| 辦公室的主要職能是為領(lǐng)導和機關(guān)工作提供服務(wù)，其中一項重要工作內容，就是撰寫(xiě)好職能范圍的各種文字材料。從煙草行業(yè)情況看，各級辦公室作為本單位的綜合部門(mén)，僅從做文字或文秘、文書(shū)工作的角度說(shuō)，有兩方面內容要落實(shí)：一方面是負責和協(xié)調整個(gè)機關(guān)（單位）的公文運轉即做好日常的公文處理工作，另一方面是負責完成本單位主要工作特別是領(lǐng)導工作所需要的各種文件材料的起草撰寫(xiě)即文字材料工作。這兩個(gè)方面內容在實(shí)際工作中密不可分、亦分亦合。相對而言，公文處理工作其法定性、規范性、業(yè)務(wù)性即“規矩”性的要求更多一些，文字材料工作（或者說(shuō)廣義的公文寫(xiě)作工作）則對文字能力特別是寫(xiě)作方面的要求更高一些。因為公文處理工作有其相對統一、完整、系統的規范要求并經(jīng)常進(jìn)行相關(guān)的培訓（這次培訓班也專(zhuān)門(mén)安排講），下面側重就后一方面，也就是我們辦公室及機關(guān)工作中經(jīng)常用到、而且每個(gè)機關(guān)工作人員都有需要的常用文字材料寫(xiě)作的有關(guān)問(wèn)題，談一些自己工作中的認識和體會(huì )。主要講四個(gè)方面： 一、文字材料撰寫(xiě)是辦公室工作的基本功 辦公室的工作職能，通常我們講主要為“辦文、辦會(huì )、辦事”三大項。這個(gè)說(shuō)法確實(shí)概括得比較準，也比較形象、簡(jiǎn)而易記。但從實(shí)際工作來(lái)看，“辦文”也是辦事的一種，“辦會(huì )”中有很大一部分工作是在辦文，“辦事”的過(guò)程中又有好多事情需要通過(guò)“辦文”來(lái)完成。這么講不是說(shuō)“辦文”就有多么重要，但它確實(shí)是貫穿在機關(guān)（科室）工作特別是辦公室工作的各個(gè)方面、各個(gè)崗位，所以說(shuō)它是辦公室工作及其所有辦公室工作人員的基本功。當然，由于辦公室各崗位工作性質(zhì)和要求的不同，每個(gè)單位機構設置和人員安排也不完全一樣，這里更多講的是從事秘書(shū)性、綜合性工作崗位的人員包括辦公室領(lǐng)導，其文字工作的功底和能力確實(shí)是一項必備條件，否則是很難適應工作要求的，也不能很好地完成所應承擔的任務(wù)。 首先，寫(xiě)好文字材料是為領(lǐng)導和機關(guān)工作服務(wù)的基本要求。辦公室的工作主要是為領(lǐng)導工作提供服務(wù)，由于機關(guān)科室的工作性質(zhì)所決定，為領(lǐng)導工作服務(wù)特別是對其政務(wù)工作的服務(wù)，很大一部分工作要靠“寫(xiě)文章”即撰寫(xiě)材料、擬制文件、起草講話(huà)等來(lái)完成，因為一個(gè)單位行政效力的發(fā)揮，更多還是要靠文件也就是說(shuō)要通過(guò)書(shū)面的文字形式即公文來(lái)體現和實(shí)現，辦公室作為單位的綜合部門(mén)，其工作職能就確定了必須承擔這樣的任務(wù)。嚴格說(shuō)來(lái)，即使有些講話(huà)、報告是領(lǐng)導親自動(dòng)手寫(xiě)的，除非完全為個(gè)人署名的非工作范圍文章外，更多體現的也是一種單位或職務(wù)行為而非個(gè)人行為。因此，對于辦公室的文字材料的寫(xiě)作，我們要從履行辦公室工作職能和崗位職責上來(lái)認識，把它作為完成所在崗位工作任務(wù)、為領(lǐng)導和機關(guān)工作提供服務(wù)的一項基本要求來(lái)看待，傾盡全力做好這方面的工作，通過(guò)把“文章”、“材料”寫(xiě)好，努力為領(lǐng)導工作提供更充分、更有效、更放心、更滿(mǎn)意的服務(wù)。 