| ERP 小編碼大學(xué)問(wèn) | |||
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| 物料數據是企業(yè)管理的基礎信息，也是企業(yè)ERP系統成功實(shí)施的重要基礎。從小處說(shuō)，準確清晰的物料信息是保證ERP系統正常運行的前提和基礎; 從大處說(shuō)，物料數據的規范化程度體現出一個(gè)企業(yè)整體的管理水平，而且，一套有效實(shí)用的物料編碼體系除了可以衡量企業(yè)物料管理的標準化程度外，還可以有效降低物料管理的復雜度。實(shí)施ERP失敗原因很多，但因數據尤其是物料數據導致失敗的案例也不鮮見(jiàn)。鑒于物料數據對于企業(yè)的信息化如此重要，企業(yè)很有必要對物料數據，特別是物料編碼方法進(jìn)行研究。 物料編碼的三種方法 物料編碼有以下三種常見(jiàn)的方法: 1．無(wú)意義編碼 物料編碼只是作為計算機識別物料的代號，本身并無(wú)任何含義，因此采用數字流水號進(jìn)行編碼。這個(gè)方法編碼簡(jiǎn)單，易于擴充，不用記憶，使用方便。 如果企業(yè)內部技術(shù)管理非常規范，產(chǎn)品數據管理有標準流程控制，建立了完善的技術(shù)標準，有相當的技術(shù)積累，技術(shù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間產(chǎn)品數據能保持一致性，在這種情況下，物料編碼可以采用無(wú)意義編碼方法。比如，采用數字流水號對現有物料進(jìn)行編碼。為了管理的方便，可以采用等長(cháng)的流水號，即所有的物料都用相同的流水號位數，一般用6位或8位數字即可。采用6位數字時(shí)，要注意第一個(gè)流水號從100001開(kāi)始，而不從000001開(kāi)始。 2．有意義編碼 物料編碼是人機共用的數據，通過(guò)編碼計算機能夠識別物料，通常更多的是業(yè)務(wù)人員在使用物料編碼數據。為了便于業(yè)務(wù)部門(mén)使用，對編碼賦予一定的含義，可以有效降低物料管理難度。同時(shí)，通過(guò)物料編碼的規范管理，還可以簡(jiǎn)化管理流程，提高業(yè)務(wù)運作效率。 技術(shù)管理不規范是目前大多數企業(yè)的現實(shí)，由于沒(méi)有流程控制，從研發(fā)到業(yè)務(wù)部門(mén)運用，產(chǎn)品數據信息失真，部門(mén)之間溝通困難。因此，很多企業(yè)希望通過(guò)物料編碼規范和統一來(lái)達到部門(mén)之間信息共享的目的。但是，由于物料本身的屬性和特征較多，每一種業(yè)務(wù)都有其特殊的屬性，把握不當就會(huì )陷入無(wú)休止的物料編碼分類(lèi)和屬性爭論中。這是有意義編碼痛遭詬病、推行困難的原因。有的企業(yè)花費了數月制定出來(lái)編碼規則，在具體編碼時(shí)還是要做較大調整。 3．實(shí)用性編碼 結合有意義編碼和無(wú)意義編碼的優(yōu)點(diǎn)，根據企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行編碼。即以實(shí)用性為原則，不過(guò)分強調編碼的有意義和無(wú)意義，靈活處理難于界定的物料分類(lèi)。在編碼時(shí)是有意義的，隨著(zhù)時(shí)間的推移，原來(lái)的規則和含義都會(huì )進(jìn)行調整，有意義的物料編碼就變得無(wú)意義。業(yè)務(wù)部門(mén)在使用物料編碼時(shí)，并不關(guān)注編碼本身的含義，關(guān)注的往往是編碼對應的描述以及是否是所需要的物料。 實(shí)用性編碼一般采用三段式編碼規則，即大類(lèi)、中類(lèi)（小類(lèi)）和流水號。把物料的主要屬性進(jìn)行大類(lèi)劃分，在大類(lèi)里進(jìn)行中類(lèi)或者小類(lèi)劃分，非主要屬性體現在流水號里。一般采用10位編碼，按“334”或者“235”的方式處理（334即大類(lèi)3位，中類(lèi)3位，流水號4位; 235即大類(lèi)2位，中類(lèi)3位，流水號5位）。實(shí)用性編碼一般采用數字，有時(shí)也用字母，幾乎不用特殊符號。數字之間緊密相連，不用空格或符號分隔。 物料分類(lèi)考慮物料的共性可以從不同的角度對物料進(jìn)行分類(lèi)。