設計院項目管理應用案例：Project2003項目管理軟件
項目管理的理論是近幾年管理學(xué)方面討論的一個(gè)熱點(diǎn)，本文以微軟公司的Project2003項目管理軟件為例，論述了項目管理在我院的適用范圍以及利用該軟件編制一個(gè)合格的項目計劃的工作過(guò)程。
項目管理技術(shù)的發(fā)展與計算機技術(shù)的發(fā)展密不可分，隨著(zhù)計算機性能的迅速提高，大量的項目管理軟件涌現出來(lái)。它們可以用于各種商業(yè)活動(dòng)，提供便于操作的圖形界面，幫助用戶(hù)制定任務(wù)、管理資源、
進(jìn)行成本預算、跟蹤項目進(jìn)度等。其中微軟公司的Project軟件應用最為廣泛且易于操作，成為目前進(jìn)行中小型項目管理的得力工具軟件。
一、 Project軟件在我院適用領(lǐng)域
項目管理的方法與理論適用于國民經(jīng)濟的各個(gè)領(lǐng)域，Project軟件根據項目管理的原理，用計算機軟件搭建模型，來(lái)模擬項目管理的建立和實(shí)施，并通過(guò)一系列與項目管理有關(guān)的圖表來(lái)完成對項目的管理。
結合我院目前的情況，Project軟件可以應用在以下幾個(gè)方面：
1、用于項目招投標
目前很多設計項目都是通過(guò)招投標開(kāi)展的，設計的組織安排、綜合進(jìn)度計劃是否合理完善是我院技術(shù)水平和管理水平的重要參考指標。使用Project，可以非常容易地反復推敲、優(yōu)化項目的計劃，最后生成條理清楚、邏輯關(guān)系正確、繪制精良的網(wǎng)絡(luò )圖、橫道圖和各種數據表格，展現企業(yè)的風(fēng)采，給評標人員留下良好的印象，從而為企業(yè)中標助力。
2、項目的動(dòng)態(tài)跟蹤
由于我院目前同時(shí)承接的項目數量越來(lái)越多，甲方對項目的質(zhì)量要求越來(lái)越高，從而要求我們在項目的生命周期中進(jìn)行非常細致的管理。通過(guò)使用Project軟件，可以每天對項目的完成情況進(jìn)行及時(shí)的匯總與更新，從而保持項目信息的準確與及時(shí)。如果結合Project Server的使用，整個(gè)企業(yè)的所有項目進(jìn)展情況將變得非常清晰，利益干系人直接通過(guò)瀏覽器等軟件即可以獲得有關(guān)的項目信息。
3、人力資源的合理調配
通過(guò)使用Project對所有項目編制項目計劃并進(jìn)行任務(wù)分配，將形成一個(gè)我院所有人力資源的龐大信息庫。在這個(gè)人力資源庫中，將可以直接查到每一個(gè)人員目前正在進(jìn)行的所有項目以及任務(wù)的情況，可以統計每個(gè)資源的工作量是否被過(guò)度分配，每個(gè)資源每天的工作量計劃為多少個(gè)小時(shí)等等信息，這樣為合理的調配資源提供了科學(xué)的依據。
4、對于跨專(zhuān)業(yè)項目的溝通管理
在項目管理的方式下，一個(gè)設計項目將由一個(gè)項目組來(lái)共同完成，它突破了原來(lái)職能型組織結構的部門(mén)局限性，可以更好地進(jìn)行項目的溝通管理。在計劃編制好后，就已經(jīng)明確了不同部門(mén)資源的工作量與任務(wù)完成時(shí)間，任何任務(wù)分配信息的更改都將及時(shí)反饋到項目計劃中，并通知到相關(guān)人員。同時(shí)每一個(gè)項目有統一的文檔庫與問(wèn)題庫用來(lái)交換項目的信息，項目組的成員通過(guò)瀏覽器即可以訪(fǎng)問(wèn)這些資源，這樣可以更有效地協(xié)調跨專(zhuān)業(yè)的項目。
5、輔助核算生產(chǎn)成本
