辦公室工作綜合性強，涉及面廣，日常工作范圍涵蓋辦事、辦文、辦會(huì )等眾多方面，每項工作的成敗和效率高低都直接影響其它工作的正常開(kāi)展甚至影響到全局，突發(fā)性和臨時(shí)性的事務(wù)多，往往打亂辦公室正常工作安排，對辦公室人員的素質(zhì)和能力形成嚴峻考驗。在這種情況下，如果不注意和諧管理，勢必出現工作分不清輕重緩急，丟三落四、效率低下、疲于應付，甚至辦公室工作人員關(guān)系緊張的情況。所以，和諧管理辦公室，才能提升辦公室的整體能力水平，才能出業(yè)績(jì)、出亮點(diǎn)、出人才。
和諧管理辦公室，要緊緊圍繞單位和部門(mén)的戰略目標及中心工作，創(chuàng )新工作思路，強化管理“出業(yè)績(jì)、出亮點(diǎn)、出人才”的工作理念和執行力度，引領(lǐng)單位和部門(mén)工作關(guān)系和諧發(fā)展，工作任務(wù)保質(zhì)準時(shí)、工作方式傳承創(chuàng )新。
和諧管理辦公室，應該以實(shí)現“依法、規范、高效、和諧”為出發(fā)點(diǎn)，以健全體系、提高效能、強化協(xié)同為著(zhù)力點(diǎn)，努力建設一支精干高效的管理隊伍，為全面推進(jìn)單位和部門(mén)的全面協(xié)調和可持續發(fā)展提供有力的中樞管理支撐。
一是健全體系。按照單位和部門(mén)的業(yè)務(wù)工作規律，優(yōu)化辦公室的職能定位和設置。建立健全“決策、管理、執行、監督”工作體系，切實(shí)推進(jìn)依法行政、和諧作為，強化辦公室的服務(wù)責任，構建“小辦公室”，服務(wù)中心工作大局。
二是提高效能。“‘統’‘管’結合、適當放權”，推動(dòng)管理重心下移。在完成好上級單位和部門(mén)布置的工作的同時(shí)，減少辦公室對下屬單位和部門(mén)具體事務(wù)的管理，重點(diǎn)抓好服務(wù)，提高辦公室工作的戰略性、科學(xué)性、協(xié)調性和執行力。
三是強化協(xié)作。辦公室內部人員相互之間需要配合協(xié)助外，應增加辦公室人員的工作職能交叉，做到誰(shuí)首先接到工作誰(shuí)就先負責任，辦公室人員都能把相關(guān)業(yè)務(wù)辦理妥當，不出現推、拖，個(gè)人辦不了的應立刻請示報告，不耽誤擬辦理的事。加強辦公室與別的職能部門(mén)之間工作協(xié)同配合，強化各職能部門(mén)對歸口業(yè)務(wù)“第一責任人”意識，切實(shí)提高牽頭部門(mén)特別是辦公室負責人敢于擔當、善于協(xié)調的工作能力與水平。
和諧管理辦公室，必須對分管辦公室的上一級領(lǐng)導負責，辦公室是單位和部門(mén)管理責任主體，是“決策目標的執行者、二級單位和部門(mén)的服務(wù)者、業(yè)務(wù)部門(mén)的聯(lián)系者”，要引領(lǐng)單位和部門(mén)事業(yè)發(fā)展，做好“決策系統的參謀、行為準則的表率、社會(huì )形象的大使”， 業(yè)務(wù)針對性強的辦公室應該按照業(yè)務(wù)性質(zhì)和內容進(jìn)行和諧管理。要嚴格按照職能定位，履行好職責，在分管及被授權領(lǐng)導的應達到如下目標，管理下開(kāi)展工作，和諧管理辦公室：
一是綜合管理。辦公室是綜合管理部門(mén)，要統籌協(xié)調單位和部門(mén)的公共管理、計劃管理。
二是人事管理。要嚴格執行人員編制、招聘、工資、考核等制度，營(yíng)造和諧的人事關(guān)系。
三是財務(wù)管理。要嚴格執行單位和部門(mén)的財務(wù)制度，加強財務(wù)監督。
四是資產(chǎn)管理。要做到賬面清，歸屬明，流轉有據可查，加強有形和無(wú)形及生物性資產(chǎn)管理。
五是基建管理。有基建項目的要抓好基建項目的執行，沒(méi)有的要做好辦公室基建維護。
六是監督管理。要抓好已經(jīng)布置工作的管理職責，加強督辦，嚴格紀律執行。
七是黨建管理。要抓好辦公室的黨建工作，充分發(fā)揮辦公室黨組織在落實(shí)本單位和部門(mén)中心工作等方面的戰斗堡壘作用和黨員出業(yè)績(jì)、出亮點(diǎn)的先鋒模范帶頭作用。
和諧管理辦公室，要厲行節約，勤儉辦事，提高公用經(jīng)費使用績(jì)效。獨立預算的辦公室要按照統分結合的原則，編制公用經(jīng)費預算，原則上年度內不予調整，確需從別的預算經(jīng)費中開(kāi)支的機動(dòng)經(jīng)費調劑的，嚴格履行審批程序。
