為了使這些信息成為有用的智力資本，它們必須能被不斷地加以利用和更新。一些好的想法稍縱即逝，但標準文檔系統的剛化結構不利于支持實(shí)時(shí)的，為某一特定工作組或項目而匯聚零散的數據。郵件的方便性和非正式性可以使其成為很多員工的合作分享工具的上佳選擇，然而當一個(gè)訊息被發(fā)送和閱讀后，基本上它就好象被打入了因特網(wǎng)的冷宮，不會(huì )再次被查看或利用了。
為了使信息的交互更方便，也為了建立更個(gè)性化和用戶(hù)友好的數據檔案，像Cisco, Disney , HP, GM，IBM, Intel, Microsoft, Nokia, Novell和Yahoo等企業(yè)都開(kāi)始使用一種新的協(xié)作寫(xiě)作工具：blog和 wiki 。這兩種工具以不同的方式填補了傳統工具的不足。
“blog 和wiki 分別扮演了相反的角色，”Martin Watternberg 說(shuō)，他是IBM 沃森研究中心關(guān)于協(xié)作寫(xiě)作工具使用者體驗研究小組的研究員。“blog是基于個(gè)人的選擇，一個(gè)blog就好象是個(gè)人的廣播系統，而wiki則不同，由于它允許人們相互修改在上面說(shuō)過(guò)的話(huà)，看上去混合了不同的聲音。打個(gè)比方，閱讀一個(gè)blog就好象在聽(tīng)歌劇女主角一個(gè)人在唱歌，而閱讀一個(gè)wiki則更像是在聽(tīng)一首交響樂(lè )。
blog的優(yōu)缺點(diǎn)
當Robert Scoble 四年前還在日本大型技術(shù)企業(yè)NEC工作時(shí)就開(kāi)始使用blog了。Scoble 一直冷靜執著(zhù)地使用著(zhù)blog-他從來(lái)沒(méi)有被NEC嚴格的規定嚇退過(guò)，他認為這個(gè)工具是必需的-果然不久以后blog便成了極有效的一個(gè)在線(xiàn)工具，它成為了NEC客戶(hù)的集結地，人們可以在上面得到技術(shù)指導和提供產(chǎn)品回饋。
現在，Scoble 已經(jīng)是一名微軟的技術(shù)骨干了，但他依然使用著(zhù)blog ，還在上面評論微軟的一些解決方案的優(yōu)缺點(diǎn)。雖然心直口快的員工常常讓企業(yè)憂(yōu)心匆匆，但Scoble 常年累月建立起來(lái)的可靠信譽(yù)使他在微軟一直干地不錯。有時(shí)Scoble 也在blog上為微軟進(jìn)行一些辯護，這時(shí)就算是那些對微軟不屑一顧的人也都聳耳傾聽(tīng)著(zhù)。但Scoble 一直很謹慎，他稱(chēng)他在blog上的那些言論“都沒(méi)有被微軟授權，都是非正式的，通常也不太正確。”
同樣的，Sun Microsystems 的CEO Jonathan Schwartz的個(gè)人blog也在去年六月發(fā)布了，并成為了公司內部信息的可靠來(lái)源。Schwartz在上面偶爾會(huì )像抨擊HP，IBM 和其他競爭對手一樣熱烈評論Sun的一些決定和商業(yè)實(shí)踐?！?/p>
“對于企業(yè)blog，目前比較流行的一種觀(guān)點(diǎn)是你在blog上看到的內容和你在媒體上看到的公司對外宣傳的市場(chǎng)論調不同，”內容管理技術(shù)顧問(wèn)公司Bluebill Advisors的CEO Frank Gilbane說(shuō)，“blog和Wiki的優(yōu)勢就在于它們是直接和讀者互動(dòng)的，而且一旦人們認為內容是不真實(shí)的，人們就可以停止查看blog。”
blog對企業(yè)而言可謂是一把雙刃劍，它提供了公眾和員工直接對話(huà)的窗口，以前員工們是遠離公眾的，并有著(zhù)專(zhuān)業(yè)公關(guān)人員的保護。最近在北方加拿大的blog會(huì )議上，Sun Microsystems的主要發(fā)言人Tim Bray和微軟的Scoble都表示blog讓他們和用戶(hù)們直接對話(huà)，從而使他們對客戶(hù)的需求有了更清晰的了解。但是如果讓工程部的John或者項目組的Jane直接面對公眾也存在著(zhù)潛在危險：John和Jane能把握好“坦率”和“說(shuō)太多”之間的界限嗎？
“我相信不久以后企業(yè)們就會(huì )開(kāi)始委派特定的溝通技巧優(yōu)秀的人面對特定的公眾，他們會(huì )使用不同的blog進(jìn)行溝通。也許很快我們就會(huì )看到有一個(gè)專(zhuān)門(mén)和消費者溝通的blog，另一個(gè)則是針對新聞媒體，還有一個(gè)是向投資者提供信息的，”Bluebill的Gilbane說(shuō)。“而那些沒(méi)有對員工使用blog制定清晰可行規定的企業(yè)將很快不得不開(kāi)始制定這些規定。”
在Sun的Bray的個(gè)人blog中，他發(fā)布了一項針對Sun員工的合理使用公司blog的制度。讓我們來(lái)看一看他有哪些建議“你完全可以在上面談?wù)撃愕墓ぷ骰蛘吆凸镜囊恍υ?huà)，但是禁止公開(kāi)我們公司的商業(yè)機密......談?wù)摱愂?，產(chǎn)品的貨運日期、路線(xiàn)圖或是我們的股價(jià)都很可能使你或公司或雙方一起墮入法律糾紛中。......使用你的blog使公司或我們的客戶(hù)或我們的合作伙伴陷入麻煩的做法不僅是危險的，也是非常愚蠢的。”
