在知識管理界，我們都會(huì )非常在意知識的“流動(dòng)性”，不會(huì )“動(dòng)”的知識是沒(méi)有太大價(jià)值的，或者說(shuō)價(jià)值被停滯在了某一個(gè)地方，而沒(méi)有體現出知識共享的重要性。我們做知識管理就是為了讓知識在人與人，部門(mén)與部門(mén)，崗位與崗位之間轉換，在知識傳播的過(guò)程中讓其體現出從簡(jiǎn)單到復雜，從單一到多元，從隱性到顯性的價(jià)值提升。關(guān)于知識流動(dòng)性作用我不在多說(shuō)，下面我將把重點(diǎn)放在如何將知識管理在電腦上流動(dòng)起來(lái)！
核心是什么？核心是工作流引擎！
我不想用書(shū)上繁瑣和臃腫的詞語(yǔ)去定義什么叫做工作流引擎，我想告訴你的是，工作流？它很簡(jiǎn)單，它就是由節點(diǎn)和走向構成的有機體，它又是一個(gè)過(guò)程，從一個(gè)節點(diǎn)到另一個(gè)節點(diǎn)的過(guò)程就是工作流的主體。而更為重要的是，工作流又是一個(gè)載體，當“載體”在執行“過(guò)程”的時(shí)候它攜帶了信息，而我們的知識就是這里的信息。那么串通在一起來(lái)說(shuō)，針對于知識管理的工作流就是承載著(zhù)知識的信息從一個(gè)節點(diǎn)走向另一個(gè)節點(diǎn)的過(guò)程。再結合上一段落的定義，工作流實(shí)現的是知識傳遞，是他讓知識有機的流動(dòng)！在流動(dòng)中，知識會(huì )因為節點(diǎn)的設置和走向的管理，知識會(huì )有方向、有目的從一個(gè)人，一個(gè)部門(mén)，一個(gè)崗位流向另一個(gè)人，一個(gè)部門(mén)，一個(gè)崗位。
下面我具體說(shuō)說(shuō)工作流的要素，相信大家對工作流的主要要素已經(jīng)有了大概的了解。什么？我還沒(méi)有說(shuō)？其實(shí)我已經(jīng)說(shuō)了，因為工作流的要素很簡(jiǎn)單就是前面所提到的——“節點(diǎn)”、“走向”、“信息”、“歸檔”
1、 節點(diǎn)
節點(diǎn)是工作流的骨骼，他搭建了工作流的基本構架，在實(shí)際操作中，節點(diǎn)就是“人”、就是“部門(mén)”，就是“崗位”。當然根據不同公司的性質(zhì)這里的節點(diǎn)完全可以擴展出更多的名詞。在不同的書(shū)本里，對節點(diǎn)的取名有所不同，有的會(huì )叫做“環(huán)節”，有的會(huì )叫做“活動(dòng)”，但是他們都有一個(gè)通意，就是由人所經(jīng)歷的活動(dòng)所構成的事物被稱(chēng)為“節點(diǎn)”（此后，“人”就通指“人”、“部門(mén)”或者“崗位”），節點(diǎn)的最大作用就是控制什么“人”看到什么樣的“信息”。在節點(diǎn)上可以配置相應權限，控制對于某個(gè)節點(diǎn)，不同的“人”可以做不同的操作，比如有權限的人可以有審批的權限，可以有派發(fā)給別人處理的權限，而沒(méi)有權限的人，可能只能看看整個(gè)過(guò)程，或者另外選擇一個(gè)有權限的人審批的權限等?？偨Y的說(shuō)，“節點(diǎn)”就是控制什么“人”能看什么，什么“人”可以做什么。
2、 走向
“走向”是工作流的脈絡(luò )，如果只有“節點(diǎn)”，那么工作流依然是不能“動(dòng)”起來(lái)的。節點(diǎn)與節點(diǎn)之間需要有橋梁的鏈接，而“走向”正是充當了這橋梁的作用，他打通了“人”與“人”之間的通路。為知識傳播、共享提供了可能?！白呦颉钡目刂屏h遠小于“節點(diǎn)”的控制力度，甚至說(shuō)他也是被節點(diǎn)所控制的，在工作流配置后，“走向”是固定的，他是否被使用全部是取決于“人”的因素，但是好的工作流系統在“走向”這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上會(huì )有一個(gè)很重要的功能，就是自動(dòng)處理和流轉的功能。其實(shí)這個(gè)功能本來(lái)應該是屬于“節點(diǎn)”和“走向”共同擁有的，但是為了避免把“節點(diǎn)”說(shuō)的太復雜，我把其放在了“走向”中。