1.文檔及組成
專(zhuān)利申請文檔是在專(zhuān)利申請審查程序中以及專(zhuān)利權有效期內逐步形成、并作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的各種文件的集合，包括案卷和電子文檔。專(zhuān)利申請文檔是專(zhuān)利局進(jìn)行審批和作出各種結論的依據。
2.案 卷
案卷包括案卷夾和案卷夾內的各種文件。
2.1案卷夾
案卷夾用于保存文件，同時(shí)也用于記錄案卷的重要內容，因此案卷夾是案卷的一個(gè)重要組成部分。
當案卷夾遭到自然或者人為的損壞需要更換新案卷夾時(shí)，應當將案卷夾上的全部記錄移至新案卷夾上，并將原案卷夾與案卷同時(shí)保存，不得銷(xiāo)毀。
2.2文 件
專(zhuān)利申請案卷中的文件主要來(lái)自以下幾個(gè)方面：
(1)申請人提出專(zhuān)利申請時(shí)，提交的專(zhuān)利申請文件及其他文件。
(2)專(zhuān)利局在對專(zhuān)利申請文件及其他文件進(jìn)行審查的過(guò)程中，申請人應審查員要求作出的各種答復。
(3)提出專(zhuān)利申請之后申請人主動(dòng)辦理各種手續時(shí)提交的文件及證明材料。
(4)在專(zhuān)利申請審查程序中以及專(zhuān)利權有效期間內，任何人依法對專(zhuān)利申請(或專(zhuān)利) 提交的各種文件以及人民法院等部門(mén)對這些文件審理后產(chǎn)生的文件。
(5) 其他相關(guān)文件。
上述文件經(jīng)過(guò)處理、立卷、歸檔形成案卷的重要組成部分。
2.3案卷的立卷
立卷時(shí)應當遵循以下原則：
(1)真實(shí)原則。收集的內容應當是申請人(或專(zhuān)利權人)、其他相關(guān)當事人等在申請專(zhuān)利、專(zhuān)利申請的審批、授權后各個(gè)法律程序中提交的原始文件。這些文件不得替換、刪除、補充和涂改。
(2)獨立原則。每一件專(zhuān)利申請應當建立一份獨立的案卷，以該專(zhuān)利申請的申請號作為該案卷的案卷號，該案卷號使用于案卷存在的全過(guò)程。
同一申請人(或專(zhuān)利權人) 對若干專(zhuān)利申請(或專(zhuān)利) 辦理內容完全相同的手續時(shí)，應當分別對所有專(zhuān)利申請(或專(zhuān)利) 提出請求，這些文件將被歸入各自的案卷中。申請人(或專(zhuān)利權人) 不得使用'參見(jiàn)' 的方式省略文件。對于專(zhuān)利申請集體進(jìn)行申請人(或專(zhuān)利權人) 名稱(chēng)變更或者權利轉移的，證明文件副本由專(zhuān)利局確認后，與正本具有同等效力。
(3)時(shí)間順序原則。當事人依法向專(zhuān)利局辦理各種手續時(shí)，專(zhuān)利局應當對所提出的各種文件及時(shí)處理，并立卷歸檔。
專(zhuān)利申請案卷應當按照各文件處理時(shí)間的先后順序立卷。
3.電子文檔
電子文檔的建立應當參照本章第2.3節的原則，并包括以下內容：
(1) 專(zhuān)利局基于當事人提交的紙件文件制作的圖形文件和代碼化文件；
(2) 當事人按照規定形式提交的核苷酸或者氨基酸的序列表；
(3) 在專(zhuān)利審批程序和復審、無(wú)效程序中，專(zhuān)利局、專(zhuān)利復審委員會(huì )作出的通知、決定(如補正通知書(shū)、駁回決定等)及其他文件(如發(fā)明專(zhuān)利申請單行本，發(fā)明專(zhuān)利、實(shí)用新型專(zhuān)利和外觀(guān)設計專(zhuān)利單行本等)；
(4) 專(zhuān)利費用的相關(guān)數據；
(5) 與專(zhuān)利申請或者專(zhuān)利審批有關(guān)的法律狀態(tài)及變化的歷史記錄；
(6) 在專(zhuān)利審批程序中全部著(zhù)錄項目及其變更的歷史記錄；
(7) 當事人以電子申請方式提交的電子文件；
(8) 專(zhuān)利權評價(jià)報告；
(9) 分類(lèi)號、所屬審查部門(mén)、各種標記(如優(yōu)先權標記、實(shí)審請求標記、保密標記等)。
4.法律效力
專(zhuān)利申請文檔是對專(zhuān)利審批、復審、無(wú)效宣告等法律程序和涉及由權利歸屬糾紛引起的相關(guān)程序的真實(shí)記錄。
5.查閱和復制
5.1查閱和復制的原則
(1) 專(zhuān)利局對公布前的發(fā)明專(zhuān)利申請、授權公告前的實(shí)用新型和外觀(guān)設計專(zhuān)利申請負有保密責任。在此期間，查閱和復制請求人僅限于該案申請人及其專(zhuān)利代理人。
(2) 任何人均可向專(zhuān)利局請求查閱和復制公布后的發(fā)明專(zhuān)利申請案卷和授權后的實(shí)用新型和外觀(guān)設計專(zhuān)利申請案卷。
(3) 對于已經(jīng)審結的復審案件和無(wú)效宣告案件的案卷，原則上可以查閱和復制。
