以下Excel六大技巧均搜自網(wǎng)絡(luò )，在此對原創(chuàng )者表示感謝!同時(shí)也希望能對大家的工作和學(xué)習帶來(lái)一點(diǎn)幫助!
1.編輯技巧
?。?） 分數的輸入
如果直接輸入“1/5”，系統會(huì )將其變?yōu)?#8220;1月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/5”。
?。?） 序列“001”的輸入
如果直接輸入“001”，系統會(huì )自動(dòng)判斷001為數據1，解決辦法是：首先輸入“‘”（西文單引號），然后輸入“001”。
?。?） 日期的輸入
如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車(chē)就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。
?。?） 填充條紋
如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入“*”或“~”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動(dòng)鼠標，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕。
?。?） 多張工作表中輸入相同的內容
幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數據時(shí)，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來(lái)直接選擇需要輸入相同內容的多個(gè)工作表，接著(zhù)在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數據，此時(shí)這些數據會(huì )自動(dòng)出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤(pán)上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數據會(huì )接著(zhù)出現在選中的其它工作表內。
?。?） 不連續單元格填充同一數據
選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區中輸入數據，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車(chē)，在所有選中的單元格中都出現了這一數據。
?。?） 利用Ctrl＋*選取文本
如果一個(gè)工作表中有很多數據表格時(shí)，可以通過(guò)選定表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl＋*選定的區域為：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格，并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標方法選取較大單元格區域時(shí)屏幕的亂滾現象。
?。?） 快速清除單元格的內容
如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批注，就不能簡(jiǎn)單地應用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復了本來(lái)面目。
2、單元格內容的合并
根據需要，有時(shí)想把B列與C列的內容進(jìn)行合并，如果行數較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來(lái)完成操作，但如果有幾萬(wàn)行，就不能這樣辦了。
解決辦法是：在C列后插入一個(gè)空列（如果D列沒(méi)有內容，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入“=B1&C1”，D1列的內容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”，當光標變成"＋"后，按住鼠標拖動(dòng)光標向下拖到要合并的結尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著(zhù)把B列和C列刪除，先要把D列的結果復制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數據粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數據。
下面是一個(gè)“&”實(shí)際應用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí)，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標點(diǎn)，在繪制曲線(xiàn)時(shí)調用這些參數。存放數據格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標值，將x坐標值放入A列，y坐標值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時(shí)C1中的數據形式就符合要求了，再用鼠標向下拖動(dòng)C1單元格，完成對A列和B列的所有內容的合并。
合并不同單元格的內容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數，此函數的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假設在某一河流生態(tài)調查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚(yú)”，B7包含總數45，那么： 輸入“=CONCATENATE（"本次河流生態(tài)調查結果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。"）” 計算結果為：本次河流生態(tài)調查結果：河鱒魚(yú)物種為45條/公里。
3、條件顯示
我們知道，利用If函數，可以實(shí)現按照條件顯示。一個(gè)常用的例子，就是教師在統計學(xué)生成績(jì)時(shí)，希望輸入60以下的分數時(shí)，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分數時(shí)，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數可以很方便地實(shí)現。 假設成績(jì)在A(yíng)2單元格中，判斷結果在A(yíng)3單元格中。那么在A(yíng)3單元格中輸入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”） 同時(shí)，在IF函數中還可以嵌套IF函數或其它函數。
例如，如果輸入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀"）） 就把成績(jì)分成了三個(gè)等級?！?br> 如果輸入 =if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“優(yōu)”））） 就把成績(jì)分為了四個(gè)等級。
再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數，意思是，當A1至A5的和大于0時(shí)，返回這個(gè)值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點(diǎn)要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。
4、自定義格式
Excel中預設了很多有用的數據格式，基本能夠滿(mǎn)足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要數據或信息、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來(lái)完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個(gè)通用模型中，包含三個(gè)數字段和一個(gè)文本段：大于零的數據使用正數格式；小于零的數據使用負數格式；等于零的數據使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過(guò)使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來(lái)擴展自定義格式通用模型的應用。
?。?）使用顏色 要在自定義格式的某個(gè)段中設置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數字，代表56種顏色(如圖5）。
