3年前，中國電信研究院工程師陳勇還是一家軟件公司的項目經(jīng)理，當時(shí)，他曾主持過(guò)一家德國輪軸制造企業(yè)在華分公司的知識管理系統的設計與實(shí)施。那時(shí)，這家公司開(kāi)始加大對中國市場(chǎng)的投資力度，不僅千里迢迢把研發(fā)中心搬到了中國，還一口氣實(shí)施了知識管理系統、ERP系統和產(chǎn)品數據管理(Product Data Management，PDM)系統。時(shí)隔3年，當陳勇回訪(fǎng)那家企業(yè)時(shí)，發(fā)現這家企業(yè)隨著(zhù)業(yè)務(wù)量和數據量的增大，出現了一系列當初大家始料未及的問(wèn)題:盡管它在IT建設上投入了大筆資金，但企業(yè)內部卻出現了數據混亂的局面，誰(shuí)也不知道整個(gè)公司的信息系統中存放了多少數據，這些數據又具體在哪個(gè)系統里，又有多少數據間存在沖突，至于是否存在未經(jīng)授權就使用數據的情況就更沒(méi)人知道了。
“現在，企業(yè)內部的數據越來(lái)越多，每個(gè)信息系統里都有大量的數據，但想從這些系統里尋找想要的數據，簡(jiǎn)直像大海撈針一樣?！标愑抡f(shuō)。一個(gè)花了大價(jià)錢(qián)進(jìn)行信息化建設的企業(yè)，并且還是一貫嚴謹的德國企業(yè)竟然出現了這樣的情形，多少有些尷尬和無(wú)奈。
孤島效應
其實(shí)，這家德國企業(yè)碰到的尷尬，很多企業(yè)都正在面對。一家全球網(wǎng)絡(luò )安全軟件服務(wù)商的工程師Victor就為無(wú)法全文檢索公司內部的信息而頭痛?！拔覀児镜?a class="bluekey" target="_blank">文檔管理系統是自己研發(fā)的，全球各分公司和研究中心的文件、報告、會(huì )議記錄都由這個(gè)系統來(lái)統一管理。這個(gè)系統雖然可以提供文檔分類(lèi)和資源檢索的功能，但只能提供文檔標題的查詢(xún)，想全文檢索信息就無(wú)能為力了?！彼f(shuō)。因此Victor所在的項目組每次接到新項目后，都要花相當大的精力把公司文檔管理系統中所有的相關(guān)資料先下載到項目組的服務(wù)器上，然后再按工程師的不同需求分配到個(gè)人電腦上?！斑@樣，文檔管理系統、項目組服務(wù)器和個(gè)人電腦中就出現了一份文檔的多份拷貝，我們經(jīng)常不知道哪份文檔已經(jīng)更新了，需要重新下載?！盫ictor抱怨道:“如果項目中途出現人員變動(dòng)，新的組員往往要重做一遍文檔下載工作。這不僅加大了時(shí)間成本，還使得工作效率大打折扣?！?/p>
美國全文檢索和智力資產(chǎn)服務(wù)公司Verity大中華區首席代表黃浩說(shuō):“如今，很多企業(yè)和機構都有大量的信息資產(chǎn)，它們以各種形式存儲在數據庫、文件服務(wù)器、Web服務(wù)器及CRM、ERP等各種應用系統中，因為缺乏有效的管理，這些信息散落在大小‘信息孤島’上，不但沒(méi)有體現出其應有的價(jià)值，有時(shí)反而會(huì )成為企業(yè)的一種負擔?！?/p>
上文提到的那家德國輪軸公司在信息化過(guò)程中，由于信息系統之間是相互孤立的，所以數據也被分割在不同的“信息孤島”上?！斑@樣，它就無(wú)法對公司信息資產(chǎn)進(jìn)行整體的掌控?！?/p>
百度企業(yè)軟件運營(yíng)總監王嘯認為，這些企業(yè)中的信息存放在多個(gè)不同的信息源中，一旦查找起來(lái)，就要不停地在各個(gè)系統中切換，不僅無(wú)法實(shí)現全文檢索，更做不到將檢索后的信息進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)整理?！凹词乖谀切┦种匾晹祿芾淼钠髽I(yè)里，CIO要求員工們在橫跨多個(gè)業(yè)務(wù)平臺工作時(shí)，時(shí)刻給文檔加上詳細的標簽，以便日后檢索。但實(shí)際上這種做法收效甚微，難以滿(mǎn)足信息查找的要求?！?/p>
