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使用OneNote實(shí)踐GTD
有時(shí)，我們會(huì )遇到改變我們思維方式的觀(guān)點(diǎn)。對于我而言，其中影響我的一個(gè)觀(guān)點(diǎn)就是 David Allen 在他的 Getting Things Done— The Art of Stress-Free Productivity 一書(shū)中討論的五階段工作流處理系統。David Allen 是一位作家和提高專(zhuān)業(yè)人員工作效率計劃的創(chuàng )辦者。在本文中，我將介紹我如何使用 OneNote 實(shí)現 David Allen 提出的工作流處理系統，以及該系統如何幫助擔任 Microsoft Corporation 的 Windows® Media Foundation Technology 項目經(jīng)理一職的我提高工作效率。
Mr. Allen 將工作流處理劃分為以下階段：1. 收集，2. 處理，3. 組織，4. 查看，5. 執行。通過(guò)按照這些步驟操作，可以幫助我有效地處理每天所面對的所有會(huì )議、電話(huà)、文檔和數百封電子郵件，并使我從容地應對未完成的工作，因為我確信目前所做的工作更為重要。即使您以前從未聽(tīng)說(shuō)過(guò)工作流處理，也不必擔心。我將重點(diǎn)介紹該系統的一個(gè)主要方面，即 OneNote 真正的亮點(diǎn)：組織。雖然要在 OneNote 中進(jìn)行組織，并不需要您事先了解工作流系統，但我建議您進(jìn)一步研究一下 David Allen 的觀(guān)點(diǎn)，這些觀(guān)點(diǎn)對于全面提高工作效率頗有裨益。
使用 OneNote 執行工作流處理
作 為同時(shí)接管許多項目的項目經(jīng)理，要始終對我的全部職責了如指掌，“組織”是至關(guān)重要的。除了項目和交辦事項以外，我需要了解與我的項目相關(guān)的所有重要資料 （包括會(huì )議備注、網(wǎng)站鏈接、聯(lián)系人，等等）并且能夠方便地參考這些資料。OneNote 不僅使我可以將所有信息保存在一個(gè)位置并輕松地查看，而且它還十分靈活，是一種適合我的工作方式及我要實(shí)現工作流系統的方式的理想工具。
David Allen 將我們的工作劃分為他稱(chēng)之為的抽象級別。這些級別是從定義您的工作的不同角度描述的。OneNote 使我可以輕松地將工作組織為這些級別，因為各種級別的筆記本組織（文件夾、分區、頁(yè)、子頁(yè)和筆記標記）有助于正確地將工作組織成這些抽象級別。
我 在引領(lǐng)您遍歷我自己的筆記本組織時(shí)，將重點(diǎn)介紹三個(gè)最具體的抽象級別：當前職責、當前項目以及接下來(lái)的交辦事項。為了便于舉例，我將自己的角色定位為一家 虛構的 OneNote 發(fā)燒友俱樂(lè )部的公關(guān)。我們的口號是：使用 OneNote 提高工作效率，省下時(shí)間盡情娛樂(lè )。
使用分區組織當前職責
職責領(lǐng)域涵蓋若干大小項目。一個(gè)領(lǐng)域區域通常需要六個(gè)月或更長(cháng)時(shí)間才能出結果，并且需要完成大量項目才能實(shí)現該職責領(lǐng)域的目標。要創(chuàng )建職責領(lǐng)域，請執行以下操作：
提示
嘗試為您的概述創(chuàng )建信紙頁(yè)。為概述中您認為最重要的信息類(lèi)別創(chuàng )建標題。添加自定義的項目筆記標記以用于創(chuàng )建項目列表。在創(chuàng )建下一個(gè)概述頁(yè)時(shí)，通過(guò)重新使用同一模板可節省時(shí)間。
下 圖顯示了我的稱(chēng)為“公關(guān)活動(dòng)”的職責領(lǐng)域，該領(lǐng)域針對“概述”頁(yè)打開(kāi)。請注意，其他分區選項卡顯示其他職責領(lǐng)域的名稱(chēng)，包括“考核”和“招聘”。屏幕右側 的頁(yè)選項卡顯示“公關(guān)活動(dòng)”職責領(lǐng)域中各個(gè)項目的名稱(chēng)。在我所扮演的“俱樂(lè )部歡樂(lè )衛士”角色中，我將非常認真地履行這一領(lǐng)域職責！
