浙江 吳采明 吳 佩
企業(yè)秘書(shū)工作者隊伍是一支力量雄厚的專(zhuān)業(yè)隊伍，是我國秘書(shū)群體的重要組成部分。這支隊伍總的狀況是好的，但是，也存在著(zhù)人才流失、人員斷層、素質(zhì)下降等問(wèn)題，在一定程度上影響了秘書(shū)工作的開(kāi)展和參謀助手作用的發(fā)揮。因此，必須采取措施，加強企業(yè)秘書(shū)隊伍的建設，首先要堅持五個(gè)“首先”。
第一，流動(dòng)人才，首先應考慮結構合理。
從杭州市工交系統秘書(shū)協(xié)會(huì )獲悉，企業(yè)特別是大中型企業(yè)的秘書(shū)隊伍不穩定，秘書(shū)人員流失嚴重。據杭州市紡織化纖系統近40家企業(yè)不完全統計，前些年秘書(shū)人員外流達30多人。其中一家大型棉紡織廠(chǎng)的廠(chǎng)長(cháng)辦公室，原來(lái)配備主任一正二副和四名秘書(shū)，大都是從工人中選拔上來(lái)后在職讀成人高校畢業(yè)的大專(zhuān)生和本科生，并經(jīng)過(guò)五年以上工作實(shí)踐鍛煉，業(yè)務(wù)素質(zhì)較高?？墒?，在市場(chǎng)經(jīng)濟大潮的沖擊下，僅三年時(shí)間就陸續離隊各奔前程，除一名老主任到齡退休外，副主任和秘書(shū)各一名首先下海去深圳經(jīng)商，兩名秘書(shū)分別到當地報社當記者和賓館當總經(jīng)理，一名副主任到當地開(kāi)發(fā)區工作，還有一名秘書(shū)到本廠(chǎng)經(jīng)營(yíng)部門(mén)搞營(yíng)銷(xiāo)工作。經(jīng)了解分析，多數是受經(jīng)濟利益驅動(dòng)，為解決個(gè)人經(jīng)濟收入、住房及子女讀書(shū)等問(wèn)題。秘書(shū)人員不斷外流，給辦公室工作乃至企業(yè)工作帶來(lái)嚴重后果。筆者認為，在當今改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟背景之下，辦公室不可能也不應該死水一潭，秘書(shū)人員要有進(jìn)有出，辦公室應該成為鍛煉人、培養人和輸送人才的基地。在大穩定的前提下，在不引起辦公室業(yè)務(wù)工作“青黃不接”的情況下，要保持秘書(shū)人員的相對流動(dòng)。但是，這種流動(dòng)不能是盲目的、無(wú)序的，更不能流失。在秘書(shū)隊伍中要形成一種正常、有序的人才流動(dòng)。對德才兼備的秘書(shū)人員應提拔重用；對專(zhuān)業(yè)不對口、結構不合理的秘書(shū)人員也應作適當調整；對不努力、不稱(chēng)職的秘書(shū)人員更應及時(shí)調離。辦公室內部也可以適當調崗換位。所以，我們在反對和制止人才盲目流失的同時(shí)，要注重支持和推動(dòng)人才的合理流動(dòng)。目前，企業(yè)辦公室的人才流動(dòng)都要從崗位設置、知識結構、專(zhuān)業(yè)程度、相關(guān)學(xué)科專(zhuān)業(yè)人才等方面漸趨合理的角度出發(fā)，積極主動(dòng)爭取調進(jìn)本專(zhuān)業(yè)或相近專(zhuān)業(yè)的大、中專(zhuān)以上畢業(yè)生或本企業(yè)中既熱愛(ài)秘書(shū)工作又有一定文字基礎的優(yōu)秀人才，比如，工作表現出色的車(chē)間或分廠(chǎng)文書(shū)就可以調廠(chǎng)部當秘書(shū)。在知識結構和能力結構上，既要有知識面廣、經(jīng)驗豐富、德才兼備的辦公室主任，又要有會(huì )調查研究能寫(xiě)一手好文章的“秀才”，還要有擅長(cháng)組織會(huì )務(wù)、公關(guān)工作的人才。既要有秘書(shū)專(zhuān)業(yè)或文科專(zhuān)業(yè)的秘書(shū)，又要有學(xué)管理、懂經(jīng)濟乃至學(xué)工程技術(shù)的秘書(shū)。在年齡上要形成梯形結構，并有男女性別之間的合作與互補。在企業(yè)集團中，要公司之間、部門(mén)之間的文秘人員，按工作需要，采用組織調動(dòng)或招聘競爭上崗等辦法進(jìn)行流動(dòng)。這樣既搞活了人才流動(dòng)，又防止了秘書(shū)系統“吐新納故”現象。當然，實(shí)現企業(yè)辦公室人才合理配置和促進(jìn)專(zhuān)業(yè)“梯隊”的形成，還有賴(lài)于企業(yè)領(lǐng)導人、組織人事部門(mén)和上級秘書(shū)部門(mén)的支持和幫助?？傊?，要形成一種人員適當流動(dòng)、適時(shí)提拔，保持合理結構的辦公室用人機制，增強秘書(shū)隊伍的生機與活力。