據IDC從2001到2004的調查表明，信息孤島使得海量的數據沉睡在無(wú)人知曉的角落，這給企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟損失。以一個(gè)擁有1000個(gè)知識工作者的企業(yè)為例，其每年因為員工查找不到企業(yè)中已經(jīng)存在的信息所帶來(lái)的額外花費可達600萬(wàn)美元之多。這無(wú)疑大大增加了企業(yè)的支出。
企業(yè)搜索
面對企業(yè)進(jìn)行信息資產(chǎn)查詢(xún)、管理的各種困難，如何將數據、信息有效地結合起來(lái)，使這些數據、信息、知識、經(jīng)驗發(fā)揮最大的價(jià)值，一個(gè)能夠對企業(yè)內各種信息進(jìn)行匯聚、分類(lèi)、檢索、分析的搜索平臺顯得非常有意義。
黃浩希望企業(yè)搜索技術(shù)能幫助那家德國輪軸企業(yè)的CEO化解他在IT投入上的尷尬——“每天早上，他到達辦公室時(shí)，按照他的需求，相關(guān)信息已經(jīng)從各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)提取出來(lái)并整理分類(lèi)，以報表的形式展示在他的電腦里。如果他想進(jìn)一步了解某個(gè)數據或分析結果，只需在電腦的搜索框里輸入關(guān)鍵字，就能把所有企業(yè)內網(wǎng)中的關(guān)聯(lián)信息逐個(gè)找出來(lái)?！?/p>
企業(yè)搜索是一種面向組織的搜索技術(shù)，它能幫助企業(yè)和各種機構有效地管理信息資產(chǎn)。有了它的幫助，企業(yè)查找想要的數據就能像探囊取物一般容易。企業(yè)搜索還是一個(gè)可以整合企業(yè)中所有信息資源的平臺，它構建于原有的信息系統之上，既能夠準確及時(shí)地找到已知的、存在的信息，還能揭示、發(fā)現未知的信息，并提供各種信息的分析和評估報告。
據統計，目前大約85%的企業(yè)信息是非結構化數據，包括紙張文件、報告、傳真、視頻、音頻、圖片?！皞鹘y的信息處理技術(shù)無(wú)法對這么復雜的數據進(jìn)行有效處理?！蓖鯂[說(shuō)。企業(yè)搜索不同于人們熟知的互聯(lián)網(wǎng)搜索，特別是在文件的類(lèi)型上，互聯(lián)網(wǎng)搜索所需要處理的文件類(lèi)型一般只有十幾種，而企業(yè)搜索可能要面對幾百種數據類(lèi)型。要對幾百種不同格式的文件進(jìn)行檢索，這就要依靠非結構化搜索引擎(Unstructured Search Engine)。它有點(diǎn)類(lèi)似于互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎，不過(guò)是面向企業(yè)用戶(hù)中各種各樣的數據源，其最主要的功能是全文檢索Office文件、音頻、視頻、郵件、圖片等非結構化數據，并可以嵌入到OA系統或ERP等系統中，提供搜索服務(wù)。
整合原有信息系統是企業(yè)搜索的另一個(gè)技術(shù)難題，智能網(wǎng)關(guān)在這里就可以派上用場(chǎng)了。智能網(wǎng)關(guān)就如同一組接通各個(gè)系統數據庫的“橋”，利用這一組“橋”，企業(yè)搜索平臺可以直接訪(fǎng)問(wèn)數據庫、內容管理、CRM、ERP、文件服務(wù)器、Web服務(wù)器以及各種應用系統中的數據并加以提取。
