知識管理：實(shí)現知識重用

    知識管理，有不同的應用點(diǎn)。這些應用點(diǎn)的設計開(kāi)發(fā)，主要是顯性知識的管理，主要考慮怎么幫助用戶(hù)更好地獲取他所需要的知識。從2000年至今，在中國企業(yè)，知識管理的應用，獲得了長(cháng)足的發(fā)展，成為企業(yè)信息化建設的一個(gè)必備要素?？偨Y起來(lái)，主要的應用側重點(diǎn)包括：

    1)        門(mén)戶(hù)。門(mén)戶(hù)應用的核心在于展現和集成。企業(yè)內部所擁有的信息系統的數量在增多，導致用戶(hù)需要登錄和瀏覽多個(gè)系統，會(huì )浪費時(shí)間，亦會(huì )耽誤工作事項的及時(shí)處理。門(mén)戶(hù)可以將多個(gè)系統的應用點(diǎn)集中在一個(gè)界面上。所以，集成是門(mén)戶(hù)的應用重點(diǎn)。門(mén)戶(hù)的第二個(gè)應用重點(diǎn)是：怎么能夠高效、快捷、多樣、美觀(guān)地對內容進(jìn)行展現，減少程序設計量和改版工作量。

    2)        文檔管理。文檔的價(jià)值，重在重用。無(wú)論是記載了既往的經(jīng)驗、訣竅、心得、數據的工作文檔，還是承載了規范、方法、工具的工作模版，如果能夠供后來(lái)者使用，都能帶來(lái)效益和效率的提高。文檔管理亦是知識管理的基礎所在。它看似簡(jiǎn)單，但如果以高水準的要求看待文檔管理，并不是容易做的水準高、做的持久。

    3)        協(xié)同。要點(diǎn)在知識與業(yè)務(wù)過(guò)程結合。無(wú)論是辦公自動(dòng)化系統中的文檔，或是營(yíng)銷(xiāo)系統中的文檔管理，還是產(chǎn)品數據管理中的文檔管理，都是將文檔與業(yè)務(wù)的運作結合起來(lái)，在具體業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)管理中，同步進(jìn)行知識管理。

    4)        E-learning系統。也是企業(yè)知識管理的應用重點(diǎn)之一，使得受制于講師、空間、時(shí)間的面授培訓，變成用戶(hù)來(lái)點(diǎn)播使用的基于網(wǎng)絡(luò )的培訓。對于知識性的培訓來(lái)說(shuō)，這不僅有品質(zhì)的保障，而且大大降低了成本。

    5)        社區。重在隱性知識向顯性知識的轉化。隨著(zhù)Web 2.0應用的普及化，博客、論壇、問(wèn)題庫、圈子、人脈網(wǎng)絡(luò )等在大型企業(yè)內部的應用，亦逐步增多。由此，企業(yè)的社區不僅僅是論壇這一個(gè)應用。社區，促進(jìn)了隱性知識向顯性知識的轉化。

    知識管理應用存在的問(wèn)題

    如何提高研發(fā)人員工作效率、提升企業(yè)創(chuàng )新能力，一直困擾著(zhù)所有的科研機構及企業(yè)的研發(fā)部門(mén)。通過(guò)上述知識管理類(lèi)應用，企業(yè)實(shí)現了顯性知識的重用，但對企業(yè)創(chuàng )新的提升很少，因為不能實(shí)現對隱性知識的管理。

    優(yōu)秀的管理者們已經(jīng)認識到加強團隊凝聚力、增進(jìn)交流、促進(jìn)分享對于提高工作效率，提升創(chuàng )新能力至關(guān)重要。他們通常的做法是：培訓、會(huì )議、小組討論，包括利用點(diǎn)對點(diǎn)文件傳輸、企業(yè)內部文檔管理系統等技術(shù)來(lái)建立企業(yè)內部知識管理系統。各種各樣形式的努力和嘗試說(shuō)明管理者對這種促進(jìn)企業(yè)文化建設、員工交流、知識分享工作重要性的清醒認知和強烈需求。但是傳統技術(shù)手段對文檔以及管理流程的過(guò)度關(guān)注，以及新興年齡層人員在思維、協(xié)作方式下的巨大變化，使得企業(yè)管理者期望的創(chuàng )新以及高效協(xié)作的需求沒(méi)有得到很好的滿(mǎn)足。