和諧管理辦公室，須完善辦公室考核辦法，健全激勵約束機制。辦公室人員工資除了按行業(yè)和所在地工資政策執行外，執行績(jì)效工資制度的原則上與辦公室年度業(yè)績(jì)考評結果掛鉤：優(yōu)秀的，當年獎勵性績(jì)效工資增加15%；稱(chēng)職的，當年獎勵性績(jì)效工資不增加；基本稱(chēng)職的，扣減當年獎勵性績(jì)效工資的15%；不稱(chēng)職的，扣減當年辦公室獎勵性績(jì)效工資。獎勵先進(jìn)、懲罰后進(jìn)，每年度獎勵年度績(jì)效考評結果前3名的部門(mén)，通報后3名的部門(mén)，警告末位的部門(mén)，并對部門(mén)主要負責人進(jìn)行提醒談話(huà)。對違反財務(wù)管理、計劃生育政策和組織原則、發(fā)生安全穩定事故的部門(mén)實(shí)行年度考核一票否決（考核不合格）。
和諧管理辦公室，要深入貫徹落實(shí)中央關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項規定。堅決制止不作為、亂作為，遇事推諉、扯皮現象。切實(shí)做到“想干事、能干事、干成事、不出事、能共事”。不斷加強能力建設，在管理中體現服務(wù)，在服務(wù)中加強管理，扎實(shí)推進(jìn)各項重點(diǎn)工作：
一是定崗定責，建立和諧的規章制度。辦公室工作的定崗定責，是辦公室工作和諧管理的前提。辦公室處于全局工作的樞紐地位，各項工作聯(lián)系緊密，環(huán)環(huán)相扣，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節出問(wèn)題都會(huì )影響全局工作的進(jìn)展。因此，辦公室要借鑒現代管理理論和方法，把握辦公室工作規律，依據辦公室設置要求逐項做好辦公室的定崗定責，才能做到有條不紊，高效有序。對于有關(guān)辦公室的人員崗責等方面好的做法，有必要以制度的形式固定下來(lái)，做到用制度管人辦事。辦公室工作的制度化程度直接關(guān)系到單位和部門(mén)各項工作目標的實(shí)現以及單位和部門(mén)在社會(huì )上的形象。規章制度不能不和諧，太苛刻或者不近人情也得不到很好的貫徹執行。辦公室是聯(lián)系上下，協(xié)調左右，連接內外的紐帶和橋梁，工作任務(wù)重、頭緒多、內容雜。為確保辦公室各項工作有章可循，規范有序，辦公室必須建立一套和諧的規章制度，將辦公室各項工作及辦公室人員的行為納入管理規范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“和諧”秩序。和諧的規章制度可使辦公室工作人員各司其職，團結共事，提高辦公室整體執行力，促進(jìn)辦公室工作和諧管理目標的實(shí)現。
二是提升素質(zhì)，強化和諧的能力保障。辦公室工作人員是實(shí)施辦公室管理活動(dòng)的主體，和諧管理辦公室的關(guān)鍵在于建設一支高素質(zhì)的、和諧的辦公室團隊。辦公室工作人員的素質(zhì)和能力直接決定著(zhù)辦公室的工作和管理活動(dòng)的效率。實(shí)現辦公室工作和諧管理就必然要求辦公室人員具備和諧管理的意識和能力，除了具有較高的政治思想素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應樹(shù)立良好的工作作風(fēng)。要提高輔助決策的能力、統籌協(xié)調的能力、貫徹落實(shí)的能力和促進(jìn)和諧的能力。要改善辦公室人員的素質(zhì)結構和能力結構，避免素質(zhì)、能力的片面發(fā)展，注重素質(zhì)和能力的全面性，把每個(gè)辦公室人員都鍛造成能勝任各項工作的多面手，使得各自具備的能力互補、和諧而不強強對抗。
三是用心服務(wù)，形成和諧的工作局面。辦公室工作對整個(gè)單位和部門(mén)的正常運轉起著(zhù)獨特的樞紐作用，每項工作都直接或間接影響其它工作的正常開(kāi)展甚至影響到全局。因此，和諧管理辦公室要在服務(wù)上下功夫。對內服務(wù)是把辦公室建設成一個(gè)具有極強服務(wù)意識的團隊。辦公室各項工作聯(lián)系緊密，既有分工，又要協(xié)作，個(gè)人積極性也能充分發(fā)揮，工作人員之間相互配合，團結協(xié)作，能使辦公室進(jìn)入最佳運轉狀態(tài)。對外服務(wù)就是要充分發(fā)揮辦公室溝通上下、服務(wù)左右、連結內外的樞紐作用，做好與上級、同級其它部門(mén)和下級的溝通服務(wù)工作。要求辦公室工作人員樹(shù)立大局觀(guān)念，要有全局意識，既要做好自己的本職工作，又要積極主動(dòng)服務(wù)其它部門(mén)做好工作。