| 辦公室常用文字材料寫(xiě)作（二） |
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| 內蒙古煙草 2010.03 期 作者: 孫寶義 |
| ?。ㄋ模┤粘９?。 辦公室日常公文有多種，公文處理規范中也都有明確規定和要求，這里只就幾種常用公文在起草和寫(xiě)作中亦即公文形成前過(guò)程中需要尤其注意的問(wèn)題提示以下幾點(diǎn)： 通知——對常用的一般性會(huì )議或某個(gè)事項的通知，起草時(shí)尤其注意要把應該告知的事項說(shuō)清楚、說(shuō)完整，不要留有疑問(wèn)或矛盾之處。這類(lèi)文件看似比較簡(jiǎn)單，經(jīng)常出現的問(wèn)題就是通知發(fā)下去后，往往還會(huì )出現打電話(huà)來(lái)詢(xún)問(wèn)或核實(shí)其中某些事該怎么辦的情況，追溯起來(lái)還是起草通知時(shí)沒(méi)有把該說(shuō)清楚的事情考慮周全。與此相類(lèi)似的還有上行文“請示”更是如此，最主要的是要把請示的事項和希望上級答復解決的事情講清楚即可，無(wú)關(guān)的話(huà)盡可能少說(shuō)或不說(shuō)，否則上級部門(mén)不僅無(wú)法研究，以至“批復”都很難作出。 通報——最需注意的是要把所要通報的情況核實(shí)準確，內容上必須完全是事實(shí)，如同新聞報道不允許出現任何失實(shí)一樣，通報的情況則一般更應嚴肅和鄭重。如是通報全局性工作還要兼顧到面上的情況，通報工作中的問(wèn)題要注重分析原因和教訓，以期引起大家重視，因為無(wú)論通報什么情況都涉及到對所屬單位工作的或肯定、或評價(jià)、或褒獎、或懲戒，都是為了更有利于推動(dòng)和促進(jìn)工作，要通過(guò)通報情況切實(shí)能夠起到通報的作用。 報告——一般為向上級單位報告情況使用。因此，要求報告內容所反映的情況必須真實(shí)、準確，內容詳實(shí)而具體，層次分明，抓住重點(diǎn)，篇幅上也不應太長(cháng)，文字上更要注意精練，反復修改推敲，言簡(jiǎn)意賅。這是由這類(lèi)上行文文種的特定要求所決定的，不能給上級領(lǐng)導部門(mén)看了報告感覺(jué)不知所云，或通篇泛泛而論讓人只知其然而不知其所以然，甚至由于文意不順暢根本看不進(jìn)去，這都是非常值得注意的。 意見(jiàn)——除一些類(lèi)似呈報或函復性的上行或平行文件以外，更多為下發(fā)文件并同時(shí)抄報給上級領(lǐng)導部門(mén)。這類(lèi)文件的起草對寫(xiě)作者來(lái)說(shuō)可能主動(dòng)性多一些、發(fā)揮空間相對大一些，但要求也比較高，無(wú)論在內容取舍、結構安排、文字表述等方面，都需認真思考、反復斟酌、精雕細刻。特別對屬于黨的工作方面一些重大問(wèn)題、重要事項提出貫徹落實(shí)的意見(jiàn)，起草時(shí)對其中的一些理論、政策或認識方面的觀(guān)點(diǎn)闡述肯定要有而且不可或缺，但一定要緊密聯(lián)系單位和工作的實(shí)際、聯(lián)系我們自身學(xué)習理解領(lǐng)會(huì )貫徹的實(shí)際來(lái)闡述，既要結合實(shí)際，更要切合實(shí)際，所謂不能講套話(huà)、空話(huà)或“官話(huà)”，多是在這個(gè)時(shí)候尤其應當注意。因為這類(lèi)文件（還包括如決定、指示等）更多反映的是對所屬單位一個(gè)時(shí)期某些重要工作、重大事項進(jìn)行部署和提出要求，包括如何開(kāi)展和實(shí)施、包括一些政策性的規定要求等都要在文件中作出安排和加以明確。