南方一家上了國外ERP系統的大型制造廠(chǎng)，出現了一些客戶(hù)投訴問(wèn)題。主要是客戶(hù)投訴下訂單后到貨期太長(cháng)，有的甚至投訴延遲了半年才交貨；還有就是到了合同定的交貨日期交貨時(shí)有漏貨的現象。據一些客戶(hù)反映，許多工程有漏貨的現象，需要重新催工廠(chǎng)補產(chǎn)，導致了最終交貨期的延長(cháng)。
經(jīng)過(guò)調研，問(wèn)題可能是出在ERP系統沒(méi)有實(shí)施好；其中，沒(méi)有能夠做到物料編碼的惟一性是其中一個(gè)重要的原因。
一般在做生產(chǎn)計劃時(shí)，是先查此產(chǎn)品的庫存有多少，然后系統根據庫存情況、物料的情況，安排物料的購進(jìn)和組織生產(chǎn)計劃；如果在生產(chǎn)完成后，發(fā)現生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品并不是客戶(hù)所需要的產(chǎn)品，那就會(huì )造成兩個(gè)后果：一是制造了庫存；二是不能按時(shí)供貨給客戶(hù)。
從理論上說(shuō)，在ERP中，物料代碼是物料的標識，是人和計算機使用所有其他數據元素的基礎。它主要用于記錄在生產(chǎn)活動(dòng)中運動(dòng)的物料。生產(chǎn)控制要求每項生產(chǎn)活動(dòng)和庫存變化都記入計算機，由于處理數量很大，物料代碼應盡量簡(jiǎn)短，各個(gè)軟件規定的位數也不相同，但一般不超過(guò)20位。位數過(guò)長(cháng)會(huì )增加錄入時(shí)間且容易出錯。
物料號的惟一性是最基本的要素。所謂惟一性就是說(shuō)，同一種物料，不論出現在什么產(chǎn)品上，只能用同一個(gè)代碼；而不同的物料，那怕有極微小的區別也不得用同一個(gè)代碼。確定物料號時(shí)要考慮所選軟件的其他查詢(xún)功能，若軟件可以通過(guò)其他代碼（如分類(lèi)碼、分組碼）查詢(xún)，在物料號中不必考慮過(guò)多的標識因素，以免增加字段長(cháng)度。
企業(yè)在數據準備階段的一項非常重要的工作就是確定物料代碼的編碼原則和編碼方法。多數軟件對設定好的物料號不允許輕易變動(dòng)，如要修改，必須先把所有該物料的記錄（如庫存、加工單、會(huì )計科目等記錄中有該項物料時(shí)）統統清除干凈，這是一件十分麻煩的工作。因此，確定物料號的編碼原則要特別慎重，不但要考慮當前的方便，而且要考慮今后發(fā)展擴充的需求。
但是在手工管理的環(huán)境下，人們往往采取如下方案：用開(kāi)頭的兩位數字代表產(chǎn)品，然后用兩位數字代表規格，再用4位數字代表材料等等（這家工廠(chǎng)雖然上了SAP R/3，但在物料編碼上還是沿用了這種方法）。然而，不管初始設計者如何富于遠見(jiàn)，隨著(zhù)時(shí)間的推移，總會(huì )有一些情況出人意料。
例如，本來(lái)認為第二部分需要用兩位數字就夠了，現在卻需要3位，因此，有含義的物料編碼系統很快就失敗了。即使在手工管理的環(huán)境下，有含義的編碼思想也不盡合理。在使用現代計算機系統的環(huán)境下，物料代碼的功能只是作為“惟一標識符”，而不是描述符。在ERP系統中，物料代碼應是無(wú)含義的。
而在這家工廠(chǎng)中，沒(méi)有能夠做到每項物料有惟一的編碼，而且在物料代碼中其真正無(wú)意義的位數只有三位。在這種情況下，研發(fā)部門(mén)的新產(chǎn)品不斷出來(lái)，號碼會(huì )很快就不夠用了，那時(shí)候，只能采用取消早期產(chǎn)品的SAP號，用此號碼代替新的物料或產(chǎn)品，這樣更增加了出錯的幾率。
一些工廠(chǎng)的管理者還堅持認為，物料的含義可令出錯減少，萬(wàn)一前一道工序的員工出錯，到后幾道工序的員工手中能夠容易發(fā)現錯誤所在。筆者認為這種觀(guān)點(diǎn)還是以往的人腦比電腦可靠的想法，實(shí)際上，一個(gè)設計完善的ERP系統應該是很容易解決這個(gè)問(wèn)題的。
綜上所述，在實(shí)施ERP之前，一定要重視物料編碼的規則，一定要具有前瞻性，這是ERP實(shí)施的成功基礎。在實(shí)施中可以考慮用條形碼來(lái)配合。
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