這篇文章有點(diǎn)長(cháng)，但如果你真想提高工作效率，請耐心讀完。文中介紹了一個(gè)非常有效的工作方法，并指出了很多人的使用誤區。同時(shí)，還介紹了本人經(jīng)過(guò)實(shí)踐后的優(yōu)化版本。
先看下兩張圖。
三月最后一周我的手機使用頻率
最近一周我的手機使用頻率
這是我做的一個(gè)測試，對兩周的手機使用頻率進(jìn)行比較。從圖中可以看出，我的平均解鎖時(shí)間從4.3次/小時(shí)降到了2.6次/小時(shí)?？吹竭@個(gè)結果我還是有些吃驚的。這意味著(zhù)什么呢？
這兩周的手機使用頻率相差1.7次/小時(shí)，看起來(lái)似乎沒(méi)什么大不了的?？僧敯疵刻旃ぷ?小時(shí)來(lái)計，相差就達到了13.6次。每一次手機的使用就代表著(zhù)一次中斷。
研究表明，我們從中斷恢復到原先的工作狀態(tài)通常需要3-5分鐘。即使每次中斷只有2分鐘，那么保守地計算，需要5分鐘才能回到之前的工作狀態(tài)。
這相當于我最近這周比之前每天的工作時(shí)間多出1小時(shí)。而我根本沒(méi)意識到這個(gè)問(wèn)題！
發(fā)現兩周的差別時(shí)，我是這個(gè)表情
這兩周我的工作并沒(méi)有什么特別的變化，一如既往地單調。之所以有這個(gè)區別，只是因為我調整了工作方法。三月底的一周，我放棄了原先使用的方法，而最近這周則是回到了我一直使用的那個(gè)方法。到底是什么方法產(chǎn)生了這個(gè)變化呢？
手機對我們工作的干擾比較多，但也只是諸多干擾之一。各種外界的干擾導致我們學(xué)習和工作時(shí)無(wú)法專(zhuān)注，這已然成為困擾我們的一大難題。
無(wú)法專(zhuān)注，意味著(zhù)我們的學(xué)習和工作效率就會(huì )降低。效率降低，意味著(zhù)我們就需要花費更多的時(shí)間來(lái)完成計劃好的任務(wù)。更多耗時(shí)，意味著(zhù)我們每天的休息時(shí)間會(huì )變得更少。休息更少，意味著(zhù)我們的工作狀態(tài)變得更差……
效率低下，工作越積越多
就這樣，我們陷入了一個(gè)惡性循環(huán)而不自知。
番茄鐘，就是那個(gè)讓我降低手機使用頻率的神器，它幫助我打破這一惡性循環(huán)。我把這個(gè)方法介紹給了很多朋友，甚至還買(mǎi)了10多本書(shū)送給他們。不出我所料，一段時(shí)間后，他們都會(huì )向我表示感謝，因為工作效率有了明顯提高。
1992年，意大利人Cirillo創(chuàng )立了番茄工作法。20世紀80年代，當他還在讀大學(xué)時(shí)，他對于自己低下的學(xué)習效率感到很苦惱。后來(lái)他找到了一個(gè)神器：廚房定時(shí)器。通過(guò)這個(gè)定時(shí)器，他每次專(zhuān)注學(xué)習25分鐘，然后休息3-5分鐘，再接著(zhù)學(xué)習25分鐘。在每次的25分鐘里，他都很專(zhuān)注，盡量排除其他干擾。經(jīng)過(guò)嘗試，他發(fā)現很有成效。由于他所使用的廚房定時(shí)器跟番茄很像，因此他給這個(gè)方法起名為“番茄鐘”。經(jīng)過(guò)多年完善，他最終在1992年提出了系統的“番茄工作法
”。
Francesco Cirillo
番茄鐘和番茄工作法傻傻分不清是初學(xué)者常犯的一個(gè)錯誤。先來(lái)看看什么是番茄鐘。所謂的一個(gè)番茄鐘，就是指以25分鐘左右為一個(gè)工作周期，然后休息3分鐘左右。
番茄鐘示意
番茄鐘最大的優(yōu)點(diǎn)是專(zhuān)注和勞逸結合。番茄鐘之所以有效，其原理在于心流，即高度的專(zhuān)注。值得注意的是，我們不要被25和3這些具體的數字所限定。對于不同難度的任務(wù)，我們能專(zhuān)注的時(shí)間不一樣，25分鐘只是一個(gè)參考值。
以看書(shū)為例，容易的書(shū)，我會(huì )以35分鐘為一個(gè)番茄鐘，而對于新知識點(diǎn)比較多的書(shū)，則以25分鐘為一個(gè)番茄鐘。3分鐘的休息也同樣是一個(gè)參考值，可以根據個(gè)人情況進(jìn)行合理調整。不要小看這個(gè)休息時(shí)間，沒(méi)有人能長(cháng)時(shí)間保持專(zhuān)注。只有保證合理的休息，才能在下一個(gè)番茄鐘內保持高效。
為了用好番茄鐘，有些朋友們特意從網(wǎng)上購買(mǎi)了番茄計時(shí)器。最后幾乎都給我反饋，實(shí)在沒(méi)法用，鬧鈴太響，還影響到同事了。網(wǎng)上有很多番茄工作法的APP可以使用，建議自己去搜下，找個(gè)合適的就行。
由于工作時(shí)以番茄鐘計時(shí)，給人感覺(jué)所占比重很大，因此導致有些人誤以為番茄工作法就是番茄鐘。盡管如此，哪怕你只使用番茄鐘，對效率提升也會(huì )有很大幫助，因為它提升了你的專(zhuān)注度，同時(shí)通過(guò)勞逸結合讓你有更好的工作狀態(tài)。
