Excel高級使用技巧
1.編輯技巧
2.單元格內容的合并
3.條件顯示
4.自定義格式
5.繪制函數圖象
6.自定義函數
7.矩陣計算
8.自動(dòng)切換輸入法
9.批量刪除空行
10.如何避免錯誤信息
11.宏的使用
12.圖標的應用技巧
http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm
1、編輯技巧
1 編輯技巧
（1） 分數的輸入
如果直接輸入“1/5”，系統會(huì )將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/5”。
（2） 序列“001”的輸入
如果直接輸入“001”，系統會(huì )自動(dòng)判斷001為數據1，解決辦法是：首先輸入“'”（西文單引號），然后輸入“001”。
（3） 日期的輸入
如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車(chē)就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。
（4） 填充條紋
如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入“*”或“~”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動(dòng)鼠標，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1）。
圖１
（5） 多張工作表中輸入相同的內容
幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數據時(shí)，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來(lái)直接選擇需要輸入相同內容的多個(gè)工作表，接著(zhù)在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數據，此時(shí)這些數據會(huì )自動(dòng)出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤(pán)上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數據會(huì )接著(zhù)出現在選中的其它工作表內。
（6） 不連續單元格填充同一數據
選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區中輸入數據，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車(chē)，在所有選中的單元格中都出現了這一數據。
（7） 在單元格中顯示公式
如果工作表中的數據多數是由公式生成的，想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現“選項”對話(huà)框，單擊“視圖”選項卡，接著(zhù)設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來(lái)了。如果想恢復公式計算結果的顯示，就再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。
圖２
（8） 利用Ctrl＋*選取文本
如果一個(gè)工作表中有很多數據表格時(shí)，可以通過(guò)選定表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl＋*選定的區域為：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格，并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標方法選取較大單元格區域時(shí)屏幕的亂滾現象。
（9） 快速清除單元格的內容
如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批注，就不能簡(jiǎn)單地應用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復了本來(lái)面目。
2、單元格內容的合并
http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm
根據需要，有時(shí)想把B列與C列的內容進(jìn)行合并，如果行數較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來(lái)完成操作，但如果有幾萬(wàn)行，就不能這樣辦了。
解決辦法是：在C行后插入一個(gè)空列（如果D列沒(méi)有內容，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入“=B1&C1”，D1列的內容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”，當光標變成'＋'后，按住鼠標拖動(dòng)光標向下拖到要合并的結尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著(zhù)把B列和C列刪除，先要把D列的結果復制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數據粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數據。
下面是一個(gè)“&”實(shí)際應用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí)，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標點(diǎn)，在繪制曲線(xiàn)時(shí)調用這些參數。存放數據格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標值，將x坐標值放入A列，y坐標值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&'，'&B1，此時(shí)C1中的數據形式就符合要求了，再用鼠標向下拖動(dòng)C1單元格，完成對A列和B列的所有內容的合并（如圖3-4）。
合并不同單元格的內容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數，此函數的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假設在某一河流生態(tài)調查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚(yú)”，B7包含總數45，那么： 輸入“=CONCATENATE（'本次河流生態(tài)調查結果：'，B2，''，B3，'為'，B7，'條/公里。'）” 計算結果為：本次河流生態(tài)調查結果：河鱒魚(yú)物種為45條/公里。
圖３ 圖４
3、條件顯示
我們知道，利用If函數，可以實(shí)現按照條件顯示。一個(gè)常用的例子，就是教師在統計學(xué)生成績(jì)時(shí)，希望輸入60以下的分數時(shí)，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分數時(shí)，顯示為“及格'。這樣的效果，利用IF函數可以很方便地實(shí)現。 假設成績(jì)在A(yíng)2單元格中，判斷結果在A(yíng)3單元格中。那么在A(yíng)3單元格中輸入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”） 同時(shí)，在IF函數中還可以嵌套IF函數或其它函數。
例如，如果輸入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀'）） 就把成績(jì)分成了三個(gè)等級?！?