第二，穩定隊伍，首先要留住專(zhuān)業(yè)骨干。
歷史的經(jīng)驗告訴我們，秘書(shū)系統的人才“外流”，在很大程度上與辦公室乃至整個(gè)企業(yè)沒(méi)有很好形成一個(gè)尊重知識、尊重人才的良好環(huán)境有關(guān)。因此，企業(yè)領(lǐng)導特別是辦公室領(lǐng)導應當注重人才，加強對專(zhuān)業(yè)骨干的選拔和培養。堅持既要用事業(yè)留人，又要用適當的待遇留人。在政治上，要關(guān)心他們的進(jìn)步與成長(cháng)，進(jìn)一步弘揚吃苦耐勞、敬業(yè)奉獻精神；在工作上，要高度信任和大膽使用，充分發(fā)揮他們的積極性；在生活上，要幫助解決實(shí)際困難，消除他們的后顧之憂(yōu)；在業(yè)務(wù)上，要利用各種渠道的形式大力教育培養，使他們不斷更新知識，充實(shí)自己，增長(cháng)才干；在環(huán)境上，要創(chuàng )造一個(gè)既能使人才脫穎而出，又有寬松、適宜成長(cháng)的“土壤”與條件。只有這樣，企業(yè)辦公室才能產(chǎn)生聚財、貯才效應，留住業(yè)務(wù)骨干，逐步形成專(zhuān)業(yè)梯隊，防止秘書(shū)隊伍的斷層。留住業(yè)務(wù)骨干還要解決職位待遇問(wèn)題。在許多企業(yè)往往有這種情況：選調一個(gè)功底深厚的參謀型或文字型的秘書(shū)是很不容易的，而且需要多年培養，但是因為工作需要長(cháng)期留在崗位上，又會(huì )對其待遇和前途有影響。解決這個(gè)矛盾，建議借鑒一些機關(guān)的做法，即在辦公室內設主任秘書(shū)或副主任秘書(shū)（或稱(chēng)科員），享受同辦公室正副主任一樣的待遇，這樣可促使一些同志把秘書(shū)工作當作自己的終身職業(yè)，一生為之奮斗。
第三，提高素質(zhì)，首先要樹(shù)立敬業(yè)奉獻精神。
無(wú)論是群體素質(zhì)或個(gè)體素質(zhì)，均可從政治思想素質(zhì)和從事專(zhuān)業(yè)和業(yè)務(wù)素質(zhì)兩個(gè)方面來(lái)具體衡量。兩者相比，政治思想素質(zhì)是第一位的，中央領(lǐng)導同志強調，領(lǐng)導干部一定要講政治。作為領(lǐng)導干部身邊的秘書(shū)工作人員，強調講政治思想建設，具有特別的重要性?？梢哉f(shuō)，較高的政治思想素質(zhì)能夠推動(dòng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。那么，要從根本上提高企業(yè)秘書(shū)隊伍素質(zhì)，就要充分發(fā)揮各種組織作用，加強耐心細致的思想政治工作，輔之以環(huán)境條件的改善，使廣大秘書(shū)人員真正樹(shù)立起熱愛(ài)秘書(shū)事業(yè)的思想，建立起和諧團結、互諒互濟的良好人際關(guān)系，并在工作崗位上刻苦鉆研理論知識與操作技能，為秘書(shū)事業(yè)發(fā)展和企業(yè)興旺發(fā)達而無(wú)私奉獻。秘書(shū)人員的敬業(yè)精神具體包括四個(gè)方面：
一是熱愛(ài)崗位工作，充分認識秘書(shū)工作的重要性，樹(shù)立光榮感和責任感。
二是刻苦學(xué)習各種有關(guān)知識，努力提高自己的思想和業(yè)務(wù)雙重素質(zhì)，做到干一行愛(ài)一行專(zhuān)一行，熟悉并逐步精通本崗位業(yè)務(wù)，真正成為本職工作的內行和能手。
