3、制度化建設
職能：企業(yè)制度化建設是將企業(yè)各類(lèi)管理、作業(yè)行為，用書(shū)面文件加以固化的持續過(guò)程，這一過(guò)程可使企業(yè)的工作行為，按已經(jīng)規定的方式和要求展開(kāi)。制度化建設包含企業(yè)所有可用書(shū)面文件固化的行為，而不單單是管理制度的建立。制度化內容包括執行的標準/規則、要求、操作流程、各類(lèi)規范等。
制度化建設包含十個(gè)管理細節及要點(diǎn)，分別是：
制度化規劃：企業(yè)的制度建設需要考慮全局、長(cháng)期戰略需要，并進(jìn)行充分分析當前狀態(tài)后進(jìn)行仔細規劃。包括制度化分幾個(gè)階段、各階段目標、任務(wù)和要求；哪些部門(mén)應完成那些制度的制定、執行和完善等。
制度責任：制度化建設也需要分析需求、確認范圍和目標，因此企業(yè)應對制度需求提出、制度文件編寫(xiě)、文件討論確認、制度執行和反饋等方面的責任定出明確要求，尤其各級管理應了解自身的制度化責任。
文件編寫(xiě)過(guò)程：文件編寫(xiě)過(guò)程應有明確的程序和任務(wù)，包括資料收集、文稿編撰、審閱討論、審核確認、執行批準、編碼發(fā)放等步驟。不同文件類(lèi)別，應有相對通用的標準格式，使文件的管理和閱讀更便利。
制度執行檢查：制度文件的管理和檢查與執行效果核實(shí)，應安排指定部門(mén)進(jìn)行。不同級別和類(lèi)別的文件，也許檢核部門(mén)或崗位會(huì )有不同，但有關(guān)檢核的方法、時(shí)間、項目、目標和周期應該是確定的。
制度建設成效監測：制度化是一個(gè)持續的不間斷過(guò)程，為有效推動(dòng)制度建設，應設定針對具體制度和制度體系的監測指標，如管理覆蓋率、知曉率、執行可行度、記錄有效性、宣傳覆蓋率等。監測周期、數據來(lái)源、統計分析方法、監測項目和崗位責任等，都應明確規定。成效監測規則應定期評審更新。
制度化建設檢討：企業(yè)相關(guān)責任部門(mén)應根據規定的監測要求進(jìn)行監測，針對監測結果判斷制度執行的狀況。包括制度規劃的執行、已完成制度的執行、制度編制進(jìn)程、制度變更或更新需要等。通過(guò)檢討結合企業(yè)運營(yíng)的調整和變化，及時(shí)更新或調整策略，使制度與企業(yè)的運營(yíng)始終保持一致。檢討有關(guān)要求應確定。
數據信息管理：制度的編制和執行，需要各種信息記錄作為證實(shí)，而制度化推進(jìn)的檢討、監測，都需要各類(lèi)執行信息的支持。企業(yè)對制度編制所需信息、執行要求的記錄和反饋信息的收集等，加以明確規定。
參考資訊管理：制度的建立，需要進(jìn)行需求分析、相關(guān)狀況的調查，也需要根據業(yè)界優(yōu)秀企業(yè)的管理方式進(jìn)行，并非所有需要參考的資訊都需要管理，但后續制度的修訂和反饋檢討需要參考的文件資訊，應該加以妥善管理，對制度修訂和改善有幫助。企業(yè)應對這類(lèi)資訊的管理做出規定。
宣傳和指導：制度化過(guò)程也是員工認知和遵照制度，并按要求修正自己以往行為的過(guò)程。執行前和執行檢查后的宣傳，是促使員工正確理解和有效執行的必需途徑。企業(yè)的各級管理者，應負起指導下屬正確執行制度責任，企業(yè)也應對各級管理者的指導、溝通技巧作培訓。
制度化建設優(yōu)化：制度化的水平，表現出企業(yè)管理成熟水平。一套可行、執行良好且切合企業(yè)特點(diǎn)的制度，使企業(yè)的管理更規范各項行為更有序。但建立高水平推進(jìn)制度化的能力，需要持續的投入資源。制度化建設需要定期檢討和提高，從規劃開(kāi)始，判斷文件編制、執行和反思檢討能力。
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