同一個(gè)、同一類(lèi)物料，從技術(shù)、銷(xiāo)售、計劃、生產(chǎn)、采購、庫存、財務(wù)和質(zhì)量等方面進(jìn)行分類(lèi)，可以歸入不同的類(lèi)別。正因為這些劃分往往存在相互重疊的可能，因此進(jìn)行物料的類(lèi)別劃分是極為困難的。物料的分類(lèi)既不能重疊，也不能遺漏，更不能存在歧義。 鑒于物料分類(lèi)的多樣性和復雜性，可以對一個(gè)公司內部的物料采用不同的編碼規則。比如對原材料、半成品、產(chǎn)成品采用不同的分類(lèi)規則，但要注意不同的分類(lèi)切忌分類(lèi)重碼和編碼重碼。在能夠清晰界定和分類(lèi)的情況下，所有部門(mén)最好采用同樣的編碼規則。 物料編碼的原則 在確定物料編碼究竟該采用無(wú)意義的編碼、有意義的編碼還是實(shí)用性編碼這個(gè)大方向后，就要考慮如何對物料數據進(jìn)行編碼了。這里有幾個(gè)必須考慮到的問(wèn)題: 1．繼承性 進(jìn)行分類(lèi)和編碼時(shí)，最好繼承現有的分類(lèi)規則。比如已有的國際標準、國家標準、行業(yè)標準要充分利用和吸收，達到行業(yè)認同和交流簡(jiǎn)潔的效果。如果這些標準都不具備或不完善，才考慮進(jìn)行企業(yè)分類(lèi)標準的制定。比如對產(chǎn)品數據、工藝數據、物流系統、財務(wù)系統和質(zhì)量認證體系等數據信息進(jìn)行整理，可以引用的要盡量加以利用，不能引用的建立數據對照表，便于進(jìn)行系統接口和數據交換。這不僅能體現企業(yè)發(fā)展的繼承性，更重要的是能有效降低數據準備工作量，縮短系統上線(xiàn)時(shí)間。 2．完整性 企業(yè)運作是一個(gè)復雜的系統，需要大量的靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息支撐。物料編碼屬于基礎的靜態(tài)數據，物料編碼不完備直接影響系統的正常運行。從研發(fā)部門(mén)產(chǎn)生物料信息到產(chǎn)成品銷(xiāo)售完成其信息必須是一致連貫的，中間產(chǎn)生的附加信息不能影響物料的主要特征屬性。比如，物料的采購提前期對供應商服務(wù)、采購訂單跟蹤、物料入庫和計劃執行等都有影響，即采購提前期是采購物料不可或缺的屬性。 物料編碼的完整性表現為數據完整性和屬性完整性，不但要對采購的原材料和生產(chǎn)的產(chǎn)成品物料進(jìn)行編碼，而且要對車(chē)間生產(chǎn)的半成品和車(chē)間虛擬組件進(jìn)行編碼管理。物料編碼的屬性完整性就是物料與業(yè)務(wù)相關(guān)的屬性必須完整，以維系業(yè)務(wù)正常運作。對ERP系統而言，其處理邏輯不同，物料屬性的配置也不相同。同時(shí)，每個(gè)企業(yè)的運作模式不同，需要的物料屬性也不同，針對企業(yè)獨特的營(yíng)運模式，配置相應完整的物料屬性。 3．統籌性 物料具有多種業(yè)務(wù)屬性，比如物料的研發(fā)、銷(xiāo)售、計劃、生產(chǎn)、庫存、質(zhì)量、采購和財務(wù)等屬性。有許多屬性?xún)H僅限于業(yè)務(wù)內部使用，有的卻是通用屬性，在所有業(yè)務(wù)中都將使用到，比如物料編碼、物料描述和基本計量單位。 物料描述是企業(yè)內部業(yè)務(wù)交流的基礎，如何運用標準簡(jiǎn)潔、統一地描述定義一個(gè)物料，是技術(shù)管理和物料管理的重要工作。 基本計量單位是計算物料需求和財務(wù)核算的基準。實(shí)際操作中，需要以研發(fā)部產(chǎn)品明細表用量單位為基礎，結合財務(wù)部成本核算單位，制定物料的基本計量單位，要建立采購單位、庫存單位與基本計量單位的換算關(guān)系，以解決計量單位之間的不一致，減少庫存收發(fā)工作量。 4．唯一性 物料編碼的唯一性就如同人的身份證號碼一樣，按照同一編碼規則是能夠保證唯一性的。正如身份證號碼重碼的事件不時(shí)發(fā)生給人們的生活帶來(lái)了極大的不便，有的甚至引起司法方面的糾紛，物料編碼不唯一也會(huì )給物料的管理帶來(lái)很大麻煩。 物料編碼的唯一性，簡(jiǎn)單講就是一物一碼。同一物料在系統中只有一個(gè)名稱(chēng)，不能不同部門(mén)對同一物料有不同的名稱(chēng)?？