前面說(shuō)過(guò)我整理半年來(lái)的個(gè)人文檔花了三個(gè)小時(shí)，而且效果還不好，有以下幾點(diǎn)：
1）文檔分類(lèi)難：比如說(shuō)一篇關(guān)于“總局項目中內容管理的二次開(kāi)發(fā)文檔”，是放到“總局項目總結和思考”文件夾，還是“Ecm內容管理”文件夾呢？文件夾的機制不適和做文檔分類(lèi)，應該引入Tagging的機制。
2）文檔版本多：在整理過(guò)程中，發(fā)現有好些文檔都是重復的，如果是內容一致還好辦，直接覆蓋就可以了。但是還有一些文檔的版本是不一樣的，我只好先用最后更新時(shí)間，然后在對比文檔內容來(lái)判斷。而且，若同一份文檔，在公司的電腦里有，筆記本里也有，家里的電腦里也有，有時(shí)候實(shí)在讓人難以判斷哪份才是最新的。所以，個(gè)人文檔管理應該引入“版本控制”的理念，便于維護。
3）存放位置多：一個(gè)文檔，可能放在公司的電腦里，筆記本里，也可能是家里的電腦里，pda里，候找起來(lái)很麻煩。所以，個(gè)人文檔管理應該統一存放，并且提供內容查找功能，便于管理。
4）使用率低：不少文檔，可能寫(xiě)的時(shí)候想法很多，但是寫(xiě)完以后也就是在硬盤(pán)里“偏居一隅”了，不是我不想再看，而是文件太多了，忘了看。所以，個(gè)人文檔管理應該引入對文檔的評定機制和內容檢索，并且應該讓用戶(hù)很容易就能看到。
5）共享和機密：個(gè)人文檔管理中還應該引入文檔的瀏覽安全機制。對于共享的或公開(kāi)的文檔，可以供大家分享；但對于機密的文件，只能由自己或指定的人才能看。同時(shí)，完全也可以采用Rss的方法，通知其他用戶(hù)“我的文檔更新了！”
文檔管理對于企業(yè)的知識庫來(lái)說(shuō)也是非常重要，能夠形成隱性知識的積累，并且為員工管理個(gè)人文檔提供便利。
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