如果輸入 =if（A2<60，“差'，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“優(yōu)”））） 就把成績(jì)分為了四個(gè)等級。
再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數，意思是，當A1至A5的和大于0時(shí)，返回這個(gè)值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點(diǎn)要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。
4、自定義格式
Excel中預設了很多有用的數據格式，基本能夠滿(mǎn)足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要數據或信息、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來(lái)完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個(gè)通用模型中，包含三個(gè)數字段和一個(gè)文本段：大于零的數據使用正數格式；小于零的數據使用負數格式；等于零的數據使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過(guò)使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來(lái)擴展自定義格式通用模型的應用。
（1）使用顏色 要在自定義格式的某個(gè)段中設置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數字，代表56種顏色(如圖5）。
圖５
（2）添加描述文本 要在輸入數字數據之后自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：＂文本內容＂@；要在輸入數字數據之前自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內容＂。@符號的位置決定了Excel輸入的數字數據相對于添加文本的位置。
（3）創(chuàng )建條件格式 可以使用六種邏輯符號來(lái)設計一個(gè)條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺(jué)得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來(lái)表示。
由于自定義格式中最多只有3個(gè)數字段，Excel規定最多只能在前兩個(gè)數字段中包括2個(gè)條件測試，滿(mǎn)足某個(gè)測試條件的數字使用相應段中指定的格式，其余數字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測試，則要根據不同的情況來(lái)具體分析。
自定義格式的通用模型相當于下式：[>；0]正數格式；[<；0]負數格式；零格式；文本格式。
下面給出一個(gè)例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話(huà)框中選擇“數字”選項卡，在“分類(lèi)”列表中選擇“自定義”，然后在“類(lèi)型”文本框中輸入“'正數:'($#,##0.00);'負數:'($ #,##0.00);'零';'文本:'@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設置。這時(shí)如果我們輸入“12”，就會(huì )在單元格中顯示“正數：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”，就會(huì )在單元格中顯示“負數：（$0.30）”，如果輸入“0”，就會(huì )在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會(huì )在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內容，“[紅色]'正數:'($#,##0.00);[藍色]'負數:'($ #,##0.00);[黃色]'零';'文本:'@”，那么正數、負數、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數、負數、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）。
圖６
再舉一個(gè)例子，假設正在進(jìn)行帳目的結算，想要用藍色顯示結余超過(guò)$50，000的帳目，負數值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng )建如下的格式： “[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品，那么在編制使用預算時(shí)，需要從克轉為千克、噸，這時(shí)可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m'噸'';[>999]##,_k_m'千克';#_k'克'” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。
另外，我們還可以運用自定義格式來(lái)達到隱藏輸入數據的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負數和零，輸入的正數則不顯示；格式“；；；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數據的顯示外觀(guān)，并不改變數據的值，也就是說(shuō)不影響數據的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會(huì )給實(shí)際工作帶來(lái)很大的方便。
5、繪制函數圖象
做教學(xué)工作的朋友們一定會(huì )遇到畫(huà)函數曲線(xiàn)的問(wèn)題吧！如果想快速準確地繪制一條函數曲線(xiàn)，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫(huà)的曲線(xiàn)既標準又漂亮。你一定會(huì )問(wèn)，是不是很難學(xué)呀？其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難，可以說(shuō)非常簡(jiǎn)便，不信你就跟我試一試。
以繪制y=|lg（6+x^3）|的曲線(xiàn)為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數的自變量：在A(yíng)列的A1格輸入'X='，表明這是自變量，再在A(yíng)列的A2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應用等差數列輸入法，先輸入前二個(gè)值，定出自變量中數與數之間的步長(cháng)，然后選中A2和A3兩個(gè)單元格，使這二項變成一個(gè)帶黑色邊框的矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當光標變成'＋'后，按住鼠標拖動(dòng)光標到適當的位置，就完成自變量的輸入。
輸入函數式：在B列的B1格輸入函數式的一般書(shū)面表達形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格輸入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格內馬上得出了計算的結果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標指向B2矩形右下角的“■”，當光標變成'＋'時(shí)按住光標沿B列拖動(dòng)到適當的位置即完成函數值的計算。
圖７
繪制曲線(xiàn)：點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向導”按鈕，選擇“X，Y散點(diǎn)圖”（如圖7），然后在出現的“X，Y散點(diǎn)圖”類(lèi)型中選擇“無(wú)數據點(diǎn)平滑線(xiàn)散點(diǎn)圖”；此時(shí)可察看即將繪制的函數圖像，發(fā)現并不是我們所要的函數曲線(xiàn)，單擊“下一步”按鈕，選中“數據產(chǎn)生在列”項，給出數據區域，這時(shí)曲線(xiàn)就在我們面前了（如圖8）。
圖８
需要注意：如何確定自變量的初始值，數據點(diǎn)之間的步長(cháng)是多少，這是要根據函數的具體特點(diǎn)來(lái)判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數的極值或看出其發(fā)展趨勢，給出的數據點(diǎn)也不一定非得是等差的，可以根據需要任意給定。