（2）添加描述文本 要在輸入數字數據之后自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：＂文本內容＂@；要在輸入數字數據之前自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內容＂。@符號的位置決定了Excel輸入的數字數據相對于添加文本的位置。
?。?）創(chuàng )建條件格式 可以使用六種邏輯符號來(lái)設計一個(gè)條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺(jué)得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來(lái)表示。
由于自定義格式中最多只有3個(gè)數字段，Excel規定最多只能在前兩個(gè)數字段中包括2個(gè)條件測試，滿(mǎn)足某個(gè)測試條件的數字使用相應段中指定的格式，其余數字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測試，則要根據不同的情況來(lái)具體分析。
自定義格式的通用模型相當于下式：[>；0]正數格式；[<；0]負數格式；零格式；文本格式。
下面給出一個(gè)例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話(huà)框中選擇“數字”選項卡，在“分類(lèi)”列表中選擇“自定義”，然后在“類(lèi)型”文本框中輸入“"正數:"($#,##0.00);"負數:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設置。這時(shí)如果我們輸入“12”，就會(huì )在單元格中顯示“正數：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”，就會(huì )在單元格中顯示“負數：（$0.30）”，如果輸入“0”，就會(huì )在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會(huì )在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內容，“[紅色]"正數:"($#,##0.00);[藍色]"負數:"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數、負數、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數、負數、零和文本將分別顯示上面的顏色。
再舉一個(gè)例子，假設正在進(jìn)行帳目的結算，想要用藍色顯示結余超過(guò)$50，000的帳目，負數值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng )建如下的格式： “[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品，那么在編制使用預算時(shí)，需要從克轉為千克、噸，這時(shí)可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。
另外，我們還可以運用自定義格式來(lái)達到隱藏輸入數據的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負數和零，輸入的正數則不顯示；格式“；；；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數據的顯示外觀(guān)，并不改變數據的值，也就是說(shuō)不影響數據的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會(huì )給實(shí)際工作帶來(lái)很大的方便。
5、批量刪除空行
有時(shí)我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個(gè)空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標單擊“數據”菜單，選擇“篩選”項中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現一個(gè)下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁(yè)面內已看不到數據為止?！?br> 在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數據”菜單，選取“篩選”項中的“自動(dòng)篩選”命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數據。
如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先復制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工作表的相應位置上。
6、如何避免錯誤信息
在Excel中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計算出結果，并在單元格內顯示一個(gè)錯誤信息，這些錯誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見(jiàn)的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。
?。保╁e誤值：＃＃＃＃
含義：輸入到單元格中的數據太長(cháng)或單元格公式所產(chǎn)生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r(shí)間格式的單元格做減法，出現了負值。
解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時(shí)間量。
?。玻╁e誤值：＃DIV/0!
含義：試圖除以0。這個(gè)錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。
解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
?。常╁e誤值：＃VALUE!
含義：輸入引用文本項的數學(xué)公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!。
解決辦法：這時(shí)應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個(gè)數字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時(shí)，系統不能將文本轉換為正確的數據類(lèi)型，因而返回錯誤值＃VALUE!。
?。矗╁e誤值：＃REF!
含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。
解決辦法：恢復被引用的單元格范圍，或是重新設定引用范圍。
?。担╁e誤值：＃N/A
含義：無(wú)信息可用于所要執行的計算。在建立模型時(shí)，用戶(hù)可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數據。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。
解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。
?。叮╁e誤值：＃NAME?
含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱(chēng)，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱(chēng)，如果沒(méi)有將文字串括在雙引號中，也會(huì )產(chǎn)生此錯誤值
解決辦法：如果是使用了不存在的名稱(chēng)而產(chǎn)生這類(lèi)錯誤，應確認使用的名稱(chēng)確實(shí)存在；如果是名稱(chēng)，函數名拼寫(xiě)錯誤應就改正過(guò)來(lái)；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。
?。罚╁e誤值：＃NUM! 含義：提供了無(wú)效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無(wú)法在工作表中表示。
解決辦法：確認函數中使用的參數類(lèi)型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。
?。福╁e誤值：＃NULL！ 含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒(méi)有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì )產(chǎn)生這種情況。
解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
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