公司的blog并不一定需要完全公開(kāi)。IBM有數個(gè)用于客戶(hù)溝通的對外blog，但公司內部也擁有blog中心，它是一個(gè)可以指導員工建立個(gè)人blog的IBM內部導航系統。根據IBM研究員Dan Gruen的研究顯示，截止到2005年3月，IBM blog中心已擁有8000名注冊用戶(hù)和3000個(gè)個(gè)人blog，并共計發(fā)表了2萬(wàn)個(gè)帖子?！?/p>
“由于blog中心具有搜索功能，你很方便地就能在上面查看所有最新的帖子，你還能在上面很容易就能找到整個(gè)公司內和你興趣相投的同事。”Gruen說(shuō)到。“我們看到人們每天用blog記錄下他們使用新技術(shù)或者建立新系統時(shí)的體驗，人們可以利用它實(shí)時(shí)地觀(guān)察新員工學(xué)習的進(jìn)度，知道他們正在從事什么項目和闡述什么觀(guān)點(diǎn)等等。”
當你工作的時(shí)候Wiki
一個(gè)blog就好像是一個(gè)個(gè)人秀，它是一對多的溝通，人們可以對單個(gè)人發(fā)表的意見(jiàn)進(jìn)行評論，但無(wú)法修改他的言論或內容。相比較而言，wiki則是多對多的協(xié)作性寫(xiě)作工具。任何一個(gè)進(jìn)入wiki的人都可以撰寫(xiě)、修改或者刪除那上面的訊息。你可以把它想像成一個(gè)黑板，每個(gè)人都可以拿粉筆在上面圖圖畫(huà)畫(huà)。
IBM的Gruen也同意wiki在提供信息和收集反饋方面是非常有用的工具。“和blog不同，wiki具有對信息持續編輯的功能，它非常適合成為知識建立基地，”Gruen說(shuō)，他還補充道，“使用wiki可以非常方便地讓一群或一組的人共同構建起內容，特別是當需要收集各方各面的人的意見(jiàn)時(shí)這一功能就變得尤為重要。”
Wiki的設計非常適合使用者們的需要。它和blog不一樣，人們使用blog只能對內容稍加建議，而使用wiki則能讓一大群使用者共同合作產(chǎn)生最佳信息。
有序合作還是混亂雜音？
Wiki自由模式的特性(它比blog的限制要少得多)是它的優(yōu)勢，但同時(shí)wiki對于內容缺乏控制的特點(diǎn)也使一些公司懷疑這一工具可能會(huì )對業(yè)務(wù)產(chǎn)生危害。很多爭論的焦點(diǎn)都在于當員工們使用blog時(shí)應當給予他們多少自治的權利?！?/p>
Sun Microsystem的員工們在建立他們的公司blog時(shí)都必須首先同意遵守嚴格的公司使用blog制度。但是關(guān)于內容方面則沒(méi)有更進(jìn)一步的檢查程序，沒(méi)有相關(guān)人員會(huì )事先查閱員工們發(fā)表的帖子?！?/p>
現在，公關(guān)專(zhuān)家們依然在擔心言論太過(guò)自由的blog會(huì )導致某些公司徹底垮臺。這種疑慮催生了少量的限制規定。比如，微軟的員工們一般都會(huì )拒絕向媒體評論他們在blog上發(fā)表過(guò)的一些帖子，而是請他們向微軟的公關(guān)公司W(wǎng)aggener Edstrom尋求答案?！?/p>
聰明的商業(yè)blog使用們都清楚地了解這樣一個(gè)事實(shí)，就是在因特網(wǎng)上發(fā)布或傳閱的任何內容都像明信片一樣毫無(wú)隱私可言。最近，英特爾的總裁Paul Otellini在blog上的一些帖子被公開(kāi)了。那上面有Otellini的一些非常坦率的言論，這些話(huà)原來(lái)都只是對英特爾內部員工說(shuō)的，其中包括英特爾正面臨的挑戰以及對競爭對手AMD的稱(chēng)贊?！?/p>
但Otellini似乎已經(jīng)預見(jiàn)到他的這些內容會(huì )遺漏出去。他在第一帖中就寫(xiě)道：“雖然這是英特爾的內部blog，但我仍然覺(jué)得它有可能會(huì )被公開(kāi)?D?D歡迎來(lái)到因特網(wǎng)！所以，請注意，我所寫(xiě)的內容和回饋都會(huì )有所保留，這也是為了保護英特爾。”
當wiki被用來(lái)分享一些重要的信息，比如保密數據時(shí)，對用戶(hù)施以一定的責任規定和對帖子進(jìn)行常規性的篩查都是非常緊要的。Bluebill的Gilbane相信不久公司wiki也會(huì )擁有和blog相似的準許特性，對帖子內容會(huì )有更強的控制?！?/p>
“一個(gè)wiki對公司越有用就越需要對誰(shuí)可以編輯和增加信息加以控制，”Gilbane說(shuō)，“你必須要在相互合作和完全自由之間劃定適合的界限，否則必將變得混亂不堪。也就是說(shuō)，我們需要花大力氣去尋找一些具有憂(yōu)患意識的懷疑論者們，來(lái)參與對于公司如何使用blog和wiki的辯論，相信這一大辯論不久就將到來(lái)，我們將面對的是一大批對blog和wiki懷有極大使用熱情的忠實(shí)使用者們。” (何靜)
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