推進(jìn)澳大利亞統計局的知識管理
2005-1-11 7:53:27 郭宇峰編譯/KMCenter
導讀
一種認同信息共享的組織文化
一種明確該局內部所有信息和知識分布的框架
一系列鼓勵管理和共享信息的信息行為
一種急劇拓展的知識驅動(dòng)的工作空間
一種管理電子郵件和電子記錄的創(chuàng )新方法
一種久經(jīng)考驗的元數據管理及其在商業(yè)流程中的應用
澳大利亞統計局簡(jiǎn)介
澳大利亞統計局是澳大利亞國家級統計機構。其宗旨是在國家與社會(huì )內輔助和促進(jìn)基于信息的決策、研究和討論。澳大利亞統計局也是澳大利亞最大的出版機構，擁有數百種印刷本出版物，并開(kāi)通了包括20萬(wàn)頁(yè)內容的網(wǎng)站。
采用知識管理的原因
澳大利亞統計局鐘情于知識管理的原因很簡(jiǎn)單——該局希望自己能夠盡可能的多產(chǎn)。由于該局的大多數員工都屬于“知識型員工”，該局尋求有效的工作管理和幫助其員工來(lái)共享和共享其知識就是非常合乎情理的了。
澳大利亞統計局不僅特別關(guān)注那些圍繞知識管理定義展開(kāi)的各種爭論，而且還非常關(guān)注來(lái)自“知識管理社區”的各種框架和創(chuàng )意。對于那些有價(jià)值的創(chuàng )意就爭取付諸實(shí)施。澳大利亞統計局的信息管理和知識管理都與技術(shù)有不解之緣。大量早期的衛星和網(wǎng)路計算方面的經(jīng)驗使管理層可以開(kāi)發(fā)一種理想的人機交互系統。澳大利亞統計局尤其對那些可以激發(fā)各種工作靈感方式（有利于創(chuàng )新和創(chuàng )造）的技術(shù)非常敏感。通過(guò)把這些技術(shù)與該局的具體業(yè)務(wù)相整合，澳大利亞統計局極大提高了其生產(chǎn)力——使該局與其工作人員始終站在最前沿而不是落后于統計信息的需求。為了能夠促進(jìn)該流程，該局還對該系統進(jìn)行了標準化處理，形成了一套獨特的系統——澳大利亞統計局企業(yè)架構，該架構整合了該局的知識框架，尤其是集成了該局的業(yè)務(wù)系統。
發(fā)展中的澳大利亞統計局知識管理策略
早在1993年晚些時(shí)候，一種顯性知識策略（稱(chēng)為澳大利亞統計局對象管理策略）就與Lotus Notes集成在一起被采用。對于“對象”的強調反映了澳大利亞統計局在管理對象（任何類(lèi)型）和描述對象的信息（元數據）方面的興趣。該策略集成了一種簡(jiǎn)單的知識管理框架并且明確了知識管理文化和技術(shù)要素，澳大利亞統計局高級管理層認為通過(guò)培育一種通過(guò)交流、協(xié)作、自動(dòng)化工作流、有效資源發(fā)現、渴望知識交換的工作環(huán)境對于促進(jìn)該局的知識管理非常必要。
該策略詳細明確了底層技術(shù)能夠及不能夠做的范疇，將其定義為一種底層的驅動(dòng)力。當澳大利亞統計局在1990年代早期尋找在一種辦公計算環(huán)境的時(shí)候，它認為自己需要的是一種能夠提高組織和員工生產(chǎn)力的平臺（一種知識型工作方法）。直至今日，澳大利亞統計局仍然可以通過(guò)開(kāi)發(fā)技術(shù)和人們與之交互的方式來(lái)不斷提高生產(chǎn)力。
該對象管理策略在2000年的時(shí)候被澳大利亞統計局知識策略所代替。2000年策略對于目標進(jìn)行了更為詳盡的描述，但仍然在探尋一種“知識型工作方法”。2000年策略的最重要的特點(diǎn)就是鼓勵一系列激勵探尋共享理念發(fā)展的信息行為。該局的所有員工都在關(guān)于該局的入門(mén)第一課“桌面導讀”[桌面基礎]中被宣貫這些原則。
澳大利亞統計局所用的主要工具和技術(shù)
一種認同信息共享的組織文化
澳大利亞統計局的文化總的來(lái)看是一種鼓勵知識管理的文化。員工們希望能夠在澳大利亞統計局里能夠獲得長(cháng)期而多樣的職業(yè)生涯，所以他們樂(lè )于接受來(lái)自文獻存檔和共享的效益。任何一個(gè)在組織內部輪崗的人都會(huì )對于幫助他們適應新的崗位的良性的知識型價(jià)值觀(guān)所感動(dòng)和感到欣慰，這種文化同樣鼓勵他們?yōu)楹髞?lái)者提供類(lèi)似的幫助。并且，澳大利亞統計局還鼓勵采用一種協(xié)同（即非競爭）的方法來(lái)工作——利用開(kāi)放性的多學(xué)科和專(zhuān)業(yè)構成的團隊，并且強調采用一種“集體方法”。這就意味著(zhù)工作組之間非常樂(lè )于與其他人共享他們的信息和知識。
