如何提高工作效率
加入時(shí)間：2005-9-9 8:53:04 來(lái)源：admin 點(diǎn)擊：111
浪費時(shí)間就等于浪費企業(yè)的財富。
會(huì )不會(huì )利用時(shí)間不是單純地看工作時(shí)間內是否充滿(mǎn)了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時(shí)間內擠滿(mǎn)了各種工作。而且還在工作時(shí)間以外尋找時(shí)間繼續工作。單純從這個(gè)現象看，并不能表明該管理人員會(huì )利用時(shí)間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱(chēng)得上是最好的經(jīng)理，也不能稱(chēng)他是善于利用時(shí)間的能手。
會(huì )不會(huì )利用時(shí)間，關(guān)鍵在于會(huì )不會(huì )制定完善的、合理的工作計劃。所謂工作計劃，就是填寫(xiě)自己和企業(yè)的工作時(shí)間表―――某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后做°哪個(gè)時(shí)間內以哪些事為重點(diǎn)；安排哪些時(shí)間內做什么事售上都業(yè)的目標何時(shí)達到；……等等。
但是，所有計劃地利用工作時(shí)并不是要求管理人員把末來(lái)的工作時(shí)間全部地填滿(mǎn)工作內容。有計劃地利用工作時(shí)間，主要是合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問(wèn)題。這些工作和問(wèn)題，只要安排得適時(shí)和得當，就會(huì )像機器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機器運轉那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。
因此，真正會(huì )利用時(shí)間的管理者，不是把大量時(shí)間花于忙亂的工作中，而是用在擬訂計劃中。能干的管理者，用很多時(shí)間去周密地考慮工作計劃―――確定工作目標的手段和方法，預定出目標的進(jìn)程及步驟。他不但在年初這樣做，在動(dòng)手做每件事以前也這樣做就是說(shuō)，在這些能干的管理者看來(lái)，大的目標有大的計劃，中等程度的工作有中等程度的計劃，小的工作則有小的計劃?？傊?，大事小事，都要事先周密考慮。一旦考慮出完整的計劃，執行起來(lái)就很順利。表面看來(lái)，作計劃和考慮問(wèn)題的時(shí)間占用得多了，但實(shí)際上，從總耗用時(shí)間量來(lái)計算，卻節省了許多寶貴的-----即壓縮時(shí)間的流程，充分利用了每個(gè)單位的時(shí)間。
支配時(shí)間的方法
一個(gè)成功的人，善用他的時(shí)間，是最大成功因素之一。企業(yè)發(fā)展到今天，一個(gè)業(yè)務(wù)主持者，時(shí)間不夠用，往往是普遍的現象，既然誰(shuí)也無(wú)法獲得比別人更多的時(shí)間，那么，唯一的辦法是如何計劃充分利用你的時(shí)間。
（一）充分利用時(shí)間
如果想要成功的配時(shí)間，你可以使用估計、分配與控制等方法，你還可以種用排定事件先后次序、工作時(shí)間表以及分配任務(wù)等方式，來(lái)在達到目的。
只要低開(kāi)始將所有的活動(dòng)按部就班的作成記錄時(shí)，工作效率自然就侍增高，介這必須在做完一伯事后，就盡快的記錄下來(lái)，而且，即使是小事，也不容忽略。
（二）排定處理順序
“對于各種不同的事，是否分配了恰當的時(shí)間去做？”“是否將有限的，幾小時(shí)利用得有效？”要將這些問(wèn)題放在咫思索，仔細地分析所有的活動(dòng)，然后，就必須決定何事應先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開(kāi)始做，結果很可能使堆在下面的舊公文“越陳越香“了。很多事，就是如被擱置以致成了無(wú)法解決的問(wèn)題。
要避免這種錯誤，只有在每天晚上或早晨，坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西，花點(diǎn)時(shí)間瀏覽一番，并且歸類(lèi)，分成數堆，再分別緩急依次排好，這樣，“陳年老酒”就可絕跡了。
（三）分派工作
