分享一下我的早會(huì )、周會(huì )和月會(huì )管理經(jīng)驗20131226
上午十點(diǎn)左右，無(wú)意之中打開(kāi)微信，看到一個(gè)多年的老同事剛發(fā)的一個(gè)微信，有照片（一群人正襟危坐在偌大的辦公室內，拿著(zhù)筆記本認真記錄），有文字（晨會(huì )仍在進(jìn)行中……）
這個(gè)微信讓我想分享一下我的早會(huì )、周會(huì )和月會(huì )管理經(jīng)驗，拋磚引玉來(lái)交流。
我個(gè)人的理解是一個(gè)企業(yè)的例行管理靠三個(gè)計劃和三個(gè)會(huì )議來(lái)進(jìn)行管理的。其中三個(gè)計劃就是年度工作計劃表、月度工作計劃表和周工作計劃表。而三個(gè)會(huì )議則是早會(huì )、周會(huì )、月會(huì )。
這三個(gè)例行會(huì )議的管理首先就是要提高會(huì )議效率，不能打持久戰。所以我提出了“5分鐘早會(huì )，90分鐘周會(huì )， 120分鐘月會(huì )”的管理要求，主要目的是大家要會(huì )前認真準備并做好會(huì )前的溝通和協(xié)調，避免在會(huì )議上進(jìn)行過(guò)多的討論甚至爭執。
對于早會(huì )，我的目的很單純，就是點(diǎn)人頭，到齊了嗎？然后統一目標，上路開(kāi)工，投入工作狀態(tài)。所以，我的早會(huì )有幾點(diǎn)：第一，開(kāi)會(huì )時(shí)間不能太長(cháng)，9點(diǎn)上班，每天早上9：05開(kāi)始，盡可能在5分鐘之內結束，如有特殊新增的且需全體成員參與的重要工作，可適當延長(cháng)，但最長(cháng)不超過(guò)20分鐘。第二，輪流主持，每個(gè)人都要對會(huì )議主持有一個(gè)切身體會(huì )，以避免常見(jiàn)會(huì )議中的遲到、不主動(dòng)、不認真、不積極、散漫等行為的發(fā)生。期望大家能夠準時(shí)、認真、開(kāi)放，切實(shí)體味尊重與被尊重是相互的。第三，會(huì )議主持人要在會(huì )議結束10分鐘之內將當日會(huì )議紀要（EXCEL版）放在內部OA系統上，大家隨時(shí)都可以看。第四，早會(huì )內容主要集中在今日重點(diǎn)工作安排，同時(shí)要求每個(gè)人當日下班自己主動(dòng)到OA系統上更新自己當日工作的完成情況，力求做到日事日畢。第五，原則不鼓勵坐著(zhù)開(kāi)早會(huì )，期望大家站立開(kāi)會(huì )，第一時(shí)間不長(cháng)，第二站著(zhù)精神狀態(tài)好些，對身體也好些。第六、磨刀不誤砍柴工，凡是工作日，一定堅持開(kāi)早會(huì )，讓大家養成一個(gè)良好的工作習慣，并在堅持中持續改善。
有關(guān)周會(huì )，我的看法是周會(huì )就是對當月工作進(jìn)度的一個(gè)階段性總結，是一個(gè)更短期的PDCA循環(huán)，看進(jìn)度、做調整、做改善。同時(shí)，主管也可以根據本周的主要問(wèn)題點(diǎn)和員工標桿行為進(jìn)行案例引申點(diǎn)評，做一些企業(yè)文化建設的分享交流，來(lái)統一大家的思想和認識。所以，我的周會(huì )一般有幾個(gè)特點(diǎn)：第一，每周上班的第一天，時(shí)間是下午14:00—15：30，有主管或者其代理人主持；第二，設定專(zhuān)人做好會(huì )議紀要，并在當日下班前放在OA系統內，大家隨時(shí)可以看到；第三，周會(huì )的主要內容就是上周工作進(jìn)度簡(jiǎn)述，本周重點(diǎn)工作展望，需要大家協(xié)助的工作事項，每人5分鐘左右。同時(shí)主管可以做一些企業(yè)文化實(shí)踐經(jīng)驗分享交流。第四，每個(gè)人每周上班第一天，需要根據月度工作計劃、客戶(hù)需求、年度工作目標等來(lái)確定本周重點(diǎn)工作計劃并有助理匯總成周工作計劃在內部公告欄張貼公布。
有關(guān)月會(huì )，我認為月會(huì )重點(diǎn)是當月每個(gè)人的績(jì)效述職會(huì )議，同時(shí)也是年度工作目標完成的一個(gè)PDCA管理循環(huán)。我開(kāi)的月會(huì )的幾個(gè)要點(diǎn)是：第一，月會(huì )一般在每月上班的第一周第一天（最好是每月5日之前），具體時(shí)間為下午14:00—16：00，必須有主管主持。第二，月會(huì )的主要內容包含上月工作進(jìn)度及改善（依照績(jì)效指標完成情況、重要工作項目進(jìn)度、客戶(hù)需求滿(mǎn)足情況，內部可以提供一個(gè)參考模版）；本月重點(diǎn)工作計劃，對公司或團隊成員的需求內容。 每人8--10分鐘； 最后，有一項是企業(yè)文化實(shí)踐經(jīng)驗交流分享或“用以致學(xué)”心得分享（主管或主管指定一人，既然對優(yōu)秀者的一種鼓勵，也是對其他人員的一種啟發(fā)，更重要的是可以創(chuàng )建一種學(xué)習型的團隊氛圍）。第三，會(huì )議設定專(zhuān)人負責做好會(huì )議紀要，并在會(huì )后一個(gè)工作日內將《會(huì )議紀要》電子郵件形式發(fā)各參會(huì )人員，重要的《會(huì )議紀要》還需會(huì )議參與人簽字，會(huì )議紀要電子版在內部OA 系統公布，原件交相關(guān)人員歸檔保管。第四，會(huì )議記錄人員負責會(huì )議決議事項的進(jìn)度追蹤，及時(shí)向會(huì )議主持人匯報工作進(jìn)度，并在下次會(huì )議開(kāi)始之前將上次會(huì )議決議的執行情況通報給與會(huì )人員。第五、每月第一周，周會(huì )和月度工作總結、本月工作計劃會(huì )議整合一起召開(kāi)。第六，每個(gè)人每月25日要和主管討論確定下月重點(diǎn)工作計劃。此月度計劃要在每月最后一周最后的2個(gè)工作日內匯總成內部月度行事歷并張貼公布在內部公告欄。
沒(méi)有規矩，不成方圓。所以，為了保證會(huì )議的高效，對于月會(huì )會(huì )的議紀律，一般我提出以下要求：第一，會(huì )議組織人負責會(huì )議紀律的維護（手機靜音，不來(lái)回走動(dòng)、報告收繳等），準備簽到表，組織參會(huì )人員簽到。第二，參會(huì )人員提前5分鐘到達會(huì )場(chǎng)進(jìn)行簽到。會(huì )議開(kāi)始時(shí)，組織人收回簽到表。會(huì )后，組織人在簽到表上標注遲到（注明到會(huì )時(shí)間）、未到人員。第三，參會(huì )人員如不能按時(shí)出席，需提前1個(gè)小時(shí)向會(huì )議組織人請假。第四，如應出席人因故不能出席，需指派代理人員參加，并提前告知會(huì )議組織者。
會(huì )議管理是企業(yè)管理中最常見(jiàn)的一種管理工具和管理手段，只要堅持貫徹執行，管理必然會(huì )逐步走向規范，效率也必將會(huì )逐步提升。
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