會(huì )議的基本概念
什么是會(huì )議？會(huì )議就是一種溝通渠道，這種渠道用來(lái)達成組織內部或組織間的多方的利益。
為什么要舉行會(huì )議？一般來(lái)說(shuō)企業(yè)舉行會(huì )議的目的有：協(xié)商制定企業(yè)的戰略、企業(yè)一般事務(wù)的多方溝通、動(dòng)員或鼓舞員工士氣、監督企業(yè)事務(wù)的工作進(jìn)度。
第一部分：傳統的會(huì )議管理
會(huì )前注意事項
會(huì )前的召集階段
首先我們要探討的是，為什么要召集會(huì )議呢？要召集會(huì )議要滿(mǎn)足什么條件？
根據我對會(huì )議的定義，會(huì )議是一種溝通渠道，這種渠道涉及多方。所以召集會(huì )議必須是這樣的情況：一方無(wú)方解決的問(wèn)題，必須與多方溝通，才能達成目的。
要召集會(huì )議的條件：一個(gè)是一方無(wú)法解決問(wèn)題，一個(gè)是必須召開(kāi)。這兩點(diǎn)很重要，對企業(yè)來(lái)說(shuō)，了解這兩點(diǎn)，可以避免不必要的會(huì )議及資源浪費。
召集者不一定只是企業(yè)高層管理者，也可以是部門(mén)經(jīng)理、車(chē)間主任等。
與會(huì )人員的選定
誰(shuí)是會(huì )議的參加者呢？這根據召集者要與誰(shuí)溝通，誰(shuí)就是與會(huì )者。在與會(huì )人員的選定問(wèn)題上，召集者必須與高層溝通，以獲得高層對召集者的支持。
與會(huì )人員不一定都要寫(xiě)上總經(jīng)理。很多企業(yè)都有一個(gè)毛病，就是在開(kāi)會(huì )的時(shí)候與會(huì )人員一定要寫(xiě)上總經(jīng)理，結果開(kāi)會(huì )的時(shí)候總經(jīng)理往往都沒(méi)有來(lái)。這樣是不對的。
與會(huì )人員的分類(lèi)
與會(huì )人員可以分為必須參加的或者隨意參加的。必須參加的人員，就必須來(lái)，要簽到。隨意參加的人員，可以按自己的意愿決定是否參加，可以隨時(shí)進(jìn)入會(huì )場(chǎng)和退出會(huì )場(chǎng)。
會(huì )議的職能設置
會(huì )議需要有主持人、主席、觀(guān)察員、記錄員。主持人一般的是會(huì )議的召集者，負責會(huì )議的議程，維持會(huì )場(chǎng)的秩序。主席就是會(huì )議的主要參與者，一般是部門(mén)經(jīng)理或者車(chē)間主任。觀(guān)察員一般是主要領(lǐng)導，如總經(jīng)理等。觀(guān)察員一般不做討論，只觀(guān)察會(huì )議進(jìn)展，有必要的時(shí)候就要做會(huì )議的總結。記錄員記錄會(huì )議的討論過(guò)程和結果。
會(huì )議的討論材料必須會(huì )前散發(fā)
會(huì )議的討論材料必須會(huì )前散發(fā)，這樣在會(huì )議的舉行階段就沒(méi)有必要浪費時(shí)間去閱讀材料了。
時(shí)間的安排
會(huì )議控制最重要的控制時(shí)間，必須把握好時(shí)間。開(kāi)會(huì )要準時(shí)、議程要控制、閉會(huì )要及時(shí)！
會(huì )議討論模式
會(huì )議的討論模式宜采用由下而上的模式舉行。這種模式要求會(huì )議先由公司站在最前線(xiàn)的工作人員做發(fā)表意見(jiàn)（比如銷(xiāo)售代表、車(chē)間工人），然后是車(chē)間主任或者部門(mén)經(jīng)理，最后是高層的管理人員。這種模式能激發(fā)與會(huì )者的積極探討，有利于問(wèn)題的解決。
會(huì )議討論結果的總結
誰(shuí)來(lái)總結會(huì )議的討論結果？一般先是有主持人做總結。如果主持人拿不出結果，由主席拿結果。如果主席也拿不出結果，那就由觀(guān)察員拿結果。
會(huì )后對會(huì )議結果執行的監督
誰(shuí)來(lái)監督會(huì )議的討論結果呢？一般來(lái)說(shuō)誰(shuí)召集，誰(shuí)負責監督執行會(huì )議的決定。
第二部分：基于電子商務(wù)的會(huì )議管理
電子商務(wù)的三個(gè)流程：信息流、物流、資金流。
基于電子商務(wù)的會(huì )議管理，就是要把電子商務(wù)的這三個(gè)流程融入到企業(yè)的會(huì )議管理過(guò)程之中。
為什么要搞基于電子商務(wù)的會(huì )議管理？這樣做的話(huà)，可以使企業(yè)的會(huì )議管理做到方便、快速和節省。還有一點(diǎn)是，如果一家企業(yè)在各地有分部的話(huà)，那么使用基于電子商務(wù)的會(huì )議管理來(lái)召開(kāi)會(huì )議，比傳統模式有無(wú)法比擬的優(yōu)越性。