當你應用這原則去處理事情時(shí)，一定會(huì )發(fā)覺(jué)有些已拖延了好幾天，甚至好幾個(gè)星期。如此一來(lái)，你就該去查明產(chǎn)生這種拖延現象的原因，相信你經(jīng)常會(huì )發(fā)現有些職員，拿了薪水卻沒(méi)做他份內的事。你是老板，那么就完全看你怎樣防止這類(lèi)事重演了。通常這種情況下，是應該實(shí)施企業(yè)管理上的分層負責制度。有人使用下列的方法來(lái)改進(jìn)：
（1）決定那些事由秘書(shū)處理；
（2）將一些工作分配給助手做；
（3）然后看看其余的，再次決定那些仍可由秘書(shū)或助理“分憂(yōu)”，此外，就該自己身下廚了。
（四）分配時(shí)間
當你注意今天的每一件工作時(shí)，就必須決定該花多少時(shí)間在這上面，我們把這稱(chēng)為“分配時(shí)間”。一大早，口述和筆錄大約要30分鐘，接下來(lái)30分鐘就該和老板討論了，也許你還得要15分鐘的時(shí)間去應付求職者。如果你九點(diǎn)上班，現在已經(jīng)十點(diǎn)四十五分了。午餐前，也許要和采購部門(mén)接角，而且說(shuō)不定還得趕到市區去加扶輪襯的取會(huì )哩！這就是“時(shí)間分配”。它的秘訣是要確定你眼前的工作，到底要用多少時(shí)間，那也中只有“經(jīng)驗”這位先生才能幫忙了。只要這樣做，你將會(huì )很快的發(fā)現不必要的瑣事，都已分配給屬下操心去了，再不會(huì )溜到你工作表上，這可替你濞 掉不少的麻煩。
有一位身任數家商業(yè)雜志社的總編輯，要求屬下把信件都送到他辦公室里，他必須拆信、看信，再把信件分成若干堆，決定分給屬下那位編輯處理，接著(zhù)親自送到每人桌上。整個(gè)過(guò)程平均就了一個(gè)鐘頭，于是，他每天加班，要不然就帶著(zhù)“家庭作業(yè)”下班，才有辦法把工作完成。除此以外，更壞的是他的編輯人員，不得不等他送信來(lái)，是整個(gè)編輯部門(mén)成天都是口述作業(yè)。這位總編輯之所以會(huì )這樣，就是他想知道下究竟是在做什么事。但終于，他覺(jué)悟到自己只是在虛耜時(shí)間。以后，他的編輯開(kāi)始直 收信，并做成新聞或新動(dòng)態(tài)的摘要呈給他了，事實(shí)證明以往他一直浪費了大半的時(shí)間，因為幾乎有3＼4的信件是向廢紙簍報到的。
（五）排定時(shí)間表
某大石油公司的一個(gè)訓練主管，為推銷(xiāo)員設計了一個(gè)預估工業(yè)產(chǎn)品推銷(xiāo)方法，他給每人一張表格，并建議他們在每周開(kāi)始前將它填好。填表只要半個(gè)鐘頭，但在填完后每個(gè)人都找出訪(fǎng)問(wèn)客戶(hù)的最佳途徑，而且每個(gè)停留點(diǎn)上所該做的事，也都記在上面，再不會(huì )被遺忘掉了。把事情依其重要性列成表，從最重要的開(kāi)始做，完成后，核對一下，再從表中冊掉它。何時(shí)開(kāi)始做記錄表并不重要，重要的是你心中必須經(jīng)常有時(shí)間表的觀(guān)念。
這類(lèi)表的說(shuō)要作用是，你一次只能做一件事，如果一民兩用，做東做酌，那你就已經(jīng)消著(zhù)落處理眼前事的能力。
（六）應付意外事件
火車(chē)、飛機、公共汽車(chē)、輪船等依時(shí)間表運行，但依然會(huì )有意外事件，同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以，為意外事件留時(shí)間，是很明智。某百貨公司的經(jīng)理，早計劃在星期一舉行大減價(jià)，而很不巧的，星期日恰好是該公司一年一度的員工野餐活動(dòng)。當天艷陽(yáng)高照，是個(gè)很難得的好日子，結果星期一早晨，1＼4的職員因陽(yáng)光炙傷而請假，籌備已久的大減價(jià)就因而流產(chǎn)了。這就是末預留意處理外事件的時(shí)間的一個(gè)例子。
聰明人有三個(gè)預防此類(lèi)事件發(fā)生的方法：第一每件計劃都留有多余的預備時(shí)間。第二、努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這并非不可能，事實(shí)上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三、另準備一套應變計劃。
假使你為每件工作立下時(shí)間限制，你將發(fā)現，有三件事已民做成功了：
（1） 迫使自己在規定時(shí)間內完成工作。
（2）對你自己能力有了信心。
（3）你已仔細分析過(guò)將做的事了，而把它們分解成若干意境單元，是正確迅速完成它們的必要步驟。
一旦擬定了目標，計劃好時(shí)間表，剩下的關(guān)鍵就是快動(dòng)手去做了。
（七）贏(yíng)取時(shí)間的辦法