所以，突出指導性、針對性、可行性和可操作性，對于起草這種“意見(jiàn)”性文件來(lái)說(shuō)是最為關(guān)鍵和最需注意把握的，切忌內容上的空洞無(wú)物和文字表達上的不確切、不準確。 會(huì )議紀要——由于各種會(huì )議內容、類(lèi)型或者對其要求、需要的不同，會(huì )議紀要的寫(xiě)法也有多種多樣，公文處理上一般也有相對規范的要求。這里只強調一點(diǎn)，就是我們各級辦公室經(jīng)常要用到的單位行政領(lǐng)導辦公會(huì )的會(huì )議紀要，最重要的是要把會(huì )議議定、議決事項和領(lǐng)導最后研究決定的意見(jiàn)寫(xiě)清楚，而不必要去過(guò)多記述會(huì )議過(guò)程或討論發(fā)言?xún)热?。因為這種辦公會(huì )多是領(lǐng)導研究解決本級本單位的某項工作或某個(gè)問(wèn)題，不同于一般的研討會(huì )、座談會(huì )而需要在會(huì )議紀要里反映各方面意見(jiàn)，更不同于會(huì )議記錄。寫(xiě)這種辦公會(huì )或局務(wù)、廠(chǎng)務(wù)例會(huì )性的會(huì )議紀要，關(guān)鍵要把會(huì )議議定的事項和最后決定的意見(jiàn)寫(xiě)清楚，這樣既有利于抓好議定、議決事項的落實(shí)，也便于日后需要時(shí)查閱。 除以上四個(gè)方面內容外，機關(guān)或各級辦公室文字材料中還有一項重要內容就是編寫(xiě)各種形式的簡(jiǎn)報，包括工作簡(jiǎn)報、會(huì )議簡(jiǎn)報、專(zhuān)題簡(jiǎn)報等。這種簡(jiǎn)報類(lèi)公文現在已多歸入信息類(lèi)。目前各級辦公室對信息工作都比較重視，一般均設有信息工作機構或崗位并安排有專(zhuān)職人員，有關(guān)的培訓也作為一項重要內容專(zhuān)題來(lái)講，這里不具體說(shuō)。同時(shí)，無(wú)論從事機關(guān)什么工作特別是在綜合性文秘崗位工作，對《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（2000-8）、《國家行政機關(guān)公文格式》（2000-11）和《國家煙草專(zhuān)賣(mài)局中國煙草總公司機關(guān)公文處理辦法》、《煙草行業(yè)公文格式標準》（2009年9月）等規定性文件要在平時(shí)注意認真學(xué)習和熟悉，對一些基本常識問(wèn)題要了解和掌握，這對做好公文處理工作和文字材料工作都是非常必要的。 三、常用文字材料寫(xiě)作中應注意把握的幾個(gè)問(wèn)題 搞文字工作特別是撰寫(xiě)文字材料，是機關(guān)工作人員普遍感到不太好干、也都不太愿意干的事，工作任務(wù)很重、責任很大、壓力也很大。往往一項任務(wù)布置下來(lái)，多數人都有重負在身之感，“加班加點(diǎn)”尋常事，耗神耗力又累心。怎么寫(xiě)好材料，這里既有對寫(xiě)作知識的掌握，即寫(xiě)作方法、寫(xiě)作能力、寫(xiě)作訓練、寫(xiě)作技巧等方面的“基礎”問(wèn)題，更有對實(shí)際工作和實(shí)際情況的把握，包括理論和政策的理解與應用、個(gè)人的工作經(jīng)歷和工作經(jīng)驗以及綜合性知識、寫(xiě)作實(shí)踐的積累等方面的“水平”問(wèn)題，這兩方面能力加起來(lái)才能反映出撰寫(xiě)文字材料所需要的所謂“功底”。大作家不一定能寫(xiě)得好材料，這不是其“功底”不夠而是需要和要求不同。怎么就算寫(xiě)出好材料了，也可以說(shuō)無(wú)一定式，正所謂“文無(wú)定法，文成法定”。