    事實(shí)證明，非正式的、自發(fā)程度更高的溝通結構往往能夠激發(fā)出更強的創(chuàng )新能力，這類(lèi)溝通結構包括社交網(wǎng)絡(luò )以及組織中普遍存在的興趣團體等。這包括激發(fā)用戶(hù)活力，提供關(guān)聯(lián)化個(gè)人信息與平臺各類(lèi)數據進(jìn)行連通；通過(guò)回復提醒、主題推送、知識推薦等手段引發(fā)用戶(hù)的產(chǎn)出及提升用戶(hù)的使用效率；強調以人為本，圍繞建立用戶(hù)的習慣為核心，通過(guò)與各系統的整合、平臺間的強關(guān)聯(lián)性及優(yōu)質(zhì)內容的挖掘機制實(shí)現社區的高活力；提供了多渠道的傳播途徑，打破了傳統的部門(mén)界限、專(zhuān)業(yè)壁壘以及層級界限，實(shí)現了信息與資源在整個(gè)組織內部的傳承與共享。

    Web 2.0：實(shí)現組織創(chuàng )新

    統稱(chēng)為 Web 2.0 的技術(shù)在過(guò)去5年中已經(jīng)對消費者形成了潛移默化的影響，博客、Wiki、SNS、調查、遠程呈現、虛擬功能、統一通信等各種形式的應用已經(jīng)從個(gè)人延伸到企業(yè)內部。

    從歷史角度來(lái)分析，Web 2.0 是最新一波的企業(yè)技術(shù)應用浪潮，比如以IBM Lotus為代表的Web 2.0解決方案，與ERP、CRM 、SCM、文檔管理、工作流管理等相比，它可能帶來(lái)更為深遠的組織影響：不再僅僅是企業(yè)內部的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，而是創(chuàng )新與協(xié)同，最終帶來(lái)生產(chǎn)力的整體提升。

    1.         空間。有效地整合與員工相關(guān)的各類(lèi)信息系統，并充分把握員工的使用習慣，形成個(gè)人的事務(wù)處理中心以及變相實(shí)現了內部信息一體化的過(guò)程。設置用戶(hù)體系，配置用戶(hù)屬性相關(guān)信息，引導用戶(hù)獲取及提供對網(wǎng)站有價(jià)值的內容。

    2.         博客。建立員工展示專(zhuān)業(yè)素養與體現自我形象的平臺，通過(guò)專(zhuān)業(yè)博客、專(zhuān)家黃頁(yè)等形式有效調動(dòng)專(zhuān)業(yè)資源。

    3.         論壇。提供話(huà)題在線(xiàn)討論的平臺，將隱性知識轉化為顯性知識，通過(guò)機制篩選產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)內容，為員工創(chuàng )造內容、獲取內容、評價(jià)內容創(chuàng )造條件。

    4.         圈子。為企業(yè)內部具有相同特征的人提供交流的平臺，通過(guò)成員、討論、活動(dòng)有效聚集和管理各類(lèi)人群。用戶(hù)與同事、合作伙伴及客戶(hù)可以展開(kāi)方便的互動(dòng)交流以及腦力激蕩。

    5.         SNS。實(shí)現內部員工的交流與商務(wù)交流促進(jìn)內部的溝通，建立以人為核心的交友平臺。

    6.        Wiki、問(wèn)答。針對某一問(wèn)題，凝聚多人智慧，協(xié)同解決。

    7.         投票調查。發(fā)起投票、調查，從用戶(hù)那里獲取洞察。

    8.         活動(dòng)。用戶(hù)可以發(fā)布活動(dòng)，并實(shí)現活動(dòng)的全生命周期的管理，從活動(dòng)發(fā)布，到活動(dòng)報名，到活動(dòng)報道。

    9.         統一通信。整合了辦公電話(huà)、郵件、手機、IM、視頻等多種溝通方式；員工可以通過(guò)多種方式進(jìn)行互動(dòng)，幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率。

    10.     遠程呈現。遠程呈現會(huì )議室，使得用戶(hù)如同眨眼間身處異地，消除了團隊之間的距離，有助大幅提升工作效率及生產(chǎn)力。