第二，加強文字工作是履行好辦公室工作職能的重要基礎。既然文字工作是由職能所為，又有這么重要的作用，同時(shí)擔負的責任也很大，這就要求我們必須重視文字材料寫(xiě)作工作，把它作為辦公室的一項基礎工作切實(shí)抓好。這方面的意義、作用、重要性可以講出很多，我們平時(shí)工作中就經(jīng)常能夠聽(tīng)到或講到這樣的話(huà)：公文是一個(gè)單位的“門(mén)面”和“窗口”，公文質(zhì)量體現一個(gè)單位的政策水平、工作作風(fēng)和精神面貌，公文質(zhì)量關(guān)系到行業(yè)、企業(yè)、單位的形象，等等。這里雖然講的是“公文”，其實(shí)我們各級辦公室所涉及到的文件材料基本如此，包括各級領(lǐng)導經(jīng)常對公文處理工作提出要求也是突出強調這點(diǎn)。僅此完全可以說(shuō)明辦公室文字工作的重要性。所以，各級辦公室都要切實(shí)重視文字工作，作為一項基礎性建設堅持抓好，人員缺位要配齊，力量不足要充實(shí)，功底不夠要加強培訓學(xué)習，崗位不適應也要進(jìn)行適當調整，這不僅是完成工作任務(wù)的需要，也是提高辦公室工作水平的必要條件和基本保證。 第三，適應形勢和工作要求，努力提高文字材料寫(xiě)作質(zhì)量?？偟恼f(shuō)，行業(yè)這么多年來(lái)通過(guò)召開(kāi)辦公室系統各種會(huì )議和進(jìn)行培訓，當然也包括各級領(lǐng)導對辦公室工作都非常重視，使各級辦公室的人員隊伍不斷得到充實(shí)加強，整體素質(zhì)不斷提升，公文處理和文字材料水平在不斷提高。但不能否認，高標準要求起來(lái)，我們的文字材料工作也確實(shí)存在較大差距。國家局領(lǐng)導就多次指出過(guò)局機關(guān)文件材料方面與上級有關(guān)領(lǐng)導部門(mén)的明顯差距，突出表現是文字工作不夠精細，下的功夫不夠，總體質(zhì)量水平還不高。同時(shí)還要看到，目前這項工作面臨一個(gè)比較實(shí)際的問(wèn)題是，文字工作確實(shí)是個(gè)比較辛苦清苦的工作，好多人都不太愿意干這個(gè)事，或調整、或交流、或選人都比較困難。再有近幾年行業(yè)辦公自動(dòng)化逐步全面推行，對各類(lèi)文稿的審校把關(guān)、質(zhì)量保證等問(wèn)題也提出新的要求。特別是隨著(zhù)當今電腦使用和網(wǎng)絡(luò )發(fā)展，可以說(shuō)對文字工作既帶來(lái)了極大方便也帶來(lái)了極大影響，錯字、別字及不規范使用文字的情況在網(wǎng)上、媒體上、各種文稿上經(jīng)常出現，這也可以說(shuō)是對我們傳統紙質(zhì)文字的嚴峻挑戰。因此，要求我們各級辦公室更要樹(shù)立信心，更加嚴謹細致地做好這項工作，從辦公室領(lǐng)導到每個(gè)工作人員都要盡心盡職、兢兢業(yè)業(yè)，多方面采取措施，嚴格把好文字關(guān)，確保文件材料質(zhì)量，促進(jìn)辦公室工作水平不斷提高。 二、辦公室常用文字材料的幾種主要形式 辦公室文字材料包含的內容較多、面也比較大，從信息、宣傳、調研、督辦到文秘、公文處理等各項工作中各類(lèi)文件、文稿的起草，都要涉及到文字工作，其中公文占了很大的一部分，包括有些最初的文字材料最終根據需要也都要形成或轉為公文印發(fā)。這里僅從辦公室秘書(shū)性工作的職責要求、從撰寫(xiě)文字材料的角度，結合我們實(shí)際工作中經(jīng)常遇到的一些情況和問(wèn)題，講以下幾種常見(jiàn)形式： （一）領(lǐng)導講話(huà)。 