使用Project 2003 Server 實(shí)現企業(yè)整體項目管理 Project 2003家族產(chǎn)品 微軟從80年代起就開(kāi)發(fā)項目管理軟件，至今己經(jīng)有近20年的歷史。最新的Project 2003家族產(chǎn)品包括三個(gè)軟件:Project 2003 Standard際準版)、Project2003 Professional(專(zhuān)業(yè)版)和Project 2003 Server(服務(wù)器版)。其中標準版適合個(gè)人應有，管理單個(gè)的項目;專(zhuān)業(yè)版除了具有標準版的功能外，還能夠與服務(wù)器版有機結合管理整個(gè)企業(yè)的項目;服務(wù)器版為整個(gè)企業(yè)的管理和協(xié)調提供平臺，通過(guò)9個(gè)中心(項目中心、資源中心、任務(wù)中心、狀態(tài)報告中心、更新中心、風(fēng)險中心、問(wèn)題中心、文檔中心和管理中心)來(lái)管理整個(gè)企業(yè)的項目。根據權限，不同的用戶(hù)既可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)版軟件，也可以通過(guò)瀏覽器直接訪(fǎng)問(wèn)這些中心的內容。 項目經(jīng)理使用專(zhuān)業(yè)版軟件編制項目計劃 項目團隊人員能夠準確及時(shí)知道分配給自己的任務(wù) 項目經(jīng)理完成項目計劃編制和優(yōu)化后，在Project 2003 Professional軟件上可以直接把項目的計劃和資源的安排發(fā)布服務(wù)器上，所有具有權限的人員都能夠通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)Sever(服務(wù)器〕來(lái)查看和取得相關(guān)的信息。Server會(huì )自動(dòng)地把分配給每個(gè)資源的任務(wù)分配分別歸并到各自的名下，，例如，如果把“安裝水管”的工作分配給管工負責，該管工登錄該Server后，就能在“任務(wù)中心”可以看到分配給自己的所有任務(wù)，包括是從哪個(gè)項目經(jīng)理分配的，哪個(gè)項目的哪個(gè)任務(wù)，需要什么時(shí)間開(kāi)始和完成。該管工可在這個(gè)中心向項目經(jīng)理報告是否接受這些任務(wù)，在實(shí)施期間定期地報告每天得實(shí)際工時(shí)。 以前這些工作需要項目經(jīng)理每周末寫(xiě)一個(gè)書(shū)面報告給計劃部門(mén)，然后等全部報告到齊后，再進(jìn)行匯總后再提交給高層領(lǐng)導，有時(shí)需要1一2天的時(shí)間。如果我們安裝了Project 2003 Server,這些狀態(tài)報告的索要和報告的過(guò)程可以在“狀態(tài)報告中心”中一并完成。上級領(lǐng)導通過(guò)“請求狀態(tài)報告”操作，擬定報告所要包括的內容、提交的頻率(按周、月等)，向需要提交報告的人發(fā)出提交的要求。每個(gè)需要提交者登錄到自己的狀態(tài)報告中心時(shí)，就會(huì )看到“你有狀態(tài)報告”的提示，打開(kāi)后就能看到報告的索要者、提交時(shí)間和內容。他們可以在這里直接按要求一一回復。如果超出要求的日期，還會(huì )有提示告訴他“XX報告時(shí)間己經(jīng)過(guò)期”，避免遺漏。當索要者再次登錄到狀態(tài)報告中心時(shí)，哪些人的報告回復已經(jīng)收到，哪些人還沒(méi)有回復的消息就顯示出來(lái)，索要者不僅可以看到每個(gè)回復報告的具體內容，而且還可以通過(guò)“自動(dòng)合并報告”的功能，按報告中的標題把所有提交報告者的相關(guān)內容匯總在一起，便于閱讀。 部門(mén)負責人能夠查看與本部門(mén)相關(guān)的所有項目信息 企業(yè)負責人能夠進(jìn)行整個(gè)企業(yè)項目的分析和監控 有序管理項目的風(fēng)險、問(wèn)題和文檔 “文檔”是項目的重點(diǎn)之一，在Project 2003 Server中，“文檔中心”承當起此項管理任務(wù)。