下面我說(shuō)說(shuō)什么是自動(dòng)處理和流轉，某一些活動(dòng)他們有這樣的特性，他們的處理是可以固化的，或者說(shuō)他們由某種邏輯處理會(huì )比“人”來(lái)處理更好！比如，銀行的知識管理系統，收到了一份客戶(hù)資料報告，那么應該把他轉給誰(shuí)？如果由“人”為判斷會(huì )增加很多不必要的工作流，而如果提供一個(gè)機制，判斷如果儲戶(hù)的賬戶(hù)資金10萬(wàn)以上的轉發(fā)給“大客戶(hù)部”，10萬(wàn)以下的轉發(fā)給“公共客戶(hù)部”，而低于1元的，則直接返回“拒絕服務(wù)”。還有一種情況，系統需要調用其他系統的資源和邏輯處理。比如銀行如何獲得當前儲戶(hù)的存款信息？當然不可能是KM，肯定是有專(zhuān)門(mén)的BIMS系統提供，那么就應該做一個(gè)數據傳輸過(guò)程，當KM系統收到BIMS系統返回后直接運行程序自動(dòng)處理，并根據處理的結果將信息流轉到相應的“人”。
3、 信息
信息是工作流的血液，對于知識管理系統，工作流所承載的信息就是知識。前面說(shuō)了許多工作流的涉及原理相關(guān)的概念，但是如果沒(méi)有正確知識的傳遞，那么KM系統也不過(guò)是一個(gè)空客而已，要讓KM系統有肉更有血，如此才是一個(gè)有機的KM系統。信息的最重要的屬性就是權限，最重要的功能就是版本控制，系統要能非常全面的控制信息的讀、寫(xiě)的權限，寫(xiě)也不能是簡(jiǎn)單的覆蓋以前以后的信息，而是創(chuàng )建新的版次，在下面的章節會(huì )提到版本控制的重要性。
4、 歸檔
工作流有開(kāi)始就必須有結束，當一個(gè)流程實(shí)例在這個(gè)流程中“走”過(guò)一次后，他可能不能“揮一揮衣袖，不帶走一篇云朵”，工作流不但要帶走云彩，他要帶走一切和該實(shí)例相關(guān)的一切資源！如果你愿意說(shuō)是掠奪，那么我就用掠奪這個(gè)詞語(yǔ)，知識的傳播不能有任何的謙虛，你需要的絕對不可能客氣，所以歸檔的重要行不言而喻，歸檔的工作就是要記錄下整個(gè)流程中的每一顆閃光和汗水，讓流程孕育出來(lái)的結果飽滿(mǎn)而有價(jià)值。
除此以外，具備工作流的KM系統在正式運作以前更是一次知識管理的BPM（業(yè)務(wù)流程管理），何為如此說(shuō)？KM的運作無(wú)非是對企業(yè)知識的一種新的重組，如何制定出合適的流程，不是拍腦袋就能想出來(lái)的，需要有知識管理專(zhuān)員（不一定要顧問(wèn)，關(guān)鍵是要熟悉公司的人事構架，業(yè)務(wù)等）針對企業(yè)當前的現狀，制定出切實(shí)有效的流程，讓知識通過(guò)工作流的傳播和共享，達到從簡(jiǎn)單到復雜，從單一到多元，從隱性到顯性的價(jià)值提升。而當KM系統正式上線(xiàn)后對流程的優(yōu)化則是另一次的BPR（業(yè)務(wù)流程重組），更是為知識管理系統價(jià)值的體現。讓實(shí)踐來(lái)檢驗一切，讓事實(shí)告訴我們怎么樣的系統才是符合您需要的知識管理系統，這是KM系統關(guān)鍵價(jià)值體現。
說(shuō)到這里，工作流的主要概念都說(shuō)到了，肯定有人會(huì )說(shuō)了，權限！權限去哪里了？這里我什么都不說(shuō)，到底您的工作流要有多少的權限，到底是否不是要做嚴格權限？或許我和您有不同的觀(guān)點(diǎn)，所以在這里留一個(gè)話(huà)題，希望大家在看完這篇文章后，能發(fā)表您的意見(jiàn)，小弟在此做次了，全當是拋磚引玉，盼望您的精彩回復。
實(shí)踐者的眼力值得佩服！
在發(fā)布前我已經(jīng)閱讀過(guò)一遍卻未能發(fā)現這兩處錯別字，非常感謝，以后我會(huì )注意一點(diǎn)。
我是為了強調，工作流的使用是循序漸進(jìn)的，到了后期更多的是改造，為了突出BPR這個(gè)詞語(yǔ)，所以在第一次用到的是BPM，而在第二次用到的確實(shí)BPR。
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