從簡(jiǎn)單的三角函數到復雜的對數、指數函數，都可以用EXCEL畫(huà)出曲線(xiàn)。如果用得到，你還可以利用EXCEL來(lái)完成行列式、矩陣的各種計算，進(jìn)行簡(jiǎn)單的積分運算，利用迭代求函數值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及計算方面的事，找EXCEL來(lái)幫忙，它一定會(huì )給你一個(gè)滿(mǎn)意的答案。
6、自定義函數
雖然Excel中已有大量的內置函數，但有時(shí)可能還會(huì )碰到一些計算無(wú)函數可用的情況。假如某公司采用一個(gè)特殊的數學(xué)公式計算產(chǎn)品購買(mǎi)者的折扣，如果有一個(gè)函數來(lái)計算豈不更方便？下面就說(shuō)一下如何創(chuàng )建這樣的自定義函數。
自定義函數，也叫用戶(hù)定義函數，是Excel最富有創(chuàng )意和吸引力的功能之一，下面我們在Visual Basic模塊中創(chuàng )建一個(gè)函數。 在下面的例子中，我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數，如果是上班時(shí)的工作餐，就打六折；如果是加班時(shí)的工作餐，就打五折；如果是休息日來(lái)就餐，就打九折。首先打開(kāi)“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”，進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境，在“工程－VBAobject”欄中的當前表上單擊鼠標右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創(chuàng )建下面的函數rrr，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = '上班' Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = '加班' Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = '休息日' Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如圖9）。
圖９
這時(shí)關(guān)閉編輯器，只要我們在相應的列中輸入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金額就算出來(lái)了（如圖10）。
圖10
7、矩陣計算
Excel的強大計算功能，不但能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的四則運算，也可以進(jìn)行數組、矩陣的計算。
（1）數組和矩陣的定義
矩陣不是一個(gè)數，而是一個(gè)數組。在Excel里，數組占用一片單元域，單元域用大括號表示，例如{A1：C3}，以便和普通單元域A1：C3相區別。設置時(shí)先選定單元域，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵，大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生，數組域得以確認。
一個(gè)單元格就是一個(gè)變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便，一組變量最好給一個(gè)數組名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。數組名的設置步驟是：選定數組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱(chēng)”項中的“定義”命令，輸入數組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡(jiǎn)單的命名辦法為：選擇數組域，單擊名稱(chēng)框，直接輸入名稱(chēng)就行了。
矩陣函數是Excel進(jìn)行矩陣計算的專(zhuān)用模塊。用“插入”－“函數”命令打開(kāi)“粘貼函數”對話(huà)框（如圖11），選中函數分類(lèi)欄中的“數學(xué)與三角函數”，在右邊欄常用的矩陣函數有： MDETERM——計算一個(gè)矩陣的行列式； MINVERSE——計算一個(gè)矩陣的逆矩陣； MMULT——計算兩個(gè)矩陣的乘積； SUMPRODUCT——計算所有矩陣對應元素乘積之和。
圖11
（2）矩陣的基本計算
數組計算和矩陣計算有很大的區別，比如下面這個(gè)例子中，A和B都是定義好的數組，因為這兩個(gè)數組都是3×3的，輸出結果也是3×3個(gè)單元格。計算時(shí)先選定矩陣計算結果的輸出域，為3×3的單元格區域，然后輸入公式。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”，計算結果是數組對應項相加或相減，輸入“=A*B”表示數組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數組A除數組B。如果要進(jìn)行矩陣計算，就要用到相應的矩陣函數。矩陣相加、相減與數組的加減表達形式是一樣的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式輸入后，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計算結果。 對于更復雜的矩陣計算，可以采用分步計算。
8、自動(dòng)切換輸入法
在一張工作表中，往往是既有數據，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來(lái)回在中英文之間反復切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語(yǔ)解釋?zhuān)憧梢杂靡韵路椒▽?shí)現自動(dòng)切換。方法是：
（1）選中要輸入英文的列，單擊“數據”菜單，選擇“有效性...”命令，在彈出的“數據有效性”對話(huà)框中，選中“輸入法模式”選項卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。
圖12
（2）選中要輸入漢字的列，在“有效數據”對話(huà)框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇“打開(kāi)”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當光標在前一列時(shí)，可以輸入英文，在下一列時(shí)，直接可以輸入中文，從而實(shí)現了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。
9、批量刪除空行
有時(shí)我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個(gè)空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標單擊“數據”菜單，選擇“篩選”項中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現一個(gè)下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁(yè)面內已看不到數據為止（如圖13）。
圖13
在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數據”菜單，選取“篩選”項中的“自動(dòng)篩選”命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數據。
如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先復制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工作表的相應位置上。
10、如何避免錯誤信息
在Excel中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計算出結果，并在單元格內顯示一個(gè)錯誤信息，這些錯誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見(jiàn)的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。
１）錯誤值：＃＃＃＃
含義：輸入到單元格中的數據太長(cháng)或單元格公式所產(chǎn)生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r(shí)間格式的單元格做減法，出現了負值。
解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時(shí)間量。
２）錯誤值：＃DIV/0!