1. 把該伏特的事，依重要性撫所排列，這件工作，你可以在周末，前一天晚上就安排妥當。套名俗話(huà)說(shuō)：“豫則立、不豫則壞”凡事要把握先機。
2.每天早晨比規定時(shí)間早十五分鐘或半個(gè)小時(shí)開(kāi)始工作，這樣，你非但立下好榜樣，而且有時(shí)間在全天工作正式開(kāi)始前，好好計劃一下。
3.開(kāi)媽做一件工作前，應先準備好，把所有需要的資料、報告放在桌上，這樣將免得你為尋找遺忘東西浪費時(shí)間。
4.利用電話(huà)、電報、信件和像口述機一類(lèi)的裝備，以節省時(shí)間。
5. 購買(mǎi)各種書(shū)籍、手冊，及錄求 客人問(wèn)的服務(wù)，盡可能吸收及準備知識，這樣可增進(jìn)你處事能力，減少時(shí)間浪費。
6. 把最困難的事擱在工作效率最高的時(shí)候做，例行公事，應在精神較差的時(shí)候處理。
7. 養成將構想、概念、賃據及資料，存放在檔案里的習慣，在會(huì )議、討論或重要談話(huà)之后，立即錄下午點(diǎn)，這樣，雖事過(guò)境遷，但仍會(huì )記憶猶新，因為沒(méi)有比忘記履行諾言更的事了。
8. 訓練速讀：想想看，如果你的閱讀速度增快2－3倍，那么行事效率該有多高？這并不難做到，書(shū)店及外界都有增進(jìn)你這些能力的指導訓練書(shū)籍。
9. 讓閑聊浪旨你的時(shí)間，對于那些上班時(shí)間找你東拉西扯的人知道，你很愿意和他們談天，但卻應在下班以后。
10.利用空閑時(shí)間：它們應被用來(lái)處理例行工作的，假如那位訪(fǎng)問(wèn)者失約了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以順手找些工作來(lái)做。
11.充分發(fā)揮你手提箱的功用：把文件有條不紊的排好， 知道哪些東西在哪個(gè)位置上，這樣諒可避免費是去找東西，更不會(huì )再有與人洽談時(shí)，翻箱倒柜的事。
12. 瑣事纏身時(shí)：務(wù)必果斷地擺脫它們。盡快地把事做完，以便專(zhuān)心一致地處理較特殊或富創(chuàng )造性的工作?？谑鰰r(shí)，只述重點(diǎn)，其余就讓秘書(shū)或助手來(lái)替你做，只要使他們知道你期待他們要做什么事就可以了。
13. 管制你的電話(huà)：電話(huà)雖然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，那這工具豈非像一個(gè)被埋沒(méi)掉的天才？還有，在拿起電話(huà)前，先準備好每件要用的東西，如紙、筆、姓名、號碼及預定話(huà)題、資料等。
14. 該做的事都放在桌上，以免遺漏。
15. 晚上看報：除了業(yè)務(wù)上的需要外，盡可能在晚上看報，而將一日之計的寶貴光陰，用在讀信、看文件或思考業(yè)務(wù)狀況上，這樣將可使你每天工作更加順利。
16. 開(kāi)會(huì )時(shí)間最好選擇在午餐或下班以前，這樣你將分發(fā)現這段時(shí)間，每個(gè)人都會(huì )很快地做成決定。
17. 當你遇到一個(gè)健談的人來(lái)訪(fǎng)，最好站著(zhù)接待他，奇怪嗎？這樣他就會(huì )打開(kāi)窗子說(shuō)亮話(huà)，很快就道出來(lái)意了。
18. 將相關(guān)的工作列在一起，舉例說(shuō)，你應口述數小時(shí)，或該與屬下連串的討論，如此會(huì )使你較有概念。
19. 休息片刻，來(lái)杯咖啡、茶、冷欽，甚至只要在窗前伸個(gè)懶腰，就中夠使你精神抖擻了。
20. 沉思：每天花片刻時(shí)間思索一下你的工作，可尋求出各種增進(jìn)工作方法及滿(mǎn)意的靈感，受益匪淺。
時(shí)間管理
每一位經(jīng)營(yíng)者都會(huì )有一種時(shí)間不夠用的感覺(jué)，大部分的經(jīng)營(yíng)者發(fā)現有這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，大都是以燕加人員（如秘書(shū)）分擔工作來(lái)解決，可是最后事實(shí)證明人員燕加之后工作不但不會(huì )減少，反而更加忙碌。這個(gè)問(wèn)題使許多企業(yè)家感到因或。
美國兩家著(zhù)名的管理顧問(wèn)機構―――管理工程師聯(lián)合顧問(wèn)所與史玫特顧問(wèn)公司曾經(jīng)就這個(gè)問(wèn)題做了一個(gè)調查，這個(gè)調查發(fā)現，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者之所以感覺(jué)到時(shí)間不夠，主要就是浪費太多時(shí)間在下列三方面：（1）打電（2）開(kāi)會(huì )（3）處理信件。
