實(shí)例一：輕松安排會(huì )議計劃
小張是一名項目經(jīng)理，為了解項目的進(jìn)展情況，經(jīng)常召開(kāi)大大小小的各種會(huì )議，但是確定與會(huì )人員卻是他最頭痛的事，因為以前他要親自去通知相關(guān)的人員參加某個(gè)會(huì )議，并確定他能否參加，這一過(guò)程占用了小張很多時(shí)間……現在利用Outlook的電子郵件“投票與跟蹤”功能，小張就可以點(diǎn)點(diǎn)鼠標輕松地管理許多人了，并且知道誰(shuí)在什么時(shí)候閱讀了他的郵件，誰(shuí)能按時(shí)參加會(huì )議了。
下面通過(guò)小張召開(kāi)在線(xiàn)會(huì )議的過(guò)程演示，來(lái)掌握Microsoft Outlook郵件的投票和跟蹤功能操作。
首先，小張新建一封在線(xiàn)會(huì )議通知的郵件，然后在郵件工具欄中按下“選項”按鈕，進(jìn)入“郵件選項”設置窗口。
接著(zhù)，小張在該窗口中的“投票和跟蹤選項”內給郵件添加上投票功能，并獲得郵件的發(fā)送和閱讀情況的回執，以了解會(huì )議通知的送達情況?！巴镀卑粹o”一共有三類(lèi)：“是;否”、“是;否;可能”（一般用于活動(dòng)通知和會(huì )議通知等）、“贊成;反對”（一般用于決議調查等）。大家可以依據需要來(lái)確定投票按鈕的設定?！啊瓦_’回執”用于確認通知是否已經(jīng)送到被通知者的郵箱?！啊炎x’回執”用來(lái)統計被通知者收到并打開(kāi)閱讀了該會(huì )議通知。
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至此，小張完成了會(huì )議信息反饋的設置，按“關(guān)閉/郵件選項”窗口，就可以發(fā)送這封會(huì )議通知郵件了。
下面讓我們來(lái)看看接收到會(huì )議通知郵件后的處理過(guò)程。
客戶(hù)經(jīng)理小李用Outlook收到了小張的會(huì )議通知郵件，在該郵件的預覽窗口中有黃色條帶的“投票按鈕”提示，表明了該郵件發(fā)件人小張需要收件人小李給一個(gè)是否能夠參加會(huì )議的回復。小李在雙擊打開(kāi)該郵件時(shí)，會(huì )自動(dòng)彈出一個(gè)警示對話(huà)框（圖2），并要求小李發(fā)送“已讀”回執，以讓小張知道他已經(jīng)看到了該通知。點(diǎn)擊“是”進(jìn)入郵件閱讀窗口，小李看到在郵件頂部有三個(gè)響應按鈕，這就是回復小張的快捷按鈕了，點(diǎn)擊“是”以表示小李將參加這次會(huì )議，這時(shí)會(huì )彈出選擇響應窗口，其中的“立即發(fā)送響應”選項可以讓系統自動(dòng)回復給小張一個(gè)結果，點(diǎn)擊“確定”后就自動(dòng)發(fā)出郵件；而“發(fā)送前編輯響應”則是讓小李在回復的響應郵件中輸入需要交流的信息，就像回復郵件一樣。（圖3）
小李回復完通知郵件后，讓我們再回來(lái)看一看小張會(huì )收到哪些信息。
在小張的“收件箱”中會(huì )收到與該通知郵件相關(guān)的三封郵件：一封是郵件“送達”回執，表明郵件成功送到收信人郵箱；一封是“已讀”回執，表明收信人已經(jīng)看了該郵件；而另一封則是收信人對該會(huì )議通知的回應，表明收信人已經(jīng)對該通知作出是否參加的決定。小張在小李回復的會(huì )議通知郵件中，單擊“發(fā)件人響應：…”的黃色提示欄，就可以看到該會(huì )議通知的響應跟蹤情況（圖4），并自動(dòng)統計出該郵件的答復數量。
至此，小張完成了對小李會(huì )議通知的全過(guò)程。其他人員只要同樣操作，小張就能通過(guò)“投票和跟蹤選項”方便快捷地統計出這次會(huì )議的參加人數，解除了打電話(huà)通知的辛苦，避免了發(fā)普通郵件后造成的混亂無(wú)序和統計困難情況。
實(shí)例二：輕松實(shí)現電子化審批流程
在企業(yè)中最常用的一個(gè)流程是項目審批，以前需要拿上厚厚的文件樓上樓下的跑，又累又麻煩……現在，還是利用電子郵件的“投票和跟蹤選項”功能，就可以實(shí)現簡(jiǎn)單的電子化審批流程，下面讓我們來(lái)看看小張是如何操作的。
小張現在已經(jīng)開(kāi)完了項目小組會(huì )議，形成了一個(gè)A項目方案，需要公司副總經(jīng)理和總經(jīng)理的審批，他需要做的就是新創(chuàng )建一封給公司的副總經(jīng)理審批的郵件，并在該郵件的附件中添加上A項目方案的電子文檔，并在郵件的“郵件選項”卡中依照如圖5所示進(jìn)行設置，其中，在這里與前面不同的是“傳遞選項”的設置，由于審批的順序是——小張-->副總經(jīng)理-->總經(jīng)理，所以，設置副總經(jīng)理的審批郵件自動(dòng)答復到總經(jīng)理的郵箱地址，這樣在副總經(jīng)理在選擇了“贊成”或“反對”后，郵件便會(huì )自動(dòng)發(fā)給總經(jīng)理。
圖5
總經(jīng)理在收到副總經(jīng)理發(fā)來(lái)的A項目審批郵件，并能看到副總經(jīng)理對A項目的審批意見(jiàn)（圖6），現在，總經(jīng)理只要做出贊成或反對的審批意見(jiàn)即可。
圖6
至此，一個(gè)項目審批就完成了，小張收到總經(jīng)理發(fā)來(lái)的最后審批郵件后，在發(fā)件箱中打開(kāi)自己發(fā)給副總經(jīng)理的項目審批郵件，就能了解項目審批的整個(gè)情況（圖7）。
圖7
Microsoft Outlook的郵件“投票和跟蹤選項”功能是一個(gè)非常有用的功能，充分利用好這個(gè)功能將會(huì )使我們的工作更有效率！
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