使用頁(yè)組織項目
在職責領(lǐng)域中，我使用頁(yè)組織我的各個(gè)項目。每一頁(yè)包含一個(gè)項目，并且由于項目具有許多相關(guān)聯(lián)的交辦事項和參考資料，因此我將這些內容添加到了項目的頁(yè)中。下圖顯示了“公關(guān)活動(dòng)”職責領(lǐng)域中一個(gè)稱(chēng)為“年度夏日野炊”的頁(yè)，該頁(yè)中列出了與此項目相關(guān)聯(lián)的交辦事項和參考資料。
小項目 我的有些項目較小并且與特定職責領(lǐng)域沒(méi)有關(guān)聯(lián)。如果必須為每個(gè)小項目創(chuàng )建一個(gè)新的職責領(lǐng)域，我的筆記本很快就會(huì )變得無(wú)法管理。例如，我需要為我的汽車(chē)購買(mǎi) 新輪胎。查看價(jià)格、給商家撥打電話(huà)進(jìn)行訂購，這只是一些新的交辦事項。為了解決此問(wèn)題，我創(chuàng )建了一個(gè)分區并將它命名為“常規”，用于放置所有小項目。下圖 顯示了為我的筆記中的“常規”職責領(lǐng)域。
提示
如果某個(gè)小項目屬于某個(gè)職責領(lǐng)域，但該項目太小，不允許它有自己的頁(yè)，則在該職責領(lǐng)域的“概述”頁(yè)上創(chuàng )建一個(gè)區域，以用于標記只具有一兩個(gè)交辦事項的很小的項目。您還可以向您的“概述”頁(yè)的信紙中添加小項目的標題。
大項目 有時(shí)，小項目最終會(huì )發(fā)展為大得多的項目，那怎么辦呢？例如，如果年度夏日野炊要涉及全國的 OneNote 俱樂(lè )部，它將需要大得多的組織，并且它可能會(huì )成為它自己的職責領(lǐng)域。OneNote 提供了項目可以隨其范圍的增大而增大的靈活性。較大的項目通常需要多頁(yè)來(lái)放置其所有交辦事項、參考資料等內容。因此，我添加了與主項目頁(yè)構成一組的子頁(yè)。 如果某個(gè)項目足夠大，允許有自己的職責領(lǐng)域，則我只須創(chuàng )建一個(gè)分區，并將該項目的所有頁(yè)移至這個(gè)新分區即可。
使用筆記標記指示項目和交辦事項
David Allen 提出了用于了解與您的工作相關(guān)的詳細信息的基本類(lèi)別。他的提議包括“接下來(lái)的交辦事項”列表、“等待”列表和“項目”列表。交辦事項及其所屬的項目非常適 合使用筆記標記。只要我具有交辦事項、問(wèn)題或者在等待某些信息以便可以繼續執行項目，我就可以用筆記標記來(lái)加以標記。我已經(jīng)自定義了三種筆記標記來(lái)表示這 些類(lèi)別：
筆 記標記非常適用于定期查看項目和交辦事項。即使我將我的所有項目組織為頁(yè)和子頁(yè)，用筆記標記來(lái)標記它們也會(huì )使我可以運行筆記標記摘要并在一個(gè)位置查看我的 所有項目的列表。對于交辦事項也是如此：筆記標記使我每周可以輕松地查看交辦事項。通過(guò)筆記標記摘要，可以很容易地找到一個(gè)項目、一個(gè)職責領(lǐng)域（分區）或 多個(gè)職責領(lǐng)域（多個(gè)不同的分區）中的交辦事項。
根據您的個(gè)人風(fēng)格使用 OneNote
我 在這里介紹的只是使用 OneNote 實(shí)現 David Allen 的工作流處理的多種方法中的一種。OneNote 的優(yōu)點(diǎn)在于，它允許根據您的最佳工作方式進(jìn)行組織和自定義。使用分區、頁(yè)、子頁(yè)和筆記標記，您可以靈活地通過(guò)許多方式來(lái)組織職責領(lǐng)域、項目和交辦事項。如 果我介紹的系統不太適合您，建議您試用 OneNote 和 David Allen 的工作效率系統來(lái)找到您自己的實(shí)現工作流處理系統的方法。這樣，您也可以使用 OneNote 來(lái)提高工作效率，省下時(shí)間盡情娛樂(lè )！
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