使用“領(lǐng)導講話(huà)”這個(gè)說(shuō)法不一定很準確，叫“講話(huà)稿”可能包括的面更大些，但這里想要突出講的，主要是我們各級領(lǐng)導在各種工作會(huì )議上的講話(huà)。這個(gè)“領(lǐng)導講話(huà)”，特別是單位主要領(lǐng)導在年度或半年工作會(huì )議以及其他有關(guān)工作會(huì )議上的講話(huà)，實(shí)際并不僅僅是個(gè)簡(jiǎn)單的發(fā)言或演講，它還有另一個(gè)名稱(chēng)就是“工作報告”或叫“報告”，以至更嚴格地說(shuō)稱(chēng)為“報告”（與公文文種的“報告”不同，此報告非彼報告）可能更規范些，提法上也更貼切、更準確。多年來(lái)我們的各級部門(mén)、各個(gè)單位都是這么延續著(zhù)做下來(lái)的，已逐步成為一種領(lǐng)導方式和工作方式，或者叫實(shí)施領(lǐng)導和部署工作的一種主要形式，并形成一種固定的機關(guān)應用文體了。這種會(huì )議上的“領(lǐng)導講話(huà)”所要反映的中心內容，是一個(gè)單位或系統對全局工作或某個(gè)方面工作的總體部署，是對所管理的工作在一定時(shí)期的全面領(lǐng)導和指導，是履行和行使其行政職能的重要體現，也是所屬各單位都必須遵循和執行的“大政方針”。這種“講話(huà)”正式印發(fā)下去，用我們習慣說(shuō)法往往都是要“認真學(xué)習領(lǐng)會(huì )，堅決貫徹執行”的，說(shuō)它多重要就有多重要。這么講，這種“領(lǐng)導講話(huà)”材料就不純粹或說(shuō)不完全是“寫(xiě)”出來(lái)的，而是需要通過(guò)單位領(lǐng)導班子集體的研究、討論共同“制定、決定”出來(lái)的。有的公文寫(xiě)作書(shū)把對“講話(huà)”與“發(fā)言”的分開(kāi)而論不太認同，實(shí)際是對這種“講話(huà)”或說(shuō)“報告”的本質(zhì)特征、工作要求及其形成過(guò)程缺乏更具體、深入的了解，其實(shí)二者的區別也正在這里。而從另一方面來(lái)看，不管這個(gè)“講話(huà)”需要怎么討論、怎么研究，總歸是要落實(shí)到文字上才能夠進(jìn)行這種集體性的討論、研究并形成最終的“講話(huà)”文字稿，所以又確實(shí)是需要通過(guò)“寫(xiě)”才能夠完成的。這樣就給我們怎么“寫(xiě)材料”帶來(lái)非常“艱巨而光榮”的任務(wù)，它是形成領(lǐng)導講話(huà)最基本也是最關(guān)鍵的環(huán)節。至于這個(gè)“講話(huà)”是否由領(lǐng)導本人來(lái)寫(xiě)以及在內容上必然帶有的講話(huà)者即領(lǐng)導個(gè)人的傾向性，那是領(lǐng)導工作作風(fēng)和領(lǐng)導的職務(wù)行為所在，與“講話(huà)”所屬的性質(zhì)并無(wú)矛盾。 既然領(lǐng)導講話(huà)材料屬于這樣一種性質(zhì)，那在起草或說(shuō)撰寫(xiě)這種材料時(shí)應當怎么寫(xiě)、需要注意些什么，自己感覺(jué)有以下一些方面應特別注意掌握：（1）要有上級的精神（或說(shuō)理論政策指導）。無(wú)論哪些方面的精神，包括文件、會(huì )議、講話(huà)等。什么時(shí)候的精神，包括長(cháng)期、近期、當前的以及哪一級的精神等等，這些精神總要有而且必須有，這是貫穿在整個(gè)材料中并統領(lǐng)材料內容的綱。從另一角度即工作角度講，領(lǐng)導講話(huà)或工作報告本身就是要貫徹執行和結合實(shí)際貫徹落實(shí)上級精神。（2）要有對全局工作情況的了解和掌握。