知識框架
澳大利亞統計局管理知識的最重要的一點(diǎn)就是其簡(jiǎn)單性。1993年，該局就采用了一種管理知識的框架，其中將信息和知識分為三類(lèi)——企業(yè)級——工作組級——個(gè)人級。所有的溝通/工作/信息/知識都被認為是在這三種情況下產(chǎn)生和實(shí)現的。澳大利亞統計局鼓勵員工只在前兩者中工作——工作組或全局范圍。通過(guò)在這些領(lǐng)域內的工作所產(chǎn)生的信息可以被管理、支持、發(fā)現并作為集體財產(chǎn)進(jìn)行共享。
澳大利亞統計局的知識行為和激活工具的目標非常明確就是為了支持工作組和該局內部的工作。那些被開(kāi)發(fā)出來(lái)用于支持個(gè)人層面工作的工具在輔助個(gè)人與工作組或公司情境中進(jìn)行溝通和轉換方面也做了著(zhù)重考慮。這種方法的一個(gè)成果就是澳大利亞統計局只要管理那些在全局和工作組情境中的知識——忽略那些個(gè)人級的內容就可以完成記錄管理的任務(wù)。
信息行為
為了支持該知識框架，該局還開(kāi)發(fā)了一系列的鼓勵員工創(chuàng )造信息，鼓勵運用和共享的個(gè)人/工作組/公司的知識管理行為。這些行為明確了那些支持知識型概念工作的各種工作實(shí)踐。包括：
盡已所能探索、復用和構建現有的知識
為確保能夠擁有快速有效地定位信息的技能而努力
識別那些需要共享知識的工作組
參與工作組知識的維護，幫助他人存取這些知識
推廣信息共享的效果
通用工具
另一個(gè)澳大利亞統計局知識管理的重要因素就是利用通用的工具和系統作為促進(jìn)劑。多年來(lái)，澳大利亞統計局已經(jīng)認識到復用創(chuàng )意/系統/流程而帶來(lái)的生產(chǎn)力收益，而且該統計局已經(jīng)開(kāi)始控制特殊工具和技術(shù)的使用。尤其是，澳大利亞統計局已經(jīng)認識到在全局范圍內推廣一套可擴展的大家都能夠數量使用的工具集，可以有效地支持觀(guān)點(diǎn)的交流，提高生產(chǎn)力；通過(guò)用他們熟悉的工具刺激其創(chuàng )新意識和創(chuàng )造力，利用工具來(lái)滿(mǎn)足其能力需要。最好的證明就是澳大利亞統計局用Lotus Notes作為其桌面平臺（在此基礎上開(kāi)發(fā)了1100種應用）。但是，這種方法也可以在該局的數據管理中得以運用，在數據管理方面許多拓展性的工作被用于添加和組織其各種統計數據作為輸入/輸出數據倉庫，進(jìn)而創(chuàng )建一個(gè)獨立的發(fā)布源。在各個(gè)層面支持這項工作的是基于元數據有利于信息資源發(fā)現的拓展性理解。
廣泛應用“工作組”數據庫來(lái)鞏固交流、協(xié)作和信息資產(chǎn)管理的有效方法
在澳大利亞統計局最初部署Lotus Notes的時(shí)候，就決定用共享討論社區來(lái)替代電子郵件。強調Notes郵件主要是指“個(gè)人資料”。早期的“討論數據庫”應用程序也發(fā)生了很大的改變?，F在擁有了更多功能，包括工作組級電子郵件。專(zhuān)門(mén)用于支持工作組為單位的工作。澳大利亞統計局目前已經(jīng)擁有數百個(gè)工作組數據庫——大約是其所確定的組織化團隊的3倍。這些多出來(lái)的數據庫有效支持的內部的“實(shí)踐社區”，可與公司組織架構中明確界定的工作相并行。默認情況下，工作組是開(kāi)放式的——任何人都可以在其他工作組中檢索、查閱和發(fā)布文檔。澳大利亞統計局工作組數據庫的另外一個(gè)特點(diǎn)就是其內在的強有力的“元數據”支持。當文獻創(chuàng )建和歸類(lèi)的時(shí)候，它自動(dòng)獲取控制存取、存檔及文檔生命周期的一系列元數據。
涵蓋資金和員工的知識管理方法結構與協(xié)調
從1993年開(kāi)始，澳大利亞統計局就在組織內部設立了相當于APS 2級主管的知識總監職位，主要負責開(kāi)發(fā)、拓展和支持該局內部知識的協(xié)調工作，鼓勵創(chuàng )新；通過(guò)與該局的技術(shù)平臺的開(kāi)發(fā)人員的溝通和交流來(lái)推動(dòng)知識管理工作。在最初的幾年，知識管理經(jīng)理們的工作得到了包括SES官員在內的指導委員會(huì )和所選出的APS 2級總監的大力支持，以及高層的授權，并與高管層目標緊密關(guān)聯(lián)。最近一段時(shí)間，知識管理總監已經(jīng)得到了位于南澳大利亞的“卓越知識管理中心”（KM Centre of Excellence）的調研以及開(kāi)發(fā)支持澳大利亞統計局知識管理系統的相關(guān)服務(wù)的鼎力支持。澳大利亞統計局最近將其知識管理行為視為一種“動(dòng)力”或“創(chuàng )新”，知識管理總監直接向技術(shù)服務(wù)部總裁匯報工作。