使用Project可以對計算生產(chǎn)成本起到輔助作用。在項目計劃階段，通過(guò)編制項目計劃，進(jìn)行任務(wù)分配，可以估算每個(gè)資源的工作量或使用量，從而估算整個(gè)項目的成本。在每個(gè)項目的生命周期中，都需要進(jìn)行項目的跟蹤與更新，在項目完成后，將有這個(gè)項目的任務(wù)分解及資源工時(shí)的詳細信息，通過(guò)這些信息，可以核算每個(gè)資源在這個(gè)項目中的實(shí)際工作量，從而計算出這個(gè)項目的實(shí)際成本。
二、 Project2003軟件版本介紹
Project2003產(chǎn)品系列包括Standard（標準版）、Professional（專(zhuān)業(yè)版）、Server（服務(wù)器版）三個(gè)版本，Project 2003 專(zhuān)業(yè)版適合所有的項目管理人員和項目成員使用，能協(xié)助企業(yè)經(jīng)理人動(dòng)態(tài)管理日程與資源、溝通項目狀態(tài)，以及分析項目信息。透過(guò)更直觀(guān)的工具，讓企業(yè)經(jīng)理人與項目團隊能即時(shí)獲得最新信息，在預算內順利達成項目目標。當用戶(hù)僅是利用個(gè)人桌面計算機管理項目的個(gè)別使用者時(shí)，單獨使用Project 標準版便可。當用戶(hù)必須協(xié)同作業(yè)并且與團隊分享數據時(shí)，則需用專(zhuān)業(yè)版搭配 Project Server 使用。
Project 2003 專(zhuān)業(yè)版是專(zhuān)門(mén)針對有企業(yè)項目管理功能需求的組織所設計的新版個(gè)人桌面計算機應用軟件，它涵括了所有 Project 標準版的功能，更新增許多企業(yè)級項目協(xié)作的功能。此外，同時(shí)使用Project Server 與 Project 專(zhuān)業(yè)版更能完全獲得企業(yè)項目管理功能的好處。
Project Server 2003 特別為企業(yè)集中管理和分享項目的信息而設計，可將企業(yè)內部標準化的項目與資源信息集中儲存，以達到有效率的項目信息分享、分析與管理能力。透過(guò)Project Server 2003，團隊成員與外面合作伙伴皆可利用它快速獲取最新信息，企業(yè)決策主管則可利用它執行項目的危機管理與運營(yíng)決策的依據。Project Server中新增多項功能，包括加強的安全性以及與 Microsoft SharePoint Services 的整合，讓您能針對項目、任務(wù)、獨立事件組織、儲存與追蹤包括文檔、問(wèn)題和在某集中共享區的報表等等的項目相關(guān)信息。其中Project Server含有客戶(hù)端訪(fǎng)問(wèn)許可（CAL）的概念。CAL是一項讓使用者有權存取 Microsoft Project Server服務(wù)的授權。具有CAL 的使用者能透過(guò)稱(chēng)為Microsoft Project Web Access （可通過(guò)瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)）的網(wǎng)絡(luò )接口檢查與更新Project Server中的項目信息，其中包括更新時(shí)程表、追蹤問(wèn)題與儲存文檔、公文包管理與任務(wù)委派等。
總的說(shuō)來(lái)，它們之間最大的差異就在于，Project 2003標準版更著(zhù)眼于個(gè)人生產(chǎn)力提升上，而Project 2003專(zhuān)業(yè)版和Project Server 2003更著(zhù)眼于企業(yè)項目管理方案上。
三、 Project 2003中的關(guān)鍵概念
1、任務(wù)的工期、工時(shí)與資源單位
