項目管理入門(mén)
[ 2005-11-20 18:34:44 | 作者:
gsx ]
上上周，去聽(tīng)了
張玉玨的項目管理培訓，收獲頗多，簡(jiǎn)記如下。
“對專(zhuān)業(yè)管理人士的最真實(shí)的考驗不是你知道該做什么,而是在你不知道該做什么時(shí)也知道該如何行動(dòng)。”這句話(huà)道出了項目管理的真諦，雖然讀起來(lái)有點(diǎn)繞口。
什么是成功的項目管理？這個(gè)問(wèn)題簡(jiǎn)單到人人皆知，那就是“多、快、好、省。”
如上圖，項目管理的目標，就是讓質(zhì)量數量最大化的同時(shí)，所消耗的資源和時(shí)間最小化，并讓老板和客戶(hù)滿(mǎn)意。
“多快好省”說(shuō)起來(lái)很容易，但在現實(shí)中，項目卻往往陷入“三邊”、“六拍”的境況。“三邊”是指“邊行動(dòng)、邊計劃、邊修改。”造成“三邊行動(dòng)”的根本原因是在目標未清、職責未明的情況下就倉促開(kāi)始往下做細節，結果常會(huì )因為在一些小事上扯皮導致項目被不斷地延期。即便最后勉強完成了，也與最初的目標相去甚遠。“六拍”是指“拍腦門(mén)”（草率決策）、拍肩膀（錯誤激勵）、拍胸脯（盲目樂(lè )觀(guān)）、拍桌子（發(fā)泄訓斥）、拍屁股（消極回應）、拍大腿（失敗放棄）。”而這些，正是沒(méi)有進(jìn)行正確的項目管理而導致的。
項目經(jīng)理的職責包括
1.明確目標
和官僚主義的“揣摩”、“領(lǐng)會(huì )”相反，項目經(jīng)理首先需要讓項目小組成員明確目標，不至于在沒(méi)有方向或目標不明確的時(shí)候，項目小組成員無(wú)所適從，忙做一團卻毫無(wú)進(jìn)展。
2.提供資源
明確方向后，項目經(jīng)理應當提供必須的資源以供項目組成員開(kāi)展項目。但切記，不要事必躬親，不要把本該項目小組成員做的事情全部攬在自己身上。
3.監督落實(shí)
必須定期監督檢查項目進(jìn)展情況，對不合標準的地方馬上糾正。
當確定了“以目標為導向”的原則后，還需要依賴(lài)“團隊協(xié)作”來(lái)推行項目實(shí)施。
我們分成6組做了一個(gè)游戲，每組6個(gè)人，包括A（老板）、B（項目經(jīng)理）、C（員工）、D（員工）、E（員工）和 1個(gè)裁判。這個(gè)游戲的目標是需要找出其他人試卷和A試卷上完全相同的一個(gè)圖形，但ACDE只能和B傳遞紙條，彼此不能互相傳。并且，在開(kāi)始的時(shí)候，每個(gè)人并不自己角色的身份。
詳細規則和過(guò)程略最后，只有1個(gè)組成功的在限定時(shí)間內遞交了正確答案（但卻也違反規則了），并明白了如何在這個(gè)游戲中扮演好各自的角色。
A：明確目標
B：協(xié)調管理
C：在即定原則下做執行
在游戲外，項目經(jīng)理的職責還包括了幫助老板做正確的決策，以及告之員工清晰的任務(wù)目標和結果等。
在項目管理中，經(jīng)常說(shuō)的一句話(huà)是“沒(méi)有最好，只有最合適。”這表示，有時(shí)候為了達成目標，可能質(zhì)量數量上不見(jiàn)得要多完美，時(shí)間和資源的投入也不見(jiàn)得要多少。
好比，神五上天必須保證其質(zhì)量數量，而時(shí)間和資源的投入則可以靈活些；在限定時(shí)間內要產(chǎn)量翻番，則需要增加更多人手，或降低產(chǎn)品質(zhì)量。當然，對各項調整的前提是最終能實(shí)現即定目標。
下面這個(gè)，是項目管理前期工作的流程圖，可能人們總容易注意工作排序和甘特圖的繪制，但團隊工作分解卻才是更重要的內容。
對于工作的排序，人們也總容易忽略“重要不緊急”的事項。需要強調的是，某些時(shí)候，“重要不緊急”比“重要緊急”更為重要，因為一但發(fā)現“重要不緊急”轉變成“重要緊急”，那將付出比原先更多的代價(jià)才能解決。
我對此深有體會(huì )，比如需要在這個(gè)季度談定一個(gè)合作，因為有其他事更重要而且覺(jué)得時(shí)間還多，所以一拖再拖，到后來(lái)變成需要馬上開(kāi)展的時(shí)候，才發(fā)現已根本不能在預定時(shí)間內完成了。再廣泛如身體健康，每天都忙所以沒(méi)去鍛煉，到真正病倒的時(shí)候不但消耗大量資金，還會(huì )帶來(lái)更多損失，這些都屬于“重要不緊急”的范疇。最有感觸的應該是學(xué)習，都會(huì )覺(jué)得它很重要，但卻總有各種借口拖沓下去，有朝一日需要用到時(shí)，只好干瞪眼了，更嚴重的是，必定因此喪失本就非常少的重大機會(huì )。
所以，常言說(shuō)“磨刀不誤砍柴工”，正是告戒我們，對于“重要不緊急”，不能拖！
在項目開(kāi)展的過(guò)程中，項目經(jīng)理的另一項職責是避免或減少可能導致項目失敗的各種不利因素。舉幾個(gè)例子：
編號/不利因素/結果/影響/解決方法
1/下雨/建筑工地無(wú)法開(kāi)工/時(shí)間拖延/避免在多雨季節施工、轉而進(jìn)行室內工作
2/員工跳槽/項目無(wú)人實(shí)施/項目失敗/招聘新人、增加福利挽留員工
基于“最合適”原則，項目經(jīng)理需要靈活調整和運用“三重限制”，盡可能的避免項目失敗。
最后，項目成功=成功的產(chǎn)品+成功的項目管理。
后者可控，而前者卻不可控。所以，幫助老板做正確的決策，以及面對項目失敗而不氣餒，也是項目經(jīng)理需要注意的。