無(wú)論已完成的工作、目前的形勢狀況還是今后的計劃打算、發(fā)展趨勢或走向，無(wú)論“橫向”的還是“縱向”的，都要有大體的把握和盡可能多的掌握，這是形成材料最基本也是最主要部分的內容。（3）要準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖和工作思路。這是形成材料主要觀(guān)點(diǎn)、主題思想、總體思路的關(guān)鍵。要盡可能地挖掘、擴展、捕捉、完善領(lǐng)導意圖。（4）要充分體現“講話(huà)”對工作要有指導性的要求。應該講到的情況在材料里都要有所體現，部署、安排工作盡可能全面，不應出現大的缺項或漏項。（5）要盡量使用定性語(yǔ)言。以“能做不能做、可不可操作”為基調選擇使用恰當語(yǔ)言，做到既要看得懂，又要聽(tīng)得明白，減少使用研究性、渲染性、生僻性的用語(yǔ)。（6）要站在領(lǐng)導工作角度講領(lǐng)導該講的話(huà)。語(yǔ)氣、語(yǔ)調都應注意，是以“領(lǐng)導”身份講話(huà)而不能是起草人或執筆者站在自己角度說(shuō)的話(huà)，要把自己放到講話(huà)的情狀當中去選擇使用語(yǔ)言。（7）要明確講話(huà)的受眾范圍和對象。盡量在起草前就要知道是誰(shuí)講話(huà)、在什么場(chǎng)合講、講給誰(shuí)聽(tīng)，盡量使之“有的放矢”。（8）要確定完成材料的階段和時(shí)限。這在研究材料時(shí)應盡量明確下來(lái)，以便于根據情況組織人員力量和安排好寫(xiě)作、討論時(shí)間，也防止誤事。在內容上，領(lǐng)導講話(huà)材料一般應包括總結工作中的成績(jì)、經(jīng)驗以及存在的問(wèn)題和原因、分析當前形勢和發(fā)展趨勢、提出下一階段的工作部署和要求等幾個(gè)部分。以上僅從組織撰寫(xiě)講話(huà)材料方面談了應當注意的幾點(diǎn)，一些寫(xiě)作方法上須注意的問(wèn)題待后面講。 與領(lǐng)導講話(huà)相近似的文字材料還有如工作總結、工作要點(diǎn)、工作安排意見(jiàn)、工作情況報告、向上級部門(mén)的工作匯報等，也都基本是大同小異、有同有異，實(shí)際工作中也經(jīng)常是依據這個(gè)主“報告”的精神來(lái)縮寫(xiě)或改寫(xiě)為其它材料，或者使用和貫徹其中的內容，這當然都是可以的，并無(wú)不妥，但寫(xiě)的時(shí)候必須注意一定要形成所寫(xiě)材料所需要的新的思路，不能照搬照抄上去，最起碼是要注意區別對上匯報與對下提出要求的不同語(yǔ)氣，并要斟酌使用與其講話(huà)或匯報的領(lǐng)導者身份相適合的語(yǔ)言。至于領(lǐng)導在出席某個(gè)單項的會(huì )議或在某項活動(dòng)上所需要的一般性講話(huà)稿，包括如一些祝賀性的、談話(huà)性的、演說(shuō)性的講稿，即所謂“發(fā)言”材料，不少寫(xiě)作知識書(shū)上常有介紹，這里不多說(shuō)。 （二）經(jīng)驗材料。 經(jīng)驗材料或叫典型材料是我們辦公室文字材料中經(jīng)常要用到的一種形式。往往上級部門(mén)開(kāi)個(gè)什么會(huì )議，需要我們準備材料在會(huì )議上介紹或交流，除座談性的會(huì )議是要求匯報工作情況外，多半就都屬于是經(jīng)驗材料一類(lèi)。因為既然是介紹本單位的工作或某個(gè)方面的工作情況，就說(shuō)明在這些方面有供別人可學(xué)習借鑒之處，無(wú)論是否構成經(jīng)驗或僅是一般做法，那只是相對而言或有程度上的差別，性質(zhì)上大體如此。