這也是由其材料的不同需要和不同要求所決定的。而且從寫(xiě)材料的實(shí)踐看，并非像經(jīng)常有人說(shuō)材料寫(xiě)得多了自然就熟了、就好寫(xiě)了，其實(shí)真的要“寫(xiě)”好材料而不是簡(jiǎn)單地從網(wǎng)上去“蕩”材料，往往都是越寫(xiě)要求越高、標準也越高，責任更大、壓力也更大。所以，究竟怎么寫(xiě)好材料，也是“捉刀者所見(jiàn)略同又各有不同”。下面，只能就個(gè)人從事這項工作、特別是結合撰寫(xiě)有關(guān)報告材料的一些體會(huì )和感受談幾點(diǎn)看法，也可以叫做幾個(gè)“注意把握”： ?。ㄒ唬┮庠诠P先”。 用這個(gè)詞好像也不是很明確，總的說(shuō)就是一般文章寫(xiě)作知識都要講到的調研、醞釀、準備階段即下筆之前要做的事，或者叫“構思”或“立意”的階段。這一階段所要解決的是為什么寫(xiě)、寫(xiě)什么、怎么寫(xiě)，也就是材料的主題思想（或說(shuō)中心思想）、主要內容、表現形式等的確定和形成即“立意”問(wèn)題。需要做的工作就是素材準備、聽(tīng)取有關(guān)領(lǐng)導或部門(mén)對材料起草的意見(jiàn)、更多地占有材料和完成“構思”。主要做好三件事：（1）收集材料素材。包括收集前面已講過(guò)起草材料所需要的上級的有關(guān)精神和要求，本單位這方面工作的情況和文件資料，包括“縱向”下屬單位和“橫向”機關(guān)內各部門(mén)工作的有關(guān)情況，必要時(shí)需專(zhuān)門(mén)下發(fā)通知收集或約請有關(guān)部門(mén)就某些方面提供情況。（2）聽(tīng)取領(lǐng)導意見(jiàn)。要聽(tīng)取和征詢(xún)領(lǐng)導對所起草材料的一些基本想法、思路和意見(jiàn)，凡有大的材料一般應由領(lǐng)導召集有關(guān)人員作一次專(zhuān)門(mén)研究，也就是平時(shí)講的要“碰材料”，這在重要報告起草前是非常必要的，是醞釀和形成材料主題實(shí)際也是會(huì )議主題的重要一步。對屬于一般性的領(lǐng)導講話(huà)或有關(guān)材料，不一定專(zhuān)門(mén)安排時(shí)間研究，那也要根據擬起草的講話(huà)或材料所需要的內容去收集和了解有關(guān)的情況，從掌握的情況中盡可能地去領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意圖、思路以及工作的總體狀況。這也是履行辦公室工作或秘書(shū)性工作“參謀”職能在寫(xiě)作材料時(shí)的重要體現。這種“謀”事的職能作用要發(fā)揮好，往往不在于只等領(lǐng)導怎么說(shuō)了才去怎么做，而更多在于對單位領(lǐng)導工作和全局工作要有總體了解和把握，這對寫(xiě)材料來(lái)說(shuō)是更為重要的。這就要求我們辦公室特別是秘書(shū)性工作人員平時(shí)必須注意加強這方面的積累，到關(guān)鍵時(shí)刻起草材料肯定都會(huì )用得上。（3）充分醞釀思考。根據所掌握的情況，執筆人或寫(xiě)作人員就要認真“構思”，要把領(lǐng)導對這份材料起草的總的要求與自己掌握的材料素材結合起來(lái)進(jìn)行思考、分析、歸納和整理，從中去概括、提煉材料的中心思想、大體要寫(xiě)的內容和寫(xiě)作思路，也就是經(jīng)過(guò)一番反復“構思”，要把“為什么寫(xiě)、寫(xiě)什么、怎么寫(xiě)”逐步明確和清晰下來(lái)。正所謂通過(guò)“打腹稿”，要初步達到材料主題思想的確立和表現形式的形成。這一階段的構思，最費腦筋的在于怎么“立意”上。