貨代操作一個(gè)月基本過(guò)程應該了解了.
操作主要工作有
1.接到銷(xiāo)售托書(shū),輸入公司系統打托書(shū),十聯(lián)單(定同行不需要)
2.將托書(shū)傳給訂艙窗口,讓跑單師傅拿十聯(lián)單去船代敲章.拿回來(lái)的單子術(shù)語(yǔ)叫配艙回單.
3.和客戶(hù)確認好裝箱時(shí)間,安排拖車(chē).將配艙回單傳給車(chē)隊去放設備交接單.
4.提單確認.
5.報關(guān).審核客戶(hù)寄來(lái)的報關(guān)資料是否正確.沒(méi)問(wèn)題了送去報關(guān)行
6.做費用拿提單.
操作各個(gè)環(huán)節要盯緊了.及時(shí)訂艙,定好了盯預配,預配放了盯裝箱,箱子裝好盯進(jìn)港,進(jìn)港了盯報關(guān),放關(guān)了盯上船.船開(kāi)了盯提單.
做操作是一個(gè)細致的工作.不懂多問(wèn).等熟悉了就簡(jiǎn)單了.
為規范業(yè)務(wù)部日常工作，明確各崗位職責，加強內部協(xié)調配合，特制定本規范。
第一部分，崗位職責
依據工作需要和工作環(huán)節在業(yè)務(wù)部?jì)仍O立有經(jīng)理、操作、客服和銷(xiāo)售等崗位，各崗位相輔相成構成業(yè)務(wù)部完整的運作機制。
第一、職位與職權
部門(mén)經(jīng)理：1、管理團隊的組建、管理和提升
2、配合公司戰略發(fā)展，籌劃、推進(jìn)和評估本部的長(cháng)短期目標
3、各部門(mén)總體運作的計劃、協(xié)調、推進(jìn)和評估
銷(xiāo)售：1、業(yè)務(wù)的報價(jià)、攬取和跟蹤
2、報價(jià)的對外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)
3、客戶(hù)日常銷(xiāo)售維護
客服: 1、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤
2、報價(jià)的對外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)
3、客戶(hù)日常操作維護
操作：1、業(yè)務(wù)的審核、運作和跟蹤
2、費收的核實(shí)、確認和輸入
3、業(yè)務(wù)的完結、統計和分析
4、門(mén)點(diǎn)服務(wù)/倉儲服務(wù)的受理、協(xié)調和安排
第二、職權與職責
1、經(jīng)理管理
部門(mén)經(jīng)理和主管對部門(mén)內日常事務(wù)和人員具有指派工作、協(xié)調次序、管理決策
的權力和義務(wù)。
2、權責對應
部門(mén)內所有人員應依據各自所在職位的職權配置，積極主動(dòng)盡職盡責地完成日常本職工作。
3、能動(dòng)互助
部門(mén)內所有人員應重視自我促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，積極主動(dòng)協(xié)助關(guān)聯(lián)職位成員完成日常本職工作。
第三、個(gè)人與團隊
1、對任何事件，各成員應首先積極努力地盡己之所能處理。
2、對超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結果的要求或者事件，需立即請示上一級職權直至部門(mén)經(jīng)理要求協(xié)助，并依據上一級和或者部門(mén)經(jīng)理的指令或者指導及時(shí)處理并反饋、總結。
3、各職員日常應積極主動(dòng)學(xué)習積累有利于促進(jìn)改善本職工作的知識和資源，提升團隊實(shí)力和個(gè)人素質(zhì)
4、各職員應積極協(xié)助和指導有需要的部門(mén)成員。
5、待物客觀(guān)公正，就事寬容耐心。
第二部分，操作流程
根據業(yè)務(wù)部的工作特征，日常工作中劃分為以下“接單、訂艙、拖車(chē)/內裝、報關(guān)、文件、費收和其他”各環(huán)節，各環(huán)節相輔相成。
本流程即是各崗位的工作指導，也作為主管評判各崗位工作達標與否的標準。
一、接單部分
接單工作原則上應該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節，一般要求接單必須快捷、
高效，在第一時(shí)間內用最短時(shí)間確認業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。
接單人員一般要求自接到委托書(shū)后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。
（注）對于部分無(wú)法短時(shí)間內確認的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據客戶(hù)和操作需要流轉到下一環(huán)節，先安排流轉后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節的有序操作。
1、審核客戶(hù)委托內容和確認客戶(hù)服務(wù)要求（客服或者接單員）
（1）接單人員必須預先審核客戶(hù)的委托內容。
客戶(hù)發(fā)來(lái)的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：
托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、
運價(jià)條款與運價(jià)、托運人的簽字或蓋章等。
（2）接單人員必須預先確認客戶(hù)服務(wù)要求。（客服或者接單員）
普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車(chē)/內裝、商檢和報關(guān)等。
到/預付訂艙確認即對（1）內容的確認；
對于拖車(chē)/內裝、商檢和報關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶(hù)訂艙單上。
特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。
對于特殊服務(wù)要求，必須得到部門(mén)主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排
2、運價(jià)核對、確認（客服或者接單員）
客服人員收到訂艙單后，必須對運價(jià)和其他服務(wù)費用進(jìn)行確認。
(1) 對來(lái)自銷(xiāo)售部的業(yè)務(wù)，須與銷(xiāo)售員核對運價(jià)和其他服務(wù)費用是否正確，并由銷(xiāo)售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。
(注) 特殊情況可先口頭與銷(xiāo)售員確認, 待銷(xiāo)售員返回公司再補簽字確認
(2) 對于公司業(yè)務(wù)，須與市場(chǎng)相關(guān)人員或航線(xiàn)主管人員及時(shí)確認后再安排訂艙。
3、艙位確認（客服或者接單員）
根據客戶(hù)委托，確認反饋符合要求的艙位。
二、訂艙部分
一般要求預定開(kāi)航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據市場(chǎng)情況適當提前；
一般要求在預定開(kāi)航日5工作日前完成訂艙，對于該時(shí)間限制以?xún)鹊臉I(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內完成訂艙。
1、新建委托 (訂艙操作員)
訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統內創(chuàng )建業(yè)務(wù)編號、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有
