Jay Rollins是Churchill Downs有限公司IT部副總經(jīng)理，他想控制不必要的開(kāi)支，希望公司能以小搏大，進(jìn)而從銷(xiāo)售商那里獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù); 他還想清楚地闡明技術(shù)性項目是如何幫助公司達到其戰略目標的。因此，Rollins 要求，必須為所有IT申報項目制定出商務(wù)方案。他稱(chēng)，這種規定將有助于企業(yè)更好地分析風(fēng)險、預測成功并監督管理者職責，還能使業(yè)務(wù)活動(dòng)更加優(yōu)化。”
目前，IT部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的總經(jīng)理們通常都要求制定商務(wù)方案，以證明技術(shù)提案的合理性，并且，許多公司正在將商務(wù)方案規范作為他們標準操作流程的一部分。“IT的價(jià)格很高，那么如果你打算合理使用它，就必須制定一個(gè)計劃，”Sutter健康中心的CIO兼高級副總經(jīng)理Hummel如是說(shuō)。該健康中心是一個(gè)擁有65個(gè)健康護理機構的非盈利性組織。
制定這樣正式的分析報告可不是件容易的事情，尤其是對于那些忙于處理日常工作的部門(mén)經(jīng)理來(lái)說(shuō)。“制定一個(gè)好的商務(wù)方案是非常難的。”位于匹茲堡的教育管理公司CIO兼高級副總經(jīng)理Kowalsky如是說(shuō)。該公司是美國最大的提供高等教育的私立學(xué)校之一。他說(shuō)，這需要時(shí)間和資源，需要對技術(shù)和如何規劃該方案有深入的理解，還要對本項目與企業(yè)其他優(yōu)勢如何相結合有清楚的認識。
以下7個(gè)步驟將有助于CIO高效地制定一個(gè)優(yōu)秀的IT項目提案。
1.理解企業(yè)目標
IT領(lǐng)導者們稱(chēng)，一個(gè)優(yōu)秀的商務(wù)方案能預測出成本和節省的開(kāi)支額，詳細列出預期收益和風(fēng)險，還能清楚地顯示出該申報項目如何與企業(yè)的戰略相吻合。美國梅里馬克學(xué)院的CIO Maxson稱(chēng): “你應當表述清楚: 信息技術(shù)如何提高企業(yè)效益？并能為企業(yè)的核心目標提供哪些支持？”
Hummel表示，他的技術(shù)提案必須通過(guò)一個(gè)嚴格的審批過(guò)程才能開(kāi)始執行。畢竟，他們是在與購買(mǎi)病床、CAT掃描儀等項目競爭資金，所以必須闡述清楚這個(gè)技術(shù)性項目將如何改進(jìn)對病人的治療。“你不得不制定一個(gè)能讓其他部門(mén)經(jīng)理都能看懂的商務(wù)方案。”他解釋道。這非常重要，原因在于他的方案要在一個(gè)執行委員會(huì )會(huì )議上通過(guò)。在該會(huì )議上，CEO、首席醫師以及分區執行官要集體決定是否通過(guò)該申報項目。
2.讓數字說(shuō)話(huà)
以數字開(kāi)頭，要包括項目開(kāi)支、日常支出以及可預測的收益與投資等，Nucleus咨詢(xún)公司咨詢(xún)部副總經(jīng)理Wettemann稱(chēng)。該公司提供IT方面的咨詢(xún)與調查服務(wù)。
3.關(guān)注投資回報率
但是專(zhuān)家稱(chēng)，許多項目的收益并不那么容易量化。例如CRM系統，公司如何準確地計算由于客戶(hù)滿(mǎn)意度提高而帶來(lái)的銷(xiāo)售額增長(cháng)呢？Wettemann說(shuō)，在這種情況下，就要進(jìn)行適當的估算。
4.關(guān)注企業(yè)文化
企業(yè)文化決定著(zhù)哪些東西要寫(xiě)進(jìn)商務(wù)方案中去，需要包括多少細節，寫(xiě)多長(cháng)、由誰(shuí)、以什么形式、在什么時(shí)間提交該方案。一些公司只需要幾頁(yè)關(guān)于成本、回報、風(fēng)險和收益的總結。而另外的企業(yè)則想要詳細的報告和支持性文件，外加口頭闡述。甚至在同一個(gè)公司，不同種類(lèi)的項目可能要求不同的商務(wù)方案。Jennmar公司為采礦業(yè)和隧道工業(yè)提供地面控制技術(shù)，Ted Benham是該公司的IT副總經(jīng)理，當IT部門(mén)需要給公司的ERP系統升級時(shí)，他提交了一份非常詳細的商務(wù)方案，不僅說(shuō)明財務(wù)信息，還概述了每日操作中可能出現的失誤。
5. 說(shuō)明非盈利性收益
經(jīng)濟性收益固然重要，但專(zhuān)家稱(chēng)IT經(jīng)理們決不能忽略非經(jīng)濟性收益。事實(shí)上，一些重要的提案并不能產(chǎn)生經(jīng)濟性收益。即使不能量化潛在的收益，領(lǐng)導者們也應當用相同的規則去描述那些未來(lái)愿景。“越是先進(jìn)的和具有創(chuàng )新精神的公司越能理解，大約有80%的項目是經(jīng)濟性收益驅動(dòng)的，而另外20%的驅動(dòng)力來(lái)自能夠對公司起到重要的戰略性推進(jìn)，”喬治亞技術(shù)管理學(xué)院的CIO Cummins說(shuō)，“你必須越過(guò)那些數字，看到數字無(wú)法表述的事情。”
例如，Merrimack大學(xué)正在安裝無(wú)線(xiàn)系統、控制臺PC和多媒體設備，以創(chuàng )造出優(yōu)秀的教室環(huán)境。這些項目需要一次性投資和一些長(cháng)期性支出，但是商務(wù)方案表明，這些技術(shù)將幫助大學(xué)保持持久性競爭力。
6. 寫(xiě)清楚間接支出
一個(gè)好的商務(wù)方案需要寫(xiě)明一次性投資和長(cháng)期支出，還有可預見(jiàn)的風(fēng)險與收益。但是，專(zhuān)家稱(chēng)經(jīng)理們還應當說(shuō)明重要的相關(guān)因素。比如，他們要詳細說(shuō)明如何培訓工人，如何推進(jìn)新技術(shù)和新流程的應用。另外，他們還應該精確而客觀(guān)地給出預投資額，這是經(jīng)常被忽略或者被低估的部分。
7. 咨詢(xún)你的商務(wù)伙伴
在起草商務(wù)方案的時(shí)候，成功的IT經(jīng)理們都會(huì )請教其他部門(mén)經(jīng)理。“最成功的案例都是團隊努力的結果。”Wettemann說(shuō)。商務(wù)方案需要清楚地解釋每個(gè)提案的業(yè)務(wù)價(jià)值。他們需要說(shuō)明這是如何與全公司的總目標及部門(mén)的目標相結合的。而且他們需要證明，升級后的新系統怎樣切實(shí)促進(jìn)公司的業(yè)務(wù)。
Novell有限公司的經(jīng)理們很明白這一點(diǎn)，作為CIO的 Debra Anderson如是說(shuō)。他和其他部門(mén)的經(jīng)理們一起工作，制定年度商務(wù)計劃，規劃三年內的項目。他說(shuō)：“這是一個(gè)讓IT部門(mén)和整個(gè)公司聯(lián)結起來(lái)的好方法。”而且此過(guò)程能促使公司領(lǐng)導層在各個(gè)部門(mén)的提案中優(yōu)先考慮IT部門(mén)的提案。
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