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　　一、領(lǐng)導與員工的關(guān)系

　　企業(yè)的管理信息系統建設絕對不只是IT技術(shù)的應用問(wèn)題，也不只是財務(wù)管理問(wèn)題，而是對先進(jìn)管理理念的理解和應用。對于出版社來(lái)說(shuō)，管理信息化涉及編、印、發(fā)、財等諸多環(huán)節,幾乎涉及到所有的業(yè)務(wù)人員，是全局工作而不是局部工作。

　　只有“一把手”充分重視、分管高層領(lǐng)導保障資源、全力推行，全體員工積極參與、密切配合，管理信息系統的建設才能順利進(jìn)行。信息化建設是“一把手工程”，一把手是系統成功的關(guān)鍵。我館領(lǐng)導高度重視信息化建設工作，2003年10月成立了“商務(wù)印書(shū)館管理信息化領(lǐng)導小組”，總經(jīng)理楊德炎任組長(cháng)，副總經(jīng)理江遠任常務(wù)副組長(cháng)，有力地保障了項目的成功實(shí)施。

　　只有全館員工參與，系統與業(yè)務(wù)才能實(shí)現高度契合，數據的采集、統計、分析、反饋、決策才是一個(gè)完整的閉環(huán)體系。

　　二、技術(shù)與業(yè)務(wù)的關(guān)系

　　信息技術(shù)是生產(chǎn)力，管理信息系統是工具，是包含了先進(jìn)管理思想和模式的工具，是降低成本、提高效率的武器。但是，如何把這個(gè)武器用好，充分發(fā)揮效能，依賴(lài)于技術(shù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的協(xié)同作戰。

　　技術(shù)部門(mén)提供武器、業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行使用的模式是絕對不可行的。這就像駕駛汽車(chē)，技術(shù)部門(mén)知道駕駛技術(shù)，業(yè)務(wù)部門(mén)熟悉路況，兩者緊密配合才能安全、快速地達到目的地。而要做到這一點(diǎn)，信息中心的組織協(xié)調、溝通協(xié)作是項目成功的根本保證。

　　三、企業(yè)與廠(chǎng)商的關(guān)系

　　企業(yè)選擇好的合作伙伴是項目成功的關(guān)鍵。我們認為，選擇一家IT廠(chǎng)商來(lái)實(shí)施管理信息系統，首先，要考慮該公司有沒(méi)有一個(gè)完整的產(chǎn)品線(xiàn)。許多出版社管理信息系統的實(shí)踐證明，因一家公司產(chǎn)品線(xiàn)不全而采用多家聯(lián)合開(kāi)發(fā)的方式，往往由于公司之間的協(xié)調問(wèn)題而導致項目流產(chǎn)。其次，要分析企業(yè)與廠(chǎng)商是否在信息化建設方面存在共同的理念。第三，要考察該公司在企業(yè)所處的細分市場(chǎng)上是否積累了豐富的實(shí)施經(jīng)驗，而不是僅僅用企業(yè)規模大小來(lái)衡量。

　　北京云因信息技術(shù)有限公司擁有書(shū)目數據庫系統、信息平臺和集編務(wù)、出版、發(fā)行、財務(wù)于一體的管理信息系統等非常全面的產(chǎn)品線(xiàn)，利于我館信息資源的整合。選擇云因公司可以縮短系統的建設周期，降低系統建設的風(fēng)險。

　　四、遠景與近期的關(guān)系

　　企業(yè)管理信息化建設是一項長(cháng)期的戰略任務(wù)，需要進(jìn)行長(cháng)遠的規劃。古人云：凡事預則立，不預則廢。由于規劃涉及到很多方面和較多的不確定因素，因此宜粗不宜細，主要是確定企業(yè)管理信息化建設的大方向。2002年底，商務(wù)印書(shū)館制定了簡(jiǎn)稱(chēng)為“四化二網(wǎng)”的信息化發(fā)展戰略：即辦公自動(dòng)化、管理網(wǎng)絡(luò )化、資源數字化、商務(wù)電子化，外部互聯(lián)網(wǎng)站建設、內部局域網(wǎng)建設。

