辦公自動(dòng)化（OA，Office Automation），是70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問(wèn)題的背景下，發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設備解決對一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。OA的知識領(lǐng)域覆蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì )學(xué)、系統工程學(xué)等學(xué)科，并且OA體現了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透性，所以OA的應用是企業(yè)管理現代化的標志之一。由于OA的出現，使得傳統的機關(guān)事務(wù)型辦公業(yè)務(wù)中的勞動(dòng)力就業(yè)比率結構發(fā)生了變化，據美國勞動(dòng)統計局1980年的統計數據，美國四大產(chǎn)業(yè)的勞動(dòng)力比率約為：信息產(chǎn)業(yè)占50%以上、服務(wù)業(yè)占30%、工業(yè)占13%、農業(yè)占2%。因此OA的應用將會(huì )進(jìn)一步得到發(fā)展。
OA的定義
所謂辦公自動(dòng)化，是指通過(guò)先進(jìn)技術(shù)的應用，將人們的部分辦公業(yè)務(wù)物化于人以外的各種設備，并由這些設備和辦公人員共同完成辦公業(yè)務(wù)的人機信息系統。
OA與MIS、DSS相比較，則較少地應用管理模型，而強調技術(shù)的應用和自動(dòng)化的辦公設備的使用為主。 辦公自動(dòng)化還可以形象地理解為，辦公人員運用現代科學(xué)技術(shù)，如通過(guò)局域網(wǎng)或遠程網(wǎng)絡(luò )，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，實(shí)現無(wú)紙辦公。
OA的特點(diǎn)
OA具有如下的特點(diǎn)：
1、面向非結構化的管理問(wèn)題；
2、工作對象主要是事務(wù)處理類(lèi)型的辦公業(yè)務(wù)；
3、強調即席的工作方式；
4、設備驅動(dòng)。
OA的設計思想就是以自動(dòng)化設備為主要處理手段，依靠先進(jìn)技術(shù)的支持，為用戶(hù)創(chuàng )造一個(gè)良好的自動(dòng)化的辦公環(huán)境，以提高工作人員的辦公效率和信息處理能力。
辦公業(yè)務(wù)的分類(lèi)和典型形式
辦公業(yè)務(wù)的分類(lèi)主要指辦公室業(yè)務(wù)的分類(lèi)、辦公人員的分類(lèi)、辦公室信息形式的分類(lèi)等。
按業(yè)務(wù)流程的確定程度，辦公業(yè)務(wù)可分為三類(lèi)：
1、確定型，事物/數據處理是確定的，易于計算機程序化的實(shí)現。
2、非確定型，事務(wù)處理過(guò)程有較多的不確定性，程序化方法不易實(shí)現。
3、混合型，介于上面兩者之間，部分處理過(guò)程是確定的，另外部分處理過(guò)程是不確定。
OA主要是面對非確定型辦公業(yè)務(wù)的處理，其他兩類(lèi)業(yè)務(wù)也可滿(mǎn)足。
按業(yè)務(wù)性質(zhì)，辦公業(yè)務(wù)部門(mén)可以分為兩類(lèi)：
1、以程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業(yè)的計劃科、財務(wù)科、信息中心等。
2、以非程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業(yè)的領(lǐng)導辦公室、行政科、秘書(shū)處等。
前者的職能可通過(guò)一般的事務(wù)處理系統實(shí)現，后者的職能主要依靠OA來(lái)實(shí)現。
辦公業(yè)務(wù)有許多具體的形式，如收發(fā)、立案、調查、統計、審批、認可、詢(xún)問(wèn)等，以及部門(mén)間的通知聯(lián)絡(luò )業(yè)務(wù)、委托要求業(yè)務(wù)、談判調整業(yè)務(wù)、會(huì )議討論、咨詢(xún)服務(wù)業(yè)務(wù)等。 對具體的辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行分類(lèi)整理，可劃分為四種典型的方式：
1、數據處理和文字處理，如文件生成、信息檢索、計算、存儲等；
2、傳遞功能，如電話(huà)、會(huì )議、會(huì )談、文件等的信息分發(fā)或傳遞等；
3、實(shí)時(shí)管理，如確定安排會(huì )議或會(huì )談的時(shí)間、程序、地點(diǎn)等；
4、判斷決策，如文件的報審、批準，問(wèn)題的討論、確定型等。
OA的支撐技術(shù)和功能
1、OA的支撐技術(shù)
辦公自動(dòng)化的支撐技術(shù)有：計算機技術(shù)、通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)。從物化的角度看就是OA的硬件和軟件。
OA的硬件系統包括計算機、計算機網(wǎng)絡(luò )、通信線(xiàn)路和終端設備。其中計算機是OA的主要設備，因為人員的業(yè)務(wù)操作都依賴(lài)于計算機。計算機網(wǎng)絡(luò )和通信設備是企業(yè)內部信息共享、交流、傳遞的媒介，它使得系統連接成了一個(gè)整體。終端設備專(zhuān)門(mén)負責信息采集和發(fā)送，承擔了系統與外界聯(lián)系的任務(wù)，如打字機、顯示器、繪圖儀等。 OA的軟件包括系統支撐軟件、OA通用軟件和OA專(zhuān)用軟件。其中系統支撐軟件是維護計算機運行和管理計算機資源的軟件，如Win95、Win98、Unix等。OA通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應用軟件，如Word、Excel等。OA專(zhuān)用軟件是指面向特定單位、部門(mén)，有針對性地開(kāi)發(fā)的辦公應用軟件，如事業(yè)機關(guān)的文件處理、會(huì )議安排，公司企業(yè)的財務(wù)報表、市場(chǎng)分析等。
2、OA的功能
為滿(mǎn)足辦公業(yè)務(wù)處理的需要，OA具有以下的功能：完善文字處理功能、較強的數據處理功能、語(yǔ)音處理功能、圖像處理功能、通信功能等。
OA的系統模型
在總結辦公業(yè)務(wù)的基礎之上，Neuman于1980年提出了五類(lèi)OA的系統模型：
1、信息流模型（Information Flow Model），描述了辦公信息在各單位辦公室內和辦公室之間的相互傳遞和處理的情況；
2、過(guò)程模型（Procedural Model），描述了為完成特定的任務(wù)，辦公工作的具體執行過(guò)程和步驟；
3、數據庫模型（Database Model），描述了與辦公業(yè)務(wù)相關(guān)的信息結構、數據庫結構以及它們的存儲和訪(fǎng)問(wèn)方式等；
4、決策模型（Decision-Making Model），將辦公信息處理過(guò)程中的結構化部分交由計算機處理，并根據已有的特定決策模型做出相應決策；
5、行為模型（Behavioral Model），辦公信息的處理是在人的社會(huì )活動(dòng)中發(fā)生并完成。
OA的發(fā)展現在已經(jīng)進(jìn)入成熟期，這體現在OA的設備不斷更新和OA軟件的層出不窮。美國近年來(lái)的OA產(chǎn)品以每年20%的速度增長(cháng)，其中硬件的發(fā)展費用約1200億美元，軟件費用約2000億美元。至今，美國70%的信息產(chǎn)業(yè)已實(shí)現了辦公自動(dòng)化。我國在OA方面的發(fā)展起步較晚，在這方面還有一段較長(cháng)的路要走。
聯(lián)系客服