一個(gè)項目經(jīng)過(guò)WBS的分解，將成為一個(gè)個(gè)的子任務(wù)，在Project中每一個(gè)任務(wù)都有工期、工時(shí)與資源單位的概念。工期就是指完成任務(wù)所經(jīng)歷的實(shí)際時(shí)間，工時(shí)是指將該任務(wù)分配給資源來(lái)執行時(shí)（可以是單個(gè)或多個(gè)資源），每個(gè)資源執行任務(wù)的工作時(shí)間，而資源單位則表示資源在該任務(wù)持續時(shí)間內的工作負荷情況，如果100%表示資源在該任務(wù)工期內這段時(shí)間是以100%的負荷工作，如果是50%則表示資源在這段時(shí)間是以50%的負荷進(jìn)行該工作（因為該資源另外50%的負荷可能還在進(jìn)行其它的任務(wù)）。
在項目中使用資源的原因是讓資源為任務(wù)工作，而有些時(shí)候，特別是人力資源，可能是兼職地分配給一個(gè)任務(wù)。資源單位相當于一個(gè)乘法器，Project使用它計算資源任務(wù)期間的每一小時(shí)或每一人如何工作，而工期是以天或小時(shí)計算完成任務(wù)的工作時(shí)間。工期乘上資源單位就得到了工時(shí)，這三者在Project中具有以下的計算關(guān)系：工期=工時(shí)/資源單位或工時(shí)=工期*資源單位。例如有一項“編制概預算”任務(wù)，如果將該任務(wù)分配給資源A與B（假設兩個(gè)資源工作效率完全相同）共同完成，如果一個(gè)資源單獨完成這項任務(wù)需要工作16個(gè)小時(shí)（即任務(wù)的總工時(shí)為16小時(shí)），在任務(wù)被平均分配給資源A與B的情況下（即每個(gè)資源工作8小時(shí)），如果兩個(gè)資源單位都是100%的時(shí)候（即資源100%的投入到該任務(wù)中），任務(wù)的工期將為： 8小時(shí)（工時(shí)）/100%（資源單位）=8小時(shí)（工期）。如果兩個(gè)資源單位都是50%時(shí)（即資源投入一半的時(shí)間到該任務(wù)），則工期為8小時(shí)（工時(shí)）/50%（資源單位）=16小時(shí)（工期）。如果任務(wù)不被平均分配，例如資源A分配工時(shí)數為10小時(shí)，資源B分配工時(shí)數為6小時(shí)，資源A的單位仍然為100%，資源B的單位為50%，則相對于資源A來(lái)說(shuō)它的部分任務(wù)完成工期=10小時(shí)（工時(shí)）/100%（資源單位）=10小時(shí)（工期），資源B的部分任務(wù)完成工期=6小時(shí)（工時(shí)）/50%（資源單位）=12小時(shí)（工期），那么整個(gè)“編制概預算”的任務(wù)完成工期就是資源B的工期12小時(shí)（雖然資源A在這12小時(shí)中有2個(gè)小時(shí)是不用工作的）。
另外，工期與工時(shí)都可以是分鐘、小時(shí)、天、星期或月為單位，Project在計算公式的時(shí)候把時(shí)間單位統一按小時(shí)進(jìn)行計算。缺省情況下，工期以天為單位表示（通過(guò)設置1天等于多少小時(shí)進(jìn)行轉換），工時(shí)以小時(shí)為單位表示。
2、任務(wù)類(lèi)型
Project軟件中定義了三種任務(wù)類(lèi)型，分別是固定單位、固定工期、固定工時(shí)。
Project中的計算公式是工時(shí)=工期*單位，此公式有三個(gè)變量，如果固定其中一個(gè)變量，使得另外兩個(gè)變量互相牽制（即改變一個(gè)變量，另一個(gè)變量即重新計算），按固定的變量名稱(chēng)，就可將任務(wù)分成以上三種任務(wù)類(lèi)型。在默認狀態(tài)下，Project創(chuàng )建的是固定單位任務(wù)。即當你改變了該任務(wù)的工期時(shí)，Project會(huì )自動(dòng)計算工時(shí)，如果改變了任務(wù)的工時(shí)，Project會(huì )自動(dòng)重新計算工期。