ERP實(shí)施手記：物料流水編碼有危害

　　最近我在負責一家外貿加工企業(yè)的ERP項目。這家企業(yè)，在上ERP項目之前，已經(jīng)有了一個(gè)簡(jiǎn)單的物料管理系統。這個(gè)系統是他們自己開(kāi)發(fā)的。主要實(shí)現兩個(gè)功能，一是物料基本信息的管理，二是產(chǎn)品物料清單的控制，同時(shí)，可以實(shí)現材料成本的匯總統計等等。

　　【IT專(zhuān)家網(wǎng)獨家】最近我在負責一家外貿加工企業(yè)的ERP項目。這家企業(yè)，在上ERP項目之前，已經(jīng)有了一個(gè)簡(jiǎn)單的物料管理系統。這個(gè)系統是他們自己開(kāi)發(fā)的。主要實(shí)現兩個(gè)功能，一是物料基本信息的管理，二是產(chǎn)品物料清單的控制，同時(shí)，可以實(shí)現材料成本的匯總統計等等。這些，不是我要說(shuō)的重點(diǎn)。我要強調的重點(diǎn)是，這個(gè)系統的物料編碼，用的是八位的流水編碼。

　　這個(gè)編碼法則存在如下危害：

　　1、材料的種類(lèi)無(wú)法分清。如任何一個(gè)員工，都無(wú)法根據編碼，一目了然的指導，哪個(gè)是成品，哪個(gè)是包裝材料，哪個(gè)是零件。都要結合具體的材料名稱(chēng)或者描述，才能知道這個(gè)材料具體是什么東西。一般只有工作了好幾年的老員工，才能根據材料編號叫出材料的名字、規格等等，而且，他們也只能叫出常用的材料編號而已。這就給日常的查詢(xún)帶來(lái)了非常的不變。如用戶(hù)要查詢(xún)某個(gè)零件，其不能根據編碼來(lái)查詢(xún)，而只能通過(guò)零件的名字或者描述字段，才能查詢(xún)。這就失去了物料編碼的意義，不同通過(guò)物料編碼實(shí)現對于物料的快速定位。

　　2、流水編碼，容易造成一物而碼的情況。因為利用流水編碼，上面我們說(shuō)過(guò)，會(huì )給查詢(xún)帶來(lái)一定的困難。而用戶(hù)由于操作不熟悉或者其他原因，使得物料本來(lái)在系統中，但是，其查不到。故就會(huì )重新編寫(xiě)編碼及相關(guān)信息。這就導致了在系統中，一物二碼情況的存在。企業(yè)現在的物料管理系統，物料重復編碼的情況普遍存在，據他們自己的統計，大概有5%的物料編碼都是重復的。按照他們5000個(gè)物料編碼來(lái)統計的話(huà)，那起碼有250個(gè)編碼是重復的。若把這個(gè)編碼體系引入到ERP系統中，肯定是不行的。

　　3、對于新員工接受老員工的工作，帶來(lái)了非常大的困惑。流水編碼，不能一目了然的反應材料的內容，所以，若新員工一進(jìn)企業(yè)，面對著(zhù)這些冷冰冰的數字，他們會(huì )無(wú)所適從。讓他們熟悉這些編碼，估計沒(méi)有幾個(gè)月的功夫，是搞不定的。所以，這就人為的給新員工設置了一道障礙，讓他們無(wú)法最快的適應這個(gè)編碼原則，無(wú)法迅速的進(jìn)入工作角色。因為物料編碼是企業(yè)工作的基礎性的內容，不了解這個(gè)，很多工作無(wú)法正常展開(kāi)。

　　剛開(kāi)始，這家客戶(hù)還比較固執，堅持要把這個(gè)系統中的物料信息導入到ERP系統中即可。我一看這個(gè)系統中的物料基本信息，就覺(jué)得不對頭。若原封不動(dòng)的把這些信息導入到ERP系統的帳套里，那肯定會(huì )出大問(wèn)題的。我費盡口舌，指出了現在物料編碼存在的隱患及現有物料基本信息中存在的錯誤，用實(shí)際資料說(shuō)服了企業(yè)，企業(yè)制定出了新的物料編碼規則。

　　新的物料編碼仍然采用了純數字流水編碼的方式，但是，比原來(lái)的流水編碼有了改進(jìn)，就是加入了產(chǎn)品的分類(lèi)。他們把材料分為了三大類(lèi)十五小類(lèi)，三大類(lèi)分別是成品、零件及包裝材料。每個(gè)大類(lèi)中，另分小類(lèi)若干。這個(gè)編碼方式，明顯比原來(lái)的編碼方式要好的多。無(wú)論是查詢(xún)還是對于員工的接受能力，都是非常大的提高;最重要的是，通過(guò)提高了的查詢(xún)的能力，可以非常好的解決一物二碼的情況。

　　但是，畢竟是純數字編碼，還存在一些問(wèn)題。

　　1、因為是純數字編碼，所以，用戶(hù)要靠死記硬背才能記住物料的種類(lèi)。在8位的物料編碼中，第一位表示物料的大類(lèi)，后兩位表示物料的小類(lèi)。物料大類(lèi)三類(lèi)，要記住很容易;但是，物料小類(lèi)有十五類(lèi)，以后可能更多。要記住這十五類(lèi)對應的數字，那可是一項艱巨的工作。在實(shí)際工作中，員工喜歡把他打印出來(lái)，做成一張表，放在身邊，以供查詢(xún)。

　　2、對于偶爾使用系統的人，純數字的物料編碼，會(huì )是一個(gè)障礙。

　　對于企業(yè)相當一部分管理人員來(lái)說(shuō)，其不是經(jīng)常使用物料編碼?？墒侵皇窃碌资强磮蟊淼臅r(shí)候才使用一次。對于這些人來(lái)說(shuō)，純數字的物料編碼，他們可能會(huì )用的很吃力。因為他們不清楚，這些阿拉伯數字代表的是什么意思。他們即使不能把代碼一一對應到物料，至少也應該讓他們知道，這個(gè)物料大概是屬于什么類(lèi)別的。所以，我們在設置物料編碼的時(shí)候，還要考慮這些元老級別的人物。

　　我兩次推翻了客戶(hù)的編碼方案。他們就覺(jué)得不滿(mǎn)意了，問(wèn)我，到底該怎么編碼呢?我曉之以理，把其中的利害關(guān)心跟用戶(hù)作了一次深刻的溝通。還好，這個(gè)客戶(hù)也是明白事理的人，聽(tīng)了我的想法后，他們也釋然了。最后，我根據客戶(hù)的實(shí)際情況，推薦了一個(gè)解決方案。

　　利用拼音字母跟阿拉伯數字結合的方法，來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。剛開(kāi)始，是想用英文單詞的簡(jiǎn)寫(xiě)的，但是，考慮到企業(yè)的大部分員工的英語(yǔ)水平都不是很好，最后，只好采用拼音字母。大類(lèi)我們用英文字母，小寫(xiě)用拼音。如FCH001。F我們表示成品，CH表示成品下面的一個(gè)小類(lèi)，001表示流水碼。如此，即使員工看到便拿FCH001，還不能定位到具體的產(chǎn)品，但是，至少可以區分，這是成品，屬于哪一類(lèi)。

　　這個(gè)編碼的優(yōu)勢：