IT規劃三個(gè)原則六項注意
作者：
wangbh1009 提交日期：2007-9-10 17:57:00
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對于很多人來(lái)說(shuō)，制定IT規劃可能只是搗弄一些數字，目的在于制定出IT部門(mén)工作計劃和預算，以提供給高層參考和批準。而實(shí)際上對于CIO來(lái)說(shuō)，規劃一個(gè)完整IT規劃的過(guò)程往往需要考慮更多的因素，而且需要長(cháng)
時(shí)間的痛苦工作。
興安公司CIO張偉良對此深有感觸，他覺(jué)得千萬(wàn)不要把IT規劃看成一個(gè)簡(jiǎn)單的事，制定IT規劃也可以分階段來(lái)進(jìn)行，并需要注意六個(gè)方面的問(wèn)題。
制定IT規劃的三個(gè)階段
一般來(lái)說(shuō)，大多數企業(yè)都會(huì )制定一個(gè)3-5年的中長(cháng)期業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，而且會(huì )沿著(zhù)這樣的軌跡實(shí)施：IT規劃--規劃IT設施--IT設施支撐企業(yè)營(yíng)運--企業(yè)營(yíng)運實(shí)現目標。從這樣的軌跡來(lái)看，IT規劃是一種實(shí)現公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的工具，而不是神燈。親身經(jīng)歷了一次IT規劃快樂(lè )和痛苦的張偉良說(shuō)：IT規劃其實(shí)就是要告訴企業(yè)如何應用IT技術(shù)配合和支持業(yè)務(wù)發(fā)展的途徑和方法；而制定一個(gè)科學(xué)合理的IT規劃可以按照這樣三個(gè)階段進(jìn)行：
第一階段：根據公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃IT系統的總開(kāi)支計劃和預算。由公司高層根據對營(yíng)收、費用和資本支出的大致預測，制定初步的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃與預算決策，并產(chǎn)生相應的對IT系統的需求目標和預算。
第二階段：將IT系統總開(kāi)支計劃分解為一定數量的獨立IT項目和IT維護性項目，檢驗初步計劃和預算是否可行。這一階段的主要目的是通過(guò)檢查每個(gè)IT項目所需要的技術(shù)、時(shí)間、人力與財務(wù)資源。有了更確切的預測數據，公司CIO就可以做出建議和抉擇，確定哪些項目應該投資，哪些項目應該推遲、減少投資額或者徹底取消。關(guān)鍵是在預測出來(lái)的IT需求資源和公司可提供的供給資源之間取得平衡。
然而在這階段人們常常存在誤區：不考慮資源受限制，也沒(méi)有在兩個(gè)相互競爭的方案之間進(jìn)行評估和選擇。這樣雖然在開(kāi)始時(shí)簡(jiǎn)單易行，但可能產(chǎn)生兩個(gè)讓人泄氣的問(wèn)題：一是沒(méi)有一個(gè)項目或活動(dòng)有足夠的資金保障，最終可能導致IT規劃成為空中樓閣。第二個(gè)問(wèn)題是因為現實(shí)問(wèn)題的不斷增加，需要不斷地削減預算和修訂計劃，從而使IT規劃束之高閣。
第三階段：CIO和項目經(jīng)理需要在所負責的團隊和項目基礎上，制定一個(gè)有預估時(shí)間和有預估范圍的具體項目進(jìn)度和預算。這樣可以確保負責提供資源的部門(mén)能夠滿(mǎn)足IT規劃中的所有項目和活動(dòng)對資源的需求。
保障IT規劃順利的六大真知灼見(jiàn)
那么，如何保證制定IT規劃的三個(gè)階段順利進(jìn)行？張偉良總結的六大真知灼見(jiàn)可以使你的IT規劃制定更有效，更有助于支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的實(shí)現。
①I(mǎi)T規劃必須要配合業(yè)務(wù)計劃的實(shí)現，并具有前瞻性和可操作性。業(yè)務(wù)計劃是公司為了中長(cháng)期的發(fā)展而制定的計劃。公司業(yè)務(wù)計劃為IT規劃的制定提供了一個(gè)基本框架，并為IT規劃的目標和方案的取舍提供了指導。因此，企業(yè)高層必須根據公司的營(yíng)收計劃、目標利潤從頭到尾跟進(jìn)IT規劃的制定，直至IT規劃結束，而不能只由IT人員對IT規劃流程掌控。
②在整個(gè)過(guò)程中要層層分解IT目標和費用預算，讓IT目標對應相應的費用和資源。這里是指將未來(lái)幾年里每年的目標費用總預算分為幾個(gè)獨立的IT規劃費用類(lèi)別，這樣就可以避免在接下來(lái)的實(shí)施中資源得不到保證和預算失控。比如，興安公司將總體IT開(kāi)支目標分為IT系統研發(fā)、IT系統運作和IT基礎設施三大預算類(lèi)別；然后，將研發(fā)費用再細分為具體的項目費用。
興安公司最初批準了公司整體的IT規劃費用目標預算，并指示各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)準備未來(lái)3-5年的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，但并沒(méi)有向各高層說(shuō)明IT規劃對應各業(yè)務(wù)的費用和預算。所以，每個(gè)部門(mén)在制定具體業(yè)務(wù)計劃時(shí)都缺乏對IT系統是否有能力支持和實(shí)現的考慮，結果匯總的IT預算超過(guò)了目標預算近50%。為了使所有的部門(mén)的IT規劃都與公司的總IT計劃保持一致，公司接著(zhù)四次削減預算。最后，沒(méi)有人對這個(gè)過(guò)程和結果感到滿(mǎn)意。