（一）電話(huà)干擾
第一個(gè)問(wèn)題是打電話(huà)，第一個(gè)經(jīng)營(yíng)者每天總要接到數個(gè)甚至數十個(gè)的電話(huà)，而他打出去的大概也在這個(gè)數目止下，這些電話(huà)通常都不能像其他公務(wù)一樣，集中處理，尤其是來(lái)電，究竟什么時(shí)個(gè)候會(huì )鈴響根本無(wú)從得知，因此許多工作常因接轉電話(huà)而被干擾中斷。根據心理學(xué)家的研究，當我們正在專(zhuān)心做一件事情或思考某一項問(wèn)題的時(shí)候，最好能夠一氣呵成，不要中途中斷，因為受到中斷的干擾之后，通常都要經(jīng)過(guò)一段相當長(cháng)的時(shí)間才能使精神或思緒再重新集中，根據研究，電放的干擾是打斷經(jīng)營(yíng)者思路和破壞其集中精神的最主要原因。
為了解決這個(gè)問(wèn)題 ，大部分的經(jīng)營(yíng)者都讓秘書(shū)先“過(guò)濾”電話(huà)，把一部分可以不敢親自處理的電話(huà)先行代為處理，只有重要事情非由經(jīng)營(yíng)者親自解決不可的才以轉接。這個(gè)辦法因然可以減少來(lái)電干擾的機會(huì )，但是仍然有限，因為大部分的秘書(shū)都無(wú)法做嚴格的“過(guò)濾”，而發(fā)生處理不當得罪客人的情形，況且大部分來(lái)電的人都認為事情很重要，非要經(jīng)營(yíng)者親自接聽(tīng)不可（事實(shí)上可能只是芝麻綠豆大事件），在這 情形擔任過(guò)濾工作的秘書(shū)就難以再堅持，只好矛以轉接，因此這種辦法并無(wú)竿見(jiàn)景這效。
（二）會(huì )而不議
第二問(wèn)題是“開(kāi)會(huì )”，每一個(gè)企業(yè)每周總要開(kāi)幾次會(huì )議，規模越大者，開(kāi)會(huì )的次越頻繁，每次開(kāi)會(huì )時(shí)間產(chǎn)者20分鐘，多者持續3－4小時(shí)，這些會(huì )議有些是“計劃“公司政事，有些是”檢討“業(yè)務(wù)成效，有些是”協(xié)調工作系其目的都是冠旬堂皇，但是根據上述兩家管理顧問(wèn)機構研究發(fā)現，大部分企業(yè)內所開(kāi)的會(huì )議都患有“會(huì )而不議、議而不行”的手病，大家在會(huì )中信口開(kāi)河或無(wú)的放，。說(shuō)口沫橫飛，，聽(tīng)者則是昏昏入睡，等到該說(shuō)的都說(shuō)完了以后，主席乃宣布散會(huì )，于是大家帶著(zhù)一臉的空白，打個(gè)哈欠，做鳥(niǎo)獸散，這是一般企業(yè)界開(kāi)會(huì )的通病，也是造成經(jīng)營(yíng)者浪費時(shí)間的第二個(gè)原因。
（三）處理信件
在第三個(gè)問(wèn)題是寫(xiě)信，處理公私信件是一件挺浪費時(shí)間的事情，因為“寫(xiě)信”不比“說(shuō)話(huà)”，總是比較費時(shí)間，再加上字句的斟酌，一封普通信件寫(xiě)下來(lái)，總要砂耗在辦公室的時(shí)間能有幾個(gè)半個(gè)鐘頭，能處理掉幾封信件？
（四）時(shí)間管理
要解決這三個(gè)問(wèn)題，以增加可用于創(chuàng )造思考方面的時(shí)間，下列幾種方法值得參考：
在處理電話(huà)方面：選擇一位能干的秘書(shū)，授予更大的權力，在某些之內的電話(huà)，直接交給他去處理，不必轉接。如果非由經(jīng)營(yíng)者自行處理不可時(shí)，應簡(jiǎn)短扼要，不要在電話(huà)中扯此與主題無(wú)關(guān)的事情，養成能在3分鐘內把問(wèn)題解決并掛掉電話(huà)的習慣。
在參與會(huì )議方面：不參加沒(méi)有準備的會(huì )議，規定員工養成開(kāi)會(huì )必須準備，發(fā)言必須簡(jiǎn)短，內容必須充實(shí)，會(huì )議必做“結論”的習慣。一方面減短會(huì )議的時(shí)間，一方面使會(huì )議不流于形式。除此之外經(jīng)營(yíng)者應該視會(huì )議的性質(zhì)，盡量減少參加會(huì )議，有些會(huì )議末必要參加，只要在會(huì )議后批閱一下會(huì )議記錄即可了解全盤(pán)大要。
