寫(xiě)好記賬憑證摘要是會(huì )計的基礎工作之一，既是一種記賬技術(shù)，也是財務(wù)人員駕馭會(huì )計語(yǔ)言的體現，因此，作為一名合格的會(huì )計，應該認真、規范、正確地填寫(xiě)記賬憑證摘要。其基本要求包括以下幾個(gè)方面：
1、編寫(xiě)要“簡(jiǎn)”而“明”
所謂簡(jiǎn)明，即簡(jiǎn)單明了。太過(guò)于簡(jiǎn)的摘要，不能把經(jīng)濟內容表達清楚。因此要在計算機設定的摘要字數內，抓住重點(diǎn)，將經(jīng)濟內容盡可能全面地表述出來(lái)。
例如：車(chē)間**借購柴油款5000元。摘要為**借購柴油款，而不能為**借款，更不能為借款。
2、編寫(xiě)要準確
對反映不同經(jīng)濟內容的同一張記賬憑證，每項經(jīng)濟內容準確對應一個(gè)摘要，不能籠統使用同一個(gè)摘要?，F行的借貸記賬法和會(huì )計基礎工作規范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會(huì )計電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準確編寫(xiě)記賬憑證摘要提供了條件。
例如：總經(jīng)理王金良借4000元去北京開(kāi)會(huì )，回來(lái)報賬時(shí)，差旅費開(kāi)支1500元;會(huì )務(wù)費開(kāi)支500元;購經(jīng)營(yíng)方面圖書(shū)用去1500元;退回余款500元。其摘要應按每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應的會(huì )計分錄分別編寫(xiě)為：王金良報北京開(kāi)會(huì )差旅費;王金良報會(huì )務(wù)費;王金良報資料費;王金良還借差旅款。如果此筆憑證用籠統的一個(gè)摘要，反映在會(huì )計賬簿中的“會(huì )務(wù)費”科目、“資料費”、應收及暫付中“員工借款”科目都對應著(zhù)差旅費的摘要，用起賬來(lái)令人匪夷所思。忽視此工作細節，將會(huì )給以后的復核、記賬、查賬等一系列會(huì )計工作帶來(lái)不便。特別強調的是，用銀行存款開(kāi)支的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，對應銀行存款科目的摘要，必須反映收款單位名稱(chēng)，便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對。
3、更正錯賬摘要規范
根據《會(huì )計基礎工作規范》的要求，對記賬后的記賬憑證，發(fā)現錯誤，用紅字沖銷(xiāo)原錯誤憑證時(shí)的摘要為“注銷(xiāo)某月某日某號憑證”，同時(shí)，用藍字編寫(xiě)正確的記賬憑證時(shí)摘要為“訂正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會(huì )計分錄，在編制調整數字差額憑證時(shí)摘要為“調整某月某日某號憑證”。
如果所修改的是往年的錯誤憑證，那么，在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說(shuō)明一點(diǎn)，在注銷(xiāo)、訂正或調整某張錯誤憑證的同時(shí)，應在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記，表示該憑證已被修改完畢。
針對不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內容，記賬憑證的摘要內容應突出說(shuō)明對本項業(yè)務(wù)較為重要因素，處理不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)時(shí)應強調不同的要素單項或要素組合，具體可以概括為五個(gè)要素：
1、Who：摘要要突出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為主體。
2、What：摘要內容應相應強調經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為實(shí)施對象。
3、When：摘要內容應突出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間。
4、Where：摘要內容應突出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生地點(diǎn)。
5、Why：摘要內容應突出經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原因。
日常會(huì )計核算中利用五“W”書(shū)寫(xiě)憑證摘要時(shí)，同時(shí)還應注意以下幾個(gè)方面：
1、強調單項要素選擇的同時(shí)，又要注意多個(gè)要素的組合
針對不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內容，書(shū)寫(xiě)記賬憑證摘要時(shí)應突出說(shuō)明相對本項業(yè)務(wù)較為重要的要素，即強調單項要素。日常會(huì )計工作中，記賬憑證的“摘要”描述上容易出現文字過(guò)于簡(jiǎn)單、表述不清的情況，這主要是由于忽略了單項要素的重要性。
例1：車(chē)間技術(shù)員張某出差返回公司報銷(xiāo)差旅費480元。
不完整的寫(xiě)法為：“差旅費報銷(xiāo)”。這種寫(xiě)法過(guò)于簡(jiǎn)單，忽略了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為主體車(chē)間技術(shù)員張某，容易造成會(huì )計科目使用上的混淆。在這里點(diǎn)明行為主體，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)在核算時(shí)是記入“制造費用”賬戶(hù)還是“管理費用”賬戶(hù)的關(guān)鍵。
