機化的業(yè)務(wù)過(guò)程上，通過(guò)在網(wǎng)絡(luò )上運行軟件，使所有命令的執行都處于受控狀態(tài)。在工作流管理下，工作量可以被監督，分派工作到不同的用戶(hù)達成平衡。工作流管理能夠帶給企業(yè)管理方面的價(jià)值是提升執行力。綜合來(lái)說(shuō)，協(xié)同的最大的價(jià)值提升了企業(yè)的信息交互能力，規范了企業(yè)的內部管理流程。
協(xié)同能給企業(yè)帶來(lái)什么？
我們深入的分析協(xié)同究竟給企業(yè)帶來(lái)了什么，信息交流溝通的IT平臺？企業(yè)來(lái)說(shuō)工作流的規范？除此之外呢？就企業(yè)運營(yíng)和增值來(lái)說(shuō)，最核心的并不是信息的交互過(guò)程與及這個(gè)平臺，而是支撐決策和產(chǎn)品增值的知識。組織間的信息交互順暢便捷了，相互協(xié)作也規范化了，那如何提高交互信息的準確和質(zhì)量呢？協(xié)同打通了企業(yè)信息知識交互，工作流舒暢的途徑，但并不關(guān)注對信息和知識本身進(jìn)行管理，改善知識創(chuàng )新的生命周期促進(jìn)創(chuàng )新的知識能真正增值于業(yè)務(wù)。這樣我們就不難理解，協(xié)同相當于一條高速公路，而公路的最大價(jià)值體現于路上行駛的高質(zhì)量的車(chē)所帶來(lái)的價(jià)值。
知識管理是協(xié)同至高境界
隨著(zhù)企業(yè)管理水平的提升，管理方面出現的最大的矛盾由原來(lái)的缺乏IT平臺及工具的支持轉移到如何提高決策、信息質(zhì)量和知識創(chuàng )新上來(lái)。組織及個(gè)人在各自的分工崗位上需要作出正確的對業(yè)務(wù)的決策，這就必然需要及時(shí)了解全面的高質(zhì)量的信息，并且需要過(guò)去的一些經(jīng)驗、相關(guān)聯(lián)的知識做支撐。無(wú)論是決策還是具體的操作工作，如果有理論的指導和相關(guān)經(jīng)驗知識的參考，那么企業(yè)管理和運營(yíng)效率和準確性將有非常大的提升。另一方面現代企業(yè)的核心競爭力也從原來(lái)生產(chǎn)資料轉移到以知識創(chuàng )新為基礎?？梢?jiàn)為了適應企業(yè)管理和競爭力的高速發(fā)展和變化，協(xié)同所能發(fā)揮作用已經(jīng)成為瓶頸。然而如何系統的全面的支撐企業(yè)管理和競爭力？這就必然需要加強對知識的管理，運用知識來(lái)支撐工作流，促進(jìn)知識的創(chuàng )新。協(xié)同也應該從組織協(xié)同、工作流的協(xié)同發(fā)展到企業(yè)發(fā)展的核心：知識的“協(xié)同”——知識管理。
知識管理如何取代傳統協(xié)同幫助企業(yè)真正提升系統的管理水平提高企業(yè)核心競爭力？首先，知識管理是一種系統的管理思想，主要是企業(yè)或組織運作中管理層面上的問(wèn)題，同時(shí)也貫穿的整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)體系的運做。知識管理不僅是針對知識本身的管理，包括對知識的生產(chǎn)、儲存、傳遞、應用和創(chuàng )造；還包括對與知識有關(guān)的各種資源、無(wú)形資產(chǎn)及相關(guān)活動(dòng)的管理，涉及知識組織、知識管理工具、知識資產(chǎn)、知識活動(dòng)、知識人員等的全方位、全過(guò)程的管理，并且包括結合企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)和其它管理活動(dòng)運用知識管理的思想進(jìn)行的管理。其次知識管理關(guān)注知識對組織和業(yè)務(wù)的支撐，利用過(guò)去積累的知識對決策活動(dòng)和操作工作進(jìn)行支撐，大大的縮短決策和操作過(guò)程時(shí)間、也極大提高了決策和操作的質(zhì)量。更重要的知識管理將改善知識生命周期，加快知識創(chuàng )新。
