淺談企業(yè)信息和信息管理系統
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學(xué)習淺談企業(yè)信息和信息管理系統
作者：歲月無(wú)聲
摘 要: 從信息的特性和建筑企業(yè)組織結構入手,分析了信息的建立和管理等方面的問(wèn)題,通過(guò)對信息系統職責和任務(wù)的分析,闡明了信息管理系統的目的。信息傳輸當前,企業(yè)信息化建設在大、中型企業(yè)已經(jīng)普遍采用,但信息系統應用的效果各不相同。在建筑企業(yè)從事計算機信息系統管 理多年,通過(guò)學(xué)習、實(shí)踐,信息管理系統必須緊緊圍繞企業(yè),以創(chuàng )造經(jīng)濟價(jià)值活動(dòng)來(lái)服務(wù),并以此來(lái)界定信息管理系統的職責和任 務(wù),從而保證正確處理信息,滿(mǎn)足企業(yè)提升管理的需要。
關(guān)鍵詞: 信息管理系統 、 資源管理
一、 企業(yè)信息
在當今的信息時(shí)代,信息泛濫、數據冗余已經(jīng)成為信息災害。 對于一個(gè)人來(lái)說(shuō)是信息,而對他人就未必有用。因此,只有充分 了解信息的基本特性,才能自覺(jué)處理好信息。如何確定信息的價(jià) 值且正確處理相應的信息,及時(shí)送達到有關(guān)使用者手中,促進(jìn)企 業(yè)產(chǎn)生價(jià)值,這是信息資源管理人員的職責。
（一）、信息的特性
信息有三個(gè)特性,即時(shí)間、內容和形式特性,能夠幫助人們正 確判斷信息的價(jià)值量和使用方式。 時(shí)間特性包括兩個(gè)方面即及時(shí)性和新穎性。及時(shí)性是在人 們需要時(shí)及時(shí)獲得信息,新穎性是最新的信息。如果在需要信息 時(shí),不能獲得正確的信息,所作出的任何決策幾乎不可能正確。 如果所獲得信息是重復的和過(guò)時(shí)的,對于信息的使用者來(lái)說(shuō),也 沒(méi)有任何價(jià)值。 例如,工程招、投標信息,它必須是在工程招、投標沒(méi)有進(jìn)行 以前或還不知道該工程準備招、投標時(shí),才有價(jià)值。 內容特性包括三個(gè)方面即準確性、相關(guān)性和完整性。準確性 即無(wú)差錯信息,相關(guān)性是與正要做的工作內容相關(guān)的信息,完整 性則是全面詳細的信息。 例如,要統計施工產(chǎn)值,下屬公司必須上報正確的施工產(chǎn)值 數據,而不是計劃生育數據,且不能有數據漏項,否則,將統計不 出準確的全公司施工產(chǎn)值。 形式特性包括兩個(gè)方面即詳盡性和呈現性。詳盡性要求信 息應詳盡適當,主要是信息概括或詳盡的程度;呈現性是信息以 最適當的形式被提供,主要是敘述、圖形、色彩、打印、影像、聲音 等形式。例如:工程中標信息,決策者只想了解工程造價(jià)、工期、 業(yè)主特殊要求等高度概括的信息,一般語(yǔ)言敘述等呈現方式即可 達到要求。工程施工人員則還需要知道工程地質(zhì)情況、勞務(wù)隊 伍、工程進(jìn)度款等進(jìn)一步細化的信息,一般以書(shū)面呈現為主。反 之,則信息詳盡適當。
（二）、信息的流向
主要是縱向、水平兩種方式。信息縱向流動(dòng),主要是指企業(yè) 內部各個(gè)管理體系中上、下級之間的信息流動(dòng)。該信息比較容易 滿(mǎn)足信息的三種特性,也是企業(yè)信息主要流動(dòng)方向。信息的水平流動(dòng),主要是指部門(mén)成員之間、部門(mén)與部門(mén)之間的信息流動(dòng)。由 于對信息理解的不同,信息的發(fā)出和接受,很容易造成失真,造成 溝通障礙。在多人處理事物流程中,其效果屬于“木桶效應”,取 決于桶壁最低一塊板的高度。
（三）、信息傳輸特征
由于信息的呈現方式不同,信息的傳輸媒介也不同,其最佳 傳輸工具也不同。同一個(gè)信息因傳輸工具的不同,可能會(huì )對信息 的時(shí)間、形式特性等方面產(chǎn)生影響。計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)同其他信息 傳輸工具比較,具有重復性、大容積、多媒體信息等方面的優(yōu)勢。 重復性:是指計算機的主要處理能力,統計表明用計算機所 從事的工作大部分是重復性的,或在原基礎上進(jìn)行的修改,這是 其它傳輸媒介所不具備的,如將同一信息發(fā)送到企業(yè)每一位員 工,計算機比電話(huà)、信函等有明顯的優(yōu)勢。 大容積:計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)可以傳輸幾十兆的信息數據,而且 時(shí)間快,可以進(jìn)行幾十萬(wàn)字的文章傳遞。 多媒體:計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)可以傳輸聲音、圖像等多種媒體的 信息,這是其他傳輸工具所不具備的。 計算機的上述特性,表明計算機網(wǎng)絡(luò )在傳輸電子數據方面具 有絕對優(yōu)勢。同其他信息傳輸方式相比,計算機信息系統必須將 獲取的信息電子化,對信息進(jìn)行規格確定,對處理一次性短信息 方面,同其他信息傳媒相比,計算機信息系統則處于競爭劣勢。 