周報和周會(huì )絕大多數公司在做，能高效完成這兩件事情看起來(lái)挑戰還是很大，尤其是沒(méi)多少管理經(jīng)驗的初創(chuàng )團隊。我說(shuō)的高效有兩層含義，一層是指員工主動(dòng)參與度高，也不會(huì )浪費大家太多時(shí)間，時(shí)間效率高；第二層是說(shuō)，周報和周會(huì )真正幫企業(yè)提高日常運營(yíng)效率。也許本文能給你帶來(lái)一些啟發(fā)。
本周第一次參與新團隊周例會(huì )，例會(huì )總體說(shuō)有點(diǎn)無(wú)聊，開(kāi)了一個(gè)小時(shí)，我相信這種理會(huì )很多人都參與過(guò)。例會(huì )的第一個(gè)過(guò)程就是每個(gè)成員“讀”一遍周報，我之所以打了引號是因為的確大多數人都是原原本本看著(zhù)投影屏幕在讀每天做了什么，本周計劃，偶爾總經(jīng)理穿插幾句，點(diǎn)評一下周報質(zhì)量，和幾個(gè)相關(guān)人討論點(diǎn)小問(wèn)題。十幾個(gè)人一圈過(guò)去大半個(gè)小時(shí)就過(guò)去了，幾乎沒(méi)有產(chǎn)生任何有價(jià)值的內容，很多人也不關(guān)心別人做了什么。
再說(shuō)下周報。公司要求周五下班前把excel周報郵件發(fā)送至行政經(jīng)理，抄送總經(jīng)理和董事長(cháng)，行政經(jīng)理匯總后周會(huì )給大家一起看。周報內容為每天的具體工作內容，計劃時(shí)間，實(shí)際完成情況，本周小結，下周計劃。我覺(jué)得格式和用郵件發(fā)送問(wèn)題到不大，只是大多數人都在為回憶上周做了啥很苦惱，下周計劃精確到天也不太現實(shí)，每天更新一遍周報也許是個(gè)不錯的方案。但是，這么做究竟是為了啥？只為了完成對下級的監督？為了顯得自己沒(méi)有閑著(zhù)？這樣真的就讓每天更有計劃了？這絕對不是周報的意義。
定期匯報和例會(huì )都應該是服務(wù)于公司/團隊/項目階段性目標的，不論是紙面的還是面對面的，溝通的內容都應該圍繞著(zhù)目標，讓所有人明確集體目標的進(jìn)展，相互的進(jìn)度，遇到的挑戰以及需要的幫助，以及接下來(lái)的大致計劃。你可能會(huì )有困惑，你也是這么想的，但是這對于團隊成員要求太高了，他們連基本的都做不好，就和上面描述的那樣。實(shí)際上，很有可能是作為管理者，你沒(méi)有做好目標管理，集體的/個(gè)體的，長(cháng)期的/短期的，都需要主動(dòng)和下屬溝通、探討、商量，有時(shí)設置目標還需要一定“藝術(shù)性”，大伙才愿意接受。
做好目標管理，團隊成員的計劃性、自驅性都會(huì )提高一大截，匯報和會(huì )議質(zhì)量自然會(huì )提升。目標管理和任務(wù)管理不同，很多管理者也會(huì )混淆這兩個(gè)概念，以為給下屬每周明確做哪些任務(wù)就是目標管理，其實(shí)目標遠不是這樣。目標是說(shuō)要走到哪里去，任務(wù)是說(shuō)怎么去那里，目標管理就是要在這段時(shí)間內不斷地溝通、協(xié)調，嘗試、努力，確保能到目的地。從這個(gè)角度去看，更好地周報、周例會(huì )，就是要說(shuō)明各自對目標的完成度、后續計劃，以獲取相互協(xié)同支持，目的就是更好地完成目標，而不是簡(jiǎn)單和上級匯報下。
我推薦小團隊嘗試一下OKR目標管理，我在明道團隊使用此方法時(shí)，周報和例會(huì )就是大家對季度目標的審視，看看我們到哪里了，看看誰(shuí)需要幫助，看看是不是自己拖后腿了，每個(gè)人都清楚自己和團隊的位置，每個(gè)人都會(huì )去主動(dòng)思考。
再做好目標管理的基礎上，怎么寫(xiě)周報、開(kāi)例會(huì )就明了多了。
周報的格式，我推薦PPP，進(jìn)展（progress），計劃（plan），問(wèn)題（problem），不需要寫(xiě)每天的流水賬，圍繞目標些重點(diǎn)內容即可。
周報應該發(fā)送給和你/團隊目標相關(guān)的人，如果是十來(lái)個(gè)人的公司，就全員都應該能看到每個(gè)人的內容；如果是大一點(diǎn)的團隊至少應該部門(mén)可見(jiàn)，具體事務(wù)涉及的跨部門(mén)成員也應該能收到。其實(shí)按這個(gè)邏輯，最好是寫(xiě)日報，保證所有人在一個(gè)頻道上，相互知會(huì )。多數公司的周報都用郵件發(fā)送，我覺(jué)得明道的動(dòng)態(tài)做這件事情，最合適。
這種知會(huì )型的周報中，計劃／問(wèn)題先關(guān)的成員都會(huì )收到提醒，簡(jiǎn)單的問(wèn)題馬上可以處理，其余同事也能看到，重復的消息知會(huì )能讓后續的協(xié)同更順暢。
如果團隊這樣分享了周報，周例會(huì )就可以省掉一半的時(shí)間逐一流水匯報，大家重點(diǎn)描述自己目標的位置，上周遇到的問(wèn)題即可，剩下的時(shí)間集體審視這周團隊和個(gè)人的目標計劃，保證每個(gè)成員都知道自己為什么要過(guò)接下來(lái)的一周，而不是每個(gè)人好無(wú)頭緒的找事情做。
最后再簡(jiǎn)單總結一下用周報／周例會(huì )管理目標的三個(gè)核心：
1.團隊成員都清楚集體／個(gè)人階段性的目標
2.用周報／日報向其他成員知會(huì )自己的進(jìn)度以及遇到問(wèn)題
3.用每日站立會(huì )議／周例會(huì )集體審視目標達成情況，對重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行討論。
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