也有人說(shuō)這種應用文體的材料更多是“寫(xiě)實(shí)”談不上什么“立意”，其實(shí)不然。材料寫(xiě)得好不好，有沒(méi)有所謂深度、力度和高度，關(guān)鍵在于“立意”是否準確、出新和精當。當然這里也無(wú)須用什么“文以載道”之類(lèi)說(shuō)法來(lái)硬套，但從實(shí)際寫(xiě)材料看這種對文章立意的過(guò)程確實(shí)是存在的。如果“立意”不當，或說(shuō)沒(méi)“想”好就寫(xiě)，寫(xiě)出來(lái)的文章要么像“白開(kāi)水”索然無(wú)味，要么通篇高談闊論、不著(zhù)邊際，都是不足取的。所以，必須注意把握這個(gè)“意在筆先”，話(huà)說(shuō)白了就是“想好再寫(xiě)”。 ?。ǘ┲\篇布局。 這一步也可以說(shuō)是與構思、立意階段同時(shí)進(jìn)行的，之所以分開(kāi)來(lái)講，是由于一般寫(xiě)作中都有個(gè)重要步驟叫“結構”文章。即在明確了為什么寫(xiě)、寫(xiě)什么、怎么寫(xiě)的基礎上，要把這些想法、這些材料和情況用文字搭建起來(lái)和表現出來(lái)，形成一個(gè)材料構架，這也是正式起草材料前首要或說(shuō)重要的一步。執筆人也就如同建造這個(gè)“文章”房子的設計師，什么材料、怎么用、用在哪都要在這個(gè)時(shí)候進(jìn)行定位。這一階段主要應該做的，就是要提煉和確定文章的大小標題，具體謀劃安排分為幾個(gè)部分來(lái)寫(xiě)、每一部分的主要內容是什么以及大體的段落層次，包括怎么開(kāi)頭，怎么過(guò)渡、轉折、照應，怎么結尾等都應有所考慮。簡(jiǎn)要一點(diǎn)說(shuō)這一步可以叫做“提煉大小標題、搭建材料主干、形成總體框架”。對重要的報告材料，都應該形成材料寫(xiě)作提綱并經(jīng)過(guò)必要形式的討論。對不需要討論提綱的，也應把大體的構架和思路給要講話(huà)的領(lǐng)導或主管上級領(lǐng)導匯報說(shuō)明一下，得到一個(gè)基本認可后再動(dòng)筆寫(xiě)，這樣可以減少許多不必要的無(wú)用功。因為個(gè)人的思維、思考所形成的東西畢竟是有局限性的。好的文章經(jīng)常講叫“結構嚴謹、思路清晰、層次清楚、段落分明”等，往往都是在結構文章的時(shí)候就決定了的，在這方面寧可費點(diǎn)工夫也是值得的和必要的。有的人寫(xiě)文章似乎也沒(méi)見(jiàn)有什么提綱，寫(xiě)起來(lái)仍是一揮而就、落筆成文，實(shí)際肯定也是有腹稿的，而且思路非常清晰，只是沒(méi)落到紙上而已，但大的材料特別是需要領(lǐng)導審定決定的稿子還是要有寫(xiě)作提綱為好。這個(gè)寫(xiě)作提綱，不僅是為自己起草材料方便所用，而是對整個(gè)報告材料的定調，是寫(xiě)好報告材料的重要前提和基礎，因而也就不簡(jiǎn)單是個(gè)文章的結構問(wèn)題，而是對單位全局、整體或某一方面工作的總體籌劃和安排問(wèn)題。一般寫(xiě)作知識都講“主題是靈魂、結構是骨架，材料是血肉”，確實(shí)哪個(gè)方面都不能忽視。至于怎么提煉、擬定材料的大、小標題，怎么做到所謂題目的準確、鮮明、醒目、簡(jiǎn)潔等等，也同樣就不僅僅是對文字語(yǔ)句的錘煉推敲，而是涉及到對這項工作或這個(gè)問(wèn)題的認識和把握，認識上不清楚或不到位，無(wú)論如何表達是不會(huì )準確的。因此，要更多從對工作的總體要求上來(lái)注意把握材料的“謀篇布局”。“搭好框架”，這對于寫(xiě)好材料也是非常關(guān)鍵的。 |
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