因此,信息資源的管理者必須清楚哪些信息適宜于用計算機管 理。一般建筑企業(yè)的組織結構,大致分為決策層、管理層、執行 層。不同的管理層次需要的信息不同。對于決策層來(lái)說(shuō),信息主 要集中在內部業(yè)務(wù)、外部事件、分析報告等方面。對于內部業(yè)務(wù) 主要側重信息內容的準確性、完整性;外部事件主要包括國家政 策、市場(chǎng)信息變化等即時(shí)性信息,其時(shí)間特性較強;分析報告主要 是對已發(fā)生的事情進(jìn)行總結,其要求詳盡適當,在工作中屬于臨 時(shí)性任務(wù)。對于管理層來(lái)說(shuō),主要是內部業(yè)務(wù)、上級安排的臨時(shí) 任務(wù)等方面的信息。內部業(yè)務(wù)主要是常規的業(yè)務(wù)管理,對信息的 要求比較統一。對于執行層來(lái)說(shuō),主要是內部業(yè)務(wù)。所以,同一 個(gè)事件,因不同的管理層次,將產(chǎn)生不同的信息,呈現不同的方 式,分別流向相應的組織結構層次。
二、 息資源管理
對信息進(jìn)行管理的含義就是,為了能夠達到以恰當的形式及 時(shí)獲得正確的信息而為管理提供一些有效的方法。信息資源管 理目標是通過(guò)人們的計劃、組織、協(xié)調等活動(dòng),實(shí)現對信息資源的 科學(xué)開(kāi)發(fā)、合理地培植和有效地利用,以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
（一）、基本職責
首先,需要確定企業(yè)的信息需求,這是信息資源管理首先要 _搞清楚的問(wèn)題。正確判斷提供的企業(yè)管理信息是否同企業(yè)管理 相適應,是否有助于企業(yè)價(jià)值鏈的運轉和企業(yè)創(chuàng )新機制的發(fā)展, 這是信息系統應用成敗的關(guān)鍵。這就要求信息資源與企業(yè)管理 的關(guān)聯(lián)度必須很高,否則,信息系統將得不到認可。 信息資源管理必須知道如何獲得以及在何處獲得相應的信 息。這不是說(shuō)信息資源管理者必須時(shí)刻跟蹤企業(yè)方方面面的信 息,而是制定出有關(guān)規定,約束信息的創(chuàng )建、流向,使信息平臺有 序地運行,并保證信息的安全性、合法性。 信息管理必須在當前信息的基礎上采取適當的加工和處理, 即常見(jiàn)的數值匯總、求和等功能。 信息資源管理必須遵守法律和道德。做為國家公民必須自 覺(jué)遵守國家的法律和社會(huì )公民道德,保障信息系統運行的信息不 違反國家法令、法規的內容和企業(yè)的商業(yè)機密不泄露。
（二）、處理任務(wù)
1) 對信息的捕獲,這是信息管理的首要問(wèn)題。根據信息管理 的特點(diǎn),由信息管理者根據企業(yè)發(fā)展需要,規定信息發(fā)布形式,由 指定的信息發(fā)布人定期、不定期發(fā)布相關(guān)的管理信息,同時(shí)利用 信息系統的宣傳性,鼓勵個(gè)人發(fā)布一些即時(shí)性的新聞信息,以豐 富信息系統的內容。
2) 信息的傳遞。信息管理系統的信息傳遞 方式主要有兩種,一種是推,一種是拉。所謂推,就是利用電子郵 箱系統,將一些信息強制性推銷(xiāo)給用戶(hù)。所謂拉,就是利用信息 發(fā)布系統發(fā)布與用戶(hù)關(guān)聯(lián)度較大的信息,吸引用戶(hù)不斷登錄信息 管理系統,檢索其想得到的適度信息。由于信息的詳盡程度,決 定了信息所面對不同管理層次的用戶(hù)。針對不同的用戶(hù)群體采 用不同的傳遞方式。
3) 信息的保存。信息管理系統上運行的信 息保存時(shí)間,主要根據信息的時(shí)間特性、信息的歷史價(jià)值的大小 來(lái)決定。信息保存期限長(cháng)短,如何科學(xué)、合理的分類(lèi)等幾個(gè)方面 也是信息管理具體考慮的問(wèn)題。
4) 信息的交流。根據信息的呈 現性,選擇最能表述信息內涵的方式,如文件最好是文本瀏覽方 式,而會(huì )議則視頻方式最佳。
（三）、信息系統的管理
信息系統在企業(yè)中所扮演的角色就是信息高速公路,信息管 理者相當于交通管理員。正確評估信息系統的信息密度,是保障 信息傳輸暢通的先決條件。不斷規范信息的質(zhì)量,防止信息泛 濫,是信息管理者的責任之一。
三、 結語(yǔ)
綜上所述,信息管理系統在企業(yè)中,將發(fā)揮越來(lái)越重要的作 用。正確采集與企業(yè)管理密切相關(guān)的信息,保障信息以恰當的形 式呈現正確的流向,是信息系統的主要功能。確定各級管理層的 信息需求,指定各類(lèi)信息創(chuàng )建方式、信息流程,是信息系統建立時(shí) 應充分考慮的問(wèn)題。保障信息管理系統安全、合法、高效的運行 是信息管理人員主要職責。 總之,信息管理系統要緊緊圍繞如何提高企業(yè)競爭優(yōu)勢做工 作,具體地說(shuō),就是反映企業(yè)價(jià)值鏈中的信息流動(dòng)情況,及時(shí)提供 當前企業(yè)管理需要的信息,使信息資源得到科學(xué)、合理的開(kāi)發(fā)利 用,以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
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