含義：試圖除以0。這個(gè)錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。
解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
３）錯誤值：＃VALUE!
含義：輸入引用文本項的數學(xué)公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!。
解決辦法：這時(shí)應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個(gè)數字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時(shí)，系統不能將文本轉換為正確的數據類(lèi)型，因而返回錯誤值＃VALUE!。
４）錯誤值：＃REF!
含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。
解決辦法：恢復被引用的單元格范圍，或是重新設定引用范圍。
５）錯誤值：＃N/A
含義：無(wú)信息可用于所要執行的計算。在建立模型時(shí)，用戶(hù)可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數據。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。
解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。
６）錯誤值：＃NAME?
含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱(chēng)，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱(chēng)，如果沒(méi)有將文字串括在雙引號中，也會(huì )產(chǎn)生此錯誤值
解決辦法：如果是使用了不存在的名稱(chēng)而產(chǎn)生這類(lèi)錯誤，應確認使用的名稱(chēng)確實(shí)存在；如果是名稱(chēng)，函數名拼寫(xiě)錯誤應就改正過(guò)來(lái)；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。
７）錯誤值：＃NUM! 含義：提供了無(wú)效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無(wú)法在工作表中表示。
解決辦法：確認函數中使用的參數類(lèi)型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。
８）錯誤值：＃NULL！ 含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒(méi)有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì )產(chǎn)生這種情況。
解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
11、宏的應用
宏是一個(gè)指令集，用來(lái)告訴EXCEL來(lái)完成用戶(hù)指定的動(dòng)作。宏類(lèi)似于計算機程序，但是它是完全運行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來(lái)完成枯燥的、頻繁的重復性工作。 宏完成動(dòng)作的速度比用戶(hù)自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng )建一個(gè)宏，用來(lái)在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內居中對齊日期，然后對此行應用邊框格式。我們還可以創(chuàng )建一個(gè)宏，在“頁(yè)面設置”對話(huà)框中指定打印設置并打印文檔。
由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時(shí)候可以找宏來(lái)幫忙。其實(shí)你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒(méi)有什么難的，只是把一些操作象用錄音機一樣錄下來(lái)，到用的時(shí)候，只要執行這個(gè)宏，系統就會(huì )把那操作再執行一遍。
下面給出了宏的應用場(chǎng)合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的VBA知識了。
* 設定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭；
* 將單元格設置成一種有自己風(fēng)格的形式；
* 每次打印都固定的頁(yè)面設置；
* 頻繁地或是重復地輸入某些固定的內容，比如排好格式的公司地址、人員名單等；
* 創(chuàng )建格式化表格；
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對于錄制的操作，它會(huì )記住單元格的坐標（即所有的引用都是絕對的），所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)，要格外注意。如果相用相對引用，可以借助于Offset方法，比如下面的語(yǔ)句： ActiveCell.Offset(1,0). range('A1').select 宏的應用是很廣的，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)，如果真的用起來(lái)，你會(huì )發(fā)現它有更豐富的內容和更靈活的應用方法。
12、圖表的應用技巧
Excel提供了14種標準的圖表類(lèi)型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類(lèi)型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據數據的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類(lèi)型的圖表。圖表的選擇主要同數據的形式有關(guān)，其次才考慮感覺(jué)效果和美觀(guān)性。 下面給出了一些常見(jiàn)的規則。
