會(huì )議者,有組織、有領(lǐng)導地商議事情的集會(huì )也。能夠平心靜氣地坐在一起交流意見(jiàn),共同思考,尋求共識,會(huì )議這種形式實(shí)是人類(lèi)的一大進(jìn)步。因此,無(wú)論是中國人,還是外國人;無(wú)論是政府機關(guān),還是公司企業(yè)及至國際組織,會(huì )議便成為一項不可或缺的活動(dòng)。美國微軟公司曾經(jīng)做過(guò)調查,其分布在200個(gè)國家的3.8萬(wàn)員工每周花在開(kāi)會(huì )上的時(shí)間平均為5.6小時(shí)。而聯(lián)合國僅在兩年里就舉行了15848場(chǎng)會(huì )議,平均每天22場(chǎng),以致于聯(lián)合國前秘書(shū)長(cháng)安南抱怨自己要被會(huì )議給“淹死”了?？磥?lái),會(huì )議多不是中國的專(zhuān)利,外國也如此。只是外國人開(kāi)會(huì )與我們還是有一些的不同,他們在會(huì )議的組織、會(huì )議的程序、會(huì )議的規則等方面都有異于國人的地方,不少做法借得借鑒。
　　
　　一、會(huì )議的組織
　　
　　在美國,大多數州郡政府每周都要召開(kāi)例會(huì )。在召開(kāi)例會(huì )前,會(huì )議組織者都將在公開(kāi)發(fā)行的報刊上公布會(huì )議的情況,包括會(huì )議議題、舉行的地點(diǎn)、具體內容及其程序等,以便有興趣者關(guān)注之。每次會(huì )議開(kāi)始之前,工作人員都要制作詳細的會(huì )議日程冊,其內容包括開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)、主要與會(huì )人、議題簡(jiǎn)介這些常規事項。更關(guān)鍵的是,會(huì )議日程冊要明確交代會(huì )議的規則、信息查找、下兩次會(huì )議時(shí)間及會(huì )議服務(wù)等內容。與國內開(kāi)會(huì )不同的是,美國人開(kāi)會(huì )的日程冊里對會(huì )議的時(shí)間“精打細算”,不僅詳細寫(xiě)明會(huì )議什么時(shí)候開(kāi)始、什么時(shí)候結束,同時(shí)也會(huì )寫(xiě)明會(huì )議的每個(gè)發(fā)言順序、每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間,時(shí)間甚至精確到每分鐘。所以,如果你翻開(kāi)會(huì )議日程冊,就會(huì )看到“從10時(shí)到11時(shí)10分”,“從11時(shí)30分到12時(shí)10分”這樣精確的會(huì )議安排。與會(huì )人員可以在會(huì )議現場(chǎng)取得會(huì )議日程冊,對自己該做什么、發(fā)言會(huì )受什么限制一目了然。
　　至于開(kāi)會(huì )地點(diǎn),大都選擇在正式的會(huì )議廳舉行。當然也有例外的。比如在日本,有的機構為了使會(huì )議開(kāi)得簡(jiǎn)潔,避免拖泥帶水,干脆選擇在一個(gè)開(kāi)放的場(chǎng)所,大家站著(zhù)開(kāi)會(huì )。目的讓發(fā)言者只能講重點(diǎn),簡(jiǎn)潔發(fā)言。
　　
　　二、會(huì )議的程序
　　
　　與國內相同,外國參加會(huì )議的人選也是有講究的。當然,他們不一定講究“門(mén)當戶(hù)對”,而是更注重解決問(wèn)題的實(shí)效。比如,美國禽蛋協(xié)會(huì )曾在佐治亞州舉辦一場(chǎng)大型博覽會(huì ),該州經(jīng)濟發(fā)展廳協(xié)辦。但在開(kāi)幕式上,該州經(jīng)濟發(fā)展廳的廳長(cháng)、副廳長(cháng)都沒(méi)有出席,而是由直接負責此事的普通職員出席并發(fā)言。他們的邏輯是,如果事情由該廳主辦,那么該廳的負責人當然要出席,既然是協(xié)辦,就只要做好協(xié)助的事,由直接經(jīng)手此事的職員出席發(fā)言,最熟悉情況,也最得體?？磥?lái),實(shí)用主義在美國會(huì )議參加人的問(wèn)題上也是占上風(fēng)的。
　　會(huì )議對時(shí)間的控制是很?chē)栏竦?達到了“惜時(shí)如金”的地步。發(fā)言人講話(huà)時(shí),主持人會(huì )提醒注意時(shí)間,時(shí)間一到發(fā)言人就得停止發(fā)言,否則主持人甚至就會(huì )敲木槌催促其停止。比如,在美國橙郡郡政委員會(huì )的每周例會(huì )上,每個(gè)發(fā)言人有3分鐘的發(fā)言時(shí)間,還專(zhuān)門(mén)設置三色小燈作為提醒。發(fā)言人一開(kāi)始發(fā)言,三色小燈會(huì )亮起綠燈;發(fā)言2分30秒后,綠燈變成了黃燈;3分鐘一到,紅燈就會(huì )閃爍,發(fā)言人不停止發(fā)言都不行了。
　　會(huì )議允許有不同意見(jiàn)的存在,發(fā)言人可以提出他們對議題、對其他發(fā)言人的不同意見(jiàn),但是只能向主持人說(shuō)話(huà),而不能向存有不同意見(jiàn)的對手說(shuō)話(huà)。比如,在美國現在的國會(huì )、法院和其他大大小小會(huì )議上,是不允許爭執出現的,類(lèi)似我國臺灣政壇上“議員”開(kāi)會(huì )掐架的事是很難在美國發(fā)生的。
　　美國政府會(huì )議分成很多類(lèi)型。一種是討論事情,主持人(一般是行政首長(cháng))聽(tīng)取與會(huì )人的意見(jiàn),發(fā)言結束后,主持人說(shuō)幾句感謝話(huà)就散會(huì ),因為他已經(jīng)通過(guò)會(huì )議討論形成自己的看法準備實(shí)施了。一種是協(xié)商,大家發(fā)言后,直接交付表決,按照少數服從多數的原則形成決議。還有就是交流情況,大家說(shuō)完現在做的事就結束,很少出現“領(lǐng)導總結”的情況。按照歐美人的邏輯,事情由法律規定,行政機構就是具體落實(shí),不需要層層部署、個(gè)個(gè)強調。
　　
　　三、會(huì )議的規則
　　
　　外國人開(kāi)會(huì )和國人最大的不同,就在于他們有一整套會(huì )議規則,尤其是英美國家,常常制定有很細致的議事規則,大家嚴格按照這套規則議事、討論。而這些規則最后一句基本上是:“本規則未盡事宜,適用《羅伯特議事規則》。”所謂《羅伯特議事規則》,是美國亨利·羅伯特將軍在1876年編寫(xiě)的關(guān)于開(kāi)會(huì )的“游戲規則”,至今已經(jīng)印發(fā)第十版了。這個(gè)議事規則對會(huì )議議程的確定、議題的提出、辯論、主持人的職能、議題表決等各方面都有非常詳細的規定,目的在于最大限度地實(shí)現公平與效率,既防止把會(huì )議開(kāi)成“一人報告、大家鼓掌”的形式,也避免把會(huì )議開(kāi)成七嘴八舌、爭論不休的“菜市場(chǎng)”。