借鑒張偉良的教訓，在IT規劃初期，CIO一定要及早向高層提供說(shuō)明。將IT預算費用分類(lèi)以后，必須向各部門(mén)高層清楚說(shuō)明各類(lèi)別的IT費用投資在哪些IT項目和活動(dòng)上。這個(gè)過(guò)程要求高層與由IT項目經(jīng)理和業(yè)務(wù)部門(mén)的經(jīng)理組成的工作小組一起，共同確定優(yōu)先IT項目以及所涉及的財務(wù)問(wèn)題。
③IT規劃應該明確技術(shù)現狀和方向，保證一定程度上業(yè)務(wù)模式與IT系統的松耦合，使IT系統長(cháng)期支持業(yè)務(wù)模式的變化和調整。
對企業(yè)的現狀分析與評估應該從兩個(gè)方面著(zhù)手：業(yè)務(wù)能力現狀和IT能力現狀。業(yè)務(wù)能力分析是對企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的運作模式進(jìn)行分析，揭示現狀與企業(yè)愿景之間的差距，確定關(guān)鍵問(wèn)題。IT能力現狀分析是診斷企業(yè)信息化的當前狀況，包括基礎網(wǎng)絡(luò )、數據庫、應用系統狀況，分析IT系統對企業(yè)未來(lái)發(fā)展的適應能力，給出IT能力評估。另一方面，在規劃內容中一定要考慮"規劃冗余"。所謂"規劃冗余"是指要充分考慮未來(lái)各方面的情況，尤其是資源約束、外部變化等，做出不同情況下的多種方案，在執行中根據實(shí)際情況選擇方案。當然，這些方案是有優(yōu)先級差異的。
④根據具體業(yè)務(wù)需要選擇適當的IT項目進(jìn)度和范圍。不要生硬套用一個(gè)通用的方法來(lái)制定IT項目進(jìn)度和計劃，而應該根據所在行業(yè)、公司、企業(yè)文化等具體情況來(lái)確定合適的計劃流程。在確定計劃的時(shí)間范圍時(shí)，不但要考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃周期，還要考慮公司掌握新技術(shù)和新流程所需要的時(shí)間。例如興安公司在進(jìn)行IT項目實(shí)施期間根據技術(shù)的不斷發(fā)展做出多次權衡和變更。在這種情況下，將計劃時(shí)間范圍設為更為彈性，可以幫助企業(yè)清楚地預測將來(lái)的資源需求。
⑤設置更新IT規劃的條件。IT規劃是一個(gè)不斷調整和持續改進(jìn)的過(guò)程。業(yè)務(wù)在不斷變化，技術(shù)也在不斷發(fā)展，作為融合IT和業(yè)務(wù)的IT規劃自然也需要不斷地調整和變化。需要明確當有哪些情況發(fā)生或哪些界限被打破時(shí)，公司會(huì )更彈性和主動(dòng)修改IT規劃。另外，要給IT項目經(jīng)理授權，允許他們對資源的配置做一些小范圍的調整。
⑥對IT規劃的實(shí)施風(fēng)險進(jìn)行分析，并指出如何規避各類(lèi)風(fēng)險，提高IT規劃的成功保障程度。在IT規劃中，存在各類(lèi)可預期的和不可預期的風(fēng)險，這些都會(huì )影響到IT規劃的成功實(shí)施。
成功的IT規劃三個(gè)原則
企業(yè)在制定IT規劃時(shí)，還有一些重要的原則可以決定IT規劃成敗。首先，企業(yè)要認識到一個(gè)高效、有力的IT規劃應該是能協(xié)助公司實(shí)現公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，并切實(shí)能給公司的所有關(guān)鍵部門(mén)提供IT支持，提升運作效率。
其次，在IT規劃的制定過(guò)程中，當有變更時(shí)最好是得到高層的支持。除了CIO之外，必須要有一個(gè)實(shí)權的高管人員指導IT規劃如何配合公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的推進(jìn)，并且他對那些變更持支持態(tài)度。由于他與其他高層人員建立了良好的關(guān)系，可以說(shuō)服其它高層也給予支持。除此以外，也應該做好準備應對不可避免的消極抵觸情緒，以及有些人為了既定利益而制造的阻力。
第三，當公司在重要業(yè)務(wù)計劃發(fā)生轉變時(shí)，必須針對某些業(yè)務(wù)和對IT系統的需求，制定一個(gè)可溝通的流程和渠道，以適應變化多端的營(yíng)運壓力。重要的是要為這些業(yè)務(wù)變化的參與者提供向IT規劃制定團隊反饋的途徑，這樣可以使他們更多地感受到IT規劃是實(shí)實(shí)在在為了更好的協(xié)助和提升公司業(yè)務(wù)運作而存在。
有效的IT規劃有助于迅速適應不斷變化的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，并專(zhuān)注于提高支持業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的IT措施。只有公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃實(shí)現了，協(xié)助性質(zhì)的IT規劃才會(huì )顯得至關(guān)重要，才會(huì )值得公司重視。