不過(guò)，僅具備了全文檢索和整合功能還不能稱(chēng)為真正的企業(yè)搜索。黃浩指出:“在搜索框里輸入關(guān)鍵字，返回上千甚至上萬(wàn)個(gè)查詢(xún)結果，要使用者在其中分辨出有用的信息是一個(gè)繁重的工作?！逼髽I(yè)搜索必須對查詢(xún)結果具有分析功能——信息歸類(lèi)功能，它可以對各種信息進(jìn)行整理和歸類(lèi)，既可以按照部門(mén)、地域、內容來(lái)進(jìn)行人工分類(lèi)，也可以通過(guò)語(yǔ)義聚類(lèi)的方式對雜亂無(wú)章的數據進(jìn)行智能識別?！癈EO、CIO、CFO以及其他職員希望看到的信息側重點(diǎn)不一樣，企業(yè)搜索技術(shù)可以按照不同的需求來(lái)進(jìn)行人工分類(lèi)。在每個(gè)分類(lèi)下，還可以利用語(yǔ)義聚類(lèi)的智能識別功能讓計算機整理資料?！边@樣，人工分類(lèi)的靈活性和機器識別的高效性都同時(shí)得到了使用。
目前，已經(jīng)有不少組織部署了企業(yè)搜索技術(shù)來(lái)解決信息資產(chǎn)的管理問(wèn)題。美國國務(wù)院就有一個(gè)這樣的搜索系統，工作人員只要登錄系統就可以從2500多萬(wàn)份檔案中查找并檢索信息。這些檔案包括1973年以來(lái)美國國務(wù)院與其在世界各地的辦事機構之間的來(lái)往電報和電子郵件。
中國新華通訊社也部署了一個(gè)多媒體數據庫?，F在，每位新華社記者在采訪(fǎng)前或寫(xiě)稿時(shí)，都有一個(gè)龐大的數據平臺做支撐，各種新聞背景、各地法規、人物、公報、最新事件、文獻資料、新華社及各類(lèi)報刊發(fā)稿情況等都可以從這個(gè)平臺中查詢(xún)到，記者既可以從分類(lèi)項目中找到，也可以通過(guò)關(guān)鍵詞全文檢索獲得，而且這些資料隨時(shí)處于變動(dòng)更新?tīng)顟B(tài)。
技術(shù)背后
根據英國咨詢(xún)顧問(wèn)公司Ovum的預測，2006年全球企業(yè)搜索平臺的市場(chǎng)將達10億美元。雖然IT廠(chǎng)商為企業(yè)搜索應用描繪了一幅美好的藍圖，然而實(shí)現企業(yè)級搜索應用并不是一件輕而易舉的事，不愿共享信息是實(shí)施企業(yè)搜索系統的組織遇到的最大阻力。一位電子商務(wù)網(wǎng)站技術(shù)總監對企業(yè)搜索技術(shù)的憂(yōu)慮便來(lái)自這個(gè)阻力——“我們的市場(chǎng)人員都有自己的客戶(hù)群，那是他們個(gè)人長(cháng)期積累的資源，怎么可能輕易拿出來(lái)和同事們共享呢?”
一家全球移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò )供應商在華研究機構的工程師同時(shí)碰上了同事“獨享”技術(shù)帶來(lái)的困擾:有時(shí)，中國工程師遇上解決不了的問(wèn)題時(shí)，不得不請美國的工程師來(lái)現場(chǎng)指導，但是問(wèn)題解決了，知識卻沒(méi)有共享?！安簧俟こ處煻加幸粋€(gè)筆記本，上面記滿(mǎn)了‘獨門(mén)秘籍’，不愿意公開(kāi)，如果別的工程師遇上了同樣的問(wèn)題，只有再讓美國工程師來(lái)現場(chǎng)?！?/p>
另外，安全性也是企業(yè)搜索技術(shù)要面對的一個(gè)很重要的挑戰。和互聯(lián)網(wǎng)搜索相比，企業(yè)內部的數據資源一般都必須有相應的授權才可以訪(fǎng)問(wèn)，如果任何人都可以無(wú)限制地訪(fǎng)問(wèn)所有的信息資源，“那就亂套了”?！捌鋵?shí)，安全性在技術(shù)上是可以保證的，企業(yè)只要有嚴格的信息授權就可以解決安全問(wèn)題?！秉S浩說(shuō)。
對企業(yè)的信息資產(chǎn)而言，企業(yè)搜索技術(shù)的確非常有效，但如果沒(méi)有良好的信息管理機制和信息共享文化，再強有力的技術(shù)也解決不了信息資產(chǎn)“閑置”的現狀，想探囊取物般輕松查找數據的夢(mèng)想也無(wú)法實(shí)現。
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