除了公共的文檔之外，項目的文檔都以項目為單位進(jìn)行存儲和管理。在這個(gè)中心，可以分層次地按需要創(chuàng )建文檔庫—例如，按項目的主要階段，項目人員在這里可以把自己的文檔上載到相應的文檔庫，這些文檔可以與項目的具體工作任務(wù)建立聯(lián)系，當要進(jìn)行某項工作時(shí)，通過(guò)這種鏈接，可以查看相關(guān)的標準、規范、合同，縮短臨時(shí)尋找資料浪費時(shí)間;當工作完成時(shí)，把生成的工作文檔上載到本中心的相應文檔庫，例如，當設計工作完成時(shí)，把設計文檔上載到“設計文檔庫”，從事后面實(shí)施任務(wù)的人員便可以根據這些設計文檔進(jìn)行具體實(shí)施。 Project 2003 Server把各個(gè)處在“孤島”上的項目信息整合到一起，并進(jìn)行及時(shí)地計算處理，這就為企業(yè)的各層人員共享和應用項目的數據奠定了堅實(shí)的基礎。Project 2003 Server具有很強的“自定義”功能，既用戶(hù)自己按需要增加新的功能或刪除某些不必要的功能，使得更加符合企業(yè)本身的管理實(shí)際?？疾祉椖抗芾沓墒於鹊暮苤匾臉酥局痪褪潜仨氁獞镁哂心軌虬堰M(jìn)度、成本整合到一起的項目管理軟件來(lái)管理企業(yè)的項目，應用這類(lèi)企業(yè)級的項目管理系統必將提高企業(yè)整體的項目管理水平。
隨著(zhù)競爭的加劇，企業(yè)越來(lái)越需要選擇好、并完成好本身的項目。然而，由于項目的復雜性和多變性，各層次人員都對于在企業(yè)的層次上如何管理好項目感到頭痛。項目上的具體工作人員可能需要承當來(lái)自多個(gè)項目上的工作，他們不知道應該首先做哪個(gè)項目的哪項工作，如何進(jìn)行優(yōu)先排隊。有時(shí)他們加班加點(diǎn)完成了某個(gè)任務(wù)，但并非是最急需的;項目經(jīng)理需要全面地、清楚地規劃出自己管理的項目，但多變的項目環(huán)境，使得他們總有“計劃趕不上變化”的煩惱，他們不清楚該如何快速地做出一個(gè)合理的計劃，并能夠進(jìn)行跟蹤控制，隨時(shí)知道他的團隊成員的工作己經(jīng)完成到何種程度，哪些需要協(xié)調;高層領(lǐng)導經(jīng)常需要根據整個(gè)企業(yè)最新的信息做出正確的決策，但他們只能通過(guò)職能部門(mén)層層進(jìn)行統計匯總，當信息展現在他們面前時(shí)，己經(jīng)失去了實(shí)時(shí)性，往往失去了許多寶貴機會(huì )。如今，這個(gè)問(wèn)題己經(jīng)可以解決，微軟公司的Project 2003 Server就是幫助企業(yè)領(lǐng)導有效解決這些問(wèn)題的好工具。
Project 2003 Professional主要用來(lái)供項目經(jīng)理編制和管理他的項目。例如，我們要安裝一套新的化工設備，項目經(jīng)理只要能夠正確地把管理的項目分解成具有明確交付物的任務(wù)，并能夠估計出每個(gè)任務(wù)的時(shí)間和描述出任務(wù)之間的關(guān)系，使用這個(gè)軟件就能夠在2一3個(gè)小時(shí)之內做出整個(gè)的進(jìn)度計劃，計算出每個(gè)任務(wù)的開(kāi)始和完成時(shí)間，以及整個(gè)項目的總工期。如果把資源也分配給每個(gè)任務(wù)上，該軟件還能夠做出資源的全部安排計劃和成本計劃等。
進(jìn)行項目狀態(tài)報告的溝通
在項目的整個(gè)進(jìn)行過(guò)程中，各級都會(huì )要求下級提交項目的狀態(tài)報告。例如，負責計劃的部門(mén)就可能要求每個(gè)項目經(jīng)理每周報告一次本周內己經(jīng)完成的工作成果、下一周的工作安排、當前急需解決的問(wèn)題等。
部門(mén)負責人關(guān)注的重點(diǎn)是與本部門(mén)相關(guān)的項目信息。Project 2003 Server分別為他們準備了想要的信息。
財務(wù)部門(mén)負責人:他們通過(guò)Server可以查看每個(gè)項目的預算成本、實(shí)際成本、資金使用效率分析、合同簽訂與執行情況。