例如“編制概預算”任務(wù)資源單位為50%，工期定義為32小時(shí)，工時(shí)=32小時(shí)（工期）*50%（資源單位）=16小時(shí)，當我們將該任務(wù)設置為固定單位任務(wù)時(shí)，如果調整工期為40小時(shí)，則Project會(huì )自動(dòng)計算該任務(wù)的工時(shí)=40小時(shí)（工期）*50%（資源單位）=20小時(shí)。如果將任務(wù)設置為固定工期類(lèi)型，則以上計算公式中固定的是任務(wù)的工期，因此當改變任務(wù)的單位時(shí)，任務(wù)工時(shí)會(huì )自動(dòng)重新計算，或者當改變任務(wù)的工時(shí)，任務(wù)的單位會(huì )重新計算。例如同樣“編制概預算”任務(wù)，工期為32小時(shí)，資源單位為50%，工時(shí)按以上公式計算為16小時(shí)，如果我們將任務(wù)類(lèi)型設置為固定工期任務(wù)時(shí)，當我們調整資源單位為100%時(shí)，則Project會(huì )自動(dòng)計算該任務(wù)的工時(shí)=32小時(shí)（工期）*100% （資源單位）=32小時(shí)（工時(shí)）。同樣可以理解固定工時(shí)的任務(wù)類(lèi)型，即計算公式中固定的是任務(wù)的工時(shí)，所以，當改變任務(wù)的單位時(shí)，Project會(huì )自動(dòng)計算任務(wù)的工期，當改變任務(wù)的工期時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)計算任務(wù)的單位。
3、投入比導向
Project中資源分配的默認日程排定方式是采用投入比導向的。即將更多的資源分配給任務(wù)或從任務(wù)中中減少資源時(shí)，Project將延長(cháng)或縮短任務(wù)的工期，而保持任務(wù)的總工時(shí)不變。例如“概預算編制”任務(wù)分配一個(gè)資源完成時(shí)，如果資源單位為100%，工時(shí)為16小時(shí)，工期也為16小時(shí)，如果該任務(wù)設置了投入比導向（這是系統默認的設置），則當增加一個(gè)資源時(shí)（新資源的單位也為100%），系統將保持任務(wù)總工時(shí)數為16小時(shí)不變，將16小時(shí)的工期平均分配給兩個(gè)資源，每個(gè)資源各8個(gè)小時(shí)，任務(wù)工期=工時(shí)/資源單位=8小時(shí)/100%=8小時(shí)（每個(gè)資源的工期都是8小時(shí)，總任務(wù)的工期也是8小時(shí)）。
如果取消了該任務(wù)的投入比導向設置，在增加一個(gè)資源時(shí)，如果資源單位為100%，，系統則會(huì )將任務(wù)的總工時(shí)數增加為32小時(shí)，保持工期為8小時(shí)不變。
4、日歷
Project中，日歷決定了項目的標準工作時(shí)間和非工作日，使用日歷可以確定資源的可用性、分配給任務(wù)的資源的排定方式，以及任務(wù)本身的日程排定方式，日歷分為基準日歷、項目日歷、資源日歷、任務(wù)日歷四種類(lèi)型。其中基準日歷相當于一個(gè)日歷的模版，可以應用到項目日歷、資源日歷和任務(wù)日歷三種日歷之中。
Project提供了三種基準日歷，分別表示正常工作情況（“標準”基準日歷）、24小時(shí)工作的情況（“24小時(shí)”基準日歷）、加夜班的情況（“夜班”基準日歷）三種工作時(shí)間的安排，用戶(hù)一般可以建立自己的基準日歷，以表示自己企業(yè)的工作時(shí)間。例如我院工作時(shí)間是從8:30~12:00，14：00~17：30，由于 Project提供的三種基準日歷中都沒(méi)有定義這個(gè)工作時(shí)間，我們可以將工作時(shí)間定義成一個(gè)新的基準日歷，例如叫“我院企業(yè)工作時(shí)間”基準日歷，然后將該日歷應用到項目日歷、資源日歷或任務(wù)日歷之中。當然也可以不新建基準日歷，而通過(guò)更改“標準”基準日歷中定義的工作時(shí)間以符合我院的正常工作時(shí)間。