再有一種情況是領(lǐng)導了解發(fā)現或從某些方面反映出來(lái)，說(shuō)哪個(gè)單位或哪些方面工作做得不錯，派機關(guān)同志下去專(zhuān)門(mén)總結某個(gè)單位某些方面的經(jīng)驗，做有關(guān)會(huì )議準備如經(jīng)驗交流會(huì )或通過(guò)其它形式予以推廣。一般不外乎這兩種情況。這方面材料我們在工作中使用得比較廣，幾乎每年各種會(huì )議上都能見(jiàn)到。 典型經(jīng)驗材料的寫(xiě)法也基本形成套路，一般多為“三段式”或“四段式”（或說(shuō)是三要素、四要素）。即“認識”、“做法”、“效果”或再加“體會(huì )”，這是指一般性的經(jīng)驗交流材料，通常只要具備這幾方面的內容并符合上級部門(mén)或會(huì )議的有關(guān)要求就應該可以用。如果是向較高層領(lǐng)導機關(guān)報送譬如是在全國性會(huì )議上介紹的典型經(jīng)驗，那就要組織力量認真總結和加以提煉，真正能夠提供更具普遍意義的經(jīng)驗，但這幾個(gè)方面內容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。至于每份材料結構倒不一定完全要按著(zhù)這幾步先后順序去套，應根據具體工作情況和做法來(lái)合理組織材料，寫(xiě)法可多種多樣，但這幾層意思肯定在材料中都會(huì )有所反映。 與經(jīng)驗材料比較接近的還有如事跡材料、情況匯報材料等。事跡材料（包括單位或集體、個(gè)人事跡）在評選推薦先進(jìn)時(shí)常用。寫(xiě)這類(lèi)材料最需注意的是要突出特點(diǎn)和有具體事例，把最典型的事跡反映出來(lái)，同時(shí)兼顧到全面而不可片面，切忌千篇一律、千人一面、套話(huà)太多、過(guò)于平淡。情況匯報材料也是要注意能夠體現出本單位自身的工作特點(diǎn)，據實(shí)反映情況，多用事實(shí)和數字說(shuō)話(huà)，并提出有關(guān)建議，以助于上級部門(mén)了解真實(shí)情況和作出正確分析判斷，切忌空泛議論。 （三）調研報告。 調研報告過(guò)去更多情況下是稱(chēng)調查報告，現在在形成材料時(shí)也多用調查報告。從我們辦公室工作接觸的情況看，更多是屬于這種調研性質(zhì)的調查報告。它多用于就某些方面工作的現狀進(jìn)行調查研究，更多地是為領(lǐng)導決策和指導工作提供服務(wù)。其中有些調研情況可成為總結典型經(jīng)驗的前提，據此或再經(jīng)進(jìn)一步了解就可以整理或撰寫(xiě)為經(jīng)驗材料，有些調研則成為領(lǐng)導決策的參考依據，比如我們各單位每年召開(kāi)行業(yè)工作會(huì )前所組織的調研即是如此。這種調查報告在寫(xiě)法上的基本要求也可以說(shuō)是共性要求，就是要“有情況、有分析、有措施、有建議”（亦即三或四要素）。起草這種調研材料對執筆人的理論政策水平、綜合分析能力、文字表達能力等都要求比較高，辦公室工作要提高服務(wù)水平，很重要的是要能夠提供出有質(zhì)量、有水平的調研報告。與此相類(lèi)似的還有情況反映、工作建議等材料，也多是根據調查研究的情況來(lái)寫(xiě)的，有些內容本身就是調研報告的一部分，根據需要可分別進(jìn)行整理。調查報告還有另一種需要就是針對某種問(wèn)題進(jìn)行的專(zhuān)項調查，一般也都要形成調查材料或調查報告，這種調查多是根據領(lǐng)導指派或由各有關(guān)專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)來(lái)完成的，包括對一些案件情況的調查處理等，有其特定要求，在此不再多講。 |
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