如何實(shí)施知識管理？
知識管理具體在企業(yè)中如何實(shí)施呢？總的來(lái)說(shuō)可以分為管理角度和IT角度來(lái)進(jìn)行。
從管理角度來(lái)進(jìn)行：知識管理應該分四步走。（1）知識管理現狀調研。這個(gè)階段開(kāi)展知識管理的切入點(diǎn)，是全面了解企業(yè)知識管理狀況，掌握管理問(wèn)題，提出企業(yè)知識管理關(guān)鍵方針舉措的重要過(guò)程。（2）知識梳理階段。本階段主要結合企業(yè)戰略、流程和崗位進(jìn)行知識梳理，首先從戰略層面建立企業(yè)知識體系，然后對知識體系中個(gè)分支知識結合業(yè)務(wù)流程和崗位進(jìn)行詳細PDC分析，找出關(guān)鍵知識的存在形態(tài)，掌握及運用情況，具體對這些情況進(jìn)行分析原因。（3）知識管理規劃。本階段主要針對企業(yè)知識管理提升做規劃。通過(guò)知識梳理階段結論針對每一個(gè)細節的關(guān)鍵知識進(jìn)行提升方案的設計；結合企業(yè)戰略制定知識管理原景策略，結合流程和崗位制訂企業(yè)的知識管理制度并且建立知識管理績(jì)效考核及獎勵方案。（4）知識管理IT需求分析。在這個(gè)階段結合知識梳理和知識管理規劃階段的成果進(jìn)行分析，設計適合企業(yè)的知識管理IT平臺。用IT來(lái)支撐和規范知識管理。
從IT角度來(lái)進(jìn)行：首先應該明確IT或者說(shuō)知識管理IT系統不是知識管理的全部，知識管理是一種體系化的管理思想。IT是支撐知識管理初期最有效的工具，所以我們必須從知識管理管理角度出發(fā)，思考需要并且可以被IT實(shí)現的知識管理方法。綜合了藍凌實(shí)施的100多家知識管理IT系統和20多家知識管理咨詢(xún)項目來(lái)看，目前企業(yè)實(shí)施知識管理IT系統主要運用了以下幾個(gè)層面來(lái)支撐。（1）功能層：業(yè)務(wù)文件管理、競爭信息管理（分類(lèi)、權限、流程、版本等）；經(jīng)驗知識管理（流程表單庫、規范制度庫、方法模塊庫、工作總結庫、經(jīng)驗案例庫、公共知識庫、專(zhuān)家網(wǎng)絡(luò )庫）；群組協(xié)作管理（項目工作室、知識社區、導師工作室）；崗位能力素質(zhì)管理（素質(zhì)地圖、素質(zhì)評價(jià)、素質(zhì)提升等）；知識地圖；CKO工具箱（規劃、跟蹤審計、統計排行、報表）。（2）機制層：知識沉淀（版本機制、收藏機制）；知識傳播（發(fā)布機制、門(mén)戶(hù)機制、搜索機制、訂閱機制）；知識推進(jìn)（催辦機制、點(diǎn)評機制、推薦機制、積分機制、關(guān)聯(lián)機制）；知識安全（權限機制、設計機制）；支撐保障（流程機制、溝通機制、關(guān)聯(lián)機制、幫助機制）。（3）展示層：通過(guò)功能層和機制層的結合，然后在展示層里以人為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行各種門(mén)戶(hù)的配置展示，公司門(mén)戶(hù)、部門(mén)門(mén)戶(hù)、個(gè)人門(mén)戶(hù)、項目門(mén)戶(hù)。
綜合來(lái)看協(xié)同和知識管理是一個(gè)企業(yè)不同發(fā)展階段的關(guān)注點(diǎn)。做為協(xié)同發(fā)展的最高境界，知識管理是一個(gè)更加體系化的管理思想，必需融合進(jìn)其他管理思想從企業(yè)管理、文化、IT技術(shù)來(lái)綜合考慮，最終才能最大化的提升企業(yè)管理水平，增強企業(yè)競爭力。
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