正確的寫(xiě)法應為：“車(chē)間技術(shù)員張某差旅費”，顯而易見(jiàn)，該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要突出了行為主體Who——車(chē)間技術(shù)員。
例2：3月份第8號憑證誤將300元應記入“原材料”賬戶(hù)記入了“周轉材料”賬戶(hù)，現予以更正。
不完整的寫(xiě)法為：“3月份第8號憑證有誤，現予以更正”。該摘要是對錯誤憑證作出更證的記錄，如能突出錯賬的原因，即強調Why，則會(huì )更完整。因此正確的寫(xiě)法應為：“3月份第8號憑證科目用錯，現予以更正”。
注重多要素的組合。在一些較為復雜或特殊的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，強調兩個(gè)或兩個(gè)以上要素組合顯得尤為重要。
例3：收到工商銀行基本存款賬戶(hù)第四季度存款利息100元，已存入銀行賬戶(hù)。
不完整的寫(xiě)法為：“收銀行存款利息”。這種寫(xiě)法存的問(wèn)題是：一是企業(yè)的存款賬戶(hù)一般不至一個(gè)，因此有必要說(shuō)是明是哪家銀行;二是利息有不同的時(shí)間段，有必要說(shuō)明其屬于哪個(gè)期間。根據who+when的組合，正確的寫(xiě)法為：收到**賬戶(hù)第四季度利息。
2、用好代寫(xiě)符號和縮略用語(yǔ)，練就遣詞造句的能力
為書(shū)寫(xiě)便捷，提高效率，在書(shū)寫(xiě)摘要中通?？梢圆捎靡恍┐梅柣蚩s略用語(yǔ)，如：?jiǎn)蝺r(jià)可以用@表示，噸、千克等計量單位可用“T”、“Kg”等代替。單位名稱(chēng)在不影響表達和正確理解的前提下，也可采用縮略語(yǔ)，如：“中國銀行”可縮寫(xiě)為“中行”。
從語(yǔ)文的角度來(lái)說(shuō)，書(shū)寫(xiě)摘要就是造句。因此作為摘要書(shū)寫(xiě)的造句，必須符合邏輯規范和語(yǔ)法習慣，否則，容易產(chǎn)生缺主語(yǔ)、缺謂語(yǔ)、缺賓語(yǔ)、主謂搭配不當、動(dòng)賓搭配不當、主賓搭配不當等語(yǔ)法錯誤。
例4：某公司向本公司投入設備一臺，價(jià)值38000元。
錯誤書(shū)寫(xiě)：“設備一臺”。這種書(shū)寫(xiě)缺少主語(yǔ)和謂語(yǔ)，應將形成一臺設備的原因在摘要中指出，陳述的對象，即主語(yǔ)，在此句中不可省略。同時(shí)，設備是如何取得的，應增加謂語(yǔ)動(dòng)詞“投入”。正確的寫(xiě)法為：“某公司投入調設備一臺”。
例5：公司向某文化用品商店購入賬簿、紙張等辦公用品計480元，以現金支付。
錯誤的寫(xiě)法：“付辦公用品”。這種寫(xiě)法動(dòng)賓搭配不當，付款的只能是錢(qián)，不能是實(shí)務(wù)。正確的寫(xiě)法：付辦公用品款。
3、考慮登記明細的需要
手工賬會(huì )計核算中，如記賬憑證的摘要，如果文字過(guò)于簡(jiǎn)單，項目填寫(xiě)不齊全，不僅不能全面反映該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，而且也會(huì )給明細賬的登記帶來(lái)不便。因此，在書(shū)寫(xiě)記賬憑證摘要時(shí)還應考慮登記明細的需要，針對不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和不同性質(zhì)的科目，摘要書(shū)寫(xiě)也應有所側重，不能機械地平等對待。
例6：生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A材料1200公斤，單位成本80元，金額96000元;生產(chǎn)乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700公斤，單位成本50元，金額3500元。
不完整寫(xiě)法：生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用材料。雖然該摘要也簡(jiǎn)單的概括了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內容，但給原材料明細賬的登記帶來(lái)了不便，因為原材料明細的格式為數量金額式，不僅要記總金額，還要登記數量和單價(jià)，如果此摘要，登記明細賬時(shí)只能查原始憑證，費時(shí)又費力。規范的寫(xiě)法：生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A料1200Kg，@80;乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700Kg，@50。
當然，“摘要”書(shū)寫(xiě)時(shí)考慮登記明細的需要，不是說(shuō)對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的描述都要面面具到，這樣只會(huì )浪費不必要的人力，加大核算工作量，不利于提高會(huì )計工作的效率。
例7：售給某公司A產(chǎn)品200件，單價(jià)500元，增值稅額17000元，貨款共計117000元，尚未收到。
不恰當的寫(xiě)法：售給某公司A產(chǎn)品200件，@500元，貨款未收到。這樣的書(shū)寫(xiě)顯然考慮登記明細的需要，但是與原材料明細賬不同的是，收入明細賬只需要登記總金額，不需要登記數量和單價(jià)，該書(shū)寫(xiě)顯得有些多此一舉。規范的書(shū)寫(xiě)為：售給某公司A產(chǎn)品一批，貨款未收。
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