人力資源部門(mén)負責人:他們通過(guò)Server可以查看每個(gè)職員每天都是在哪個(gè)項目上工作，每個(gè)資源的總工時(shí)，資源的使用效率、預測資源需求。
項目管理部門(mén)負責人:整個(gè)企業(yè)的任何項目的執行情況，以及工時(shí)、費用等信息。
承擔項目的部門(mén)(如開(kāi)發(fā)部)負責人:他們則有權限查看本部門(mén)所承擔或參與的全部項目的進(jìn)展情況，以及本部門(mén)人員的安排日程等。
應當說(shuō)，最受益的應當是企業(yè)的高層人員，特別是哪些有多個(gè)項目在同時(shí)進(jìn)行，并且分布在全國或世界各地。處在這種環(huán)境的企業(yè)領(lǐng)導不使用企業(yè)級的項目管理系統是很難及時(shí)地得到最新的信息的。當你的企業(yè)安裝有Project 2003Server系統時(shí)，每個(gè)項目的最新信息在每天下班時(shí)就會(huì )通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)t或Intranet傳送到Server中。如果設定每天更新一次信息的話(huà)，Project Server可以最及時(shí)的為企業(yè)高層領(lǐng)導更新到前一天12點(diǎn)為止的全部信息。次日8點(diǎn)鐘，領(lǐng)導們一上班就能夠看到這些最新的信息。整個(gè)企業(yè)的項目都擺在他們的面前，如果他們想了解哪個(gè)項目的情況，就打開(kāi)它，該項目的進(jìn)度、成本、工時(shí)等信息都能夠看到。更重要的是，“項目組合分析器史，功能會(huì )把整個(gè)企業(yè)項目的成本、工作量等信息按資源、按部門(mén)、按地區、按時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，提供給領(lǐng)導，以便他們能夠正確決策。“項目建模”功能可把一些相關(guān)的項目放到一起進(jìn)行模擬計算，向領(lǐng)導們提供關(guān)于資源應用效率的數據，不僅可以展示出每個(gè)項目上資源的總工時(shí)量，也提供出當前己經(jīng)分配了工作任務(wù)的資源使用情況;還可以按項目查看在項目的生命期內每種資源在每個(gè)單位時(shí)間內的工時(shí)安排，在哪些段時(shí)間內需求超過(guò)了可以供應的總量，而哪些段時(shí)間內資源并沒(méi)有充分安排。
風(fēng)險管理是項目管理中的重點(diǎn)，在美國PMI的項目管理知識體系內容的發(fā)展過(guò)程中，風(fēng)險管理部分改進(jìn)最大，而且，在去年P(guān)NII向國際上征集最熱門(mén)的項目管理課題中仍然把風(fēng)險管理放在其中，并列在第一位置。每個(gè)項目啟動(dòng)時(shí)都應當進(jìn)行風(fēng)險識別，可能會(huì )出現哪些不測因素，并進(jìn)行定性、定量分析，制定出應對計劃。Project 2003 Server首次把風(fēng)險管理置于其中。在風(fēng)險中心，用戶(hù)可以通過(guò)風(fēng)險登記表描述風(fēng)險的全部信息，包括名稱(chēng)、承受風(fēng)險的人、分派解決風(fēng)險的人、風(fēng)險發(fā)生的概率，可能對于工期產(chǎn)生的影響，對于成本的影響，將會(huì )受影響的任務(wù)，觸發(fā)該風(fēng)險的任務(wù)，緩解風(fēng)險的計劃等等。項目人員在這里可以把每個(gè)風(fēng)險與任務(wù)建立起鏈接關(guān)系，在項目實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行監視，盡量避免風(fēng)險帶來(lái)的損失。
“問(wèn)題”是指項目中需要討論或解決的問(wèn)題，例如，如果項目上需要采購一臺新設備，但是設備的技術(shù)指標和型號需要征求某些成員的意見(jiàn)，項目人員就可以在“問(wèn)題中心”進(jìn)行溝通，而且“問(wèn)題”還可以與具體任務(wù)和風(fēng)險建立起聯(lián)系來(lái)。
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