知識管理IT系統2007-01-04 16:12
樓主：
胡波(深圳 CMO)
深圳緯能管理系統發(fā)展有限公司 鄧文彪 博士
現在，知識管理系統（KMS）已經(jīng)有很多方案，比較實(shí)際的是利用IT技術(shù)手段來(lái)實(shí)現的、比較全面地支持人員工作的系統。通過(guò)我們的很多系統建設實(shí)踐,認識到知識管理系統應該達到以下功能或作用：
決策支持知識管理 它確保決策環(huán)節的高層人員能在充分掌握信息和知識的基礎上去決策。通俗一點(diǎn)，就是首先要把事務(wù)辦“對”，不要犯方向性、路線(xiàn)性的錯誤。否則，事情辦得越多越糟糕；
經(jīng)驗技能知識管理 它確保事處理環(huán)節的工作人員有崗位技能地、高質(zhì)量地去事務(wù)。通俗一點(diǎn)，就是要把決策下來(lái)的事務(wù)辦“好”；
規范協(xié)作知識管理 一方面它確保事務(wù)工作處理環(huán)節之間的工作人員在事務(wù)中交流工作方法、工作經(jīng)驗、工作信息以及工作成果；另一方面，它確保事務(wù)工作各環(huán)節之間有規范的要求和流程。通俗一點(diǎn)，就是要讓員工一起把事務(wù)辦得“快”一些，以提高效率。
氛圍文化知識管理 它確保參與工作的人員能相互欣賞、相互幫助、相互理解、相互支持，形成一個(gè)有好心情工作的氛圍，這種氛圍實(shí)質(zhì)上是員工之間如何相互對待的觀(guān)念和行為，即文化。通俗一點(diǎn)，就是要員工有熱情地去工作。
知識信息門(mén)戶(hù)管理 它確保將分散在各處的信息與知識整合集成在一起展示給大家，或引導大家迅速地找到知識和信息。同時(shí)它通過(guò)權限登錄，確保信息與知識的訪(fǎng)問(wèn)安全。
按上述知識管理系統的功能作用之配置看到，整個(gè)系統要有效的運行，必須解決以下主要問(wèn)題：
問(wèn)題1：系統能否被員工接受。首先是思想認識問(wèn)題，沒(méi)有在認識上統一思想，沒(méi)有認識到KMS對管理的重要性和作用，就不能形成系統應用的起碼條件。
問(wèn)題2： 系統中的知識內容誰(shuí)來(lái)貢獻或提供？如果沒(méi)有人提供實(shí)際內容的知識，整個(gè)平臺就形同虛設。
問(wèn)題3： 系統中有大量知識或有許多知識專(zhuān)家，如何才能快速有效地找到它們（他們）？這成了系統能否有效提供工作支持的關(guān)鍵。
問(wèn)題4： 個(gè)人自己的經(jīng)驗、體會(huì )、收集資料、成果又如何沉淀進(jìn)入系統，該放在哪里，才能讓大家能有效找到？
問(wèn)題5： 工作過(guò)程流程化時(shí)，流程節點(diǎn)該如何有效配置？節點(diǎn)上工作支撐的知識又該如何配備或要求？節點(diǎn)上工作完成后的經(jīng)驗、成果又該如何要求沉淀？這些問(wèn)題直接決定了流程的自動(dòng)化和知識化的程度。
問(wèn)題6： 事項、項目、會(huì )議和活動(dòng)等協(xié)作時(shí)，特別是虛擬工作、遠程工作、不同時(shí)工作等情況下，如何把這些協(xié)作用IT協(xié)作空間管理起來(lái)？在協(xié)作空間中如何讓協(xié)作者進(jìn)行有效率溝通與交流？
問(wèn)題7： 知識內容積累得很多時(shí)，存在大量的低價(jià)值甚至無(wú)價(jià)值內容，如何處理才能不影響知識內容的正確應用和高效應用？
問(wèn)題8： 更重要的是如何把實(shí)際工作和系統功能結合在一起？使實(shí)際工作的重要部分在系統中進(jìn)行，同時(shí)系統功能又支持著(zhù)實(shí)際工作的開(kāi)展。
……
問(wèn)題還有很多，總結起來(lái)就是要求：
l 系統應用于工作管理的觀(guān)念建立；
l 系統內知識內容要規范建設；
l 工作過(guò)程和模式在系統上要有效地實(shí)現；
l 系統的有效應用要有持續的保障措施；
l 系統內的知識內容或過(guò)程模式要有持續的推進(jìn)完善措施。
顯然，以上問(wèn)題和要求的解決是非常重要的，否則KMS只能作為擺設。而解決問(wèn)題的辦法就是引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的KMS咨詢(xún)服務(wù)。因為，那些問(wèn)題的解決是要基于方法論的、是要有大量實(shí)踐經(jīng)驗來(lái)參考的、更是要遵循一個(gè)系統過(guò)程的。因此，通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)服務(wù)，一方面由專(zhuān)家隊伍來(lái)解決現實(shí)的KMS應用問(wèn)題；另一方面，由專(zhuān)家培養一支自己的隊伍，學(xué)習和掌握解決KMS實(shí)施、應用與推動(dòng)的方法論，以便在咨詢(xún)專(zhuān)家隊伍離開(kāi)后，可以繼續推進(jìn)KMS的應用。這也是我們通過(guò)大量實(shí)踐，總結出來(lái)的、KMS成功實(shí)施的基本過(guò)程。