會(huì )議召開(kāi)前
可以使用E-mail來(lái)分發(fā)有關(guān)會(huì )議的材料及與會(huì )相關(guān)事項的通知?？梢栽谄髽I(yè)內部網(wǎng)站上公布開(kāi)會(huì )通知以及在BBS上探討會(huì )議舉行的流程。這里運用電子商務(wù)的信息流程，使得企業(yè)對會(huì )議舉行前的相關(guān)事務(wù)做到快速、簡(jiǎn)單而且有效。
通過(guò)電子日歷來(lái)安排會(huì )議日程。這里可以運用到軟件有，Outlook的日歷，Google的日歷等。
另外，會(huì )議有關(guān)實(shí)體材料的分發(fā)，通過(guò)電子商務(wù)的物流，可以迅速到達全球各地。
對于企業(yè)各個(gè)分部，會(huì )議舉行的費用使用電子商務(wù)的資金流來(lái)分發(fā)，將會(huì )更加快速和有效。
電子商務(wù)對會(huì )議舉行過(guò)程中的控制
會(huì )議就是一種溝通的過(guò)程，而電子商務(wù)的信息流程將會(huì )有效、快速、便捷地完成這一過(guò)程。在這種溝通過(guò)程中，你甚至不需要布置會(huì )場(chǎng)。而且，你會(huì )發(fā)現這種溝通是很平等的，可以暢所欲言的。
但是這要求你必須會(huì )使用一些軟件或者工具。下面，我將介紹這些工具。
Microsoft Windows NetMeeting（該軟件已經(jīng)被Windows Meeting Space取代）
Microsoft NetMeeting為全球用戶(hù)提供了一種通過(guò)Internet進(jìn)行交談、召開(kāi)會(huì )議、工作以及共享程序的全新方式。NetMeeting具備以下多種功能：通過(guò)Internet或Intranet向用戶(hù)發(fā)送呼叫通過(guò)Internet或Intranet與用戶(hù)交談看見(jiàn)您呼叫的用戶(hù)與其他用戶(hù)共享同一應用程序在聯(lián)機會(huì )議中使用白板畫(huà)圖檢查快速撥號列表，看看哪些朋友已經(jīng)登錄發(fā)送在交談程序中鍵入的消息在自己的Web頁(yè)上創(chuàng )建呼叫鏈接向參加會(huì )議的每位用戶(hù)發(fā)送文件。
Microsoft Windows Meeting Space（針對家庭或者在家庭辦公的用戶(hù)）
Windows Meeting Space取代了微軟NetMeeting，它只提供給Windows Vista操作系統的用戶(hù)，因為它建立在Vista的對等網(wǎng)絡(luò )技術(shù)上，并使用Vista的功能如WS-Discovery。
這個(gè)軟件可以理解為一個(gè)網(wǎng)上的虛擬會(huì )議室。通過(guò)該程序，我們可以在網(wǎng)上創(chuàng )建一個(gè)受到密碼保護的虛擬空間，并接受同事的訪(fǎng)問(wèn)。大家在這個(gè)虛擬空間中，可以共享應用程序、共享文件、共享操作。
Microsoft Office Live Meeting（針對中小型企業(yè)）
Microsoft Office Live Meeting是一款實(shí)時(shí)會(huì )議系統。它能夠保證少至兩個(gè)人多至2000人之間的在線(xiàn)交流。用實(shí)時(shí)會(huì )議系統，參加者可以用電話(huà)和個(gè)人電腦分享信息、聽(tīng)取發(fā)言以及閱讀文件，甚至可以在會(huì )議以后回放會(huì )議記錄。
微軟還聲稱(chēng)Office Live Meeting將有助于公司企業(yè)減少商務(wù)出差費用，縮短銷(xiāo)售周期。
微軟今年6月份正式推出最新版本的視頻會(huì )議軟件產(chǎn)品Microsoft office live meeting 2007，并且這款軟件還支持虛擬會(huì )議室的360度旋轉效果。
Microsoft Office Communicator（針對大型企業(yè)）
Office Communicator 2007 是一個(gè)統一的通信客戶(hù)端，幫助人們使用包括即時(shí)消息 (IM)、語(yǔ)音和視頻在內的一系列不同通信方式，方便地與不同位置或時(shí)區的其他人通信，從而提高工作效率。與整個(gè) 2007 Microsoft Office system中的程序 — 包括 Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Groove 和 SharePoint Server — 的集成，使得信息工作人員可以采用許多不同的方式進(jìn)行相互通信，獲得不變的簡(jiǎn)便的用戶(hù)體驗。
Microsoft Exchange Server