在資金方面，澳大利亞統計局知識管理項目在過(guò)去4年里得到了每年大約30萬(wàn)美元的資金支持，2000年前每年大約20萬(wàn)美元。這些資金包括薪金以及開(kāi)發(fā)和部署該組織知識服務(wù)和技術(shù)所需的資金，學(xué)習內容和技術(shù)開(kāi)發(fā)，如“歡迎頁(yè)面”（Welcome Page）——澳大利亞統計局門(mén)戶(hù)，以及內部的紀錄保存系統。更多的促進(jìn)知識管理架構的相關(guān)活動(dòng)，如推動(dòng)澳大利亞統計局共享理念（知識管理文化推廣）已經(jīng)深深地嵌入到該組織的入職與學(xué)習培訓。很多核心的技術(shù)架構，如該組織的工作組數據庫設計模板，以及開(kāi)發(fā)服務(wù)也會(huì )被作為核心架構通過(guò)Lotus Notes版本的更新開(kāi)發(fā)進(jìn)行資助。這樣，任何新的知識管理架構都可以隨著(zhù)核心架構的更新而得到升級。
經(jīng)驗之談
領(lǐng)導層的鼎力支持非常必要
早在1990年代，組織高層就把對于知識管理能動(dòng)環(huán)境提高到一個(gè)非常高的高度。高層不但在技術(shù)方面，而且在推動(dòng)工作和知識共享方面都給予鼎力支持。知識管理投入巨大，但是特別強調一種簡(jiǎn)單的知識管理模式，業(yè)務(wù)職責，對平臺和流程的所有權。
通過(guò)改變人們對于工作方式的思考來(lái)改變人
一個(gè)著(zhù)名的20世紀思想家Buckminster Fuller說(shuō)過(guò)“要教給人們一種新的思考方式，不要試圖直接教誨他們，相反，給他們一種工具，一種可以引導其采用新的思考方式的工具”。在過(guò)去10年的開(kāi)發(fā)中，澳大利亞統計局發(fā)現通過(guò)給人們授權——讓他們在一種充滿(mǎn)信任和開(kāi)放的環(huán)境中自由共享和增值——可以通過(guò)影響其工作方式來(lái)改變其工作思維方式。澳大利亞出版服務(wù)社的出版物，“植入APS價(jià)值”，就有一個(gè)學(xué)習澳大利亞統計局信息共享方法的案例研究。大量實(shí)踐證明已經(jīng)到其他政府部門(mén)工作的前澳大利亞統計局員工，都非常懷念澳大利亞統計局的“知識能動(dòng)”的工作環(huán)境。
展望
大約一年前澳大利亞統計局意識到，澳大利亞統計局在管理“信息資產(chǎn)”方面做的很好，而在管理“流程知識”方面還有欠缺之處。許多“如何順利完成任務(wù)”之類(lèi)的細節信息存在于澳大利亞統計局員工的頭腦中。澳大利亞統計局因此啟動(dòng)了一項雄心勃勃的項目來(lái)為“業(yè)務(wù)流程管理”提供支持服務(wù)。目標就是要簡(jiǎn)化存檔、運營(yíng)、理解并改進(jìn)人機融合的業(yè)務(wù)流程。該系統的要點(diǎn)如下：
建立業(yè)務(wù)流程的企業(yè)級數據庫（采用XML格式定義流程而不僅用流程圖表示）
相關(guān)服務(wù)（可供流程調用——如“預定會(huì )議”、“運行這項SAS運算”）
工作流引擎（主要負責運營(yíng)流程的自動(dòng)化部分）
流程控制門(mén)戶(hù)，提供操縱、管理和存檔流程狀態(tài)的接口
流程控制門(mén)戶(hù)將成為工作組數據庫的一個(gè)新的組成部分。通過(guò)創(chuàng )建和運營(yíng)來(lái)自工作組數據庫的流程，該工作組數據庫中的記錄存貯架構就可以自動(dòng)得以集成。該局的業(yè)務(wù)流程也就可以像其他信息資產(chǎn)一樣同樣可見(jiàn)并得到妥善管理。相關(guān)模型正在進(jìn)行開(kāi)發(fā)，并將于2004年進(jìn)行全面部署。
本文譯自Enabling Knowledge Management @ the ABS，敬請指正
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