(4) 專(zhuān)利局、專(zhuān)利復審委員會(huì )對尚未審結的復審和無(wú)效案卷負有保密責任。對于復審和無(wú)效宣告程序中的文件，查閱和復制請求人僅限于該案當事人。
(5) 案件結論為視為未提出、不予受理、主動(dòng)撤回、視為撤回的復審和無(wú)效案卷，對于復審和無(wú)效宣告程序中的文件，查閱和復制請求人僅限于該案當事人。
(6) 專(zhuān)利局、專(zhuān)利復審委員會(huì )根據審查需要要求當事人提供的各種文件，原則上可以查閱和復制。但查閱和復制行為可能存在損害當事人合法權益，或者涉及個(gè)人隱私或者商業(yè)秘密等情形的除外。
(7) 涉及國家利益或者因專(zhuān)利局、專(zhuān)利復審委員會(huì )內部業(yè)務(wù)及管理需要在案卷中留存的有關(guān)文件，不予查閱和復制。
5.2允許查閱和復制的內容
(1) 對于公布前的發(fā)明專(zhuān)利申請、授權公告前的實(shí)用新型和外觀(guān)設計專(zhuān)利申請，該案申請人或者代理人可以查閱和復制該專(zhuān)利申請案卷中的有關(guān)內容，包括：申請文件，與申請直接有關(guān)的手續文件，以及在初步審查程序中向申請人發(fā)出的通知書(shū)和決定書(shū)、申請人對通知書(shū)的答復意見(jiàn)正文。
(2)對于已經(jīng)公布但尚未公告授予專(zhuān)利權的發(fā)明專(zhuān)利申請案卷，可以查閱和復制該專(zhuān)利申請案卷中的有關(guān)內容，包括：申請文件，與申請直接有關(guān)的手續文件，公布文件，在初步審查程序中向申請人發(fā)出的通知書(shū)和決定書(shū)、申請人對通知書(shū)的答復意見(jiàn)正文，以及在實(shí)質(zhì)審查程序中向申請人發(fā)出的通知書(shū)、檢索報告和決定書(shū)。
(3)對于已經(jīng)公告授予專(zhuān)利權的專(zhuān)利申請案卷，可以查閱和復制的內容包括：申請文件，優(yōu)先權文件，與申請直接有關(guān)的手續文件，發(fā)明專(zhuān)利申請單行本，發(fā)明專(zhuān)利、實(shí)用新型專(zhuān)利和外觀(guān)設計專(zhuān)利單行本，專(zhuān)利登記簿，專(zhuān)利權評價(jià)報告，以及在各已審結的審查程序（包括初步審查、實(shí)質(zhì)審查、復審和無(wú)效宣告等）中專(zhuān)利局、專(zhuān)利復審委員會(huì )向申請人或者有關(guān)當事人發(fā)出的通知書(shū)、檢索報告和決定書(shū)、申請人或者有關(guān)當事人對通知書(shū)的答復意見(jiàn)。
(4)對于處在復審程序、無(wú)效宣告程序之中尚未結案的專(zhuān)利申請案卷，因特殊情況需要查閱和復制的，經(jīng)有關(guān)方面同意后，參照上述第(1) 和(2) 項的有關(guān)規定查閱和復制專(zhuān)利申請案卷中進(jìn)入當前審查程序以前的內容。
5.3查閱和復制程序
查閱和復制專(zhuān)利申請案卷中的文件，應當按照下列順序進(jìn)行：
(1)請求人提出書(shū)面請求并繳納規定費用。
(2)專(zhuān)利局工作人員在審核請求人出具的有關(guān)證明或者證件后，到案卷所在部門(mén)提取案卷，根據本章第5.2節的規定對案卷進(jìn)行整理，取出不允許查閱和復制的文件。
(3)與請求人約定查閱時(shí)間并發(fā)出查閱通知書(shū)。
(4)查閱人憑查閱通知書(shū)到指定地點(diǎn)查閱文件，對需要復制的文件進(jìn)行復制。
(5)專(zhuān)利局工作人員對查閱完畢的專(zhuān)利申請案卷重新整理，并將請求閱檔的證明原件和證件復印件存入案卷后，將該案卷退回所在部門(mén)。
6.案卷的保存期限和銷(xiāo)毀
6.1保存期限
已結案的案卷可分成：未授權結案(視為撤回、撤回和駁回等) 的案卷和授權后結案(視為放棄取得專(zhuān)利權、主動(dòng)放棄專(zhuān)利權、未繳年費專(zhuān)利權終止、專(zhuān)利權期限屆滿(mǎn)和專(zhuān)利權被宣告全部無(wú)效等) 的案卷兩種。
未授權結案的案卷的保存期限不少于二年，一般為三年；授權后結案的案卷的保存期限不少于三年，一般為五年。保存期限自結案日起算。
有分案申請的原申請的案卷的保存期從最后結案的分案的結案日起算。
作出不受理決定的專(zhuān)利申請文件保存期限為一年。保存期限自不受理通知書(shū)發(fā)出之日起算。
6.2銷(xiāo) 毀
銷(xiāo)毀前通過(guò)計算機作出案卷銷(xiāo)毀清冊，該清冊記載被銷(xiāo)毀的案卷的案卷號、基本著(zhù)錄項目、銷(xiāo)毀日期。清冊經(jīng)主管局長(cháng)簽署同意銷(xiāo)毀后，由主管案卷部門(mén)實(shí)施銷(xiāo)毀工作。
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