據微軟稱(chēng)，基于Exchange Server 、Office Communication Server、Live Meeting Service的企業(yè)統一溝通平臺將致力于打破今天電子郵件、即時(shí)溝通、移動(dòng)及VoIP電話(huà)、視頻、音頻及網(wǎng)絡(luò )會(huì )議等傳統及新興溝通方式之間的障礙。 借助微軟打造的企業(yè)統一溝通平臺，企業(yè)的員工將處在于溝通的中心位置。使用者只需一個(gè)身份即可訪(fǎng)問(wèn)所有溝通模式，同時(shí)把所有的與溝通相關(guān)的工作都集成到人們的日常工作流程中，包括廣泛使用的微軟Office System及第三方應用軟件。
作為微軟統一溝通解決方案重要一員，Exchange Server 2007 對企業(yè)用戶(hù)而言主要體現了“任何地點(diǎn)的訪(fǎng)問(wèn)”、“缺省的立體防護”、“企業(yè)級的支持平臺”等三大價(jià)值。同時(shí)為了迎接新的挑戰，Exchange Server 2007的體系結構進(jìn)行了更新，以利用64位硬件的優(yōu)勢，簡(jiǎn)化管理和路由，從而增強 IT 環(huán)境的可靠性、穩定性及高可用性。
BBS
BBS的英文全稱(chēng)是Bulletin Board System，翻譯為中文就是“電子公告板”。BBS最早是用來(lái)公布股市價(jià)格等類(lèi)信息的，當時(shí)BBS連文件傳輸的功能都沒(méi)有，而且只能在蘋(píng)果計算機上運行。早期的BBS與一般街頭和校園內的公告板性質(zhì)相同，只不過(guò)是通過(guò)電腦來(lái)傳播或獲得消息而已。一直到個(gè)人計算機開(kāi)始普及之后，有些人嘗試將蘋(píng)果計算機上的BBS轉移到個(gè)人計算機上，BBS才開(kāi)始漸漸普及開(kāi)來(lái)。近些年來(lái)，由于愛(ài)好者們的努力，BBS的功能得到了很大的擴充。
目前，通過(guò)BBS系統可隨時(shí)取得國際最新的軟件及信息，也可以通過(guò)BBS系統來(lái)和別人討論計算機軟件、硬件、Internet、多媒體、程序設計以及醫學(xué)等等各種有趣的話(huà)題，更可以利用BBS來(lái)討論一些公司事務(wù)甚至舉行會(huì )議等……
QQ群
QQ群是騰訊公司推出的多人交流的服務(wù)。群主在創(chuàng )建群以后,可以邀請朋友或者有共同興趣愛(ài)好的人到一個(gè)群里面聊天。在群內除了聊天，騰訊還提供了群空間服務(wù)，在群空間中，用戶(hù)可以使用論壇、相冊、共享文件等多種交流方式。
Google Docs&Spreadsheets
Google Docs&Spreadsheets使你可以與你的同事很方便地協(xié)同作業(yè)。
1， 點(diǎn)擊立即共享；
2， 輸入你要共享者的E-mail。
3， 點(diǎn)擊討論，與你的同事協(xié)同作業(yè)。
注意：只有Google表格才可以被討論，Google文檔暫無(wú)討論功能。
會(huì )議決議的發(fā)布與監督執行
在企業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布會(huì )議的討論結果（可以公開(kāi)的），使用電子商務(wù)相關(guān)工具來(lái)監督會(huì )議決議的執行。
43Things監督會(huì )議決議的執行
43things是這樣一家網(wǎng)站：寫(xiě)下你的目標，然后一步一步地寫(xiě)下你的工作進(jìn)展。通過(guò)這個(gè)網(wǎng)站我們可以監督會(huì )議決議的執行。當然了，如果是機密的決議，你可千萬(wàn)別放這個(gè)網(wǎng)站上去，會(huì )泄密的。
Twitter讓大家來(lái)監督你的工作進(jìn)度
Twitter是這樣一家網(wǎng)站：把你現在做的事情公布出來(lái)，讓大家來(lái)評論和監督你。利用這家網(wǎng)站的創(chuàng )意，我們可以監督大伙的工作進(jìn)度。
這兩個(gè)網(wǎng)站用來(lái)監督會(huì )議決議的執行，實(shí)在是太棒了。不是么？可是涉及到要保密的內容，我們就不能用它們了。解決辦法是，你們企業(yè)建立一個(gè)類(lèi)似功能的網(wǎng)站，把保密功能添加上去。不過(guò)，這需要成本的哦。
第三部分：傳統的會(huì )議管理與基于電子商務(wù)的會(huì )議管理的對比、互補
簡(jiǎn)單的會(huì )議、與會(huì )人員不便調動(dòng)適宜使用基于電子商務(wù)的會(huì )議管理模式。
重要的會(huì )議使用傳統的會(huì )議管理模式好，因為這樣真實(shí)感比較強，可信度高，隆重。比如簽約、公司重大問(wèn)題的討論。
作者：愛(ài)上你的微笑
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