雖然很多人陷入了這個(gè)誤區，但僅僅使用番茄鐘仍然可以將工作效率提高很多。如果使用了真正的番茄工作法，效率翻倍不是夢(mèng)！那什么才是Cirillo通過(guò)10年打磨提出的“番茄工作法呢”？
番茄工作法的本質(zhì)是一套完整的PDCA（Plan-Do-Check-Act）流程。不難看出，番茄鐘只是Do環(huán)節的一個(gè)工具，最多算是番茄工作法形象代言人。
番茄工作法最大的優(yōu)點(diǎn)是計劃和效率！它的核心工具包括活動(dòng)清單、今日待辦和記錄，即計劃、實(shí)施和反思。其具體步驟如下：
計劃：制定“活動(dòng)清單”，然后提取重要活動(dòng)至“今日待辦”，這是一個(gè)自我承諾的過(guò)程；
跟蹤：?jiǎn)?dòng)番茄鐘，從第一項待辦開(kāi)始，并收集過(guò)程指標，如中斷次數、完成度等；
記錄：每天結束時(shí)，將收集的數據錄入“記錄表格”；
處理：從記錄中提取有用信息，并進(jìn)行分析；
可視化：將信息用某種方式組織起來(lái)，從中找出改進(jìn)流程的思路。
完整的流程
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是要先制定計劃，然后挑出每天你要做的事情，接著(zhù)設置25分鐘鬧鐘，然后從第一件事開(kāi)始。在這個(gè)過(guò)程中，要每日回顧、做每日承諾、控制中斷、預估時(shí)間等。
Cirillo提醒我們，在使用番茄工作法時(shí)必須堅持如下原則：
不要隨意切換任務(wù)；
每個(gè)番茄鐘具有原子性，即番茄鐘一旦啟動(dòng)就必須走到結束；
中斷時(shí)間超過(guò)3分鐘，必須重啟番茄鐘；
不要在非工作時(shí)間使用番茄工作法。
實(shí)際工作的過(guò)程中，我們會(huì )有很多干擾（比如電話(huà)、訪(fǎng)客等）使得番茄鐘沒(méi)法完成。針對這些可能存在的干擾，可采取如下方法進(jìn)行針對性處理：
上下午各設置一個(gè)番茄鐘查看并回復郵件；
電話(huà)、短信和微信不用及時(shí)回復，特別重要的電話(huà)例外；
避免閑聊等造成的中斷，盡量安排在休息時(shí)間；
對于不可避免的中斷，則將該番茄鐘作廢，去完成這件事情，然后重啟；
不是非做不可的，在該項任務(wù)后面標記中斷，并將這件事記在另一個(gè)列表里（比如叫“計劃外事件”），然后接著(zhù)完成這個(gè)番茄鐘；
對于多個(gè)短任務(wù)，可以組合成一個(gè)番茄鐘。
盡量減少手機的束縛
經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的使用后，我發(fā)現嚴格執行番茄工作法的流程很費勁，而且也浪費時(shí)間。比如每次記錄中斷，并定期對這些中斷進(jìn)行分析。實(shí)際上，在經(jīng)過(guò)兩個(gè)月后，我發(fā)現中斷的理由都差不多，所以這些記錄和分析意義就不大了。
在經(jīng)過(guò)一年多的實(shí)踐后，我終于形成了自己的“番茄工作法”。
現在，我不必在花費時(shí)間去做跟蹤、記錄、處理等，因為已經(jīng)基本排除了不必要的干擾因素。
在使用一段時(shí)間后，我的這套“番茄工作法”可能會(huì )更適合你。以下是我的工作流程，供各位參考：
首先設定目標，可以是五年的，也可以是一年的。
根據目標制定計劃，分為年計劃、季（月）計劃和月（周）計劃。
按緊急和重要程度制定當天的工作計劃并預估所需番茄鐘數量，錄入必辦。務(wù)必要重視第二象限事務(wù)。每天的重要事項不要超過(guò)三項！
挑出最難的任務(wù)
，啟動(dòng)番茄鐘（25-40分鐘）開(kāi)始工作，直至結束。
每個(gè)番茄鐘結束后休息3-5分鐘（
呼吸訓練為最佳休息方法
），每4個(gè)番茄鐘后休息10-15分鐘。在番茄鐘的使用過(guò)程中，我不會(huì )再去記錄中斷次數。
開(kāi)始新的番茄鐘之前，做好準備工作，避免不必要的中斷，如喝茶、閑聊等。
午飯之前，如有必要，根據上午的情形調整下午待辦事項，以保證下午工作的高效性。
中午和下班前，設有專(zhuān)門(mén)的番茄鐘用于集中處理電話(huà)和郵件，包括一些零碎事務(wù)。這個(gè)時(shí)間大家可根據自身情況進(jìn)行調整。
下班或次日上班前，根據當天的實(shí)際工作情況，調整本周任務(wù)清單并制定次日待辦事項。
最好每周，至少每月，對工作進(jìn)行一次總結分析，并提出優(yōu)化措施。
這個(gè)改良版的番茄工作法未必能適合所有人。每個(gè)人都應該根據自己的實(shí)際工作情況和使用習慣進(jìn)行優(yōu)化。
番茄工作法，高效一躍！
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