同時(shí)，辦公室還要加強與其它單位和部門(mén)的溝通與服務(wù)，為本單位各項工作的順利開(kāi)展營(yíng)造一個(gè)和諧的工作局面。辦公室人員要甘做幕后英雄，因為辦公室的職能和工作性質(zhì)決定辦公室在全局工作中只能處于輔助、支持的地位，辦公室工作干得再出色，也不可能替代單位和部門(mén)的中心工作。服務(wù)是辦公室工作的根基，辦公室工作人員要強化服務(wù)意識，要不斷創(chuàng )新工作方式，突出工作的前瞻性、全局性和針對性，對工作做到早考慮、早研究、早動(dòng)手，在增強工作的計劃性和輔助領(lǐng)導決策方面做到主動(dòng)服務(wù)；著(zhù)眼全局，提供全程服務(wù)，努力擴展服務(wù)的深度和廣度；不能停留在上傳下達、辦文辦事辦會(huì )等日常事務(wù)上，應找準那些帶有全局性和根本性的問(wèn)題，當好參謀助手方面發(fā)揮創(chuàng )造性作用。
四是注重細節，營(yíng)造和諧的工作氛圍。和諧管理辦公室，首先要在細節上下功夫，忽略細節，將招致嚴重后果，甚至造成無(wú)法補救的損失。注重細節，可以提升執行力。盡量把每一項工作、每一個(gè)細節做得盡善盡美。其次要善于抓小事，“辦公室無(wú)小事”，小事量變到一定程度就是大事。如打一個(gè)電話(huà)，發(fā)一份傳真，出一個(gè)通知等，都可能對領(lǐng)導工作、全局工作產(chǎn)生至關(guān)重要的作用和影響，這些看似平常的小事其實(shí)就是大事。辦公室工作人員一方面要幫助領(lǐng)導謀大事、謀全局，另一方面又要統籌兼顧，腳踏實(shí)地干小事，干瑣事，從細節做起，把細節做完美。
五是嚴格考核，構建和諧的人際關(guān)系。辦公室崗位眾多，大部分是具體的事務(wù)性工作，如果沒(méi)有明確的崗位職責，容易造成工作交叉重疊，或者出現互相推諉，某些工作出現空檔，無(wú)人過(guò)問(wèn)落實(shí)的情況。嚴格考核并采取相應的措施保證各項工作任務(wù)的落實(shí)，做到崗位到人，責任到人。依據考核結果兌現獎懲，使辦公室每個(gè)成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔的工作任務(wù)。實(shí)現人人有事做，事事有人管的管理目標?？己耸寝k公室各項既定管理制度得到貫徹執行的基本保證，嚴格的考核有利于和諧管理辦公室。首先，嚴格的考核可以實(shí)時(shí)了解各部門(mén)、人員在規章制度、工作任務(wù)以及計劃進(jìn)度等方面的落實(shí)情況，有利于進(jìn)行評比表彰，建立約束機制和激勵機制，達到激勵先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，嚴格獎罰的目的。其次，嚴格的考核有利于抓進(jìn)展找差距。對工作計劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實(shí)、進(jìn)展情況進(jìn)行嚴格監督考核，可以確保每一項工作都得到具體落實(shí)和實(shí)施。對工作啟動(dòng)慢，未能按計劃完成工作等情況，嚴格的監督考核有助于發(fā)現問(wèn)題所在，找出差距，從而及時(shí)改進(jìn)工作方式方法。
和諧管理辦公室，是管理現代化的必須，是提升辦公室管理水平的必然。隨著(zhù)全球化互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的突變，辦公室在處理各項工作的全面性、系統性和時(shí)效性等方面遇到的挑戰越來(lái)越多，辦公室工作人員在躁動(dòng)的社會(huì )大環(huán)境下，需要在和諧的小環(huán)境里才能安心工作，踏踏實(shí)實(shí)出業(yè)績(jì)、出亮點(diǎn)、出人才，才能形成人和氣順、政令暢通、運轉有序的良好態(tài)勢。當然，和諧管理辦公室最主要的還是辦公室的領(lǐng)導要帶頭兢兢業(yè)業(yè)工作，既抓好業(yè)務(wù)工作的管理，又帶頭親自示范如何和諧做人做事，帶頭出業(yè)績(jì)、出亮點(diǎn)，帶頭學(xué)習，帶頭提高業(yè)務(wù)能力和知識水平，用扎實(shí)的工作作風(fēng)，過(guò)硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，豐富的工作業(yè)績(jì)和良好的人格魅力，推動(dòng)和諧管理辦公室目標的成功實(shí)現。 作者：李專(zhuān)
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