電子文檔顧名思義，是指人們在社會(huì )活動(dòng)中形成的，以計算機盤(pán)片、固態(tài)硬盤(pán)、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性物理材料為載體的文字、圖片材料。依賴(lài)計算機系統存取并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳輸。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子版本等。電子文件由于流通方式多樣，且容易修改、容易刪除、容易復制、容易損壞，因此，只要稍有不慎，將給相關(guān)涉密機構帶來(lái)嚴重的安全隱患或是產(chǎn)生安全事故。
然而，涉密機構(如：研究院、設計院、軍工企業(yè)等)發(fā)展進(jìn)程和信息化建設中，電子文檔又必不可少，是一筆不可估值的數據資產(chǎn)。日常工作中的辦公文檔、設計圖紙、項目報告、各類(lèi)資質(zhì)等類(lèi)似的電子文檔，其自身含金價(jià)值及不能公開(kāi)的性質(zhì)決定該類(lèi)文檔需加強安全防護。
目前，大多數涉密機構的數字資產(chǎn)管理普遍分散在各應用業(yè)務(wù)系統中，缺乏統一、規范的管理標準和平臺。如何將數字資產(chǎn)進(jìn)行有效的管理，并與多應用業(yè)務(wù)系統相融合，成為各涉密機構內容信息化的基石，是每個(gè)企業(yè)CTO持續關(guān)注的焦點(diǎn)。如何在原有的管理手段上，豐富針對秘密文檔的系統功能，靈活實(shí)施圍繞秘密文檔的管理制度，以技術(shù)實(shí)現制度落地。
今天，涉密機構電子文檔的體積在急劇膨脹、機構內協(xié)同作業(yè)趨勢不減。相關(guān)電子文檔需要朝以下三方面出發(fā)。
第一、安全存儲。廣義的安全存儲既包含原有的加解密手段，也包含在面對數據體積持續增長(cháng)時(shí)提供從容的存儲能力，更可在災害、故障面前確保數據的可靠和可用。
第二、安全分享。靜止的數據不能發(fā)揮其最大價(jià)值。在流動(dòng)中將數據做引導，使其遵循正確的業(yè)務(wù)規則，才可最大化企業(yè)內容的價(jià)值。其中的安全管理不能損害企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。
第三、安全檢索。企業(yè)內容使用者在面對海量數據時(shí)，離不開(kāi)內容檢索。安全的檢索應與企業(yè)的涉密保護策略相一致，不會(huì )成為安全木桶中的短板。企業(yè)內容管理者也需通過(guò)檢索，建立企業(yè)內容安全基線(xiàn)，掌握數據的安全態(tài)勢。
針對上述三方面的安全需求，初志科技提出的電子文檔安全管理一體化概念，以云安全存儲技術(shù)作為支撐，在上搭建安全分享與安全檢索層，并開(kāi)放全面的應用接口，為上層系統提供平臺級安全服務(wù)，從而營(yíng)造堅實(shí)的涉密信息保護環(huán)境，滿(mǎn)足安全保護需求。
初志科技開(kāi)發(fā)的電子文檔安全管理一體化解決方案，從涉密行業(yè)實(shí)際需求出發(fā)，以集中存儲為基礎，針對非結構化數據的全生命周期進(jìn)行管理，特別是在涉密機構對安全環(huán)境要求較高的企事業(yè)單位中，可有效降低信息處理成本，加速信息流轉，提高信息處理精確性，提升文檔訪(fǎng)問(wèn)和流轉的安全可控性。
通過(guò)提供對象存儲機制、企業(yè)組織與個(gè)人網(wǎng)絡(luò )空間、細粒度訪(fǎng)問(wèn)控制、文檔秘密等級標識、流轉審批、安全共享等多種功能，既提供快捷的信息流轉平臺，亦充分保障企業(yè)涉密信息可控可管，能有效防止涉密信息外泄，降低企業(yè)遭受信息泄露的風(fēng)險，實(shí)現企業(yè)知識智能化管理。
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