面積圖：顯示一段時(shí)間內變動(dòng)的幅值。當有幾個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用。面積圖使你看見(jiàn)單獨各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。
條形圖：由一系列水平條組成。使得對于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷(xiāo)售數量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨的數據點(diǎn)或數。因為它與柱形圖的行和列剛好是調過(guò)來(lái)了，所以有時(shí)可以互換使用。
柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來(lái)比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項目的相對尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷(xiāo)售量對比、在幾個(gè)項目中不同部門(mén)的經(jīng)費分配情況、每年各類(lèi)資料的數目等。條形圖是應用較廣的圖表類(lèi)型，很多人用圖表都是從它開(kāi)始的。
折線(xiàn)圖：被用來(lái)顯示一段時(shí)間內的趨勢。比如：數據在一段時(shí)間內是呈增長(cháng)趨勢的，另一段時(shí)間內處于下降趨勢，我們可以通過(guò)折線(xiàn)圖，對將來(lái)作出預測。例如：速度-時(shí)間曲線(xiàn)、推力-耗油量曲線(xiàn)、升力系數-馬赫數曲線(xiàn)、 壓力-溫度曲線(xiàn)、疲勞強度-轉數曲線(xiàn)、轉輸功率代價(jià)-傳輸距離曲線(xiàn)等，都可以利用折線(xiàn)圖來(lái)表示，一般在工程上應用較多，若是其中一個(gè)數據有幾種情況，折線(xiàn)圖里就有幾條不同的線(xiàn)，比如五名運動(dòng)員在萬(wàn)米過(guò)程中的速度變化，就有五條折線(xiàn)，可以互相對比，也可以對添加趨勢線(xiàn)對速度進(jìn)行預測。
股價(jià)圖：是具有三個(gè)數據序列的折線(xiàn)圖，被用來(lái)顯示一段給定時(shí)間內一種股標的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤(pán)價(jià)。通過(guò)在最高、最低數據點(diǎn)之間畫(huà)線(xiàn)形成垂直線(xiàn)條，而軸上的小刻度代表收盤(pán)價(jià)。股價(jià)圖多用于金融、商貿等行業(yè)，用來(lái)描述商品價(jià)格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了。
餅形圖：在用于對比幾個(gè)數據在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用。整個(gè)餅代表總和，每一個(gè)數用一個(gè)楔形或薄片代表。比如：表示不同產(chǎn)品的銷(xiāo)售量占總銷(xiāo)售量的百分比，各單位的經(jīng)費占總經(jīng)費的比例、收集的藏書(shū)中每一類(lèi)占多少等。餅形圖雖然只能表達一個(gè)數據列的情況，但因為表達得清楚明了，又易學(xué)好用，所以在實(shí)際工作中用得比較多。如果想多個(gè)系列的數據時(shí)，可以用環(huán)形圖。
雷達圖：顯示數據如何按中心點(diǎn)或其他數據變動(dòng)。每個(gè)類(lèi)別的坐標值從中心點(diǎn)輻射。來(lái)源于同一序列的數據同線(xiàn)條相連。你可以采用雷達圖來(lái)繪制幾個(gè)內部關(guān)聯(lián)的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三臺具有五個(gè)相同部件的機器，在雷達圖上就可以繪制出每一臺機器上每一部件的磨損量。
XY散點(diǎn)圖：展示成對的數和它們所代表的趨勢之間的關(guān)系。對于每一數對，一個(gè)數被繪制在X軸上，而另一個(gè)被繪制在Y軸上。過(guò)兩點(diǎn)作軸垂線(xiàn)，相交處在圖表上有一個(gè)標記。當大量的這種數對被繪制后，出現一個(gè)圖形。散點(diǎn)圖的重要作用是可以用來(lái)繪制函數曲線(xiàn)，從簡(jiǎn)單的三角函數、指數函數、對數函數到更復雜的混合型函數，都可以利用它快速準確地繪制出曲線(xiàn)，所以在教學(xué)、科學(xué)計算中會(huì )經(jīng)常用到。
還有其他一些類(lèi)型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來(lái)的，沒(méi)有突出的特點(diǎn)，而且用得相對較少，這里就不一一贅述。這里要說(shuō)明的是：以上只是圖表的一般應用情況，有時(shí)一組數據，可以用多種圖表來(lái)表現，那時(shí)就要根據具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個(gè)數據序列繪制成柱形，而另一個(gè)則繪制成折線(xiàn)圖或面積圖，則該圖表看上去會(huì )更好些。
在EXCE中L允許這創(chuàng )建這樣的組合圖表，但如果想創(chuàng )建一種EXCEL不允許的組合圖表類(lèi)型，比如不可能將一個(gè)二維圖同一個(gè)三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統就會(huì )顯示錯誤信息。怎么建立混合圖表呢？單擊“圖表向導”按鈕，選擇“自定義類(lèi)型”選項卡，這里還躲著(zhù)二十種圖表類(lèi)型（如圖14），也有各種組合形式。如果你對這些內部定義的形式還不滿(mǎn)意，就單擊“自定義”選項鈕，按照向導自己定義全新的圖表類(lèi)型。