三是恪盡職守，埋頭苦干，任勞任怨，創(chuàng )造性地開(kāi)展工作，不能只求過(guò)得去，而要求過(guò)得硬，出色完成各項任務(wù)。
四是秘書(shū)人員要時(shí)刻留心領(lǐng)導同志的言行舉止、待人接物，學(xué)習領(lǐng)導人的長(cháng)處和經(jīng)驗，用以充實(shí)提高自己。
第四，規范培養，首先要有一整套科學(xué)的規章制度。
俗話(huà)說(shuō)：“沒(méi)有規矩不成方圓”，辦任何事情都要有規定，包括國家法律、政策、法規和企業(yè)制訂的規章制度。我們的國家要從“人治”轉變?yōu)?#8220;法治”，許多事情特別是重大問(wèn)題不能由某個(gè)人或少數人說(shuō)了算，也不能朝令夕改，搞什么“初一、十五不一樣”的隨意性。企業(yè)是經(jīng)濟實(shí)體和群體組織，必須有規章制度，而企業(yè)秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員是企業(yè)領(lǐng)導的綜合辦事機構和參謀助手，要建立一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的秘書(shū)隊伍，務(wù)必要有一整套科學(xué)、嚴密和可操作的規章制度，包括秘書(shū)人員的提拔任用、調動(dòng)使用、培養素質(zhì)考核以及工作細則（如文件處理、會(huì )議組織、接待公關(guān)、小車(chē)使用、保密、值班等）。這些規章制度對老秘書(shū)人員辦事有約束，對新秘書(shū)人員辦事有章可循?？茖W(xué)可行有效的規章制度，必須堅持連續性，不因領(lǐng)導人的更換而變動(dòng)。當然，由于情況變化，對原有規章制度進(jìn)行必要適當修訂應另當別論。秘書(shū)人員從思想觀(guān)念到具體工作都要明確并養成習慣，各項工作都可按章有序辦事，不能憑個(gè)人意志拍腦袋，更不能隨心所欲，那是主觀(guān)主義獨斷專(zhuān)行和小作坊、手工業(yè)操作方法，完全不適應現代社會(huì )大工業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，必須予以摒棄。在國家法治和企業(yè)按規章制度辦事的環(huán)境與條件下，培養成長(cháng)的秘書(shū)人員是比較規范，相對理論素質(zhì)也好一些，有利于面向未來(lái)的發(fā)展。
第五，安定人心，首先要建立激勵機制。
激勵即激發(fā)、鼓勵也，是常用的思想政治工作方法之一，能激發(fā)人們的積極性、能動(dòng)性和創(chuàng )造性，鼓勵人們勤奮學(xué)習和努力工作。激勵分為物質(zhì)激勵和精神激勵兩個(gè)方面。物質(zhì)激勵是滿(mǎn)足人們在物質(zhì)上的需要，有資金、實(shí)物、晉級等等。精神激勵是滿(mǎn)足人們精神上的需要，有給予信任、口頭表?yè)P、發(fā)給獎狀、報刊宣傳、授予榮譽(yù)稱(chēng)號等等。兩種激勵都具有非常重要且不可替代的作用，把兩者有機地結合起來(lái)實(shí)施，就能改變思想政治工作的實(shí)施方法與社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟不相適應的狀況，有效地激發(fā)廣大企業(yè)秘書(shū)人員的積極性和創(chuàng )造性。建立健全辦公室系統激勵機制包括崗位任用、考評業(yè)績(jì)、評比先進(jìn)、成果申報、職稱(chēng)評聘，以及入黨入團等諸多方面；同時(shí)，要結合企業(yè)內部管理體制的改革，建立以“獎勤罰懶”為目標的激勵制度，造就一個(gè)刻苦學(xué)習、努力工作、進(jìn)取向上、無(wú)私奉獻、爭創(chuàng )一流的精神風(fēng)貌和濃厚氛圍，使廣大秘書(shū)人員在這個(gè)育人的環(huán)境里得到不斷地鍛煉提高。
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