項目日歷是分配給項目的所有資源指定默認的工作日程，在默認情況下，在建立一個(gè)新的項目時(shí)，項目日歷為“標準”基準日歷。我們可以為項目日歷設置工作日和工作時(shí)間，以反映項目中所有資源在該項目中共同要遵守的工作日和工作時(shí)間。資源日歷是描述了每個(gè)資源的工作時(shí)間，當新建一個(gè)資源而沒(méi)有特別指定資源日歷時(shí)，該資源的資源日歷將自動(dòng)引用項目日歷的工作時(shí)間安排。如果有需要，可以為個(gè)別資源自定義資源日歷，以指定其特殊的工作時(shí)間或假期等，Project將根據資源日歷的設定時(shí)間來(lái)安排該資源的工作時(shí)間，有助于創(chuàng )建更準確的日程，特別是如果資源之間的工作時(shí)間有明顯區別時(shí)，
Project只根據資源日歷中資源的可用時(shí)間排定資源日程。
默認情況下，任務(wù)的日程根據項目日歷中創(chuàng )建的工作時(shí)間進(jìn)行排定，如果需要任務(wù)在不同的時(shí)間完成，特別是不依賴(lài)資源的任務(wù)，則可以創(chuàng )建任務(wù)日歷。任務(wù)日歷尤其適用于需要任務(wù)在項目日歷或指定的資源日歷定義的正常工作時(shí)間之外完成的情況。
四、 用Project2003編寫(xiě)項目計劃的流程
Project是一個(gè)功能強、管理細膩、操作方便的優(yōu)秀項目管理網(wǎng)絡(luò )計劃軟件，這個(gè)軟件的理論基礎是國際上公認的關(guān)鍵路徑法（CPM）和計劃評審技術(shù)（PERT）。它提供了一套完整的項目描述和計算的方法及模型，通過(guò)這個(gè)軟件生成的圖、表或文件，使所有參加項目工作的人員對于項目的理解達到共識，從而能夠協(xié)調一致地工作，出色地完成項目。 為了更有效率地做好一個(gè)項目計劃，根據經(jīng)驗，按照以下的工作流程來(lái)編制計劃會(huì )比較好：
1、定義項目的信息：包括項目開(kāi)始時(shí)間、項目文件名稱(chēng)、摘要信息、項目日歷時(shí)間等，這一步可以通過(guò)“項目向導”完成。Project2003的項目向導用戶(hù)界面非常友好，可以引導用戶(hù)一步一步的完成以上信息的設置。
2、對項目進(jìn)行WBS分解，采用大綱與分級結構列出項目的所有子任務(wù)。這個(gè)過(guò)程應該是逐步細化的過(guò)程，最先列出摘要任務(wù)或者是里程碑式的任務(wù)，然后對每一個(gè)摘要任務(wù)分別進(jìn)行分解，列出子任務(wù)，任務(wù)分解的程度以自己管理的要求為準。例如“單項文本編制”這樣一項摘要任務(wù)，即可以把它分解為“單項說(shuō)明編制”、“概預算編”、“圖紙繪制”、“文本整理”這樣幾個(gè)子任務(wù)，也可以根據實(shí)際情況（例如“單項文本編制”這項子任務(wù)是一個(gè)資源完成，并且總工時(shí)數小于40小時(shí)時(shí)），不對該任務(wù)進(jìn)行分解。列好所有任務(wù)后，再在腦海中回想一下自己對項目分解的情況，盡量找出是否有比較重要的任務(wù)沒(méi)有分解到，盡量在這一步中把項目分解得越正確越好，這樣對后面步驟的影響就會(huì )小些。
3、對所有子任務(wù)（不包括摘要任務(wù)）填寫(xiě)每個(gè)子任務(wù)的估計工期。在填工期值的時(shí)候不要考慮資源的可用性的情況，僅僅根據項目進(jìn)度的安排，列出每個(gè)子任務(wù)的工期即可，而系統自動(dòng)會(huì )根據子任務(wù)的工期來(lái)計算摘要任務(wù)的工期。并且注意此步驟僅需輸入“工期”域的數據，而不要輸入“開(kāi)始時(shí)間”或“完成時(shí)間”域的數值，因為如果填了這兩個(gè)域的數值，Project會(huì )自動(dòng)加上時(shí)間限制。