　　遠期規劃和近期目標要有機結合。近期目標可操作性要強，要有明確的階段劃分，要能夠在一定時(shí)期內取得階段性成果。理想的結果是從一個(gè)勝利走向另一個(gè)勝利。我館管理信息系統按照“總體規劃，分步實(shí)施” 的原則，分為三期：一期初步實(shí)現編務(wù)、出版、發(fā)行、財務(wù)子系統一體化建設，重點(diǎn)建設以財務(wù)管理為核心的信息流統一，實(shí)現財務(wù)意義上的單品種核算；二期實(shí)現生產(chǎn)流程管理，加強印制成本的控制，加強管理會(huì )計的職能，推動(dòng)電子商務(wù)的開(kāi)展；三期以流程為導向，業(yè)務(wù)為主導，強化事前預算、事中控制、事后核算，建成商務(wù)印書(shū)館ERP系統。

　　五、數據與流程的關(guān)系

　　關(guān)于信息化建設有個(gè)觀(guān)點(diǎn)：三分技術(shù)、七分管理、十二分數據。只有實(shí)現數據的標準和統一，業(yè)務(wù)流程才能通暢流轉；只有實(shí)現數據的有效積累，決策才有據可循；只有數據準確，才能證明系統完善。

　　管理信息系統是一個(gè)復雜的系統。為了能夠取得階段性成果，不過(guò)早地陷入到流程細節問(wèn)題中去，我們確定了“重點(diǎn)突破”的戰略：數據先行，標準先行。一期工程的核心任務(wù)是“以財務(wù)為核心，實(shí)現單品種核算”，凡是涉及到與核心任務(wù)相關(guān)的銷(xiāo)售收入和生產(chǎn)成本問(wèn)題重點(diǎn)解決；而對編輯出版流程管理等問(wèn)題放在二期工程解決，這也符合20/80原則。

　　管理信息系統實(shí)現了企業(yè)數據的全局共享，它處理的對象是數據。數據標準化、規范化是實(shí)現信息集成的前提，在此基礎上才談得上信息的準確、完整和及時(shí)。我們制訂了規范的數據采集、錄入制度，強化了業(yè)務(wù)人員的數據質(zhì)量觀(guān)念，提高業(yè)務(wù)數據采集、錄入的準確性，實(shí)現出版社內部數據資源充分共享。

　　六、準備與實(shí)施的關(guān)系

　　前期的準備工作是項目實(shí)施必不可少的重要環(huán)節，甚至在某種意義上決定著(zhù)項目實(shí)施的成敗。在系統正式實(shí)施之前，我們做了充分的準備工作，歷經(jīng)市場(chǎng)調研、選擇軟件供應商、成立管理信息化領(lǐng)導機構、制定實(shí)施方案、構建系統運行環(huán)境、組織系統培訓、需求分析與整理、簽訂合同等過(guò)程，為時(shí)9個(gè)月，為項目實(shí)施打下了堅實(shí)的基礎。

　　管理信息系統運行需要大量的初始化信息，例如選題信息、材料信息等。信息中心與總編室、出版部等部門(mén)一起整理了有關(guān)材料，組織人力對信息進(jìn)行錄入，為管理信息系統順利運行提供了保證?？梢哉f(shuō)，本項目的成功實(shí)施和前期調研工作做得比較扎實(shí)是分不開(kāi)的。

　　七、整體與局部的關(guān)系

　　從出版社信息化的大局來(lái)說(shuō)，管理信息系統只是其中的一個(gè)有機組成部分，應該將其納入“四化二網(wǎng)”的框架當中，充分考慮與OA、CM、CRM、SCM、書(shū)目數據庫、網(wǎng)站、電子商務(wù)等系統進(jìn)行全面、統一的整合與信息共享，不能孤立地進(jìn)行管理信息系統建設。