關(guān)數據。輸入業(yè)務(wù)數據包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能）、開(kāi)航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理（如需要）等。
2、訂艙過(guò)程（訂艙操作員）
訂艙過(guò)程包括以下環(huán)節：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關(guān)艙單發(fā)送確認、中轉港代碼確認和場(chǎng)站收據制作等，任何其中一環(huán)節未完成均視做訂艙未完成。
訂艙完畢后，應及時(shí)將配艙信息輸入操作系統，輸入時(shí)應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱(chēng)、訂艙號或者海單號、船名航次、開(kāi)船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。
3、艙位通知 （訂艙操作員）
無(wú)論是否需要我司代為提供當地各項服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶(hù)，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。
如有問(wèn)題，積極配合客戶(hù)跟蹤處理預配和海關(guān)艙單等方面問(wèn)題。
三、拖車(chē)/內裝（調度）
客戶(hù)委托的拖車(chē)、內裝和/或者報關(guān)等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和
市場(chǎng)環(huán)境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶(hù)協(xié)商調整并告知理由和風(fēng)險。
1、拖車(chē)安排
(1) 得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認后方能安排
(2) 根據船公司、碼頭和航線(xiàn)等情況，前瞻判斷合適的拖車(chē)時(shí)間時(shí)間；如同客戶(hù)具體情況有沖突，必須同客戶(hù)友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險
(3) 安排拖車(chē)前，根據前期約定的拖車(chē)服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶(hù)再次聯(lián)系確認裝柜時(shí)間及地點(diǎn)
(4) 同客戶(hù)確認時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車(chē)行進(jìn)行服務(wù)要求
預約
(5) 向拖車(chē)行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車(chē)服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點(diǎn)前確認安排（包括拖車(chē)行是否已經(jīng)領(lǐng)取設備交接單、提箱點(diǎn)的確認已經(jīng)空箱狀況確認）；
對于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間。
(6) 安排拖車(chē)時(shí)，需向拖車(chē)行發(fā)出書(shū)面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠(chǎng)聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)、協(xié)議費用等
(7) 必要情況下，應要求拖車(chē)行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠(chǎng)
(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
(9) 其他注意事項
在船公司的免費用箱期內安排拖柜進(jìn)場(chǎng)，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶(hù)，要求其書(shū)面確認并登記
對于客戶(hù)業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認是否發(fā)生安排拖車(chē)的前期費用。若有發(fā)生預配打單費等，需立即通知客戶(hù)，要求其書(shū)面確認并登記
2、內裝安排
(1) 得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認后方能安排
（2）根據船公司、碼頭和航線(xiàn)等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶(hù)具體情況有沖突，必須同客戶(hù)協(xié)商并告知可能的風(fēng)險
(3) 根據前期約定的到貨時(shí)間，提前1工作日與客戶(hù)再次核實(shí)送貨時(shí)間和預計到達時(shí)間
(4) 向倉庫做內裝委托，需向倉庫發(fā)出書(shū)面委托。
清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、貨物數據（包括件數、毛重、體積）、 協(xié)議費用等
(5) 向倉庫委托時(shí)間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點(diǎn)前確認安排（包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設備交接單、提箱點(diǎn)的確認、空箱狀況確認）
(6) 向倉庫委托時(shí)，必要情況下應注明提空柜的時(shí)間要求
(7) 跟蹤到貨物情況
(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
四、報關(guān)部分（操作員）
(1) 得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認后方能安排
(2) 根據船公司、碼頭、航線(xiàn)和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關(guān)時(shí)間。如同客戶(hù)具體情況有沖突，必須同客戶(hù)友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險
(3) 最遲在同客戶(hù)約定報關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶(hù)確認報關(guān)資料的發(fā)送情況
(4) 收到報關(guān)資料后的第一時(shí)間對報關(guān)資料進(jìn)行預審，有問(wèn)題立即處理
(5) 在約定的報關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報關(guān)資料送報關(guān)行
(6) 對于報關(guān)資料，要求復印留底；對于重要報關(guān)資料如核銷(xiāo)單等，必須在做登
記
(7) 跟蹤反饋報關(guān)結果
五、文件部分
1、提單確認 (文件員)
(1) 提單確認件的膳制和發(fā)送
提單確認件的膳制和發(fā)送要及時(shí)，一般預定開(kāi)航日2個(gè)工作日前必須發(fā)送
(2) 催促提單確認件
一般預定開(kāi)航日前一工作日必須從客戶(hù)獲取完整、正確的提單確認
聯(lián)系客服