4、設定任務(wù)的鏈接關(guān)系。Project中的任務(wù)共有四種任務(wù)鏈接關(guān)系，分別為完成-開(kāi)始（FS）、開(kāi)始-開(kāi)始（SS）、開(kāi)始-完成（SF）、完成-完成（FF），表示其中一個(gè)任務(wù)的開(kāi)始或結束將如何取決于另一個(gè)任務(wù)的開(kāi)始或結束時(shí)間。例如“單項文本編制”任務(wù)與“單項文本一審”任務(wù)就是FS關(guān)系，即表示“單項文本編制”任務(wù)完成之后，“單項文本一審”任務(wù)才能開(kāi)始。通過(guò)對所有的子任務(wù)進(jìn)行鏈接關(guān)系的設置，系統將自動(dòng)計算出摘要任務(wù)以及整個(gè)項目的工期，而不需要我們手動(dòng)去設置每個(gè)任務(wù)的“開(kāi)始時(shí)間”與“結束時(shí)間”。當然在這個(gè)過(guò)程中，是可以設置任務(wù)的重疊或延遲的，例如，可以設置“單項文本一審”任務(wù)在“單項文本編制”任務(wù)完成后提前一天開(kāi)始，或者延遲一天開(kāi)始。
5、建立資源表。切換到“資源工作表”視圖，逐項列出該項目中所有需要用到的工時(shí)資源與材料資源的情況，這個(gè)過(guò)程可以對資源進(jìn)行分組的設置，以便今后在進(jìn)行資源統計的時(shí)候，可以分組來(lái)顯示信息。如果要統計成本的任務(wù)，則在資源的“費率”域中進(jìn)行資源的單位成本的設置。在這個(gè)步驟對，對于特殊資源可以進(jìn)行資源日歷的單獨設置，例如某個(gè)資源在特定時(shí)間需要休息，可以單獨設置該資源的日歷。
6、給項目的各項任務(wù)分配資源。該步驟最好用拆分窗口的方式進(jìn)行操作，上方主窗口采用“甘特圖視圖”，下方副窗口采用“任務(wù)窗體視圖”顯示。在“任務(wù)窗體視圖”中，分配每項任務(wù)資源（同時(shí)要設置“資源單位”）、每個(gè)資源的“工時(shí)”、任務(wù)“工期”等信息，系統會(huì )根據設置的任務(wù)類(lèi)型來(lái)自動(dòng)計算工期、工時(shí)與單位中的某一項值，在這步中是可以對任務(wù)同時(shí)設置多個(gè)資源的，也可以通過(guò)“分配資源”按鈕來(lái)進(jìn)行以上的操作。完成以上步驟之后，就可以說(shuō)已經(jīng)編制了一個(gè)完整的初步計劃。
7、對項目計劃的調整與優(yōu)化。根據以上編制的初步計劃，看看項目進(jìn)度能否滿(mǎn)足要求，如果需要縮短項目的工期，通過(guò)“甘特圖向導”按鈕進(jìn)行項目關(guān)鍵路徑的顯示，并縮短該項目中關(guān)鍵任務(wù)的工期（通過(guò)增加資源、分解任務(wù)、調整資源工作時(shí)間等方式設置）。此外，切換到“資源工作表”視圖，查看資源是否被過(guò)度分配（系統自動(dòng)紅色標記了過(guò)度分配了的資源），如果被過(guò)度分配，找到過(guò)度分配資源的任務(wù)，對該任務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。這樣經(jīng)過(guò)以上七個(gè)步驟后，將編制出一個(gè)比較符合實(shí)際情況的項目計劃來(lái)。當然項目
計劃編制的好壞，是否最優(yōu)方案，跟項目經(jīng)理的經(jīng)驗是有很大關(guān)系的。這個(gè)項目計劃完成后，就可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)版或標準版發(fā)布到服務(wù)器上，進(jìn)行整個(gè)項目組對該項目的協(xié)同工作了。
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