　　出版信息化發(fā)展到目前階段，我們認為，如果要進(jìn)行管理信息系統建設，就應該實(shí)施包含編務(wù)、出版、發(fā)行、財務(wù)等業(yè)務(wù)的、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的、全面的系統，僅僅孤立地實(shí)施單個(gè)或兩三個(gè)模塊功能，是不合時(shí)宜的。我館實(shí)施云因系統之前，由于管理信息系統建設缺乏統一規劃，計財處、發(fā)行部等部門(mén)從自身的業(yè)務(wù)應用角度，購買(mǎi)或開(kāi)發(fā)適合本部門(mén)的管理軟件，使我館管理信息系統建設處于部門(mén)級應用水平，重要數據的編碼標準和口徑不統一，財務(wù)、業(yè)務(wù)數據無(wú)法實(shí)現共享，形成了信息化建設中備受詬病的“信息孤島”現象，系統數據無(wú)法交換，信息滯后，影響了工作效率。我館管理信息系統一期工程致力于打破“信息孤島”，強調財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，實(shí)現信息高度共享，建立流暢的業(yè)務(wù)數據的“信息高速公路”，體現了現代管理理念中協(xié)同商務(wù)的概念。

　　八、技術(shù)與管理的關(guān)系

　　中國出版社目前的發(fā)展現狀是管理水平落后于信息技術(shù)發(fā)展。我們堅持以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng )新，優(yōu)化管理流程，解決管理制度執行不力、管理的隨意性較大等老大難問(wèn)題。在中國必須強調，利用信息技術(shù)促進(jìn)管理。

　　出版社信息化的過(guò)程是一個(gè)管理模式轉變和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過(guò)程，而一個(gè)傳統出版社要改變其管理方式和業(yè)務(wù)流程會(huì )遇到很大阻力，這也往往成為信息化實(shí)施失敗的一個(gè)關(guān)鍵原因。

　　九、軟件與服務(wù)的關(guān)系

　　軟件與服務(wù)同等重要。出版社管理信息化是一個(gè)過(guò)程，而非一個(gè)結果。一套軟件的上線(xiàn)對出版社而言并不代表什么，而軟件帶來(lái)的企業(yè)運作與管理方式的改變和競爭力的提高才是終極目的。管理的進(jìn)步和提高沒(méi)有終點(diǎn)，信息化建設也就沒(méi)有終點(diǎn)。出版社管理信息化將是一個(gè)沒(méi)有結束的動(dòng)態(tài)過(guò)程，因此，服務(wù)就變得異常重要。出版社管理信息系統并不是“交鑰匙工程”，需要持續地改進(jìn)。

　　對于大部分出版社來(lái)說(shuō)，目前還沒(méi)有購買(mǎi)服務(wù)的意識，還認為免費服務(wù)是天經(jīng)地義的事情。這種觀(guān)點(diǎn)是狹隘的、片面的，應該把軟件與服務(wù)同樣看成是IT廠(chǎng)商提供的產(chǎn)品。

　　十、產(chǎn)品與項目的關(guān)系

　　出版社進(jìn)行管理信息系統的建設是根據自己的需求定制，還是利用現成的解決方案？這是一個(gè)非常不好回答的問(wèn)題。我們認為，既不能純粹地購買(mǎi)產(chǎn)品，也不能完全按照項目來(lái)建設，應該在廠(chǎng)商提供的標準產(chǎn)品的基礎上，進(jìn)行個(gè)性化定制。簡(jiǎn)單地購買(mǎi)產(chǎn)品并加以應用，難免有削足適履之嫌，必然不可能完全滿(mǎn)足出版社的管理需要。而完全按照項目建設，出版社不但要為此付出昂貴的代價(jià)，而且項目失敗的風(fēng)險和概率較大。

　　我館管理信息系統是在云因公司現有軟件的基礎上，結合商務(wù)印書(shū)館業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā)。從實(shí)施效果來(lái)看，我們在較短的時(shí)間內，以較低的成本實(shí)現了比較全面的系統功能，較好地滿(mǎn)足了商務(wù)印書(shū)館的管理優(yōu)化和業(yè)務(wù)創(chuàng )新的需要。

來(lái)源：中國計算機報