在處理書(shū)信方面：能交由下級單位或必書(shū)處理的信件，可直接交給他們去處理，必須自己回復，或口授給秘書(shū)，經(jīng)記錄整理后，再簽字發(fā)出，這樣就可以節省許多時(shí)間。寫(xiě)信時(shí)應盡可能簡(jiǎn)短扼要，不要拖泥帶水；邱吉爾說(shuō)過(guò)，不能在一張紙的范圍內把想表達的意思完全表達出來(lái)的，就不能算精簡(jiǎn)扼要，這個(gè)標準，可以讓經(jīng)營(yíng)者做為處理信件時(shí)參考。
如果您常感到時(shí)間不夠用，不妨也試試這些方法。
管理者要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時(shí)間。工作是很多的，時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財富。沒(méi)有時(shí)間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時(shí)間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的―――它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力。對于生產(chǎn)和商業(yè)活動(dòng)來(lái)，就是潛在的資本。在工業(yè)史上，經(jīng)常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導致一個(gè)企業(yè)的巨大成功和另一企業(yè)的倒閉破產(chǎn)。
所以，不懂得利用時(shí)間就是最無(wú)能的管理者。浪費時(shí)間就等于浪費企業(yè)的財富。
會(huì )不會(huì )利用時(shí)間不是單純地看工作時(shí)間內是否充滿(mǎn)了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時(shí)間內擠滿(mǎn)了各種工作。而且還在工作時(shí)間以外尋找時(shí)間繼續工作。單純從這個(gè)現象看，并不能表明該管理人員會(huì )利用時(shí)間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱(chēng)得上是最好的經(jīng)理，也不能稱(chēng)他是善于利用時(shí)間的能手。
會(huì )不會(huì )利用時(shí)間，關(guān)鍵在于會(huì )不會(huì )制定完善的、合理的工作計劃。所謂工作計劃，就是填寫(xiě)自己和企業(yè)的工作時(shí)間表―――某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后做°哪個(gè)時(shí)間內以哪些事為重點(diǎn)；安排哪些時(shí)間內做什么事售上都業(yè)的目標何時(shí)達到；……等等。
但是，所有計劃地利用工作時(shí)并不是要求管理人員把末來(lái)的工作時(shí)間全部地填滿(mǎn)工作內容。有計劃地利用工作時(shí)間，主要是合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問(wèn)題。這些工作和問(wèn)題，只要安排得適時(shí)和得當，就會(huì )像機器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機器運轉那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。
因此，真正會(huì )利用時(shí)間的管理者，不是把大量時(shí)間花于忙亂的工作中，而是用在擬訂計劃中。能干的管理者，用很多時(shí)間去周密地考慮工作計劃―――確定工作目標的手段和方法，預定出目標的進(jìn)程及步驟。他不但在年初這樣做，在動(dòng)手做每件事以前也這樣做就是說(shuō)，在這些能干的管理者看來(lái)，大的目標有大的計劃，中等程度的工作有中等程度的計劃，小的工作則有小的計劃?？傊?，大事小事，都要事先周密考慮。一旦考慮出完整的計劃，執行起來(lái)就很順利。表面看來(lái)，作計劃和考慮問(wèn)題的時(shí)間占用得多了，但實(shí)際上，從總耗用時(shí)間量來(lái)計算，卻節省了許多寶貴的-----即壓縮時(shí)間的流程，充分利用了每個(gè)單位的時(shí)間。
支配時(shí)間的方法
一個(gè)成功的人，善用他的時(shí)間，是最大成功因素之一。企業(yè)發(fā)展到今天，一個(gè)業(yè)務(wù)主持者，時(shí)間不夠用，往往是普遍的現象，既然誰(shuí)也無(wú)法獲得比別人更多的時(shí)間，那么，唯一的辦法是如何計劃充分利用你的時(shí)間。
聯(lián)系客服