梢龅揭晃镆淮a確確實(shí)實(shí)不是一件簡(jiǎn)單的事情，好在現有的ERP軟件系統中能夠做到一碼一物，因為只要建立編碼的唯一性索引就可以完成。關(guān)鍵是如何定義一物，即一個(gè)物料具有哪些基本特征。物料的技術(shù)性能和物理特征相同時(shí)，可以認為是一個(gè)物料。但是存在一種情況，即多家供應商供應的物料都能夠達到規定的技術(shù)性能和物理特征，一般情況下這些供應商的物料是相同的。如果個(gè)別客戶(hù)指定需要其中一家供應商的物料，那么就認為這些物料不是一個(gè)物料，而是兩個(gè)物料，就要編兩個(gè)編碼。 物料編碼與物料的唯一對應，通過(guò)物料的基本特征實(shí)現。物料的名稱(chēng)、規格、型號、圖號、顏色、材質(zhì)等特征，能夠反應物料的物理性能或者一個(gè)特征或者多個(gè)特征組合，能夠唯一地區分物料差別。 5．擴展性 不管采用哪一種物料編碼方法制定的物料編碼規則都必須具有相當的擴展性。同時(shí)，物料編碼規則一旦制定還必須具有相對的穩定性，一般需要保證系統運行十年。因為在系統運行過(guò)程中，重新進(jìn)行編碼規則的調整存在極大的系統風(fēng)險。因此，物料編碼規則的擴展性和易用性是ERP系統實(shí)施前必須引起重視的工作。 6．實(shí)用性 物料編碼規則和物料編碼必須以實(shí)用為宗旨。編碼規則的邏輯性、科學(xué)性和合理性，可以順利完成物料的編碼工作，避免物料重復編碼和遺漏。物料編碼講究的是直觀(guān)性、準確性和易用性，能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)部門(mén)使用簡(jiǎn)潔、操作靈活的要求，以求達到實(shí)用好用的效果。 物料編碼工作的開(kāi)展步驟 1．建立編碼管理組織 數據是系統運行的基礎，對數據進(jìn)行編碼管理，是數據管理工作的基本要求。大量的數據整理和篩選需要有一定的業(yè)務(wù)知識和技術(shù)含量，同時(shí)又是一件枯燥和煩瑣的工作，因此需要專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)職工作，也需要專(zhuān)職部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)職管理。 建議建立以工程技術(shù)人員為主、業(yè)務(wù)人員共同參與的編碼小組，明確部門(mén)職能和崗位職責，有效推進(jìn)編碼工作。同時(shí)，制定與項目階段匹配的數據編碼工作計劃，按照計劃進(jìn)行工作考核和監督改進(jìn)。 2．建立編碼管理規范 要建立數據管理規范來(lái)指導數據管理工作。靜態(tài)數據有物料編碼、產(chǎn)品結構、工藝路線(xiàn)、科目表、供應商和客戶(hù)信息等。這些數據必須有相應的管理規范進(jìn)行管理，數據的新增、修改、刪除、查詢(xún)等操作必須有相應的流程控制。動(dòng)態(tài)數據如采購訂單、銷(xiāo)售訂單、生產(chǎn)訂單、庫存初始化數據等也需要制定相應的規則，用來(lái)規范數據的收集策略和管理流程，規定系統切換期間的數據操作。 3．收集加工系統數據 現有數據通常分散存放于各個(gè)業(yè)務(wù)系統中，比如PDM、SPC、財務(wù)和物流系統等，這些數據相互交融，彼此獨立，形成企業(yè)數據大雜燴。在進(jìn)行物料編碼時(shí)，要按照數據的相關(guān)性和重要性到相應系統中抽取數據，進(jìn)行數據的加工處理。比如物料數據從PDM和物流系統中取數，同時(shí)要參考SPC和財務(wù)系統數據; 科目表要從財務(wù)系統中獲取，供應商信息從物流系統讀出。 另外，依據系統的編碼規則進(jìn)行數據的收集、整理和加工時(shí)，各個(gè)階段的數據要采用版本進(jìn)行標識，最終的數據進(jìn)行歸檔控制，存放在安全的數據服務(wù)器上。 4．編碼過(guò)程事務(wù)協(xié)調 即使制定了完整的工作流程和編碼規范，工作過(guò)程也難免會(huì )出現一些例外情況，需要及時(shí)溝通和協(xié)調。不要怕出現問(wèn)題，關(guān)鍵在于出了問(wèn)題必須有人跟蹤、協(xié)調和處理。在專(zhuān)家的指導下，實(shí)事求是、全面系統及時(shí)地處理出現的問(wèn)題。
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